Ein Post-it hier, ein Kalendereintrag da und wo ist eigentlich der Nachweis für die Brandschutzprüfung? Beim analogen Wartungsmanagement ist Zettelchaos vorprogrammiert. Zum Glück gibt es CMMS.
Die Abkürzung steht für Computerized Maintenance Management System. Auf Deutsch: Computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem. Die Lösungen digitalisieren also Prozesse im Gebäudemanagement, damit sie schneller und planbarer werden.
Wie funktioniert das genau und welche Anbieter passen am besten zu den eigenen Herausforderungen? Unser großer CMMS-Software-Vergleich liefert Antworten und Hilfe bei der Entscheidungsfindung.
In unserem großen Vergleich von CMMS Software konzentrieren wir uns auf sieben Produkte, welche die wichtigsten Aufgaben des modernen Wartungsmanagements abdecken, im deutschsprachigen Markt etabliert sind und als SaaS verfügbar sind:
- Wowflow
- Remberg
- eMaint
- ToolSense
- Maintastic
- Osapiens-CMMS
- TOM Instandhaltung
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Auf einen Blick: Die besten CMMS-Softwares
Für Eilige haben wir die zentralen Ergebnisse unseres großen CMMS-Software-Vergleichs in einer Tabelle zusammengefasst:
| Anbieter | Industrie | Preise* | Kann sofort getestet werden? | Geeignet für… |
|---|---|---|---|---|
| Wowflow | Facility Management Gebäudeservice & Facility Services |
0 € für Auftragnehmer und externe Dienstleister; 39,90 € für Mitarbeiter; 99,90 € für Administratoren und Manager im Jahr |
Ja, 14 Tage lang | Facility Manager, die mit externen Dienstleistern zusammenarbeiten |
| Remberg | Fertigung & Produktion Gebäude & Einrichtungen Lebensmittel & Getränke |
Essential ab 25 Euro pro User und Monat, Premium ab 45 Euro pro User und Monat; Enterprise-Lizenz auf Nachfrage | Ja, 14 Tage lang | Industrieunternehmen, die fortschrittliche KI-Fähigkeiten benötigen |
| eMaint | Lebensmittel & Getränke Life Sciences Fertigung & Produktion |
Kleine Teams mit bis zu drei User: 69 Euro pro User und Monat, danach danach ab 85 Euro pro User und Monat | Nein, erst nach einem initialen Verkaufsgespräch | Industrieunternehmen, die eine API-Schnittstelle brauchen |
| ToolSense | Bauwesen Reinigungsfirmen Hersteller & Händler |
Ab 29 Euro pro User pro Monat | Ja, 30 Tage lang | Unternehmen, die ein Gerätemanagement mit IoT-Sensoren benötigen |
| Maintastic | Fertigung & Produktion Pharma & Life Sciences Bau & Bergbau |
Ab 30 Euro pro User pro Monat | Nein, erst nach einem initialen Verkaufsgespräch | Fertigungsprozesse, die auf eine White-Label-Lösung angewiesen sind |
| Osapiens-CMMS | Produzierende Unternehmen Bauindustrie Energieversorger |
Starter-Lizenz (bis fünf Nutzer): kostenlos, danach 29 Euro pro User und Monat (bis zehn User) und 49 Euro pro User und Monat (Premium Lizenz) |
Ja, 14 Tage lang | Unternehmen mit verteilten Standorten und komplexeren Instandhaltungsanforderungen |
| TOM Instandhaltung | Industrie und Wirtschaft Medizin und Pflege |
Preise auf Anfrage | Nein, erst nach einem initialen Verkaufsgespräch | Industrie und Wirtschaft, die Energieeffizienz- Funktionen benötigen |
* Stand: Februar 2026. Alle Preise ohne Gewähr.
Natürlich ist das keine abschließende Auflistung, es gibt noch unzählige weitere Anbieter. Unsere Auswahl der sieben Tools beruht grundlegend auf folgenden Kriterien:
- Die Lösungen sind im deutschsprachigen Markt als SaaS-Lösung etabliert.
- Sie decken die wichtigsten Funktionen im Wartungsmanagement ab.
- Unsere jahrelange Erfahrung im Facility Management zeigt, dass alle Anbieter für die spezifischen Herausforderungen einen echten Unterschied machen. Dazu gehört auch, dass sie mobile Lösungen anbieten.
Eine detaillierte Auflistung der Auswahlkriterien finden Sie am Ende des Artikels.
Was ist eine CMMS-Software?
CMMS steht für Computerized Maintenance Management System. Dahinter verbirgt sich eine Software zur zentralen Verwaltung und Optimierung von Instandhaltungsprozessen von Anlagen, Maschinen und Gebäude.
Die digitale Plattform speichert dafür Informationen zu Assets, Wartungsterminen, Arbeitsaufträgen und Ersatzteilen. Anwender sehen alle Wartungsinformationen auf einen Blick, planen ihre Durchführung und dokumentieren sie zentral. Das Ergebnis sind eine steigende Produktivität, weniger Ausfallzeiten und eine verbesserte Nachvollziehbarkeit bei den Aufgaben für das Gebäudemanagement.
Unterschied zu anderen Software-Lösungen
Wartungsaufgaben sind enorm vielfältig, weswegen es nicht verwundert, dass es neben CMMS-Softwareprogrammen weitere IT-Produkte zur Unterstützung gibt. Unser Vergleich der wichtigsten Gebäudemanagement-Softwares zeigt, dass folgende Kategorisierung sinnvoll ist:
CAFM (Computer Aided Facility Management)
Anbieter wie in unserer CAFM-Software-Übersicht erweitern die Funktionen von CMMS unter anderem um Tools für die Flächenplanung sowie das Energie- und Service-Management.
EAM (Enterprise Asset Management)
EAM geht noch einen Schritt weiter als CAFM und deckt den gesamten Asset-Lebenszyklus ab, inklusive strategischer Analysen, Risikomanagement und ERP-Integration.
ERP (Enterprise Ressource Planning)
Darunter fallen umfassende Softwareprodukte, die möglichst alle Geschäftsprozesse abbilden. Das Gebäudemanagement ist also nur ein kleiner Bestandteil neben Lösungen für Buchhaltung, Personalwesen und mehr.
Welche Software-Lösung soll es werden? Entscheidungshilfe gibt es hier
Beim Vergleich verschiedener Facility-Management-Software zeigt sich, dass der Funktionsumfang sehr unterschiedlich sein kann. Daher sollte vor der Wahl des passenden Anbieters die Frage stehen, ob die CMMS-Funktionen reichen oder es doch eine CAFM-, EAM- oder ERP-Lösung braucht.
Unser Entscheidungsbaum kann bei der Beantwortung der Frage helfen:
Was ist das Hauptziel der Software-Einführung?
- „Wir wollen Störungen, Notfälle und ungeplante Ausfälle reduzieren und Wartung besser organisieren.“
- „Wir wollen Gebäude, Flächen, Räume, Belegung und Services im Griff haben.“
- „Wir wollen vor allem betriebswirtschaftliche Prozesse in einem System integrieren; Maintenance ist nur ein Teil davon.“
Antwort 1:
- Bei einem überschaubaren Asset-Umfang an ein bis drei Standorten reicht eine CMMS-Lösung häufig aus. Sie bietet alle notwendigen Funktionen und ist schnell aufgesetzt.
- Sind mehrere Werke und Regionen im Spiel und eine Risikobetrachtung notwendig, ist eine EAM-Lösung wahrscheinlich die bessere Wahl. Sie bietet anhand von Asset-Daten strategische Analysen und Risikobetrachtungen.
Antwort 2:
- Wenn Themen zur Infrastruktur eher zweitrangig sind und die technische Wartung im Vordergrund steht, dann ist eine CMMS-Lösung die richtige Wahl.
- Wenn es darum geht, einen Überblick über die Raum-Belegungen zu erhalten sowie Services wie Reinigung und Catering zu steuern, dann sollte CAFM in den Fokus rücken. Übrigens: Wie unser Software-Vergleich zeigt, haben viele CAFM-Systeme ein CMMS-Modul integriert. Daneben gibt es adäquate CAFM-Alternativen .
Antwort 3:
- Wenn grundlegende Maintenance-Funktionen reichen und keine weiteren Tools im Unternehmen eingeführt werden sollen, dann fällt die Wahl schnell auf die im ERP hinterlegten Ressourcen. SAP bietet beispielsweise spezielle Funktionen für das Immobilien- und Facility-Management.
- Wenn Sie mehr Details im Gebäudemanagement benötigen – etwa mobile Apps, individuelle Checklisten oder detaillierte Asset-Verwaltung – reicht ein reines ERP nicht aus. Ein EAM-System kann in diesem Fall den Funktionsumfang erweitern und nativ an das ERP angebunden werden.
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Welche Kernfunktionen sollte ein CMMS haben?
Im Kern sollte ein CMMS sieben Funktionen abbilden:
Wartungsplanung und präventive Instandhaltung
Eine automatische Erstellung vorbeugender Wartungspläne mit Checklisten und Benachrichtigungen sollte zeit-, zähler- oder zustandsbasiert möglich sein. Eine solche Verlagerung von reaktiven Reparaturen zu vorausschauender Wartung senkt Ausfallzeiten drastisch.
Arbeitsaufträge und Ticketing
Anstehende Wartungen müssen verlässlich und möglichst automatisiert an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. Diese automatisierten Workflows und schnelleren Informationszugriffe beschleunigen die Wartungsprozesse.
Asset‑ und Anlagenmanagement
Ein CMMS Computerized Maintenance Management System ist ein One-Stop-Shop wenn es um die Verwaltung aller Anlagen, Gebäuden und anderer Assets geht. Hier sind Prüfprotokolle, Standorte, Garantien und technische Daten hinterlegt.
Mobile App und Offline‑Funktion
Fotodokumentation, Ticketerstellung, Checklistenaufruf und mehr müssen mobil und von unterwegs möglich sein.
Reporting und KPIs
Die Brandschutzdokumentation zählt zu den wichtigsten Dokumenten im Wartungsmanagement. Daneben gibt es zahlreiche weitere Informationen, die sicher und zentral im CMMS abgelegt werden. Das dient nicht nur Compliance-Anforderungen. Vielmehr liefern sie Datenanalysen und Berichte für fundierte strategische Entscheidungen.
Die 7 wichtigsten CMMS-Softwares im Vergleich
Die Entscheidung ist gefallen: Ein CMMS soll es werden. In unserem großen Vergleich nehmen wir sieben Anbieter genauer unter die Lupe. Sie alle wollen das Wartungsmanagement von Facility Managern im DACH-Raum vereinfachen. Gelingt das und welche Schwerpunkte setzen sie im einzelnen? Unsere detaillierte Übersicht zeigt es.
Wowflow – Kollaborative CMMS-Softwarelösung
Wowflow hat sich seit Gründung vor sieben Jahren zu einem Vorreiter auf dem CMMS-Markt in Deutschland, Österreich und der Schweiz entwickelt. Zu den Kunden zählen Sony, Brau-Union und die Schwäbisch-Alp-Bahn.
Der Erfolg basiert auf einer einmaligen Kollaborationsplattform, auf der unbegrenzt viele externe Dienstleister kostenlos registriert werden können. Dazu kommen eine intuitive Benutzeroberfläche mit zahlreichen Modulen für das Wartungsmanagement und eine App, die überwiegend Top-Bewertungen in den Stores (Google: 4,2, Apple: 4,4) erhält. Sie erreicht hohe Akzeptanzraten bei den Mitarbeitern, auch weil sie offline funktioniert. Darin spiegelt sich der Mobile-first-Ansatz des Anbieters wider.
Hinzu kommen bei der CMMS-Software Wowflow ein hervorragender Kundensupport und ein persönliches Onboarding von Neukunden.
Hauptfunktionen:
- Auftragsmanagement und Ticketing: Arbeitsaufträge können per Mail oder QR-Code an einem Ort gesammelt und ihr Status in Echtzeit nachverfolgt werden
- Wartungsplanung und Instandhaltung: Instandhalter erhalten automatisch Nachrichten über vorzunehmende Maßnahmen
- Checklisten und Formulare: Entsprechend der Inspektions- oder Wartungsanforderungen werden Formulare und Checklisten flexibel erstellt
- Anlagenmanagement: Alle Assets im Gebäude lassen sich zentral erfassen und verwalten
- Analysen und Reportings: Berichte können mit wenigen Klicks mit dem eigenen Logo versehen und als PDF an Kunden geschickt werden
- Geräte- und Schlüsselmanagement: Vollständiger Überblick über alle verliehenen Gegenstände – von Schlüssel bis Rasenmäher
- Collaboration-Plattform: Nahtlose E-Mail-Integration und kostenlose Einbindung externer Dienstleister
- Mobile Funktionen: Offline-fähige App mit Signaturen, Fotodokumentation und Ticketerstellung
Wowflow im Einsatz:
Von ‘Oh mein Gott’ zu ‘Wow’: Wie OBI mit Wowflow in Österreich 70% weniger Admin-Aufwand im Facility Management hat – und Wartungen in Echtzeit managt
OBI betreibt 63 Filialmärkte in Österreich und hatte früher mit zeitaufwendigen Instandhaltungsprozessen im Facility Management zu kämpfen. Facility Manager verbrachten viel Zeitl Informationen in unzähligen
Wie Casa Concept Consulting mit Wowflow 80 % weniger Reklamationen hatte – und 2,5-mal mehr Objekte mit dem gleichen Objektleiterteam betreut
Casa Concept Consulting ist ein regionaler FM-Boutique-Dienstleister, der für Qualität und Nähe zu seinen Kunden stand. Doch mit dem Wachstum kam die Erkenntnis: Um das
Wie Forsthuber Hausbetreuung mit Wowflow 40% Admin-Aufwand reduzieren – und die Kundenanliegen in Rekordzeit abschließen!
Forsthuber Hausbetreuung optimierte seine Arbeitsabläufe mit Wowflow und reduzierte den administrativen Aufwand um 40%. Zuvor stieß das Unternehmen mit drei verschiedenen Tools für Kommunikation, Wartung
Vorteile von Wowflow:
- Maßgeschneiderte Lösung für die Instandhaltung und Wartung von Gebäuden
- Wowflow unterstützt zehn verschiedene Sprachen wie Deutsch, Englisch, Polnisch, Russisch, Italienisch und Ukrainisch.
- Externe Mitarbeiter lassen sich auf der Plattform integrieren – ohne zusätzliche Kosten und deren Registrierung
- Die CMMS Software kann 14 Tage lang kostenlos im Betrieb getestet werden
- Aktuelle E-Mails synchronisiert Wowflow automatisch, was den manuellen Aufwand erheblich reduziert
- Positive Bewertungen auf Trusted (4,7 bei 79 Bewertungen) und Capterra
Nachteile von Wowflow:
- Die Software eignet sich weniger für die Wartung von Produktionslinien oder komplexer Maschinen
- Es fehlt ein dediziertes Ersatzteillager-Modul
Wowflow fokussiert sich auf eine mobile Arbeitsweise und die nahtlose Verknüpfung verschiedener Profis. Daher eignet sich die Anwendung vor allem für das moderne Wartungsmanagement, das mit verschiedenen externen Dienstleistern zusammenarbeitet.
- Lizenzkosten: 14-tägiger Testzeitraum, danach ab 99,90 Euro im Jahr*
- Capterra-Bewertung: 5,0 (16 Bewertungen)
Remberg – KI-gestützte Instandhaltungssoftware
Remberg versteht sich als moderne, KI-unterstützte Instandhaltungssoftware mit starkem Fokus auf Assets, Wartungsprozesse und digitale Service-Modelle. Die Plattform adressiert sowohl klassische Instandhaltungsteams als auch Unternehmen, die After-Sales-Services digitalisieren wollen.
Ein besonderes Feature ist der KI-Copilot, der Wartungsteams bei Störungsanalysen und Lösungsvorschlägen unterstützt – eine Funktion, die Remberg zu einem innovativen Anbieter am Markt macht.
Hauptfunktionen:
- Asset-Register: Zentrale Verwaltung aller Maschinen und Anlagen über App, PC oder QR-Code
- Work-Order-Management: Effiziente Erstellung, Zuweisung und Nachverfolgung von Arbeitsaufträgen
- Checklisten und Prozesse: Checklisten, Standardarbeitsanweisungen und Reports können per App und offline ausgefüllt werden
- Ersatzteilverwaltung: Übersicht über Lagerbestände und benötigte Ersatzteile.
- Präventives Maintenance: Strukturierte Planung präventiver Wartungen basierend auf Terminen oder Intervallen
- Serviceportale: Digitale Portale für die Kommunikation zwischen Betreibern und Herstellern
Vorteile von Remberg:
- Eine der ersten CMMS-Lösungen mit vollwertigem KI-Copiloten für die Wartungsunterstützung
- Die cloudbasierte Benutzeroberfläche bietet ein intuitives, modernes Design
- Die Anwendung lässt sich 14 Tage lang ohne Kontakt zum Vertrieb kostenlos testen
- Das Tool ist ISO/IEC 27001-zertifiziert für höchste Datensicherheit
- Verschiedene Systeme können über API angedockt werden
Nachteile von Remberg:
- Die Preisgestaltung ist nicht vollständig transparent auf der Website
- Für eine einfache Gebäudewartung ist die Lösung möglicherweise zu technisch und detailliert
- In manchen Bereichen fehlen laut Nutzerfeedback KPI-Auswertungen
Remberg ist ideal für Industrieunternehmen mit komplexen Maschinen, die KI-gestützte Wartungsanalysen und Prozesse nutzen wollen.
- Lizenzkosten: Ab 30 Euro im Monat pro Nutzer*
- Capterra-Bewertung: 4,9 (33 Bewertungen)
eMaint – Langjährig etablierte CMMS-Lösung
Mit über 30 Jahren Markterfahrung und mehr als 150.000 Nutzern weltweit gehört eMaint zu den etabliertesten Anbietern der Branche. Das cloudbasierte CMMS ist Teil des Fluke Reliability-Portfolios und komplementiert das Ökosystem rund um Prüftechnik und Sensorik. Die Lösung eignet sich daher vor allem für komplexe Maintenance-Prozesse im produzierenden Gewerbe.
Hauptfunktionen:
- Work-Order-Management: Umfassende Verwaltung aller Arbeitsaufträge mit detaillierten Workflows
- Präventive Wartung: Planungsfunktionen für eine vorbeugende Instandhaltung
- Anlagen- und Standortstrukturen: Detaillierte Abbildung komplexer Organisationsstrukturen
- Ersatzteil- und Lagerverwaltung: Vollständiges Inventory-Management-Modul
- Analytik und Berichterstattung: Umfangreiche Reporting- und Analysefunktionen
- Mobile App: Offline-fähige App für die Arbeit im Feld
- eMaint AI: Die KI soll Ausfälle vorhersagen und automatisch Tickets erzeugen können
Vorteile von eMaint:
- Sehr funktionsreiches, bewährtes CMMS mit über 150.000 Usern weltweit und über 30 Jahren Erfahrung
- Hervorragende API-Integrationen zu anderen Softwares und ERP-Systemen
- Viele Best-Practice-Templates und KPI-Dashboards für verschiedene Branchen
- Transparente Preisgestaltung mit klar definierten Paketen
- Über 300 positive Bewertungen auf Capterra
- Starke Offline-Funktionalität der mobilen App
Nachteile von eMaint:
- Oberfläche und Konfiguration gelten teils als komplex und veraltet, was den Einführungsaufwand erhöht
- Die mobile App hat mittelmäßige Bewertungen: Fluke Mobile erhält 3,7 Sterne, eMaint X5 nur 2,6 Sterne im Google Play Store
- Ein Test ist erst nach einem Gespräch mit dem Vertriebsteam möglich
- Für eine einfache Gebäudewartung sind die Funktionen eventuell zu umfangreich
- Manche Nutzer monieren den technischen Support
eMaint eignet sich vor allem für mittelgroße bis große Industrieunternehmen und Maintenance-Organisationen, die ein erprobtes CMMS mit breitem Funktionsumfang und tiefen Integrationsmöglichkeiten benötigen.
- Lizenzkosten: ab 69 Euro pro Nutzer und Monat*
- Capterra-Bewertung: 4,4 (329 Bewertungen)
ToolSense – „Asset Operations Platform“ mit IoT-Integration
ToolSense positioniert sich als „Asset Operations Platform“ an der Schnittstelle von Asset-Tracking, Inspektionen und Instandhaltung. Die Software wurde ursprünglich für Bau, Vermietung und service-intensive Branchen entwickelt und legt besonderen Fokus auf die Digitalisierung des gesamten Asset-Lebenszyklus über QR- und NFC-Tags.
Ein Alleinstellungsmerkmal sind die eigenen IoT-Sensoren, die ToolSense für die Maschinenüberwachung anbietet – ideal für Unternehmen, die Hardware- und Software-Lösung aus einer Hand suchen. Denn die Integration von IoT-Technologien in ein CMMS kann die Effizienz der Wartungsprozesse steigern.
Hauptfunktionen:
- Asset-Management: Einfache Identifikation und Verwaltung aller Geräte und Maschinen mittels QR-Codes
- Prüfung und Inspektionen: Wartungs- und Sicherheitsinspektionen werden durch IoT-Daten oder festgelegte Intervalle ausgelöst
- Wartungsmanagement: Wartungsworkflows lassen sich für mehrere Assets gleichzeitig erstellen
- Work-Order-Management: Tickets werden automatisch erstellt und an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet
- Dashboard-Analysen: Transparenz über Laufzeiten, Ausfälle und Auslastung
- IoT-Sensoren: Eigene Sensoren zur Maschinenüberwachung
Vorteile von ToolSense:
- Die Lösung kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden
- Die Software ist besonders stark in der Geräteverwaltung und im Asset-Tracking
- Der Funktionsumfang kann durch die firmeneigene IoT-Hardware erweitert werden, wodurch sich die vorausschauende Wartung erleichtern und das Anlagenmanagement verbessern lässt
Nachteile von ToolSense:
- Die Preisgestaltung ist auf der Website nicht transparent – recherchierte Angaben beziehen sich auf Vergleichsportale
- Die Lösung ist weniger stark bei klassischen Gebäudestrukturen und kaufmännischen FM-Funktionen
- Die Bewertung der ToolSense-App fällt durchmischt aus
- Für einige Nutzer ist der Funktionsumfang zu komplex
Durch die Kombination aus Software und IoT-Sensoren ist ToolSense besonders interessant für Bau- und Reinigungsunternehmen, Maschinenvermieter und andere Unternehmen mit vielen verteilten, mobilen Assets.
- Lizenzkosten: 30-tägiger Testzeitraum, danach ab 29 Euro pro User und Monat*
- Capterra-Bewertung: 4,7 (67 Bewertungen)
Maintastic – Kollaborationsplattform mit White-Label-Option
Maintastic wird als moderne, KI-unterstützte Instandhaltungssoftware beworben. Die Lösung adressiert vor allem industrielle Anwender mit Bedarf an strukturierter Wartungsplanung und digitaler Kommunikation zwischen verschiedenen Stakeholdern.
Dafür bietet das Tool abseits klassischer CMMS-Funktionen eine Video- und Chat-Funktion. Maintastic wird so zu einer echten Kollaborationsplattform.
Hauptfunktionen:
- Asset Management: Maschinen, Anlagen und Gebäudetechnik könne verwaltet und optimiert werden
- Tickets und Fehlermeldungen: Störungen lassen sich per Sprache erfassen und eine KI wandelt die Informationen in Tickets um
- Wartungsplanung: Flexibel gestaltbare Vorlagen und automatische Zuweisung von Arbeitsaufträgen
- Kollaboration mit KI und AR: Zusammenarbeit von Instandhaltungsteams, Lieferanten und Technikern in Echtzeit
- White-Label-Option: Möglichkeit zur Anpassung der App an das eigene Corporate Design
Vorteile von Maintastic:
- Moderne, mobile Oberfläche mit Fokus auf Benutzerfreundlichkeit
- Einzigartige Video- und Chat-Funktionen für Remote-Support
- White-Label-Lösung für Unternehmen mit Branding-Anforderungen
- Das Tool ist ISO/IEC 27001-zertifiziert für höchste Datensicherheit.
- Positive Bewertungen auf Capterra und im Google Play Store (4,9 bei 34 Rezensionen)
Nachteile von Maintastic:
- Die Preisgestaltung ist auf der Website nicht transparent – recherchierte Angaben beziehen sich auf Vergleichsportale
- Kein sofortiger Testzugang ohne Kontakt zum Vertriebsteam
- Begrenzte öffentliche Referenzen und Bewertungen im Vergleich zu etablierteren Anbietern
- Es fehlt ein Modul für das Ersatzteil- und Inventarmanagement
Maintastic ist eine gute Option für Unternehmen, die mit vielen externen Dienstleistern eng zusammenarbeiten und dadurch einen starken Kollaborationsfokus haben. Die White-Label-Option macht die Lösung außerdem interessant für Dienstleister mit eigenen Branding-Anforderungen.
- Lizenzkosten: für kleine Teams kostenlos, danach ab 30 Euro pro User und Monat*
- Capterra-Bewertung: 4,9 (33 Bewertungen)
osapiens-CMMS – CMMS als Teil einer Hyperscaler-Plattform
osapiens-CMMS ist Teil des osapiens HUB mit insgesamt 25 verschiedenen cloudbasierten Softwarelösungen. Sie sollen Unternehmen dabei helfen, Berichtspflichten zu erfüllen, Lieferketten zu verwalten und Risiken aller Art zu minimieren. Mit Erfolg: Osapiens ist Deutschlands erstes Einhorn 2026.
Hauptfunktionen:
- Asset Management: Alle Stammdaten, Formulare, Aufträge und Dokumente zentral an einem Ort
- Instandhaltungsaufträge: Einhaltung von Industriestandards wie GMP durch Smart Forms
- Präventive Instandhaltung: Planung, Durchführung und Optimierung von Wartungs- und Reparaturprozessen.
- Ersatzteile und Lager: Bestandsüberwachung in Echtzeit, um Engpässe zu vermeiden
- SAP-Integration: Bidirektionale Synchronisation mit ERP-Systemen.
Vorteile von osapiens:
- Sehr transparente Preisgestaltung mit drei klaren Paketen: Starter (kostenlos), Essential (29 Euro pro Nutzer und Monat), Permium (49 Euro pro Nutzer und Monat)
- Software kann 14 Tage lang kostenlos ohne Vertriebskontakt getestet werden
- Darüber hinaus gibt es eine kostenlose Starter-Version für bis zu 5 Nutzer
- Teil des osabiens Hub, sodass die Lösung flexibel um Compliance- und Nachhaltigkeitstools erweitert werden kann
- Gute Anbindungsmöglichkeiten an Salesforce, Outlook, SAP und weitere Unternehmenslösungen
Nachteile von osapiens:
- Für kleine Betriebe mit einfachen Wartungsarbeiten möglicherweise zu umfangreich
- Im klassischen CMMS-Markt noch weniger bekannt als etablierte Anbieter, wodurch die öffentlichen Bewertungen begrenzt sind
osapiens-CMMS eignet sich vor allem für mittelgroße bis große Unternehmen, die neben der reinen Instandhaltung auch Themen wie Lieferkettentransparenz und ESG-Reporting abbilden möchten.
- Lizenzkosten: 14-tägiger Testzeitraum, danach kostenlos oder ab 29 Euro pro User und Monat*
- Capterra-Bewertung: 5,0 (1 Bewertung)
TOM Instandhaltungssoftware – Bewährte CMMS-Lösung aus Deutschland
TOM Instandhaltungssoftware ist eine seit über 25 Jahren im Markt etablierte CMMS-/CAFM-Lösung. Sie richtet sich an Unternehmen, die prüf- und wartungspflichtige Objekte aller Art besitzen oder im Kundenauftrag betreuen – von Produktions- und Gebäudetechnik über Stadtwerke bis hin zu Medizin- und Sicherheitstechnik. Ein besonderes Modul ist TOMeda für Energiemonitoring und -optimierung.
Hauptfunktionen:
- Vorgangsmanagement: Verwaltung von Wartungen, Prüfungen, Störungen und Reparaturen
- Schwachstellenanalyse: Stillstandszeiten, Reaktionszeiten und weitere Kennzahlen auswerten
- Gebäudeverwaltung: Komplette Gebäude, inklusive Etagen und Räume, digital abbilden
- Druck- und Labeldesigner: Grafische Auswertungen unternehmensspezifischer Informationen
- TOMeda (Zusatzmodul): Energiemonitoring und Optimierung des Energieverbrauchs
Vorteile von TOM:
- Der Anbieter M.O.P GmbH ist seit über 35 Jahren am Markt und hat dadurch reichhaltige Erfahrungen
- On-Premise und als Cloud-Lösung verfügbar
- Spezielles Energiemonitoring-Modul für energieintensive Betriebe
Nachteile von TOM:
- Oberfläche wirkt im Vergleich zu neueren Cloud-Lösungen teils veraltet
- Es gibt keine Hinweise zu Preisen und Paketen
- Für einen Testzugang muss das Sales-Team kontaktiert werden
TOM Instandhaltungssoftware eignet sich besonders für Unternehmen, die eine On-Premise-Option suchen und ihre Energiekosten reduzieren wollen.
- Lizenzkosten: Preis auf Anfrage
- Capterra-Bewertung: keine Bewertung
Unsere 3 Auswahlkriterien
Allein auf dem deutschen Markt gibt es mehr als 20 etablierte CMMS-Anbieter. Sie alle einem ausführlichen Vergleich zu unterziehen, würde den Rahmen dieses Artikels sprengen. Aus diesem Grund haben wir uns für unsere Übersicht auf sieben Lösungen beschränkt.
Für deren Auswahl haben wir diese drei Kriterien zu Grunde gelegt:
- Alle Anbieter sind etabliert im DACH-Raum mit deutschsprachigem Support und einem DSGVO-konformen EU-Cloud-Hosting.
- Die Gründer von Wowflow sind selbst ehemaliger Facility Manager. Auf Basis dieser Erfahrung haben wir die Lösungen ausgewählt, die wirklich einen Unterschied im Arbeitsalltag machen: Sie reduzieren Ausfälle, optimieren Planungen und digitalisieren papierbasierte Prozesse. Und das zuverlässig und leicht umsetzbar, sodass die Effizienz von Wartungsaktivitäten wirklich steigt.
- Dazu gehört auch, dass alle Anbieter native Apps oder mobile Erweiterungen für Smartphones und Tablets im Programm haben. Denn wir wissen: Ohne digitales Endgerät geht heute kein Facility Manager mehr aus dem Haus. Darüber lassen sich Störungen, Checklisten und Aufträge direkt vor Ort erfassen und synchronisieren.
Fazit
Die Wahl der richtigen CMMS-Lösung kann ein schwieriger Prozess sein, da viele Implementierungen hinter den Erwartungen zurückbleiben. Unser Überblick soll das verhindern und Ihnen die Suche nach einer passenden Lösung für Ihre Wartungsstrategien erleichtern.
Während Remberg und Maintastic mit innovativen KI-Funktionen punkten, setzen eMaint und TOM Instandhaltung etablierte Enterprise-Lösungen für komplexe industrielle Anforderungen. Ein Schritt weiter gehen ToolSense mit einer IoT-Integration und osapiens-CMMS, das eine Brücke zwischen Instandhaltungsmanagement und Reporting schlägt.
Für Facility Management und Gebäudewartung im DACH-Raum mit Fokus auf mobile Nutzung und externe Zusammenarbeit bietet die CMMS-Software von Wowflow eine attraktive Kombination aus benutzerfreundlicher App, kostenloser Dienstleister-Integration und transparenter Preisgestaltung. Wer sich von den Leistungen selbst überzeugen möchte, sollte den kostenlosen Vollzugang für 14 Tage nutzen.
FAQ
Für wen lohnt sich ein CMMS?
Ein CMMS lohnt sich für alle, die regelmäßig Wartungs- oder Instandhaltungsaufgaben durchführen. Das gilt besonders für Betriebe mit mehreren Assets an verschiedenen Standorten, da es Ausfallzeiten reduzieren, Wartungskosten senken und die Transparenz über den Anlagenzustand verbessern kann. Außerdem bündelt ein CMMS alle Dokumente an einem Ort, sodass Nachweispflichten leichter erfüllt werden.
Was kostet CMMS Software?
Die Kosten variieren je nach Funktionsumfang und Lizenzmodell deutlich. Wowflow gibt es bereits ab 99,90 Euro pro User im Jahr. Andere cloud-basierte Lösungen beginnen bei etwa 20 Euro pro Nutzer und Monat. Hinzu kommen gegebenenfalls Schulungs-, Einführungs- und Integrationskosten, besonders bei IoT-Anbindungen.
Wie lange dauert die Einführung einer CMMS Software?
Die Implementierungsdauer hängt von der Unternehmensgröße, der Datenaufbereitung und dem Funktionsumfang ab. Kleine Organisationen können innerhalb von wenigen Wochen starten, während größere Unternehmen mit komplexen Prozessen und Schnittstellen schon mal mehrere Monate benötigen. Unabhängig dieser Faktoren benötigt Wowflow maximal acht Wochen bis zur erfolgreichen Implementierung – ansonsten gibt es das Geld zurück.
