Bestandsdokumentation im Facility Management: der wichtigste Schlüssel zur Effizienz

Entdecken Sie die unsichtbare Kraft hinter einer erfolgreichen Facility Management Strategie: die Bestandsdokumentation. Eine detaillierte Dokumentation ist der Schlüssel zur Effizienzsteigerung, Fehlerminimierung und zur Optimierung von Betriebsabläufen.

Erfahren Sie in unserem Artikel, wie die Bestandsdokumentation die Lücke zwischen geplanten Bauprojekten und der Realität schließt. Hier lernen Sie, wie die Bestandsdokumentation die Grundlage für fundierte Entscheidungen im Facility Management bildet.

Inhaltsübersicht

Was ist Bestandsdokumentation?

Bestandsdokumentation, auch bezeichnet als „As-built Dokumentation“ bezieht sich auf all die Dokumente, die genau beschreiben, wie ein Gebäude gebaut wurde.

Sie liefert eine Gesamthistorie der aktuellen Konstruktion, einschließlich aller während des Bauprozesses vorgenommenen Änderungen. Die Bestandsdokumentation deckt den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie ab, das heißt sowohl in ihrer Bauphase als auch in ihrer Nutzungsphase.

Wofür braucht man eine Bestandsdokumentation?

Ein Gebäude, so wie es letztlich gebaut wird, entspricht nie perfekt dem ursprünglichen Entwurfsmodell. Bestandszeichnungen sind Dokumente, die einen einfachen Vergleich zwischen Entwurf und endgültigen Spezifikationen ermöglichen.

Die endgültigen Bestandszeichnungen enthalten alle während des Bauprojekts vorgenommenen Änderungen. Die Bestandsdokumentation dient als Referenz für künftige Wartungen, Reparaturen und Facility Management Aktivitäten.

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Was ist die Rolle der Bestandsdokumentation im Facility Management?

Im Facility Management werden Daten über den Lebenszyklus des Gebäudes hinweg – von der ursprünglichen Planung bis zum aktuellen Zustand – benötigt, um Wartungsarbeiten, Betriebsaufgaben und manchmal auch erweiterte Simulationen durchführen zu können.

Konformität ist ein zentraler Aspekt der Aufgabe eines Facility Managers und die ordnungsgemäße Dokumentation ist Teil des Pflichtenkataloges.

Bestandsdokumentation sorgt für:

  • eine haftungsrechtliche Absicherung des Bauherren
  • Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen
  • Erstellung einer Informationsvorlage für Maßnahmen und Kostenberechnung

Besonders wichtig ist eine lückenlose Anlagendokumentation. Bestandteile dieser Dokumentation sind:

  • Verträge
  • Grundrisse
  • Baupläne
  • Bauzeichnungen
  • allfällige Änderungen

Diese gelten als Nachweise, zum Beispiel für den Brandschutz und unterstehen strengen Kontrollpflichten. Vor allem während der Bauphase sind die gesetzlichen Vorschriften besonders restriktiv und werden von den Behörden kontrolliert.

Wer ist für die Gebäudebestandsdokumentation verantwortlich?

Die Betreiberverantwortung im Facility Management ist rechtlich festgelegt. Sie kommt im EU-Recht in Form von Richtlinien und Verordnungen, Gesetzen wie dem Chemikaliengesetz, Rechtsverordnungen oder Verwaltungsvorschriften vor.

In der Regel ist der Eigentümer oder der Betreiber für die Gebäudebestandsdokumentation verantwortlich. Einige Verantwortlichkeiten können jedoch an Drittpersonen, Mitarbeitende oder externe Unternehmen delegiert werden.

Normalerweise erstellt der Architekt oder Designer, der das Projekt ursprünglich entworfen hat, auch die Bestandspläne. Er ist mit den ursprünglichen Spezifikationen vertraut und daher am besten in der Lage, eingetragene Änderungen darzustellen.

Nach Angaben von Cornell University Facilities Services sind die für die Bestandszeichnungen zuständigen Personen unterschiedlich, je nachdem, ob es sich um einen internen oder einen externen Auftrag handelt:

  • Bei internen Planungsaufträgen können diese von jedem Mitglied des Planungsteams erstellt werden.
  • Bei externen Planungsaufträgen werden die Zeichnungen vom Auftragnehmer mithilfe von Unterauftragnehmern erstellt, um sie dem Architekten vorzulegen und in die Bestandszeichnungen aufzunehmen.

Wenn der Eigentümer oder Betreiber die Erstellung von der Bestandsdokumentation delegiert, bleiben die geltenden Pflichten zur Überwachung und Kontrolle bestehen.

Als Eigentümer oder als Betreiber müssen Sie daher zu jedem Zeitpunkt über die entsprechenden Nachweise verfügen, auch wenn Sie die Verantwortlichkeit abgegeben haben.

Ein wichtiges Tool, um alle Rückmeldungen von Ihren Dienstleistern an einem Ort zu sammeln, ist eine Auftragsmanagement-Software wie die von Wowflow.

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Warum ist eine gute Bestandsdokumentation für Facility Management so wichtig? 4 Vorteile

Es gibt viele Vorteile einer guten Bestandsdokumentation im Facility Management, wir nennen Ihnen die vier wichtigsten:

  1. Verbessertes Onboarding: Wenn Zulieferer zu einem Projekt hinzukommen, hilft die Bereitstellung einer professionellen Bestandsdokumentation dem Team, schnell auf die richtigen Informationen zuzugreifen, sodass sie schneller mit der Arbeit beginnen können.

  2. Unterstützung des Facility Management Teams: Mit einer vollständigen Aufzeichnung der Änderungen können die Facility Management Teams Probleme schneller lösen. Die Eigentümer senken durch einen effizienten Betrieb Kosten.

  3. Vereinfachter Genehmigungsprozess: Oftmals verlangen die Behörden für die Erteilung von Baugenehmigungen zahlreiche Bestandspläne.

  4. Besserer Renovierungsprozess: Mit einer vollständigen Bestandsdokumentation am Bau können Eigentümer genau sehen, was gebaut wurde. Die Bestandsdokumentation dient als Grundlage für umfangreiche Renovierungs- und Sanierungsmaßnahmen. Die potenziellen Sicherheitsprobleme werden sofort identifiziert.

Wie können Sie Ihre Bestandsdokumentation verbessern?

Im Facility Management sind fehlende Informationen ein häufiger Grund, warum Projekte verzögert fertiggestellt oder gestoppt werden.

Bitte achten Sie bei Ihrer professionellen Bestandsdokumentation auf:

  • das richtige Dokumentationsformat (z.B. Papierformat nicht immer geeignet)
  • Fotografische Nachweise oder Zeichnungen
  • umfangreiche Datensammlung
  • Informationen über spätere Updates
  • übersichtliche Datenorganisation

Um Ihre Bestandsdokumentation zu vereinfachen und Fehler zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen eine digitale Bestandsdokumentation.

Die Vorteile einer digitalen Bestandsdokumentation

Die Digitalisierung von Bestandsdokumentation bietet zahlreiche Vorteile. Sie erleichtert Ihnen etwa die Informationserfassung im Arbeitsalltag, weil verantwortliche Personen etwa mit Fotoskizzen und Grundrissen über das Smartphone oder Tablet direkt dokumentieren können.

Bestandsdokumentation vor Baubeginn erfolgreich einstellen durch eine Cloud-Lösung.

Oft liegt der Grund für das Scheitern von Teams bei der Erstellung einer detaillierten und genauen Bestandsdokumentation darin, dass von vornherein kein passendes System eingerichtet wurde.

Sie und Ihr Team sollten vermeiden, am Ende der Bauarbeiten die gesamten Bestandspläne zu erstellen. Stattdessen muss es vor Baubeginn einen Ort geben, an dem die Daten erfasst, gespeichert, bearbeitet und während des gesamten Prozesses verteilt werden können.

Um die Bestandsaufnahme zu verbessern und die Produktivität zu steigern, ist die Speicherung von Projektplänen und Projektverläufen auf der Cloud essenziell.

Durch den unkomplizierten, digitalen Zugriff auf Bestandspläne vor Ort können Sie sicherstellen, dass alle Änderungen erfasst und aufgezeichnet werden. Das bedeutet, dass die Teams die erforderliche Dokumentation vor Ort von ihren Handys und Tablets aus hinzufügen können.

Teams dokumentieren alles sofort und müssen nicht warten, bis sie ins Büro zurückkehren und versuchen, sich an alle wichtigen Details zu erinnern oder sie aus Notizen vor Ort abzuschreiben.

Mit dem Cloud-Zugriff von Beginn eines Projekts an wird das Fotografieren, Notieren und Hochladen aller Daten vor Ort zum Kinderspiel und führt zu einer präzisen und rechtssicheren Bestandsdokumentation.

Wowflow bietet Ihnen eine cloudbasierte Software, sodass Ihre Mitarbeitenden mühelos Fotos hochladen und Berichte automatisch erstellen können.

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Von statischer zu agiler Bestandsdokumentation

Ständig werden Renovierungen und Änderungen vorgenommen. Selbst kleine Anpassungen wirken sich auf die künftige Beschaffenheit eines Gebäudes aus.

Daher dürfen die Bestandspläne eines Projekts nicht statisch bleiben. Das erfordert, dass Bestandspläne:

  • Jedem zur Verfügung stehen, der sie benötigt; vom zukünftigen Bauteam hin zum Betriebs- und Wartungspersonal.

  • Von überall aus zugänglich sind. Sie müssen in der Cloud gespeichert werden, um den Beteiligten die Möglichkeit zu geben, künftige Dokumente zu aktualisieren und bereitzustellen.

Automatisierte Berichterstattung

Eine professionelle Bestandsdokumentation ist mit einem gewissen Aufwand verbunden. Die Erfassung einer vollständigen Bestandsdokumentation erfordert hohe personelle und zeitliche Ressourcen.

Eine automatisierte Berichterstattung kann diesen Aufwand reduzieren und Sie vermeiden, dass unorganisierte Bestandspläne ein schlechtes Licht auf Ihr Unternehmen werfen.

Dies kann mit der richtigen Software erreicht werden.

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Bestandsdokumentation Software: diese 4 Technologien sollten Sie beachten

Um bessere Bestandszeichnungen zu erstellen, ist es hilfreich, eine Technologie zu verwenden, die von Anfang an ein hohes Maß an Projektdaten liefert.

Achten Sie deshalb auf:

  1. BIM Software (Building Information Modelling): Mit einer BIM-Software können qualitativ hochwertige Informationen genutzt und aktualisiert werden.
  2. Laser Scanning: ist eine Art der Laservermessung, mit der ein Gebiet mit hoher Genauigkeit abgebildet wird. Mit Laser Scanning lässt sich der Gebäudebestand schnell in die BIM-Methode integrieren.
  3. Connected Construction Data (CCD): CCD umfasst die Integration verschiedener Technologien wie das Internet der Dinge (IoT), Cloud Computing, mobile Geräte und Building Information Modelling (BIM).
  4. CAFM: Als Verwaltungssystem bietet CAFM eine interessante Lösung für grafische und alphanumerische Daten. Die Dokumente werden nach frei definierten Eigenschaften gesucht.
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Häufig gestellte Fragen

In der Bauphase werden technische Themen wie Brandschutz, Sicherheit oder technische Anlagen priorisiert. Die Bestandsdokumentation ist mit gesetzlichen Vorschriften stark verbunden.

In der Nutzungsphase geht es um die Wirtschaftlichkeit des Gebäudes. Ziel dabei ist, das Gebäude so effizient und kostengünstig zu betreiben, seine Nutzungsdauer zu verlängern und teure Reparaturen zu verhindern.