Die Abtei Münsterschwarzach ist ein Benediktinerkloster mit rund 350 Mitarbeitenden, vielfältigen Betrieben – und bis vor Kurzem ohne digitales System für das technische Gebäudemanagement. Als Arnold Rumpel die neu geschaffene Stelle antrat, stieß er in seiner täglichen Arbeit auf traditionelle papierbasierte Ablagesysteme und die damit verbundenen Herausforderungen. Gesucht war eine Lösung, die einfach genug ist, um im Alltag tatsächlich genutzt zu werden, und gleichzeitig leistungsfähig genug, um die komplexen Abläufe im Kloster strukturiert abzubilden. Mit Wowflow gelang genau dieser Schritt.
- Warum andere CAFM-Software zu groß, zu teuer und zu komplex für das Kloster waren
- Wie Wowflow die Akzeptanz auch bei technisch skeptischen Mitarbeitern gewann
- Und warum das Benediktinerprinzip der Nachhaltigkeit und Wowflow ein überraschend gutes Paar sind
Lesen Sie, wie ein jahrhundertealtes Kloster beweist: Digitalisierung ist keine Frage der Branche – sondern der richtigen Lösung.
Die Abtei Münsterschwarzach ist ein Benediktinerkloster im fränkischen Schwarzachtal bei Würzburg, das auf eine über 1.200-jährige Geschichte zurückblickt. Heute ist die Abtei weit mehr als nur ein Ort des Glaubens: Mit rund 350 Mitarbeitern betreibt sie ein Gästehaus, ein Gymnasium, eine Druckerei, einen Verlag, eine Bäckerei, eine Metzgerei sowie weitere Betriebe. Die Gemeinschaft empfängt täglich bis zu 1.000 Besucher und steht damit vor denselben organisatorischen Herausforderungen wie jedes mittelständische Unternehmen.
Klosterbetriebe
Von Ordnerschränken und Zetteln: Wie ein Kloster ohne geordnetes System auskommen musste
Als Arnold Rumpel im April des vergangenen Jahres die neu geschaffene Stelle im technischen Gebäudemanagement der Abtei Münsterschwarzach übernahm, erwartete ihn keine geordnete Übergabe. Was ihn erwartete, war ein Bild, das viele kennen, die in traditionsreichen Einrichtungen arbeiten: klassische Baubüros mit riesigen Ordnerschränken, Pläne in analogen Schränken, jahrzehntelang angesammelte Unterlagen.
Das Kloster verzeichnet täglich eine große Zahl von Mitarbeitern und Besuchern. Die schiere Menge an Einrichtungen, Wartungsplänen, Inspektionsvorschriften und Reparaturanfragen, die damit einhergeht, war ohne digitale Unterstützung schlichtweg nicht zu bewältigen. Besonders kritisch: Manche Prüffristen waren schlicht aus dem Blick geraten, und ohne ein zentrales System gab es keine Möglichkeit, das rechtzeitig zu erkennen.
Arnold Rumpel erkannte schnell, dass es so nicht weitergehen konnte:
Hinzu kam das alltägliche Problem der verlorenen Meldungen: Ein Elektriker bekommt beim Gehen einen Anruf wegen eines Leuchtmittelschadens, aber bis er im Büro ankommt, ist der Auftrag längst vergessen. Oder ein Handwerker steckt mitten im Verteilerkasten und soll gleichzeitig eine neue Reparaturmeldung telefonisch entgegennehmen.
Arnold Rumpel beschreibt die Situation so:
Arnold Rumpel begann die Suche nach einer Lösung: Er googelte, fragte bei der Handwerkskammer nach und sprach mit Kollegen. Der Markt bot viele Möglichkeiten – aber keine, die wirklich passte.
Einfach, logisch, bezahlbar: Warum Wowflow dort überzeugte, wo große CAFM-Lösungen scheiterten
Das Kloster ist kein Konzern. Die Mitarbeiter sind Handwerker, keine Softwareexperten. Und das Budget eines Benediktinerklosters sieht anders aus als das eines Facility-Management-Dienstleisters mit Hunderten Objekten. Diese drei Realitäten definierten Arnold Rumpels Anforderungsprofil und schufen ein klares Bild davon, was eine Lösung leisten musste.
Er testete mehrere Programme, darunter klassische CAFM-Lösungen. Die Ernüchterung kam schnell: zu viel Funktionsumfang, zu hohe Kosten, zu komplizierte Bedienung.
Das Grundprinzip war klar: Die Lösung musste logisch aufgebaut sein, mobil funktionieren und keine stundenlange Einarbeitung erfordern. Handwerker wollen Schritte nachvollziehen können, ohne dabei in Menüs zu verlieren.
Wowflow bot genau das. Entscheidend war zunächst die Möglichkeit, das Programm kostenlos zu testen – und dabei jederzeit Rückfragen stellen zu können. Für jemanden, der sich selbst als „mehr Handwerker als Computerarbeiter“ beschreibt, war das mehr als nur ein nettes Feature: Es war der Vertrauensbeweis.
Auch der Preis spielte eine Rolle: Große CAFM-Lösungen, deren Preise für Konzerne kalkuliert sind, passen nicht zu einem Kloster mit 350 Mitarbeitern. Wowflow hat das richtige Verhältnis zwischen Leistung und Kosten.
Die Einführung verlief nicht ohne Widerstand, aber das gehört zu jeder Digitalisierung in traditionellen Einrichtungen. In einer gemeinsamen Sitzung erklärte Arnold Rumpel dem Team die konkreten Probleme, zeigte Wowflow und machte einen einfachen Vorschlag: ausprobieren und anschließend gemeinsam bewerten.
Aber am Ende überzeugte die einfache, intuitive Logik von Wowflow genau dort, wo Argumente allein nicht ausgereicht hätten.
Nichts geht verloren, alles wird sichtbar: Wowflow als Grundlage für sorgsames Wirtschaften im Klosteralltag
Seit der Einführung von Wowflow hat sich der Alltag in der Abtei Münsterschwarzach spürbar verändert – nicht durch eine Revolution, sondern durch das, was Arnold Rumpel am treffendsten mit einem Wort beschreibt: Zufriedenheit.
Das wichtigste Werkzeug für ihn ist das Wartungsmodul. Prüfpflichten, die früher aus dem Blickfeld geraten sind, sind heute im System lückenlos hinterlegt. Nichts wird mehr übersehen.
Auch für die Mitarbeiter hat sich etwas Grundlegendes verändert: Sie sehen erstmals, was sie täglich leisten. Wer zehn Meldungen abgearbeitet hat, sieht das am Ende des Tages – schwarz auf Weiß. Früher war ein voller Arbeitstag oft gefühlt unsichtbar: viel Hin- und Hergerenne, viele erledigte Kleinigkeiten, aber kein Überblick.
Für die Kunden des Klosters – das Gästehaus, das Gymnasium, die Betriebe der Vier-Türme-GmbH – bedeutet Wowflow: Wer eine Meldung absetzt, weiß, dass sie nicht verloren geht. Keine doppelten Anrufe, keine Erinnerungs-E-Mails, keine Unsicherheit. Und wenn ein Zimmer im Gästehaus mehrmals wegen desselben Schadens gemeldet wird, ist das jetzt sichtbar und kann nachhaltig behoben werden.
Was dabei besonders auffällt: Wowflow trifft auf eine Haltung, die im Kloster ohnehin gelebt wird. Die benediktinische Regel schreibt vor, mit allem Anvertrauten sorgsam umzugehen, von Menschen über Gebäude bis hin zu Technik. Werkzeuge und Güter des Klosters sollen wie heilige Gefäße behandelt werden. Dies fördert eine Kultur der Reparatur und Langlebigkeit statt der Wegwerfmentalität. Wer an einem defekten Türschließer vorbeiläuft, macht ein Foto und leitet es weiter, nicht weil es vorgeschrieben ist, sondern weil es selbstverständlich ist. Wowflow gibt dieser Haltung eine Struktur.
Wowflow ist in diesem Sinne kein Fremdkörper in der Klosterkultur, sondern ein Werkzeug, das genau das ermöglicht, was die benediktinische Tradition seit Jahrhunderten fordert: Verantwortung, Überblick und den sorgsamen Umgang mit dem, was einem anvertraut ist.
Der Support von Wowflow hat ebenfalls überzeugt. Auch nach der Einführung ist Arnold Rumpel nie allein gelassen worden: „Ich kann zu fast jeder Zeit anrufen und werde auch immer geholfen. Daher sehr positiv.”
Ist Wowflow die richtige Facility-Management-Software für Klöster?
Klöster sind keine typischen Unternehmen, aber sie haben viele derselben Herausforderungen: externe Mitarbeitende, vielfältige Gebäude, Wartungspflichten, interne Kunden und eine Organisationsstruktur, die klare Abläufe erfordert. Arnold Rumpel sieht das genauso.
Gleichzeitig ist er ehrlich: Ob Wowflow für ein bestimmtes Kloster das Richtige ist, lässt sich nicht von außen entscheiden. Jede Einrichtung hat ihre eigene Struktur, ihre eigenen Abläufe und ihre eigene Belegschaft.
Stand heute: zufriedene Kunden, zufriedene Mitarbeitende. Und ein System, das Schritt für Schritt weiter ausgebaut wird. Das ist Rumpels persönliches Ziel: alle technischen Anlagen vollständig eingepflegt, alle Wartungszyklen lückenlos dokumentiert, alle Kollegen vollumfänglich im System. Die Basis dafür ist gelegt.
Auch Ihre Einrichtung kann diesen Schritt gehen
Ob traditionsreiches Kloster, mittelständisches Unternehmen oder wachsender FM-Dienstleister: Wer Wartungen, Meldungen und Aufgaben noch analog oder mit verstreuten Tools verwaltet, verliert täglich Zeit, Überblick und Qualität.
Die Abtei Münsterschwarzach zeigt: Digitalisierung braucht keine komplexe Software. Sie braucht die Richtige.
Testen Sie Wowflow jetzt kostenlos.
