Facility Management: Die Grundlage für effiziente und produktive Arbeitsplätze

Sind Sie es leid, sich mit den täglichen Problemen der Instandhaltung Ihrer Geschäftsgebäude zu beschäftigen? Von Wasserschäden hin zu elektrischen Störungen kann das Facility Management eine große Herausforderung sein.

Aber was wäre, wenn es für Sie eine Möglichkeit gäbe, diese Prozesse zu vereinfachen, um sich wieder ganz auf das Wachstum Ihres Unternehmens zu fokussieren? Ja, mit dem richtigen Ansatz können Sie Ihre Gebäude und Anlagen von einer Stress- und Kosten-Quelle in einen Wettbewerbsvorteil verwandeln.

In diesem Artikel lernen Sie alle Aspekte des Facility Managements kennen, wie etwa die verschiedenen Abteilungen, wie Sie Facility Management effizient gestalten und alle wichtigen Trends und Entwicklungen, die Sie nicht verpassen sollten.

Inhaltsübersicht

Was ist Facility Management?

Facility Management umfasst die Koordination von Menschen, Maschinen und Prozessen, um sicherzustellen, dass die Gebäude ordnungsgemäß funktionieren.

Was bedeutet Facility Management?

In der Praxis bedeutet Facility Management, dass Gebäude und ihre Ausstattung in gutem Zustand gehalten und effizient genutzt werden. Unabhängig von der Branche sorgt Facility Management dafür, dass:

  • der Betrieb in Ordnung bleibt
  • die Mitarbeitenden sicher sind
  • die Produktivität gesteigert wird
  • der Arbeitsplatz freundlich und einladend für Mitarbeiter und Kunden bleibt

Für wen lohnt sich Facility Management?

Im Grunde kann jede Organisation, die eine physische Anlage oder Infrastruktur besitzt oder mietet, von Facility Management Dienstleistungen profitieren. Facility Management ist beispielsweise für Bürogebäude, Krankenhäuser, Schulen, Fabriken und Flughäfen besonders wichtig.

Dazu gehören sowohl private als auch öffentliche Organisationen, von kleinen Unternehmen hin zu großen Konzernen und Regierungsbehörden.

Die wichtigsten Abteilungen des Facility Managements

Im Facility Management gibt es verschiedene Abteilungen, die maßgeblich zur effizienten Organisation und Instandhaltung von Gebäuden und Anlagen beitragen.

Es ist wichtig, dass sich die Abteilungen des Facility Managements ideal ergänzen, um eine ganzheitliche Betreuung von Immobilien und Anlagen zu gewährleisten.

Durch ihre gemeinsame Arbeit wird sichergestellt, dass sowohl die technischen Systeme als auch die infrastrukturellen Dienstleistungen optimal funktionieren und somit das Wohlbefinden und die Zufriedenheit aller Mitarbeitenden und Kunden gewährleistet sind.

Die klassischen Facility Management Abteilungen lassen sich in folgende Kategorien einteilen:

  • Wartung: Die Wartung bezieht sich auf regelmäßige Maßnahmen wie Reinigung, Inspektionen und kleinere Reparaturen. Facility Management umfasst die Entwicklung von Wartungsplänen sowie die Überwachung von Reparaturen und vorbeugenden Wartungsaufgaben.

  • Instandhaltung: Die Instandhaltung bezieht sich auf umfangreichere Reparaturen wie den Austausch von Komponenten oder Systemen. Facility Management kümmert sich auch um das Instandhaltungsmanagement.

  • Sicherheits- und Schadensmanagement: Facility Management umfasst die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen wie Kameras, Zugangskontrollsystemen und Notfallplänen. Hierdurch sind Mitarbeiter, Besucher und Kunden sicher und geschützt.
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  • Stakeholder-Management & Förderung von Geschäftsbeziehungen: Facility Management bringt verschiedene Stakeholder zusammen. Dazu gehören die Verwaltung von Erwartungen, die Beilegung von Konflikten und die regelmäßige Berichterstattung über laufende Reparaturen und Wartungen am Gebäude. Facility Manager verwalten Verträge, verhandeln Preise und stellen sicher, dass Lieferanten Service-Level-Agreements einhalten.

  • Flächenmanagement: Effizientes Flächenmanagement kann Ihnen einen enormen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Facility Management sorgt dafür, dass der Raum innerhalb der Einrichtung effizient und effektiv genutzt wird. Dies kann die Büroplanung, Möbel- und Geräteanordnungen sowie Lagerlösungen umfassen.

  • Energie- und Umweltmanagement: Nachhaltigkeit ist weltweit ein wichtiges Thema. Daher bedeutet modernes Facility Management auch, Energieverbrauch und Umweltbelastung der Gebäude und Anlagen zu berücksichtigen. Dies kann die Implementierung von energieeffizienten Praktiken, die Reduzierung von Abfall und die Verwaltung der Nutzung natürlicher Ressourcen umfassen.

  • Budgetierung und Finanzmanagement: Facility Management inkludiert die Entwicklung und Verwaltung von Budgets, die Verfolgung von Ausgaben und die Sicherstellung, dass die Kosten unter Kontrolle gehalten werden.

Was ist der Unterschied zwischen Facility Management und Gebäudemanagement?

Im Deutschen werden die Begriffe Facility Management und Gebäudemanagement oft synonym verwendet, was zu Verwirrung und Missverständnissen führt. Während sich beide Begriffe auf die Verwaltung, Wartung und Instandhaltung von Gebäuden und Anlagen beziehen, ist Gebäudemanagement nur ein Teil des Facility Managements.

Das Gebäudemanagement kommt nur während der Betriebsphase einer Immobilie zum Einsatz. Es unterteilt sich zumeist in folgende Bereiche:

  • Technisches Gebäudemanagement
  • Infrastrukturelles Gebäudemanagement
  • Kaufmännisches Gebäudemanagement
  • Flächenmanagement

 

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Gebäudemanagement sorgt für die Integrität des Gebäudes selbst und seiner direkten Anlagen. Zum Gebäudemanagement gehört z.B. die Wartung von Aufzugs- Sanitär-, HVAC- und Elektroanlagen.

Das Facility Management hingegen umfasst ein breiteres Spektrum an Aktivitäten und Verantwortlichkeiten. Diese betreffen die Produktivität und die Ziele des Unternehmens sowie die Lebensqualität im Gebäude.

Zumeist werden sowohl Schlüsselmanagement und Gebäudereinigung als auch Budgetierung, Arbeitsplatzverwaltung, Belegungsplanung und Projektmanagement unter dem Begriff Facility Management versammelt.

Welche Aufgaben hat ein Facility Manager?

Der Facility Manager hat ein breites Spektrum an Aufgaben und sein Einfluss ist auf strategischer und operativer Ebene zu erkennen. Ein Facility Manager nimmt eine vielseitige Rolle ein, die ein hohes Maß an Verantwortung und Koordinationsfähigkeit erfordert.

Er ist ein:

  • Berater
  • Networker
  • Organisationstalent
  • Leader
  • Sicherheitsexperte
  • Technischer Betreuer
  • Administrativer Experte

 

Auch wenn die Aufgaben von Unternehmen zu Unternehmen variieren, ist der Facility Manager im Allgemeinen für die Wartung und Instandhaltung der Gebäude einer Organisation verantwortlich.

Der Facility Manager stellt sicher, dass diese den gesetzlichen Anforderungen und den Gesundheits- und Sicherheitsstandards entsprechen. Das Hauptaugenmerk liegt dabei auf Nachhaltigkeit, Ressourcen- und Energiemanagement.

Facility Management effizient gestalten

Es gibt verschiedene Methoden für ein optimales Facility Management, die zusätzliche Vorteile bringen können:

  • Durch integriertes Facility Management wird die Effizienz gesteigert und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Dienstleistern und Stakeholdern gefördert.
  • Durch strategisches Facility Management werden die Aktivitäten des Facility Managements auf die allgemeinen strategischen Ziele einer Organisation abgestimmt.
  • Durch eine bessere Ausstattung des Arbeitsplatzes werden Mitarbeiter produktiver.
  • Eine Facility Management Software ermöglicht eine erhebliche Kosten-, Zeit- und Arbeitsersparnis.

Effizienter Arbeiten mit integriertem Facility Management

Würden Sie mehrere Systeme verwenden, um eine einzelne Aufgabe zu erledigen? Nein, und das sollte für Ihr Facility Management nicht anders sein.

Der integrierte Facility Management Ansatz konsolidiert alle Facility Management Bemühungen unter einem gemeinsamen Team. Ein Team, das im Unternehmen integriert ist und die Arbeit gemeinsam ausführt. Im Gegensatz zur Verwaltung mehrerer Dienstleister haben Sie einen engagierten Partner.

Die Facility Management Software von Wowflow zentralisiert das Aufgaben- und Teammanagement in einem Tool.

Wowflow unterstützt die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit und ermöglicht, ein funktionales und abgestimmtes Team, auch wenn es aus verschiedenen Dienstleistern besteht.

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Geschäftsziele näher bringen mit strategischem Facility Management

Durch ein strategisches Facility Management verfolgt ein Unternehmen einen weniger reaktiven Ansatz für den Betrieb seines Arbeitsplatzes und konzentriert sich stattdessen auf langfristige Pläne und Initiativen. Dies ist definitiv eine spannende Option zur Optimierung des Facility Managements.

Auf Unternehmensebene wird das Facility Management leider meistens unterschätzt. Der Fokus liegt in der Regel in allen anderen Aspekten eines Unternehmens: Finanzplanung, Marketing, Produkt- und Dienstleistungsentwicklung, Mitarbeiter Recruiting usw.

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Der IFMA zufolge entfallen allerdings zwischen 10 % und 18 % der Gesamtausgaben auf Immobilien und Facility Services.

Wenngleich ein Unternehmen nicht Eigentümer seiner Gebäude ist, besitzt es in der Regel bestimmtes Equipment und Inventar, welches für das Kerngeschäft benötigt wird. Dies macht in der Bilanz einen großen Teil der Vermögenswerte aus und führt zu hohen Kosten in Form von Abschreibungen.

Warum also nicht auch den Arbeitsplatz zu einem Vermögenswert machen?

Dies gelingt mit strategischem Facility Management. Strategisches Facility Management verknüpft ein Geschäftsziel mit der Nutzung und Planung des Arbeitsplatzes.

Quelle: “Modern Facility and Workplace Management”, Alexander Redlein

Hochwertige Ausstattung für produktive Mitarbeiter

Qualitativ hochwertige Ausrüstung, wie benutzerfreundliche Software oder hochwertige Desktop-Geräte, kann die Arbeitserfahrung der Mitarbeitenden positiv beeinflussen. Eine gute Ausstattung am Arbeitsplatz trägt zu einem höheren Engagement der Mitarbeitenden bei.

Unterbrechungen aufgrund von IT-Fehlern oder einer schlechten Softwareauswahl kann zu einem Mangel an Motivation und Produktivität führen. Die Software sollte organisch in den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden eingefügt und speziell auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sein.

Außerdem ist die Wahl der geeigneten Software eine entscheidende Investition. Probieren Sie einmal, ob Sie alle Programme visualisieren können, die Ihr Unternehmen verwendet. Die meisten Unternehmen investieren nicht nur in schlechte Software, sie nutzen sie häufig nicht einmal.

Nach Daten, die für die Einführung von G2Track erhoben wurden, kostet ungenutzte Software Unternehmen jedes Jahr 40 Milliarden Dollar an überhöhten Ausgaben.

Lernen Sie die zahlreichen Vorteile im Vergleich zu herkömmlicher CAFM Software von Wowflow kennen. 

Vorteile einer Facility Management Software

Mehr denn je müssen Facility Management Teams genaue und verfügbare Daten speichern, nachhaltige Praktiken für ihre Gebäude wählen und der Effektivität und Effizienz von Gebäuden Priorität einräumen.

Facility Management Software gestaltet, die Arbeit von Facility Manager nahtloser und weniger fehleranfällig. Dies wiederum bedeutet, dass sie weniger Zeit für unnötige Aufgaben aufwenden und sich auf das Kerngeschäft fokussieren können. Eine Facility Management Software ermöglicht außerdem eine bessere Datenverwaltung, was zu einer besseren Entscheidungsfindung und geringeren Betriebskosten führt.

Service- und Instandhaltungsmodule stellen Anwendern beispielsweise Funktionen für die Integration von detaillierten Wartungsplänen für Geräte, Maschinen und Anlagen zur Verfügung. Die Software erinnert Sie automatisch und rechtzeitig an geplante Prüfungen und Wartungen.

Zahlreiche Module und Softwarelösungen für das Facility Management

Es gibt verschiedene Arten von Facility Management Software – CAFM, CMMS, ERP, EAM und IWMS. Jedes System hat unterschiedliche Zwecke und Funktionen, die sich jedoch überschneiden können. Alle zählen im Facility Management inzwischen zum Standard.

Eine Facility Management Software bietet in der Regel verschiedene Module, wie:

  • Wartungsmanagement
  • Schlüsselmanagement
  • Instandhaltungsmanagement
  • Auftragsmanagement (Ticketing)
  • Anlagenmanagement
  • Personaleinsatzplanung
  • Funktionen für technische Dokumentation
  • Berichterstattungsmöglichkeiten
  • Kommunikationsfunktionen

Die Implementierung der richtigen Softwarelösung für das Facility Management kann für Teams und Unternehmen zu einem absoluten Game Changer werden.

Wowflow entspricht den Bedürfnissen des Facility Managements perfekt.

Hunderte Facility Management Unternehmen verwenden die intuitive und übersichtliche Software Lösungen von Wowflow für:

Wie unterstützt Facility Management Unternehmen? Die 7 größten Vorteile

Als direktes Ergebnis guter Facility Management Praktiken können viele Vorteile für ein Unternehmen hervorgehoben werden, wir haben Ihnen die 7 wichtigsten Vorteile für Ihr Unternehmen zusammengefasst.

  1. Verbesserte Effizienz und Produktivität
  2. Bessere Compliance
  3. Kosteneinsparungen und höhere Einnahmen
  4. Besseres Kundenerlebnis
  5. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
  6. Höhere Sicherheitsstandards
  7. Erfüllen der Nachhaltigkeitskriterien

Aufgrund des rasanten technologischen Fortschritts entwickelt sich die Facility Management Branche ständig weiter, und auch dieses Jahr wird eine Reihe neuer Trends in den Vordergrund rücken.

Die Trends spiegeln die Entwicklung der Rolle des Facility Managers wider, deshalb lohnt es sich, sie im Auge zu behalten und sie schrittweise in die Facility Management Strategie einzubeziehen.

Doch wie kann man bewusste Entscheidungen treffen und in die richtige Technologie investieren?

Wir werfen einen genauen Blick auf die wichtigsten Trends:

Facility Management: von reaktiv zu proaktiv

Facility Management Software und -Technologien ermöglichen einen klaren Übergang von Reaktivität zu Proaktivität. Durch die Reduzierung von unerwarteten Vorfällen, Anlagenausfällen und Sicherheitsrisiken kann der Fokus ungestört auf das Kerngeschäft und die Strategieentwicklung gelegt werden. Vorbeugendes Instandhaltungsmanagement wird dank Überwachungsinstrumenten und Datenanalyse zum Kernpunkt des Facility Managements.

ESG-Berichterstattung und Nachhaltigkeit

Heutzutage sind Unternehmen verpflichtet, ESG-Anforderungen zu erfüllen und Nachhaltigkeitsberichte vorzulegen. Um ihr Engagement für dieses Ziel zu demonstrieren, kann ein Unternehmen z. B. eine ESG-Berichtssoftware verwenden. Dieses Tool ist ein Muss für die Erstellung umfassender Berichte über nachhaltige Praktiken und Leistungen.

„Mobile First” und papierloser Gebäudebetrieb

„Mobile First”-Gebäudebetrieb wird zum Standard, mit einer zentralen App, einem papierlosen Ansatz und einer einfacheren Kommunikation mit den Mietern. Wowflow bietet ein intuitives, mobiles Kollaborationstool mit der Erstellung von bildbasierten Arbeitsaufträgen und Problemberichten über QR-Codes.

Wowflow’s Lösung ist speziell auf die Bedürfnisse von Facility Management Teams zugeschnitten. Verwalten Sie Facility Management Aufgaben und Prozesse effizient mit Wowflow. Kostenlosen Account erstellen!

Instandhaltung 4.0 - auf dem Weg zu einer intelligenten Zukunft

Facility Maintenance 4.0 ist ein Konzept, das die Integration von fortschrittlichen Technologien wie dem Internet der Dinge, künstlicher Intelligenz, maschinellem Lernen und Big-Data-Analysen zur Optimierung der Verwaltung und Wartung von Anlagen beinhaltet.

Dieser Ansatz ermöglicht es Facility Managern, große Datenmengen in Echtzeit zu sammeln und zu analysieren, um datengesteuerte Entscheidungen zu treffen und potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie auftreten.

Ein weiterer Schritt zu mehr Zuverlässigkeit und Effizienz der Gebäudesysteme, zur Senkung der Wartungskosten und zur Verbesserung der Gesamtleistung des Gebäudes.

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FAQ: Facility Management

Harte Facility Management Dienstleistungen beziehen sich direkt auf das Gebäude. Sie sind untrennbar mit dem Gebäude verbunden und werden in der Regel als Investitionsausgaben betrachtet. Weiche Facility Management Dienstleistungen verbessern in erster Linie das Wohlbefinden der Menschen in den Einrichtungen und ermöglichen es ihnen, das Beste aus ihrer Zeit in den Einrichtungen zu machen.

Der Hausmeister ist in der Regel für die tägliche Instandhaltung und Reinigung von Gebäuden und Anlagen verantwortlich, während der Facility Manager eine breitere Verantwortung hat und sich um die strategische Planung und Verwaltung von Gebäuden und Anlagen kümmert.

Der Beruf des Facility Managers erfordert eine technische Ausbildung, wie in der Gebäudetechnik, oder einen Hintergrund in Betriebswirtschaft, Baubetriebswirtschaft, Immobilienwirtschaft oder Energiemanagement. In Deutschland ist es möglich, Facility Management an Fachhochschulen oder an Technischen Universitäten zu studieren.