Die digitale Transformation macht auch vor der Immobilienwirtschaft nicht halt.
Neue, dynamische Softwarelösungen sorgen dafür, dass sich das Facility Management mit der heutigen Arbeitsumgebung entwickelt.
Dazu gehören eine optimale Nutzung von Ressourcen und Gebäuden sowie ein übersichtliches Workflow-Management. Hohe Sicherheitsstandards erfordern zudem eine lückenlose, automatisierte Dokumentation. Smarte CAFM Software hilft Ihnen speziell für diese Zwecke.
Aber welche Optionen bietet der Markt?
Warum ein CAFM System der Schlüssel zu mehr Effizienz im Facility Management ist und worauf Sie bei der Wahl achten sollten, erfahren Sie in unserem Artikel.
- Computer Aided Facility Management ist übergreifend und kombiniert mehrere Anwendungen zentral. So müssen Sie nicht mehr auf Einzellösungen zurückgreifen.
- Gewinnen Sie Übersicht und verringern Sie Ihren Koordinationsaufwand. Vor allem für komplexe Organisationen und Unternehmen bringt CAFM viele Vorteile.
- Die Einführung neuer Systeme erfordert jedoch einen hohen Ressourcenaufwand. Daher reichen oft schlanke und leicht implementierbare Lösungen vollkommen aus.
Was ist CAFM?
Computer Aided Facility Management (CAFM) unterstützt wesentlich die Facility Management-Prozesse, indem es die Planung, Ausführung und Überwachung von Dienstleistungen wie Raumverwaltung und Instandhaltung optimiert und eine effiziente Nutzung von Ressourcen fördert.
CAFM-Systeme bieten in der Regel viele verschiedene Funktionen. Jedoch gibt es keine CAFM-Lösung, die genau die gleichen Möglichkeiten hat. Stattdessen unterscheiden sich CAFM-Programme in folgenden Punkten:
- Welche Arten von Organisationen sie im Fokus haben (Unternehmen, Behörden etc.)
- Auf welche Branchen sie sich konzentrieren
- Welche FM-Abläufe sie abdecken
- Welche Länder oder Regionen Berücksichtigung finden, unter Einbezug wirtschaftlicher, kultureller und regulatorischer Aspekte.
Ein CAFM treibt die digitale Transformation voran, die auch in der Immobilienwirtschaft Einzug gefunden hat. Auch als PropTech bezeichnet, zielen solche Anwendungen vordergründig darauf ab, den Verwaltungsaufwand und die damit verbundenen Kosten zu minimieren. Ziel ist es also, vorhandene Ressourcen besser einzusetzen.
Der GEFMA-Verband bietet eine abweichende Definition und erklärt, dass CAFM Facility Manager während des gesamten Lebenszyklus von Gebäuden unterstützt.
Die Definition von CAFM des GEFMA-Verbands entspricht am ehesten dem Integrated Workplace Management System (IWMS).
In unserem Artikel werden wir uns auf die allgemeine Definition beziehen und gelegentlich auf GEFMA verweisen.
Die 7 wichtigsten Vorteile eines CAFM auf einen Blick:
- Zeit- und Kostenersparnis
- Vereinfachte Planung und Durchführung von Wartung und Instandhaltung
- Lückenlose Dokumentation auf Abruf
- Erhöhte Sicherheit gemäß der Betreiberverordnung
- Automatisierung und Vereinfachung von Prozessen
- Effizienz- und Qualitätssteigerung
- Übersichtliche Auftragsverteilung und Kommunikation
Herausforderungen eines CAFM: Ist es das Richtige für Sie?
Trotz der Vorteile sollte die Anschaffung eines CAFM gut überlegt sein.
Die 3 größten Herausforderungen bei der CAFM Anschaffung
- Hohe Kosten: Lizenzen für eine CAFM Anwendung sind kostenintensiv.
- Personelle Ressourcen: Eine CAFM Datenbank muss implementiert und der Umgang mit ihr erlernt werden – dazu bedarf es einer eigenen Taskforce.
- Zeit zur Implementierung: Um eine komplexe CAFM Lösung in den laufenden Betrieb einzubinden, muss mit einer Zeitspanne von sechs Monaten bis zu zwei Jahren gerechnet werden.
Je nach Größe und Komplexität von Organisation oder Unternehmen bestehen unterschiedliche Bedürfnisse. Vor der Wahl des CAFM muss also entschieden werden, welche Funktionen in welchem Umfang notwendig sind. Oft reichen schlankere Lösungen vollkommen aus.
Wowflow ist eine leicht zu implementierende Alternative zu herkömmlicher CAFM Software.
CAFM System: Abgrenzung zu Asset Management und Gebäudemanagement
Es ist nicht immer einfach, zwischen neuen Informations- und Servicediensten zu unterscheiden. Fachbegriffe und Abkürzungen erschweren dies oft zusätzlich. Einmal verstanden, helfen die Begriffe jedoch, die verschiedenen Lösungen zu unterscheiden.
Asset Management
Asset Management übersetzt sich aus dem Englischen als Vermögensverwaltung. Das Vermögen stellt in diesem Fall technische Anlagen, Gebäude und Infrastruktur dar. Ziel ist es, eine möglichst optimale Nutzung über den Lebenszyklus hinweg sicherzustellen und damit ihren Wert zu steigern.
Außerdem werden hier Wartungspläne und Kennzahlen festgehalten sowie Investitionsentscheidungen vereinfacht. Das Asset Management ist also nicht wie das Facility Management um den physischen Zustand und die Nutzung von Immobilie oder Liegenschaft bemüht.
Gebäudemanagement
Das Gebäudemanagement ist ein Teilbereich des Facility Managements, der nur während der Betriebsphase einer Immobilie zum Einsatz kommt. Es unterteilt sich zumeist in die Bereiche Technik, Infrastruktur, kaufmännische Verwaltung und optimales Flächenmanagement.
Während der Immobiliennutzung fallen so Aufgaben wie Installation, Instandhaltung, Wartung, Modernisierung, Planung und Controlling in das Gebäudemanagement. An der Fülle wird bereits sichtbar, dass dies eher für größere und komplexe Gebäuden und Anlagen sinnvoll ist. Für weniger Komplexität ist zumeist eine einfache Hausverwaltung ausreichend.
Welche Funktionen bietet ein CAFM?
Der grundlegende Vorteil eines CAFM-Systems besteht darin, dass es eine übergreifende Komplettlösung für die Komplexität des FM darstellt. Ein CAFM ist außerdem modular aufgebaut und bietet daher ein hohes Maß an Anpassungsmöglichkeiten.
Ein CAFM enthält unter anderem folgende Module:
Welche CAFM Systeme gibt es? 6 Tools im Vergleich
Jedes CAFM-System ist speziell auf eine bestimmte Zielgruppe zugeschnitten, was zu erheblichen Unterschieden in Leistung und Komplexität der einzelnen Lösungen führt. Es gibt sowohl Client-Server- als auch webbasierte Systeme, um den unterschiedlichen Anforderungen der Nutzer gerecht zu werden.
Im Folgenden haben wir die 6 gängigsten Tools auf dem Markt in 3 Kategorien dargestellt:
In unserer umfassenden CAFM Software Übersicht erfahren Sie, welche Vorteile diese 6 CAFM-Programme bieten und Sie erhalten detaillierte Informationen über deren Eigenschaften.
Computer Aided Facility Management für Ihr Unternehmen: 4 konkrete Ergebnisse
Im Folgenden stellen wir Ihnen 4 konkrete Ergebnisse vor, die Sie von der Implementierung einer cafm-Lösung in Ihrem Unternehmen erwarten können:
1. Zeit- und Kostenersparnis
Die Echtzeiterfassung ermöglicht Ihnen, Ihre Kosten stets im Blick zu haben. Schnell lassen sich so Kostentreiber und Ineffizienzen erkennen und umgestalten. Das System zeigt Ihnen konkrete Empfehlungen für eine korrekte Kosten-Allokation und Kostensenkung.
2. Automatisierung von Wartung und Instandhaltung
Sie verlieren kostbare Zeit beim ständigen Aufgreifen von Routineabläufen? Wiederkehrende Aufgaben, wie Wartungsintervalle oder Standardprotokolle, können in einem CAFM voll automatisiert werden.
Ist einmal alles im System vereint, ersetzen Sie mühsame manuelle Prozesse.
3. Optimierung Ihrer Effizienz
Durch vorausschauende Planung lässt sich die Nutzung Ihrer Anlagen optimieren. Wartungsbedürftige Anlagen können schnell über das System identifiziert und Maßnahmen zum besten Zeitpunkt eingeplant werden.
Dies trägt zur Erhaltung, Wertsteigerung und Nachhaltigkeit des Betriebs von Gebäuden und technischen Anlagen bei. Zudem ermöglicht die zentrale Bereitstellung von aktuellen Daten eine solide Basis für viele Geschäftsprozesse und Entscheidungen.
4. Erhöhung der Sicherheit und garantierte Rechtskonformität
Ein CAFM hilft Ihnen dabei sicherzustellen, dass notwendige Regularien im Sinne der Betreiberverordnung eingehalten werden. Durch die Zentralisierung aller wichtigen Informationen haben Sie immer eine aktuelle Dokumentation zur Hand, z.B. Checklisten für die Vorbereitung einer Inspektion oder Sicherheitsbegehung. Dabei können auch Fotodokumentationsfunktionen für eine lückenlose Dokumentation sorgen.
Alle unsere Checklisten und Protokolle finden Sie hier.
Je nachdem, welche spezifischen Bereiche das CAFM-Tool digitalisiert, können Sie die potenziellen Ergebnisse für Ihr Unternehmen quantifizieren.
Wenn Sie Wowflow zum Beispiel für das Instandhaltungsmanagement verwenden, können Sie folgende Ergebnisse erwarten:
Wowflow – die wichtigsten Funktionen im Überblick
Nachdem Sie nun die wichtigsten Eigenschaften von CAFM Systemen kennen, wissen Sie, wie komplex die am Markt erhältlichen Lösungen sind.
Wie unterscheidet sich Wowflow von herkömmlichen CAFMs?
Wowflow ist vorrangig ein Task- und Kollaborationstool.
Die Software kann als einfache CAFM-Alternative eingesetzt werden, die sich am besten für kleine und mittlere Unternehmen eignet.
Haben Sie trotz bestehender CAFM Software Probleme, den Überblick aller Abläufe vor Ort zu behalten? Dann ist Wowflow die perfekte Lösung für Sie. Überzeugen Sie sich selbst! Hier starten.
Gleichzeitig kann Wowflow die Arbeit von Facility Managern erleichtern, ohne dass ein CAFM Tool genutzt wird. Nicht jeder Facility Management Anbieter braucht eine so komplexe Software.
Die Spanne der Funktionen kann unter Umständen überwältigen und Vorgänge verkomplizieren. Deshalb bietet Wowflow eine einfache Lösung, um die Arbeit zu erleichtern, im Team zu kollaborieren, Aufträge zu verwalten und Anlagen zu managen.
Wowflow ist also eine einfache, leicht zu implementierende Alternative zu bestehenden CAFMs.
Womit Wowflow Sie unterstützen kann
- Auftragsmanagement Software
Facility Management Aufträge und Prozesse ganz einfach verwalten. - Asset Management Software
Verwalten Sie Ihre Anlagen und Equipment effizient. - Personaleinsatzplanung
Planen Sie Ihre Personalressourcen einfach und übersichtlich. Taskmanagement, Zeiterfassung und Teamkommunikation aus einer Hand. - Projektmanagement
Ihre Unternehmensdaten sind jederzeit aktuell im System aufrufbar. So können Sie eine Vielzahl an Projekten detailliert planen und Ihren Fortschritt im Blick behalten. Sie erhalten eine reibungslose Kommunikation, optimalen Ressourceneinsatz und volle Kostenkontrolle. - Wartungssoftware
Halten Sie Ihre Pflichten als Betreiber problemlos ein. Wowflow unterstützt Sie verlässlich dabei, Wartungstermine und Instandhaltungsprozesse fristgerecht abzuwickeln und zu optimieren. Der notwendige Ressourcenaufwand wird hier direkt für sie mitgedacht. - Zusammenarbeit
Zusätzlich vereinfacht Wowflow Ihnen und Ihrem Team die Zusammenarbeit durch reibungslose Kollaboration und lückenlose Dokumentation. - Aufgabenverwaltung
Haben Sie genug von langwierigen manuellen Prozessen, losen Zetteln und Telefonaten, bei denen Sie schnell den Überblick verlieren? Das Wowflow Aufgabenmanagement zeigt Zuständigkeiten übersichtlich an. Echtzeitreports geben Ihnen einen Statusüberblick und ermöglichen eine schnelle Priorisierung von Fall zu Fall. - Schlüsselverwaltung
Verlässliches Schlüsselmanagement innerhalb Sekunden. Lösen Sie mit diesem Feature eines der zentralen Schnittstellenprobleme im Facility Management. Verlorene Schlüssel gehören hiermit der Vergangenheit an. - Zentrales Ticketing
Ob per App oder via Mail – Tickets werden an einem Ort registriert, zugewiesen und getrackt. Vorbei sind die Zeiten des händischen Übertragens und der vergessenen Aufträge. - Automatische Zeiterfassung
Immer aktuell. Sehen Sie pro Objekt, welches Teammitglied woran arbeitet. Praktisch verknüpft haben Sie so alle wichtigen Dokumente an einem Ort. Auch der Export funktioniert auf Knopfdruck.
Gestalten Sie Ihr Facility Management effizienter. Starten Sie noch heute mit Wowflow.
Fazit
CAFM Systeme sind Teil der digitalen Transformation im Facility Management. Die umfassenden Softwarelösungen sorgen dafür, dass Unternehmen und Organisationen Ihre Arbeitsprozesse an das zunehmend dynamische Umfeld anpassen können.
Die größten Vorteile des CAFM liegen in der Effizienzsteigerung durch Kosten- und Zeitersparnisse beim Management von betrieblichen Immobilien und Liegenschaften. Aufgabenverwaltung, Reports und Sicherheitsbestimmungen sind zentral überschaubar und abrufbar.
Die Inbetriebnahme eines CAFM selbst ist hingegen kein schnelles Unterfangen. Die Entscheidung für den richtigen Anbieter und relevanten Leistungsumfang bringen mitunter aufwendige Implementierungen und Einarbeitungen mit sich. Auch die Lizenzkosten sind nicht für jedes Unternehmen stemmbar.
Die Wowflow Software bietet Ihnen eine unkomplizierte Möglichkeit, ihr Facility Management auf ein neues Effizienzlevel zu heben.
Sollten herkömmliche CAFM Systeme für Ihr Unternehmen unnötig komplex sein, ist Wowflow die richtige Alternative für Sie.
FAQ: Computer Aided Facility Management
Wie unterscheidet sich Wowflow von herkömmlicher CAFM Software?
Die Wowflow Software bietet Ihnen ein intuitives Tool, das eigenständig als schlanke Alternative zu einem CAFM genutzt werden kann.
Was kostet ein CAFM System?
Die Kosten sind abhängig von den Modulen, die die CAFM-Software umfassen soll. Wenn Sie Wowflow für das Instandhaltungsmanagement in einer kleinen Organisation verwenden, variieren die Anfangskosten zwischen 5.000 und 10.000 Euro. Möchten Sie eine GEFMA-zertifizierte CAFM-Software mit mehreren Modulen implementieren, können Sie mit Kosten über 50.000 Euro rechnen (siehe Trendbericht).
Wowflow bietet Ihnen je nach Ihren Bedürfnissen passend geschnürte Pakete, die sich bereits mit einer kostenlosen Start-Version erkunden lassen. Finden Sie jetzt Ihr passendes Angebot.
Welche Standardfunktionen bietet eine CAFM Software?
Handelsübliche Standardversionen einer CAFM Software unterstützen Sie primär in den Bereichen:
- Kostenmanagement
- Wartung und Instandhaltung
- Reinigungsmanagement
- Flächennutzung
- Technische Dokumentation
Sie können viel abdecken, sind allerdings auch sehr komplex.
Was ist bei der Implementierung von CAFM zu beachten?
Einmal für ein System entschieden, ist es mit der Beschaffung eines CAFM noch nicht getan – auf die richtige Implementierung kommt es an. Diese wird meist anhand eines etablierten Stufenplans durchgeführt, etwa: Bilden einer Taskforce, Aufsetzen einer Wirtschaftlichkeitsrechnung und Durchführung eines Pilotprojektes.
Worauf sollten Sie bei der Auswahl eines CAFM Anbieters achten?
- Zertifizierung gemäß GEFMA (German Facility Management Association)
- Kalkulation von Kosten- und Ressourcen
- Integrationsfähigkeit mit Ihrer bestehenden IT-Struktur
- Spezialisierte Anbieter Ihrer Branche
- Angebot einer kostenlosen Demo-Version
Was ist der Unterschied zwischen CAFM Software und CAFM Systemen?
CAFM-Software ist einfach ein Programm, das man kaufen, lizenzieren, mieten oder selbst erstellen kann. Ein CAFM-System kann entweder aus CAFM-Software oder spezieller Branchensoftware bestehen und bei Bedarf mit anderen Systemen wie ERP oder IoT/Sensorik verbunden werden.
Die Unterscheidung zwischen Software und Systemen soll einem potenziellen CAFM-Kunden verdeutlichen, dass es einen Unterschied zwischen dem Kauf einer Lizenz für eine CAFM-Software und der Entwicklung eines einsatzbereiten CAFM-Systems gibt, der mit Aufwand und Kosten verbunden ist.
Was ist der Unterschied zwischen CAFM und IWMS
IWMS steht für Integriertes Workplace-Management-System und ist eine umfassende Plattform zur Verwaltung von Gebäuden. IWMS-Module unterstützen den gesamten Lebenszyklus eines Immobilienportfolios.
Während beide Plattformen das Gebäudemanagement unterstützen, ist ein IWMS am besten für die Verwaltung von Daten über mehrere Standorte oder ganze Immobilienportfolios geeignet.
Ein CAFM legt mehr Wert auf die Erstellung von Grundrissen, die Raumnutzung und die Unterstützung der Mitarbeiter. Der Hauptunterschied liegt darin, wie und in welchem Umfang sie genutzt werden.
Unsere Wowflow Software lässt sich einfach integrieren oder kann Ihr bestehendes CAFM um notwendige Funktionen erweitern. Heute starten.
