Dieser Artikel wurde am 21.01.2026 überarbeitet und auf Aktualität überprüft.
Viele Facility-Management-Teams arbeiten noch mit Excel-Listen, WhatsApp-Chats und Zetteln. Das führt zu unklaren Zuständigkeiten, fehlenden Nachweisen und hohem administrativem Aufwand. Besonders im Alltag von Hausmeisterdiensten, der Objektbetreuung und der technischen Hausverwaltung.
Die Lösung: eine Facility Management Mobile App, die dabei hilft, Arbeitsabläufe zu vereinfachen, Transparenz zu schaffen und Zeit zu sparen. Aufgaben, Wartungen und Kontrollen werden mobil geplant, dokumentiert und nachverfolgt. Gleichzeitig verbessern sie die Zusammenarbeit zwischen Büro, Außendienst und Dienstleistern und ermöglichen eine effizientere Immobilienbewirtschaftung. Doch das Angebot ist unübersichtlich – von einfachen Checklisten-Apps bis hin zu komplexen CAFM-Systemen. Nicht jede Lösung passt zu jedem Team.
In diesem Artikel vergleichen wir 8 Facility Management Apps für den DACH-Markt. Sie erfahren, welche App für welchen Einsatz geeignet ist und worin sich die Tools wirklich unterscheiden, insbesondere für Teams, die heute noch mit Excel, WhatsApp oder Papier arbeiten.
Kurzüberblick – Die besten Facility Management Apps im Vergleich
Falls Sie wenig Zeit haben, finden Sie hier eine kurze Übersicht über die wichtigsten Unterschiede. Unten gehen wir weiter auf jede Facility Management App für Android oder iOS im Detail ein und erklären, für welches Team welche Lösung sinnvoll ist:
| Anbieter | Funktionen | Preis pro Nutzer (ab) | Geeignet für… | Möglichkeit, die App sofort kostenlos zu testen? |
|---|---|---|---|---|
| Wowflow | Ticketing, Anlagenverwaltung, einfache Checklisten | Ab 39 Euro | Moderne Facility-Management-Teams | Ja |
| Planradar | Planbasierte Ticketausstellung, Checklisten | Ab 26 Euro | Teams im Bauwesen oder Teams, die genaue Standorte in Gebäuden lokalisieren müssen | Ja |
| Planon | Apps für verschiedene Aspekte des Facility Managements | N/A | Große Organisationen, die ein CAFM-Funktionsniveau benötigen | Nein |
| RIB IMS | Apps für CAFM-Module | N/A | Große Organisationen, die ein CAFM-Funktionsniveau benötigen | Nein |
| firstaudit | Erweiterte Formulare und Checklisten | Ab 0 Euro | Teams, die hauptsächlich die Inspektion durchführen müssen | Ja |
| ImmoTrack | Automatische Routenplanung & Einsatzplanung | N/A | Für Teams, die häufig die täglichen Routen planen müssen | Nein |
| SmapOne | App-Baukasten | N/A | Teams, die ihre eigene App erstellen möchten | Ja |
| GetFM | Mobile Dokumentation & Kontrollen | N/A | CAFM-Nutzer mit mobilem Außendienst | Ja |
Was ist eine Facility Management App?
Eine mobile App für Facility Management ermöglicht es Facility-Management-Teams, Aufgaben direkt vor Ort per Smartphone oder Tablet zu planen, auszuführen, zu dokumentieren und nachzuverfolgen. Dabei unterscheiden sich die Apps stark je nach Aufgabenprofil: Entscheidend ist nicht die Größe des Unternehmens, sondern welche Arbeiten im täglichen Betrieb tatsächlich erledigt werden müssen.
Typische Funktionen:
- Auftrags- und Ticketmanagement: Erstellung, Priorisierung, Zuweisung und Nachverfolgung von Arbeitsaufträgen, Störungen und Serviceanfragen – inklusive mobiler Bearbeitung direkt vor Ort
- Asset-, Objekt- und Inventarverwaltung: Erfassung und Verwaltung von Gebäuden, Räumen, Anlagen, Geräten sowie Inventar.
- Asset Management mit QR-Codes: Gebäude, Anlagen und Geräte eindeutig zuordnen und vor Ort schnell melden – per QR-Codes, Barcodes oder Beacons.
- Digitale Checklisten, Inspektionen & Audits: Mobile Durchführung von Begehungen, Prüfungen und Kontrollen mithilfe strukturierter Checklisten oder Formulare.
- Fotodokumentation: Schäden, Arbeiten und Inspektionen direkt vor Ort per App erfassen – inklusive Fotos, Videos, Kommentaren und Zeitstempeln
- Wartung & Instandhaltung: Planung und Dokumentation regelmäßiger Wartungsarbeiten. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich mobil abhaken, inklusive Nachweisen.
- Einsatz-, Routen- und Tagesplanung: Unterstützung bei der Planung von Einsätzen, Tagesrouten und Aufgabenabfolgen
- PDF-Reporting: Automatisierte Berichte zu Aufgaben, Objekten und Dienstleistern.
- Plan-, BIM- & Standortbezug (je nach Lösung): Verortung von Aufgaben, Mängeln oder Wartungen direkt auf 2D-Plänen oder BIM-Modellen. Ergänzt durch GPS-Funktionen zur Orientierung, Navigation oder zur Einsatzübersicht im Außendienst.
- Kommunikation & Kollaboration: Zentrale Abstimmung zwischen Außendienst, Büro, Dienstleistern und Subunternehmern in der App. Kommentare, Statusmeldungen und Aufgabenübergaben erfolgen.
- Offline-Fähigkeit: Arbeiten ohne Internetverbindung, z. B. in Kellern, Technikräumen oder abgelegenen Objekten. Daten werden automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht.
- Auswertung, Analyse & Zusatzfunktionen: Zentrale Auswertung der erfassten Daten, KPI-Übersichten sowie Exportfunktionen. Je nach Anbieter ergänzt durch Energie- oder Zählerstandserfassung, Workspace-Management, Qualitätsbewertungen oder KI-gestützte Assistenzfunktionen.
Wowflow - Moderne Facility Management App für operative Teams
Wowflow ist eine mobiloptimierte App, die speziell für den operativen Gebäudebetrieb im DACH-Raum entwickelt wurde. Im Gegensatz zu klassischen, planbasierten CAFM-Systemen konzentriert sich Wowflow auf das, was Facility-Management-Teams im Alltag wirklich brauchen: Aufgaben steuern, Wartungen durchführen, Nachweise dokumentieren und mit internen wie externen Beteiligten direkt per App zusammenarbeiten.
Die Lösung richtet sich an Verantwortliche aus Hausmeisterdiensten, der Objektbetreuung und der technischen Hausverwaltung, die heute noch mit Excel, WhatsApp oder Papier arbeiten und eine pragmatische, sofort einsetzbare Lösung suchen. Wowflow ist vollständig webbasiert und auf Smartphones und Tablets optimiert: ideal für den Einsatz im Feld.
Hauptfunktionen:
- Auftragsmanagement & Ticketing: Aufgaben erstellen, priorisieren, zuweisen und mobil nachverfolgen.
- Asset Management & QR-Codes: Gebäude, Anlagen und Geräte eindeutig zuordnen und schnell melden.
- Fotodokumentation & Checklisten: Schäden, Arbeiten und Inspektionen direkt vor Ort per App erfassen.
- Wartung & Instandhaltung: Planung und Dokumentation regelmäßiger Wartungsarbeiten.
- PDF-Reporting: Automatisierte Berichte zu Aufgaben, Objekten und Dienstleistern.
- Kommunikation & Kollaboration: Zentrale Abstimmung mit Teams und Dienstleistern ohne Medienbrüche.
- Offline-Funktion: Arbeiten ohne Internet, automatische Synchronisation bei Verbindung.
Wowflow im Einsatz:
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Vorteile:
- Eine der modernsten und zugleich einfachsten Facility Management Mobile App am Markt
- kostenloser 14-tägigen Testzugang, sofort nutzbar, ohne Sales-gespräch
- Sehr hohe Nutzerakzeptanz: Google Play Store 4,7 / 5,0
- 10+ Sprachen (u. a. Deutsch, Englisch, Polnisch, Türkisch, Rumänisch, Italienisch, BKS)
- Günstige und einfache Nutzerstruktur: vollwertige App für operative Nutzer und kostenlose App für externe Beteiligte
- Externe Dienstleister können ohne Wowflow-Account eingebunden werden
- Deckt alle zentralen operativen Kernprozesse im Facility Management ab
- Sehr kurze Einführungszeit im Vergleich zu CAFM-Systemen
Nachteile:
- Kein Workspace-Management oder Energiecontrolling
- Funktionsumfang ist bewusst fokussiert – keine tiefen CAFM-Detailmodule
- Keine vollständige Individualisierung einzelner Features
Wowflow ist ideal für moderne Facility-Management-Teams, die ihre operativen Prozesse digitalisieren möchten, ohne dabei ein komplexes CAFM-Projekt aufzusetzen. Die Kombination aus intuitiver App, Offline-Funktion, Mehrsprachigkeit und schneller Einführung macht Wowflow besonders attraktiv für Teams im Außendienst.
Wowflow bietet einen kostenlosen 14-tägigen Testzugang sowie umfassende Informationen auf der Website.
- Im Browser oder per mobiler App bedienbar.
- Google Play Store: 4,7 / 5,0
(39 Bewertungen)
Planradar
PlanRadar ist eine Lösung mit starkem Fokus auf Plan- und BIM-basierte Dokumentation. Die Lösung stammt ursprünglich aus dem Bau- und Projektumfeld, wird jedoch auch für den laufenden Gebäudebetrieb, Wartung, Inspektionen sowie Compliance-Aufgaben angepasst.
Im Zentrum steht die mobile App, mit der Aufgaben, Mängel oder Prüfungen direkt auf 2D-Plänen oder BIM-Modellen verortet, dokumentiert und an interne wie externe Beteiligte weitergegeben werden.
Hauptfunktionen:
- BIM- & 2D-Plan-Integration: Aufgaben, Mängel und Wartungen werden direkt auf digitalen Plänen oder BIM-Modellen platziert.
- Aufgaben- und Ticketmanagement: Erfassung, Priorisierung und Nachverfolgung von Wartungen, Reparaturen und Inspektionen.
- Fotodokumentation & Checklisten: Dokumentation von Arbeiten, Prüfungen und Abweichungen direkt vor Ort per App.
- PDF-Reporting: Automatisch generierte, anpassbare Berichte zur Weitergabe an Eigentümer oder Auftraggeber.
- Kommunikation & Kollaboration: Zusammenarbeit mit internen Teams, Dienstleistern und Subunternehmern in einem System.
- Offline-Funktion: Arbeiten ohne Internetverbindung möglich, automatische Synchronisation bei Netzverfügbarkeit.
- AI-Assistent (optional): Unterstützung bei der Suche, Analyse und Auswertung von Projektdaten, Bildern und Dokumenten auf der Plattform.
Vorteile:
- Ideal für Teams, die Probleme exakt an bestimmten Stellen im Gebäude lokalisieren müssen
- 30 Tage kostenlos testbar, sofort einsatzbereit ohne Sales-Gespräch
- Transparente Preisstruktur
- Sehr hohe Marktdurchdringung mit über 1 Mio. Nutzer:innen weltweit
- Besonders stark bei Dokumentation, Nachweisen und Compliance-Anforderungen
Nachteile:
- Kein vollwertiges Asset Management oder FM-Kernlogik wie bei CAFM-Systemen
- Ursprung und Fokus liegen stärker im Bau- und Projektmanagement als im operativen Facility Management und sind für reine Hauswartung oder tägliche Liegenschaftspflichten oft weniger spezialisiert als app-zentrierte FM-Lösungen
- Jeder Nutzer benötigt eine vollwertige Lizenz, auch bei einfachen Aufgaben
PlanRadar ist besonders geeignet für Bau-, Projekt- und FM-Teams, die Aufgaben visuell auf Plänen oder in BIM-Modellen erfassen und nachverfolgen müssen. Für Facility-Management-Teams ist das möglicherweise nicht das optimale Tool, wenn sie keine Gebäudepläne benötigen.
- Basic-Lizenz: ab 26 € pro Nutzer/Monat
- Starter-Lizenz: ab 89 € pro Monat
- Google Play Store: 4,3 / 5,0
(2.951 Bewertungen)
Planon
Planon ist ein international etablierter CAFM-Anbieter, der die Apps nicht als eigenständige Lösungen, sondern als mobile Erweiterungen einer umfassenden CAFM-Plattform positioniert. Der Fokus liegt auf der Abdeckung aller strategischen, kaufmännischen und operativen FM-Prozesse – insbesondere für große Organisationen mit komplexen Strukturen.
Statt einer einzigen All-in-One-App bietet Planon mehrere spezialisierte mobile Apps, die jeweils unterschiedliche Aufgabenbereiche im Facility Management abdecken. Der volle Funktionsumfang entfaltet sich in der Regel erst im Zusammenspiel mit der zentralen Planon-CAFM-Software.
Mobile Apps & zentrale Funktionen:
- Workplace Management App: Fokus auf Arbeitsplatz- & Flächenmanagement
- Raum- & Meetingraumbuchung: Buchung und Verwaltung von Besprechungsräumen direkt über die mobile App
- Serviceanfragen & Ticketing: Mobile Erfassung von Serviceanfragen und Tickets, inklusive QR-Code-Integration
- Facility Management App: Umfassende mobile App für Auftragsmanagement, Wartung & Instandhaltung
- Fotodokumentation & Checklisten: Dokumentation von Arbeiten, Prüfungen und Abweichungen direkt vor Ort per App.
- Mobile Dokumentations- und Reporting-App: Schwerpunkt auf Fotodokumentation, Inspektionen und Berichterstellung, insbesondere für standardisierte Prüf- und Nachweisprozesse.
Vorteile
- Mehrere spezialisierte Apps für unterschiedliche FM-Rollen und Anwendungsfälle
- Leistungsstarke CAFM-Plattform im Hintergrund, inklusive GEFMA-Zertifizierung
- Sehr breite Abdeckung aller Bereiche des technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Facility-Managements
- Etablierter Marktführer mit hoher Branchenexpertise
- Teilweise moderne Benutzeroberflächen in neueren App-Versionen
Nachteile
- Einige Apps wirken funktional, aber ihre Benutzeroberflächen könnten von manchen als eher traditionell oder veraltet empfunden werden.
- Kein direkter App-Test ohne Kontakt mit dem Vertrieb
- Keine transparente Preisangabe
- Potenziell hohe Implementierungs- und Projektaufwand, da die Apps in der Regel die Einführung der Planon-CAFM-Software voraussetzen
Planon eignet sich vor allem für große Organisationen, die alle Aspekte des Facility Managements zentral steuern möchten und bereit sind, ein umfangreiches CAFM-Projekt umzusetzen. Die mobilen Apps sind leistungsfähig, entfalten ihren Mehrwert jedoch primär als Teil der Gesamtplattform.
- Keine öffentlich verfügbaren Preisangaben
- Keine Bewertungen im Google Play Store
RIB FM
RIB IMS positioniert seine Apps für Facility Management nicht als eigenständige Lösungen, sondern als native mobile Erweiterungen der CAFM-Software RIB FM (iTWO fm). Der Fokus liegt darauf, komplexe Facility-Management-Prozesse mobil, offlinefähig und in Echtzeit in das zentrale CAFM-System zu integrieren.
Statt einer All-in-One-App verfolgt RIB IMS einen modularen Ansatz mit funktionsspezifischen Einzel-Apps, die gezielt auf operative Rollen wie Techniker:innen, Reinigungsteams, Objektleiter:innen oder Lagerverantwortliche:innen zugeschnitten sind. Der volle Mehrwert entsteht nur im Zusammenspiel mit RIB FM als zentrales Steuerungs- und Datenhaltungssystem.
Haupt-apps:
- RIB FM Maintenance: Mobile Instandhaltung: Bearbeitung von Wartungen, Störungen und Arbeitsaufträgen, Zeiterfassung, Fotodokumentation sowie Rückmeldung zu Aufträgen.
- RIB FM HelpDesk: Mobile Erfassung von Störmeldungen, Serviceanfragen und Tickets inklusive Fotos mit direkter Anbindung an das zentrale CAFM-System.
- RIB FM Inventory: Mobile Inventarisierung und Bestandsabgleiche mit Barcode-/Scanner-Unterstützung sowie workflowbasierter Prozessführung.
- RIB FM Asset: Mobile Erfassung und Neuzuordnung von Anlagen und Assets, z. B. nach Umzügen oder Reorganisationen.
- RIB FM Warehouse: Lager- und Materialverwaltung: Wareneingang, Umlagerung, Ausgabe, Rücknahme und Inventur inklusive papierloser Belege.
- RIB FM QualityControl: Mobile Qualitätsprüfungen (z. B. Reinigung, Wartung, Grünpflege) mit Bewertungslogiken, Fotos und direkter Ableitung von Maßnahmen.
- RIB FM Energy: Mobile Zählerstanderfassung (Strom, Gas, Wasser, Wärme) per Foto mit direkter Übergabe an das Energiemanagement-Modul.
Vorteile:
- Mehrere spezialisierte Apps für unterschiedliche FM-Rollen dank 35 RIB-FM-Modulen
- GEFMA-444-zertifiziert
- Starke Eignung für technisches, infrastrukturelles und kaufmännisches Facility Management
- Etablierter Marktführer mit hoher Branchenexpertise
- BIM-, IoT- und Smart-Building-fähig, inkl. KI-gestützter Wartung
Nachteile:
- Relativ geringe Beliebtheit ihrer einzelnen Apps (über 100 Downloads im Play Store)
- Erfordert die umfassende Implementierung von RIB FM
- Viele separate Apps können im Alltag zu Komplexität und Schulungsaufwand führen
- Kein direkter App-Test ohne Sales-Kontakt
- Keine transparente Preisangabe, Einstieg oft projekt- und beratungsintensiv
- Möglicherweise höherer Implementierungsaufwand
RIB IMS ist eine CAFM-Mobile-Suite für Organisationen, die tief integrierte, normkonforme und skalierbare Facility-Management-Prozesse benötigen. Besonders geeignet für große Portfolios und komplexe Strukturen, weniger für Teams, die eine schnell einsetzbare, einfache Facility Management App für Android suchen.
- Kostenlose Version verfügbar
- Keine Bewertungen im Google Play Store
firstaudit
firstaudit ist eine App mit klarem Fokus auf Checklisten, Kontrollen und Audits. Die Lösung richtet sich an Facility-Manager, Objektverantwortliche und operative Teams, die wiederkehrende Prüf-, Kontroll- und Dokumentationsprozesse direkt in der App abbilden möchten.
Im Mittelpunkt steht die mobile Ausführung von Inspektionen: Objektbegehungen, Reinigungs- und Sicherheitskontrollen, Qualitätsprüfungen sowie Mängelmeldungen werden vollständig papierlos über Smartphone oder Tablet durchgeführt. Die App ersetzt Formulare und Prüfprotokolle durch digitale Workflows, die um Auswertungen, Maßnahmenverfolgung und einfache Teamkoordination ergänzt werden.
Hauptfunktionen:
- Digitale Checklisten & Formulare: Modulares Baukastensystem für einfache Checklisten bis hin zu komplexen Prüf- und Auditprozessen.
- Mobile Durchführung von Inspektionen: Begehungen und Kontrollen direkt vor Ort dokumentieren – inklusive Fotos, Videos und Kommentare.
- Workflow- und Maßnahmensteuerung: Nachverfolgung von Aufgaben, Vorfällen und Korrekturmaßnahmen in der App.
- Offline-Funktion: Volle Einsatzfähigkeit ohne Internetverbindung, automatische Synchronisation bei der Wiederverbindung.
- Plattformübergreifend nutzbar: Einsatz auf Smartphone, Tablet und Desktop für Innen- und Außendienst.
Vorteile:
- App-Fokus auf Inspektion, Kontrolle und Dokumentation mit hohe Flexibilität bei individuellen Checklisten ohne Programmierung
- Ideal für Teams mit hohem Prüf- und Auditanteil im Tagesgeschäft
- Möglicherweise eine schnellere Implementierung als andere CAFM-Tools
- Offline-fähig und damit geeignet für Objekte mit schlechter Netzabdeckung
- Günstiger Einstieg durch kostenlose Version und transparente Preise
Nachteile:
- Module wie Asset Management, Wartungsplanung, Vertrags- oder Flächenmanagement fehlen.
- Fokus liegt auf operativer Ausführung und Kontrolle, weniger auf Planung
- Keine Bewertungen im Google Play Store verfügbar
firstaudit ist eine sehr app-zentrierte Lösung für Prüf-, Kontroll- und Auditprozesse im Facility Management. Besonders geeignet für Wartungs-, Reinigungs- und Inspektionsteams, die an mobilen Geräten Kontrollen durchführen und dokumentieren müssen. Möglicherweise weniger geeignet für Facility-Management-Teams, die operative Aspekte abdecken müssen, die außerhalb der Inspektionen oder der Checklisten liegen.
- Kostenlose Version verfügbar
- Standard-Lizenz ab ca. 12 € pro Monat
- Keine Bewertungen im Google Play Store
ImmoTrack
ImmoTrack ist eine Facility Management App mit einem Ansatz, der speziell für die operative Liegenschaftswartung im Außendienst entwickelt wurde. Im Mittelpunkt steht nicht die Verwaltung komplexer Stammdaten, sondern die tägliche Ausführung, Steuerung und Dokumentation von Arbeiten auf dem Smartphone.
Die App digitalisiert Pflichtenhefte vollständig und kombiniert diese mit automatisierter Einsatz- und Routenplanung, Echtzeit-Übersicht sowie Fotodokumentation. Mitarbeitende erhalten ihre Aufgaben direkt und strukturiert in der App ausgespielt – inklusive Priorität, Frist und Objektbezug. Damit richtet sich ImmoTrack vor allem an Hauswartungs-, Objektbetreuungs- und FM-Dienstleister, die wiederkehrende Tätigkeiten über mehrere Liegenschaften hinweg koordinieren müssen.
Hauptfunktionen:
- Mobile Aufgabensteuerung: Tätigkeiten werden automatisch auf dem Smartphone angezeigt – inklusive Priorität, Frist und Liegenschaftsbezug.
- Digitales Pflichtenheft: Wiederkehrende Aufgaben (z. B. Reinigung, Grünpflege, Wartung) erscheinen gemäß definiertem Zeitplan direkt in der App.
- Automatisierte Einsatz- & Routenplanung: Die App berücksichtigt Standort, Dringlichkeit und Tätigkeitsdauer und passt Tagespläne dynamisch an.
- Fotodokumentation & Statusmeldungen: Aufgaben werden vor Ort abgeschlossen und direkt per Foto dokumentiert.
- Echtzeit-Übersicht & GPS-Tracking: Aktueller Status von Mitarbeitenden und Aufgaben ist jederzeit sichtbar, inklusive Navigation zur nächsten Liegenschaft.
- Offline-Funktion: Arbeiten ohne Netzabdeckung möglich, automatische Synchronisation bei Verbindung.
Vorteile:
- Mitarbeitende erhalten strukturierte Aufgaben direkt auf dem Smartphone und Aufgaben erscheinen automatisch
- Modernes, übersichtliches App-Design
- Pflichtenhefte werden vollständig digital abgebildet und automatisch in tägliche Aufgaben übersetzt
- Automatisierte Einsatz- und Routenplanung
- Echtzeit-Übersicht, GPS-Tracking und lückenlose Fotodokumentation
- Offline-fähig und damit praxistauglich für den Einsatz im Feld
Nachteile:
- Weniger Funktionskomponenten (wie Flächenmanagement, Vertragsmanagement, Asset-Lebenszyklusmanagement) als in traditionellen CAFM-Systemen.
- Keine transparente Preisangabe
- Kein direkter App-Test ohne Kontaktaufnahme
- Relativ geringe Beliebtheit ihrer einzelnen Apps (über 100 Downloads im Play Store)
ImmoTrack ist eine App für die operative Einsatz- und Routenplanung. Besonders geeignet für Hauswartungs- und FM-Dienstleister, die viele wiederkehrende Aufgaben über mehrere Objekte hinweg effizient, mobil und nachvollziehbar abarbeiten müssen. Für Organisationen mit komplexen technischen Anlagen ist die Lösung hingegen nur eingeschränkt geeignet.
- Keine öffentlichen Preisangaben verfügbar
- Keine Bewertungen im Google Play Store
SmapOne
smapOne ist keine klassische App für Facility Management, sondern eine Plattform, mit der Unternehmen eigene Facility Apps selbst erstellen können. Der Fokus liegt auf der Digitalisierung operativer, bislang papierbasierter Prozesse im Facility Management, etwa von Checklisten, Protokollen, Schadensmeldungen, Zählerablesungen oder Wartungsnachweisen.
Statt eine vordefinierte FM-Software einzuführen, ermöglicht smapOne Fachabteilungen wie Facility-Manager, Objektverantwortliche oder Technikteams, individuelle mobile Apps („smaps“) selbst zu bauen und kontinuierlich weiterzuentwickeln ohne Programmierkenntnisse. Damit richtet sich smapOne vor allem an Organisationen, die sehr spezifische Abläufe digitalisieren möchten und bereit sind, diese Prozesse eigenständig zu konzipieren und zu pflegen.
Hauptfunktionen:
- No-Code-App-Baukasten (Drag & Drop): Erstellen eigener Apps für Formulare, Checklisten, Protokolle und Berichte.
- Mobile Nutzung auf allen Geräten: Einsatz auf Smartphone, Tablet und Desktop – optimiert für den operativen Einsatz vor Ort.
- Offline-Datenerfassung: Arbeiten ohne Internetverbindung möglich, automatische Synchronisation bei der Wiederverbindung.
- Multimediale Erfassung: Fotos, Skizzen, Text, Tonaufnahmen und Unterschriften direkt im Prozess.
- Auswertung & Reporting: Zentrale Datenauswertung im Portal, Export als PDF oder Word, automatischer E-Mail-Versand, Berichte im Corporate Design.
- KI-Unterstützung (Preview): Text-to-App, PDF-to-App und Best-Practice-Vorschläge zur schnelleren App-Erstellung.
Vorteile:
- Hohe Flexibilität für betriebliche FM-Prozesse, die sich an die Anforderungen anpassen lassen
- Keine Programmierkenntnisse erforderlich – Fachabteilungen digitalisieren selbst
- Sehr schnelle Umsetzung: Erste Apps lassen sich in kurzer Zeit produktiv einsetzen
- Stark für Baustellen, Begehungen und mobile Einsätze
- Apps können online und offline genutzt werden
Nachteile:
- Weniger Funktionskomponenten als in traditionellen CAFM-Systemen.
- Daten sind prozess- und appbezogen, nicht als zentrale „Single Source of Truth“ organisiert.
- Je höher die gewünschte Individualisierung ist, desto mehr Planung, Governance und Pflege sind notwendig.
- Nicht besonders hohe Bewertungen der mobilen App im Google Play Store
- Keine transparente Preisangabe
smapOne ist ein App-Baukasten für individuell entwickelte FM-Anwendungen. Ideal für Teams mit sehr spezifischen Prozessen, die maximale Gestaltungsfreiheit benötigen und bereit sind, ihre Apps selbst zu entwickeln und zu pflegen. Für Organisationen, die eine sofort einsetzbare, standardisierte Lösung suchen, könnte der Aufwand jedoch häufig zu hoch ausfallen.
- Möglichkeit die App kostenlos zu testen
- Google Play Store: 2,8 / 5
(135 Bewertungen)
GetFM
getFM ist eine webbasierte Facility-Management-Software mit integrierter Mobile App, die als operatives Arbeitswerkzeug für den Einsatz vor Ort konzipiert ist. Die App bildet zentrale FM-Abläufe mobil ab und dient als Schnittstelle zwischen Außendienst, Verwaltung und dem CAFM-Backend.
Im Fokus steht die mobile Durchführung von Dokumentation, Kontrollen, Mängelbearbeitung und Qualitätssicherung direkt im Objekt. Die getFM-App setzt ein lizenziertes getFM-CAFM-System voraus und ergänzt es um eine praxisnahe, mobile Oberfläche.
Hauptfunktionen:
- Mobile Objekt- und Anlagenerfassung: Erfassung von Objekten, Gebäuden, Räumen und technischen Anlagen direkt in der App.
- Mängel- & Störungsmanagement: Erstellung, Bearbeitung und Dokumentation von Mängeln und Störungen inklusive Fotos.
- Aktivitäten & Kontrollen: Mobile Abarbeitung von Sichtprüfungen, Tätigkeiten und Dokumentationsvorgängen.
- Qualitätssicherung: Bewertung von Prozessen und externen Dienstleistungen, einschließlich der Maßnahmenableitung.
- Barcode- und Beacon-Unterstützung: Identifikation von Anlagen, Räumen und Equipment; Erstellung und Nutzung von Barcode-Etiketten.
- Inventar- und Equipment-Management: Erfassung, Verwaltung, Ausgabe und Kategorisierung von Ausstattung und Geräten.
- Fotodokumentation: Fotos können direkt aufgenommen und eindeutig an Funktionen, Prozessen oder Anlagen zugeordnet werden.
Vorteile:
- Geeignet für Eigentümer, Verwalter und Dienstleister, die strukturiert dokumentieren müssen
- Intuitive Bedienung und praxisnahes Design
- Informationen werden vor Ort erfasst und zentral ausgewertet
- Interne Mitarbeitende und Dienstleister arbeiten auf derselben Plattform
Nachteile:
- Einsatz- und Routenplanung sind nicht der primäre Fokus der Lösung
- Für sehr komplexe Industrie- oder Campusstrukturen kann ergänzende Software sinnvoll sein
- Ein unverbindlicher Test der App ist in der Regel nur im Kontext eines bestehenden getFM-Systems möglich
- Keine transparente Preisangabe
getFM eignet sich besonders für Organisationen, die ein CAFM-System mobil nutzbar machen möchten und Wert auf Dokumentation, Kontrollen und Qualitätssicherung in der App legen. Die Lösung ist praktisch, übersichtlich und leistungsstark im operativen Einsatz, bietet jedoch keine kostenlose Testphase.
- Keine Möglichkeit die App kostenlos zu testen
- Keine transparente Preisangabe
- Keine Bewertungen im Google Play
Fazit: Welche App passt zu wem?
Der Vergleich zeigt: Die richtige Facility Management Mobile App hängt stark vom konkreten Einsatzbereich ab. Während CAFM-orientierte Lösungen wie Planon oder RIB FM für große Organisationen mit komplexen Strukturen geeignet sind, adressieren spezialisierte Apps wie PlanRadar, firstaudit oder ImmoTrack operative Anwendungsfälle wie Dokumentation, Inspektionen oder Einsatzplanung. Moderne Facility-Management-Teams entscheiden sich oft für Wowflow, da es alle wichtigen Facility-Management-Module abdeckt und eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche bietet.
Für viele Unternehmen im DACH-Raum, die noch mit Excel, WhatsApp oder Papier arbeiten, stehen jedoch mobile, schnell einsetzbare Lösungen im Fokus. Entscheidend ist dabei weniger die Unternehmensgröße als vielmehr die Frage, welche Aufgaben im täglichen Betrieb digital abgebildet werden sollen.
Da Anforderungen, Prozesse und Teams stark variieren, empfiehlt es sich, Lösungen im realen Betrieb zu testen. Wowflow bietet beispielsweise die Möglichkeit, die mobile App für Android oder iOS 14 Tage lang kostenlos im laufenden Betrieb zu testen – ohne Sales-Gespräch und ohne Verpflichtung. So lässt sich schnell feststellen, ob die Lösung den eigenen Anforderungen entspricht. Weitere Informationen finden Sie auf der Website.
FAQ
Was ist eine Facility Management App?
Es ist eine mobile oder cloudbasierte Software, mit der Aufgaben rund um Gebäude digital organisiert werden können. Dazu gehören Wartungen, Reparaturen, Kontrollen und Dokumentationen. Mitarbeitende können Aufträge direkt auf dem Smartphone oder Tablet bearbeiten, Fotos aufnehmen, Berichte erstellen und Informationen mit dem Büro teilen.
So entsteht eine übersichtliche und vollständige Dokumentation, zum Beispiel für Prüfpflichten oder die Gebäudesicherheit. Je nach Lösung bieten Facility Management Apps zusätzliche Funktionen wie Anlagenübersichten, Kostenkontrolle oder die Erfassung von Energieverbräuchen.
Was ist der Unterschied zwischen CAFM und einer Facility Management App?
Eine CAFM-Software ist ein System zur zentralen Gebäudeverwaltung. Sie wird vor allem für Planung, Kosten, Verträge, Flächen und Anlagen eingesetzt und richtet sich meist an größere Organisationen mit komplexen Strukturen. Eine Facility Management App konzentriert sich hingegen auf den Außendienst: Aufgaben bearbeiten, Wartungen dokumentieren, Fotos machen und Informationen mobil weitergeben. Viele Apps sind schnell einsetzbar oder dienen als mobile Ergänzung zu einem CAFM-System für den Außendienst.
Für wen lohnt sich eine Facility Management App?
Die App lohnt sich schon ab dem ersten Objekt, sobald mehrere Mitarbeitende oder externe Dienstleister im Einsatz sind und regelmäßig Aufgaben anfallen. Typische Nutzer sind Hausmeisterdienste, Facility-Dienstleister, technische Hausverwaltungen, Reinigungsfirmen sowie Unternehmen mit mehreren Standorten. Besonders sinnvoll ist der Einsatz, wenn bisher mit Excel-Listen, WhatsApp oder Papier gearbeitet wird.
Was kostet eine Facility Management Mobile App?
Die Kosten hängen vom Anbieter, vom Funktionsumfang und von der Anzahl der Nutzer ab. Meist wird pro aktivem Nutzer eine monatliche Gebühr berechnet. Bei Wowflow kostet es zum weiteren Nutzen 39,90 € pro Monat; für Mitarbeiter ist die Nutzung kostenlos. Viele Anbieter bieten einen kostenlosen Testzeitraum an, um die App im Alltag auszuprobieren.
Gibt es kostenlose Versionen von Apps?
Einige Anbieter bieten kostenlose Versionen als Teil ihres Gesamtpakets an. Diese sind jedoch oft stark eingeschränkt und für den täglichen Einsatz nur bedingt geeignet. Üblicherweise gibt es kostenlose Testphasen, in denen alle Funktionen für eine begrenzte Zeit genutzt werden können. So lässt sich einfach prüfen, ob die ausgewählte App zu den eigenen Abläufen passt. Wowflow bietet beispielsweise kostenlose Lizenzen für externe Mitarbeiter sowie eine kostenlose Testphase an, in der Sie die Software selbst ausprobieren können.
