CAFM Systeme: Warum Sie diese brauchen und welche Vorteile es für Ihr Facility Management hat

Die digitale Transformation macht auch vor der Immobilienwirtschaft nicht halt. Neue, dynamische Softwarelösungen sorgen dafür, dass sich das Facility Management mit der heutigen Arbeitsumgebung entwickelt. Dazu gehören eine optimale Nutzung von Ressourcen und Gebäuden sowie ein übersichtliches Workflow-Management. Hohe Sicherheitsstandards erfordern zudem eine lückenlose, automatisierte Dokumentation. Smarte CAFM Tools wurden speziell für diese Zwecke entwickelt. Aber welche Optionen bietet der Markt hier an?

Warum CAFM Systeme der Schlüssel zu mehr Effizienz im Facility Management sind und worauf Sie bei der Wahl achten sollten, erfahren Sie in unserem Artikel.

Kurzer Überblick
  • CAFM Software ist übergreifend und vereint mehrere Anwendungen zentral unter sich. So müssen Sie nicht mehr auf diverse Einzellösungen zurückgreifen.
  • Gewinnen Sie Übersicht und verringern Sie Ihren Koordinationsaufwand. Vor allem für komplexe Organisationen und Unternehmen bringt CAFM viele Vorteile.
  • Die Einführung neuer Systeme erfordert jedoch einen hohen Ressourcenaufwand. Daher reichen oft schlanke und leicht implementierbare Lösungen vollkommen aus.

Was ist CAFM?

CAFM steht für Computer Assisted Facility Management. Es unterstützt User bei Anwendungen und Prozessen des Facility Managements und besteht in der Regel aus der Kombination einer Datenbank mit einer Anwenderoberfläche.

CAFM Systeme treiben die digitale Transformation voran, die auch in der Immobilienwirtschaft Einzug gefunden hat. Auch als PropTech bezeichnet, zielen solche Anwendungen vordergründig darauf ab, den Verwaltungsaufwand und die damit verbundenen Kosten zu minimieren. Ziel ist es also, vorhandene Ressourcen besser einzusetzen.

Der Vorteil von CAFM Software liegt primär darin, dass sie viele Anwendungsbereiche zentral unter sich vereinen. Dies macht den Einsatz diverser Einzellösungen überflüssig. Auch manuelle Prozesse, die vorher handschriftliche Zettel, Telefonate und langes Übertragen in Datenbanken erfordert haben, fallen weg. Diese Ressourcen können nun dem Kerngeschäft gewidmet werden. Langwierige, unübersichtliche Administration gehört der Vergangenheit an.

Die 7 wichtigsten Vorteile eines CAFM auf einen Blick:

  1. Zeit- und Kostenersparnis 
  2. Vereinfachte Planung und Durchführung von Wartung und Instandhaltung
  3. Lückenlose Dokumentation auf Abruf
  4. Erhöhte Sicherheit gemäß der Betreiberverordnung 
  5. Automatisierung und Vereinfachung von Prozessen
  6. Effizienz- und Qualitätssteigerung
  7. Übersichtliche Auftragsverteilung und Kommunikation

CAFM Systeme: Abgrenzung zu Asset Management und Gebäudemanagement

Es ist nicht immer einfach, zwischen neuen Informations- und Servicediensten zu unterscheiden. Fachbegriffe und Abkürzungen erschweren dies oft zusätzlich. Einmal verstanden, helfen die Begriffe jedoch, die verschiedenen Lösungen zu unterscheiden.

Asset Management

Asset Management übersetzt sich aus dem Englischen als Vermögensverwaltung. Das Vermögen stellen in diesem Fall technische Anlangen, Gebäude und Infrastruktur dar. 

Ziel ist es, eine möglichst optimale Nutzung über den Lebenszyklus hinweg sicherzustellen und damit ihren Wert zu steigern. Außerdem werden hier Wartungspläne und Kennzahlen festgehalten sowie Investitionsentscheidungen vereinfacht. 

Das Asset Management ist also nicht wie das Facility Management um den physischen Zustand und die Nutzung von Immobilie oder Liegenschaft bemüht.

Gebäudemanagement

Das Gebäudemanagement ist ein Teilbereich des Facility Managements, der nur während der Betriebsphase einer Immobilie zum Einsatz kommt. Es unterteilt sich zumeist in die Bereiche Technik, Infrastruktur, kaufmännische Verwaltung und optimales Flächenmanagement.

Während der Immobiliennutzung fallen so Aufgaben wie Installation, Instandhaltung, Wartung, Modernisierung, Planung und Controlling in das Gebäudemanagement. An der Fülle wird bereits sichtbar, dass dies eher für größere und komplexe Gebäuden und Anlagen sinnvoll ist.

Für weniger Komplexität ist zumeist eine einfache Hausverwaltung ausreichend.

Welche Funktionen bietet eine CAFM Software

Der grundlegende Vorteil eines CAFM Systems liegt darin, dass es sich um eine übergreifende Komplettlösung handelt. Als User finden Sie hier verschiedene Aufgabenbereiche direkt vereint, anstatt auf aufwendige Einzellösungen zurückgreifen zu müssen.

Eine CAFM Software bietet unter anderem folgende Funktionen:

Technisches Facility Management 
  • Wartung & Instandhaltung 
  • Anlagenverwaltung
  • Technische Dokumentation
  • Energiemanagement
Kaufmännisches Facility Management 
  • Kostenkalkulation 
  • Reports & Kennzahlen 
  • Auftragsverwaltung
  • Personalbuchhaltung
Infrastrukturelles Facility Management 
  • Lage- und Flächennutzungspläne
  • Gebäudereinigung
  • Schlüsselmanagement
  • Logistik 
Übergeordnete Funktionen
  • Projektmanagement
  • Taskmanagement
  • Budgetverwaltung
  • Qualitätssicherung
Prozessunterstützung 
  • Mandantenfähigkeit
  • Externe Dienstleister
  • Komplementäre Integration
Betreiberverantwortung
  • Regelwerksportale
  • Gefährdungsbeurteilung
  • Anforderungen & Kompetenzen
Visualisierung 
  • 2D
  • 3D
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Unterschiedliche Arten von Softwarelösungen für das Facility Management - Eine Marktübersicht

Bei der Vielfalt neuer Facility Management Software kann es schwierig sein, Unterschiede direkt zu erkennen. Jedes hat eigene Nutzungsbereiche mit dafür ausgerichteten Funktionen. Mitunter lässt das Angebot smarter Kombi-Lösungen die Grenzen verschwimmen. Hier erfahren Sie einfach erklärt, worin die Unterschiede liegen.

CMMS (Computerized Maintenance Management System)

Beim CMMS oder auch CMMIS (Computerized Maintenance Management Information System) handelt es sich um eine computergestützte Instandhaltungs- und Wartungssoftware. Sie wird vor allem im operativen Teil des Gebäudemanagements eingesetzt.

Der Fokus liegt dabei auf der Zentralisierung von Informationen sowie der Vereinfachung des Wartungsmanagements, indem die Software papierlos und automatisiert eingesetzt werden kann.

Hauptsächlich vereinfacht werden diese drei Bereiche:

  • Auftragsmanagement (Ticketing)
  • Intervalle wiederkehrender Wartungen
  • Vollautomatische Berichterstellung

ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP Softwaresysteme dienen zur Ressourcenplanung von Unternehmen und Organisationen. Komplexe Geschäftsprozesse lassen sich so automatisiert verwalten, steuern und analysieren. Zu einem gewissen Punkt beinhalten CAFM Systeme bereits gängige Funktionen einer ERP Software, die Facility Manager zur Unterstützung der Arbeitsprozesse benötigen.

Effizienzsteigernd wirkt der Einsatz eines ERP Systems vordergründig in den Bereichen:

  • Personalwesen
  • Finanzen
  • Logistik
  • Fertigung

EAM (Enterprise Asset Management)

EAM Softwarelösungen werden primär in der Anlagenwirtschaft verwendet. Assets sind betriebliche Anlagen, die ein Unternehmen oder eine Organisation in ihrem Betrieb führt.

EAM Systeme können maßgeblich dazu beitragen, die Qualität und Auslastung über den gesamten Lebenszyklus hinweg zu optimieren. Dies inkludiert auch die Planung von Investitionskapital, Risikomanagement und Instandhaltungen.

So können vom Zeitpunkt der Anschaffung bis zum Ausscheiden der Anlagen die Betriebskosten gesenkt und die Produktivität gesteigert werden.

IWMS (Integrated Workplace Management System)

EAM Softwarelösungen werden primär in der Anlagenwirtschaft verwendet. Assets sind betriebliche Anlagen, die ein Unternehmen oder eine Organisation in ihrem Betrieb führt.

EAM Systeme können maßgeblich dazu beitragen, die Qualität und Auslastung über den gesamten Lebenszyklus hinweg zu optimieren. Dies inkludiert auch die Planung von Investitionskapital, Risikomanagement und Instandhaltungen.

So können vom Zeitpunkt der Anschaffung bis zum Ausscheiden der Anlagen die Betriebskosten gesenkt und die Produktivität gesteigert werden.

7 Vorteile einer CAFM Software

Die Vorteile einer CAFM Software liegen nicht nur darin, dass sie mehrere Anwendungen zentral unter sich vereint. Richtig angewendet, ermöglicht CAFM Ihnen, die Aufgaben im Facility Management weiterzuentwickeln, Ihr Team zu stärken und Potenziale aufzudecken.

1. Zeit- und Kostenersparnis

Die Echtzeiterfassung ermöglicht Ihnen, Ihre Kosten stets im Blick zu haben. Schnell lassen sich so Kostentreiber und Ineffizienzen erkennen und umgestalten. Vom System erstellte Protokolle zeigen Ihnen dafür konkrete Handlungsempfehlungen für Prozess- und Budgetoptimierungen auf.

2. Automatisierung von Wartung und Instandhaltung

Sie verlieren kostbare Zeit beim ständigen Aufgreifen von Routineabläufen? Wiederkehrende Aufgaben, wie Wartungsintervalle oder Standardprotokolle, können in einem CAFM voll automatisiert werden.

Ist einmal alles im System vereint, ersetzen Sie mühsame manuelle Prozesse. Ihr Team gewinnt damit einen übersichtlichen Zugriff auf vorhandenes Wissen, das im Unternehmen gesichert bleibt. Ihre Ressourcen setzen Sie dann dort ein, wo sie den größten Nutzen erzielen.

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3. Lückenlose Dokumentation

Zur Übersicht Ihrer Kennziffern oder Überprüfung Ihrer Betreiberpflichten: durch das zentrale Zusammenlaufen aller wichtigen Informationen haben Sie stets eine aktuelle Dokumentation auf Knopfdruck zur Hand.

4. Optimierung Ihrer Effizienz

Durch vorausschauende Planung lässt sich die Nutzung Ihrer Anlagen optimieren. Wartungsbedürftige Anlagen können schnell über das System identifiziert und Maßnahmen zum besten Zeitpunkt eingeplant werden. Durch beschleunigte Kommunikation zwischen den Verantwortlichen werden Betriebsausfälle minimiert.

5. Vereinfachtes Aufgabenmanagement

Mit CAFM Systemen lassen sich Verantwortlichkeiten klar zuordnen und der Koordinationsaufwand minimieren. Sie können dadurch den Status aller Aufträge über das zentralisierte Ticketing abrufen und priorisieren. Vorbei sind die Zeiten manuellen Zusammenführens aus mehreren Programmen, bei dem schnell die Übersicht verloren geht.

6. Erhöhung der Sicherheit und garantierte Rechtskonformität

Ein CAFM hilft Ihnen dabei sicherzustellen, dass notwendige Regularien im Sinne der Betreiberverordnung eingehalten werden und Sie können dies anhand von Checklisten überprüfen. Ein solches Vorgehen hilft Ihnen wiederum Kosten einzusparen, denn potenziellen Verstößen wird durch frühzeitige Problemerkennung vorgebeugt. Sollte es dennoch zum Schadensfall kommen, stellt Ihnen das System ein lückenloses Reporting bereit.  

7. Steigerung der Qualität

Ständiges Performance-Monitoring sorgt dafür, dass Sie die Qualität Ihres Facility Managements aktuell überprüfen können. Dadurch halten Sie Ihre Standards hoch, und können Ihre Prozesse kontinuierlich verbessern.

Smart Facility Tools zur Entscheidungsfindung helfen Ihnen dabei, die dafür notwendigen Hebel gezielt anzugehen.

Welche CAFM Systeme gibt es? 5 Tools im Vergleich

Bei CAFM Software handelt es sich um Komplettlösungen. Der Unterschied liegt jedoch oft in ihrer Komplexität. Informieren Sie sich in diesem Vergleich über die Eigenschaften einiger am Markt erhältlicher CAFM:

 PlanonPitFMArchibusIBM TririgaeTASK
GEFMA-
Zertifizierung 
Taskmanagement
Schlüsselmanagement
Projektmanagement 
Cloud
Service 
Mac OS Unterstützung   
Kostenlose Startversion     
Kostenlose Demoversion   

Wann brauchen Sie eine CAFM Software?

Eine CAFM Software hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten – besonders wenn Sie mehrere anlagenreiche Gebäude betreiben. Auch bei großen und komplexen Objekten können Raumplanung und -buchung oder Infrastruktur übersichtlich gemanagt werden.

Detailreiche Inventuren und Verzeichnisse über Anlangen oder Anlagenteile werden zentral festgehalten sowie ihr aktueller Status und Verbleib getrackt.

Zu den größten Anwendern von CAFM gehören deshalb öffentliche Bauten und Einrichtungen der Infrastruktur. Hier sind die Einhaltung der Betreiberpflichten, eine lückenlose Dokumentation und eine schnelle Behebung von Störungsfällen besonders wichtig.

Herausforderungen eines CAFM: Ist es das Richtige für Sie?

Trotz der Vorteile sollte die Anschaffung eines CAFM gut überlegt sein. Große Komplettlösungen sind nicht immer der beste Weg.

Die 3 größten Herausforderungen bei der CAFM Anschaffung

  1. Hohe Kosten: Lizenzen für CAFM Software sind kostenintensiv. Kalkulieren Sie Ihr Budget daher genau.
  2. Personelle Ressourcen: Eine Software muss implementiert und der Umgang mit ihr erlernt werden – dazu bedarf es einer eigenen Taskforce.
  3. Zeit zur Implementierung: Um ein komplexes CAFM Tool in den laufenden Betrieb einzubinden, muss mit einer Zeitspanne von sechs Monaten bis zu zwei Jahren gerechnet werden.

Je nach Größe und Komplexität von Organisation oder Unternehmen bestehen unterschiedliche Bedürfnisse. Vor der Wahl des CAFM muss also entschieden werden, welche Funktionen in welchem Umfang notwendig sind. Oft reichen schlankere Lösungen vollkommen aus.

Wowflow ist eine leicht zu implementierende Alternative zu herkömmlicher CAFM Software. Aber auch wenn Sie bereits eine Facility Management Software nutzen, können Sie mit dem Wowflow Add-on ausgewählte Funktionen ergänzen – schnell und unkompliziert.

Wowflow bietet eine unkomplizierte Alternative zu gängigen CAFM. Überzeugen Sie sich selbst: Kostenlose Wowflow Demoversion

Wowflow – die wichtigsten Funktionen im Überblick

Nachdem Sie nun die wichtigsten Eigenschaften von CAFM Systemen kennen, wissen Sie, wie komplex die am Markt erhältlichen Lösungen sind.

Wie unterscheidet sich Wowflow von herkömmlichen CAFMs?

Wowflow ist vorrangig ein Task- und Kollaborationstool.

Um großangelegte Neuanschaffungen auf Ihrer Seite zu vermeiden, kann die Software dazu genutzt werden, Ihr bestehendes CAFM nach Bedarf zu ergänzen. So lassen sich etwa Workflows einfach angliedern. Wowflow wird dafür als Add-on zu Ihrem CAFM hinzugefügt.

Haben Sie trotz bestehender CAFM Software Probleme, den Überblick aller Abläufe vor Ort zu behalten? Dann ist Wowflow die perfekte Ergänzung für Sie.

Gleichzeitig kann Wowflow die Arbeit von Facility Managern erleichtern, ohne dass ein CAFM Tool genutzt wird. Nicht jeder Facility Management Anbieter braucht eine so komplexe Software, wie die meisten CAFM sie bieten.

Die Spanne der Funktionen kann unter Umständen überwältigen und Vorgänge verkomplizieren. Deshalb bietet Wowflow eine einfache Lösung, um die Arbeit zu erleichtern, im Team zu kollaborieren, Aufträge zu verwalten und Anlagen zu managen.

Wowflow ist also eine einfache, leicht zu implementierende Alternative zu bestehenden CAFMs.

Womit Wowflow Sie unterstützen kann

  • Auftragsmanagement Software
    Facility Management Aufträge und Prozesse ganz einfach verwalten.
  • Asset Management Software
    Verwalten Sie Ihre Anlagen und Equipment effizient.
  • Personaleinsatzplanung
    Planen Sie Ihre Personalressourcen einfach und übersichtlich. Taskmanagement, Zeiterfassung und Teamkommunikation aus einer Hand.
  • Projektmanagement
    Ihre Unternehmensdaten sind jederzeit aktuell im System aufrufbar. So können Sie eine Vielzahl an Projekten detailliert planen und Ihren Fortschritt im Blick behalten. Sie erhalten eine reibungslose Kommunikation, optimalen Ressourceneinsatz und volle Kostenkontrolle.
  • Wartungssoftware
    Halten Sie Ihre Pflichten als Betreiber problemlos ein. Wowflow unterstützt Sie verlässlich dabei, Wartungstermine und Instandhaltungsprozesse fristgerecht abzuwickeln und zu optimieren. Der notwendige Ressourcenaufwand wird hier direkt für sie mitgedacht.
Lernen Sie die Vorteile von Wowflow unverbindlich kennen. Starten Sie jetzt mit ihrer kostenlosen Demoversion.
 
Zusätzlich vereinfacht Wowflow Ihnen und Ihrem Team die Zusammenarbeit durch reibungslose Kollaboration und lückenlose Dokumentation.
 
  • Aufgabenverwaltung
    Haben Sie genug von langwierigen manuellen Prozessen, losen Zetteln und Telefonaten, bei denen Sie schnell den Überblick verlieren? Das Wowflow Aufgabenmanagement zeigt Zuständigkeiten übersichtlich an. Echtzeitreports geben Ihnen einen Statusüberblick und ermöglichen eine schnelle Priorisierung von Fall zu Fall.
  • Schlüsselverwaltung
    Verlässliches Schlüsselmanagement innerhalb Sekunden. Lösen Sie mit diesem Feature eines der zentralen Schnittstellenprobleme im Facility Management. Verlorene Schlüssel gehören hiermit der Vergangenheit an.
  • Zentrales Ticketing
    Ob per App oder via Mail – Tickets werden an einem Ort registriert, zugewiesen und getrackt. Vorbei sind die Zeiten des händischen Übertragens und der vergessenen Aufträge.
  • Automatische Zeiterfassung
    Immer aktuell. Sehen Sie pro Objekt, welches Teammitglied woran arbeitet. Praktisch verknüpft haben Sie so alle wichtigen Dokumente an einem Ort. Auch der Export funktioniert auf Knopfdruck.

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Fazit

CAFM Systeme sind Teil der digitalen Transformation im Facility Management. Die umfassenden Softwarelösungen sorgen dafür, dass Unternehmen und Organisationen Ihre Arbeitsprozesse an das zunehmend dynamische Umfeld anpassen können.

Die größten Vorteile des CAFM liegen in der Effizienzsteigerung durch Kosten- und Zeitersparnisse beim Management von betrieblichen Immobilien und Liegenschaften. Aufgabenverwaltung, Reports und Sicherheitsbestimmungen sind zentral überschaubar und abrufbar.

Die Inbetriebnahme eines CAFM selbst ist hingegen kein schnelles Unterfangen. Die Entscheidung für den richtigen Anbieter und relevanten Leistungsumfang bringen mitunter aufwendige Implementierungen und Einarbeitungen mit sich. Auch die Lizenzkosten sind nicht für jedes Unternehmen stemmbar.

Die Wowflow Software bietet Ihnen eine unkomplizierte Möglichkeit, ihr Facility Management auf ein neues Effizienzlevel zu heben.

Sollten herkömmliche CAFM Systeme für Ihr Unternehmen unnötig komplex sein, ist Wowflow die richtige Alternative für Sie.

Sie haben bereits ein CAFM, sind aber nicht voll zufrieden? Auch das ist kein Problem. Ergänzen Sie Ihr bestehendes CAFM einfach mit den Wowflow Add-ons, die Sie benötigen.

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FAQ: Computer Aided Facility Management Software

Die Wowflow Software bietet Ihnen ein intuitives Tool, das eigenständig als schlanke Alternative zu einem CAFM genutzt werden kann. Gleichzeitig kann es auch als Add-on zu bestehenden CAFM hinzugefügt werden, und ihr Team mit zusätzlichen Funktionen unterstützen.

Die Vorteile von Wowflow im Vergleich 

 

Wowflow

Vollumfassende CAFM Tools

Implementierungsdauer

Wenige Stunden

6 Monate – 2 Jahre

Schulungsaufwand Team

Intuitives Set-up

Schulungsintensiv

Kostenaufwand

Ab kostenloser Start-Version

50.000 € +

Komplexe Datenverarbeitung und visuelle Darstellung (z.B. Flow-Charts)

x

 

Da Lösungen häufig individualisiert angeboten werden, lassen sich die Tarife kaum pauschal benennen. In der Regel ist bei Minimalvarianten mit einem Aufwand von 50.000 € zu rechnen. Professionelle Lösungen mit mehr Flexibilität liegen jedoch bei einem Vielfachen dessen. 

Wowflow bietet Ihnen je nach Ihren Bedürfnissen passend geschnürte Pakete, die sich bereits mit einer kostenlosen Start-Version erkunden lassen. 

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Handelsübliche Standardversionen einer CAFM Software unterstützen Sie primär in den Bereichen: 

  • Kostenmanagement 
  • Wartung und Instandhaltung 
  • Reinigungsmanagement
  • Flächennutzung
  • Technische Dokumentation 

Sie können viel abdecken, sind allerdings auch sehr komplex. 

 

Sie möchten Ihr bestehendes CAFM gezielt ergänzen oder eine schlanke Lösung passend zu Ihrem Bedarf finden? Testen Sie jetzt die kostenlose Wowflow Demoversion

Einmal für ein System entschieden, ist es mit der Beschaffung eines CAFM noch nicht getan – auf die richtige Implementierung kommt es an. Diese wird meist anhand eines etablierten Stufenplans durchgeführt, etwa: Bilden einer Taskforce, Aufsetzen einer Wirtschaftlichkeitsrechnung und Durchführung eines Pilotprojektes.  Die Implementierung von Wowflow funktioniert unkompliziert und ressourcenschonend. Besuchen Sie jetzt unser Learning Center
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