Sind Sie von den Abläufen in Ihrem Facility Management aufgrund von WhatsApp, Excel, E-Mail und Papieren überfordert? Sind Sie auf der Suche nach dem passenden CAFM und wünschen Sie sich eine Marktübersicht, um Ihre Arbeit zu vereinfachen?
Dutzende Softwareanbieter, Hunderte Funktionen und keine Preistransparenz: Die Auswahl der passenden CAFM Software ist mühsam und die Implementierung oft aufwändig.
Kompliziert muss es jedoch nicht sein. In dieser CAFM Software Übersicht 2024 bieten wir:
- einen einfachen Ansatz zur Klassifizierung von CAFM Software
- eine Analyse von 6 gängige Lösungen auf dem Markt
- Produktempfehlungen für Ihren Bedarf
CAFM Software Übersicht: 3 Hürden
Früher oder später sehen sich Facility Management Teams gezwungen, manuelle Prozesse zu digitalisieren, um den Überblick zu behalten. Hierfür wird CAFM Software verwendet.
Um die richtige CAFM Lösung für Ihre Unternehmenszwecke auszuwählen, sollten Sie diese Details beachten. So können Sie Kosten, Nerven und Zeit sparen.
1. Große Anbieterlandschaft: über 30 CAFM Lösungen zur Auswahl
Allein auf dem deutschsprachigen Markt stehen über 30 verschiedene CAFM-Tools zur Auswahl. Da jeder CAFM-Software-Anbieter detaillierte Informationen nur in individuellen Gesprächen mitteilt, kann es mindestens zwei Wochen dauern, um eine erste Übersicht über das verfügbare Angebot zu erhalten.
2. 20+ Module, 100+ Funktionen und unterschiedliche Begriffe
Facility Management kann verschiedene Aufgabenbereiche im Unternehmen abdecken, vom Anlagenmanagement bis hin zur Verwaltung von Mietverträgen.
Kein Wunder, dass eine CAFM Software aus mindestens 20 verschiedenen Modulen und Hunderten Funktionen besteht. Hinzu kommt, dass jeder Anbieter seine eigene Terminologie verwendet.
Sie können also erst nach mehreren Beratungsstunden mit den Softwareanbietern wirklich verstehen, was die Tools tatsächlich leisten und ob sie zu Ihren Anforderungen passen.
3. Unübersichtliche Preisgestaltung
CAFM Software ist teuer. Die Mindestkosten beginnen bei 30k-50k EUR und erreichen leicht 200k-300k EUR, je nachdem, welche Detailtiefe Sie benötigen.
Leider ist die Preisgestaltung oft unklar, bis die Kosten tatsächlich anfallen.
Gründe dafür sind:
- Zu den monatlichen Lizenzgebühren kommen noch weitere Kosten hinzu, etwa die Gebühren pro Quadratmeter, Integrationsgebühren, Schulungsgebühren und Unternehmensgebühren.
- Ein CAFM-Tool muss häufig auf die Use Cases der Unternehmen angepasst werden, was zusätzliche Kosten für die Softwareentwicklung verursacht.
- Bugs, Tests, Alpha- und Beta-Versionen werden separat abgerechnet.
Selbst Softwarelösungen, die einmalig gekauft werden, erfordern kontinuierliche Wartung und Updates. Diese werden in der Regel ebenfalls über das Firmenkonto abgerechnet, um beispielsweise veraltete Desktop-Versionen auf den neuesten Stand zu bringen.
Die Auswahl der CAFM-Software sollte jedoch kein Albtraum sein! In unserer CAFM Software Übersicht stellen wir die beliebtesten Lösungen für verschiedene Einsatzbereiche vor.
Unser einfacher Ansatz für einen klaren Überblick über CAFM-Software
Um eine CAFM Software Übersicht zu erstellen, die Ihnen wirklich weiterhilft, sind wir folgendermaßen vorgegangen.
1. Einteilung der 6 Tools in 3 verschiedene Kategorien
Die 6 gängige Lösungen lassen sich in eine der folgenden 3 Kategorien einordnen. Die ausgewählten Anbieter sind entweder führend in ihrer jeweiligen Kategorie oder bieten dem Markt einen besonderen Mehrwert:
- Kategorie 1: Einfache Tools für kleine & mittlere Facility Management Teams.
- Kategorie 2: Leistungsstarke, globale CAFM Software für große Facility Management Teams.
- Kategorie 3: Hybride und lokale CAFM-Tools für mittlere und große Facility-Management-Teams.
2. Aufteilung der verschiedenen Softwaremodule in 8 Kategorien
Um Ihnen die Auswahl zu vereinfachen, haben wir die Softwaremodule und ihre Funktionen in die 8 folgenden Modulen eingeteilt:
- Modul 1: Raum- und Flächenmanagement
- Modul 2: Instandhaltungs- und Auftragsmanagement
- Modul 3: Wartungsplaner
- Modul 4: Anlagenmanagement
- Modul 5: Geräte- und Schlüsselmanagement
- Modul 6: Energiemanagement und Umweltmanagement
- Modul 7: Vertrags- und Budgetmanagement
- Modul 8: Vermietung und Property-Management
Am Ende unseres Artikels finden Sie eine Tabelle, die die verschiedenen Module übersichtlich darstellt. Zur Übersicht.
3. Preisschätzung
Für unsere Preisschätzung haben wir die durchschnittlichen Einstiegskosten (weitere Informationen finden Sie hier) analysiert.
Anhand unserer Analyse stellen wir fest, dass sich eine CAFM Software in drei Preisstufen einteilen lässt:
- €5 000 – €30 000
- €30 000 – €60 000
- €60 000 – €100 000 und mehr
4. Qualitative Bewertung der Lösungen
In unserer CAFM Software Übersicht stellen wir die Vor- und Nachteile jeder einzelnen Lösung dar. Wir geben Produktempfehlungen und Informationen für die Unternehmen, die am meisten von den jeweiligen Lösungen profitieren.
Bitte beachten Sie:
Unser Ziel ist, Ihnen einen objektiven Überblick zu verschaffen und eine professionelle Entscheidungsgrundlage zur Verfügung stellen zu können. Dennoch unterliegt dieser Überblicksartikel gewissen Beschränkungen.
Im nächsten Abschnitt stellen wir die Ergebnisse unserer Analyse vor.
Wowflow - die kollaborative CAFM-Alternative für kleine und mittlere Teams
- Einfach & intuitiv mit schneller Implementierung
- Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
- Schlicht Einschulung für mobile App Benutzer
- Gut für die Zusammenarbeit mit Externen
- Fehlende Kernfunktionsmodule
- Wenig Anpassungs- und Integrationsmöglichkeiten für Großunternehmen
- Keine CAFM-Zertifizierung
- Keine Unterstützung von Bauplänen
Raum- und Flächenmanagement
Instandhaltungs- und Auftragsmanagement
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Wartungsplaner
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Anlagenmanagement
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Geräte- und Schlüsselmanagement
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Energiemanagement und Umweltmanagement
Vermietung und Property-Management
Vertrags- und Budgetmanagement
(kostenlose Version verfügbar)
Wowflow zählt zu den neuesten Anbietern auf dem CAFM-Markt. Das 2018 von Facility Managern gegründete Unternehmen positioniert sich gezielt als einfache Alternative zu CAFM für kleinere Facility-Management-Teams.
Anders als bei anderen CAFM-Lösungen liegt der Fokus von Wowflow nicht auf einer Vielzahl von Funktionen und Modulen. Wowflow konzentriert sich auf die Vereinfachung operativer Prozesse, Fotodokumentation oder Auftragsmanagement, sodass Sie direkt mit Ihrer Kernarbeit starten können.
Wowflow ermöglicht einen reibungslosen Austausch zwischen Facility Managern und externen Dienstleistern. Alle Beteiligten können an einem zentralen Ort auf Daten und Prozesse zugreifen.
So können beispielsweise externe Dienstleister ihre Aufträge und Dokumentationen in Echtzeit in Wowflow einsehen und bearbeiten, ohne dafür separate Lizenzen zu kaufen. Sie können auch einen kostenlosen Wowflow-Account erstellen und die verschiedenen Funktionalitäten der Software sofort testen.
Zusätzlich hat Wowflow relativ gute Bewertungen für seine mobilen Apps (4,6 / 5,0 im App Store und 4,2 / 5,0 im PlayStore).
Die CAFM-Alternative von Wowflow hat jedoch ihre Grenzen:
- Das Flächenmanagement und die Organisation von Bauplänen werden derzeit nicht abgedeckt.
- Keine Zertifizierung als CAFM-Software.
Zielgruppe: kleine und mittelgroße Facility-Management-Teams, die ihre Dokumentation und Zusammenarbeit optimieren müssen, aber begrenzte Ressourcen oder keinen Bedarf für komplexe CAFM-Funktionen haben.
Planradar - einfache, planbasierte Gebäudemanagement-Software für kleine und mittlere Teams
- Einfach & intuitiv mit schneller Implementierung
- Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
- Testen vor dem Kauf möglich
- Gut für die Arbeit mit Plänen
- Fehlende Kernfunktionsmodule
- Keine CAFM-Zertifizierung
- Funktioniert nur mit Bauplänen, wurde hauptsächlich für Bauunternehmen entwickelt
Raum- und Flächenmanagement
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Instandhaltungs- und Auftragsmanagement
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Wartungsplaner
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Anlagenmanagement
Geräte- und Schlüsselmanagement
Energiemanagement und Umweltmanagement
Vermietung und Property-Management
Vertrags- und Budgetmanagement
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Planradar hat sich seit der Gründung 2013 als einfache Software-Lösung für kleinere Facility-Management-Teams etabliert, die mit Bauplänen arbeiten.
Ursprünglich auf die Zusammenarbeit im Baugewerbe fokussiert, legte die Firma den Schwerpunkt auf Aufgaben-, Mängelmanagement und die Kollaboration zwischen Projektbeteiligten.
Mittlerweile richtet Planradar sein Angebot verstärkt auf den Facility-Management-Bereich aus. So bietet die Software Funktionen wie Wartungsplanung und Fotodokumentation, die auch für FM-Teams hilfreich sind. Darüber hinaus lässt sich die Software an BIM-Systeme anbinden.
Zusätzlich hat Planradar auch relativ gute Bewertungen für seine mobilen Apps (4,6 / 5,0 im App Store und 4,0 / 5,0 im PlayStore).
Die Software ist in erster Linie für Bauunternehmen gedacht. Der potenzielle Nachteil ist, dass die Funktionen der Software von der Nutzung der Baupläne abhängen – ohne Baupläne keine Koordination der Arbeitsabläufe. Zudem bietet das Programm keine umfangreichen Kernmodule oder spezifische CAFM-Zertifizierungen für große Unternehmen.
Zielgruppe: kleine und mittlere Facility-Management-Teams, die sich auf Pläne verlassen, um ihre tägliche Arbeit zu koordinieren, und keine Ressourcen oder keinen Bedarf für komplexe CAFM-Funktionen haben.
Planon - leistungsstarke EU-basierte Software für große Teams und Unternehmen
- Eines der leistungsstärksten CAFM-Tools auf dem Markt
- Viele Schnittstellen mit Tools wie SAP, Oracle, MS Suite, AutoCAD oder Revit
- Starke Marktpräsenz in der EU
- Relativ hohe Kosten
- Aufwendiger Implementierungsprozess
- Leistung möglicherweise abhängig von einer guten Datenstruktur
Raum- und Flächenmanagement
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Instandhaltungs- und Auftragsmanagement
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Wartungsplaner
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Anlagenmanagement
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Geräte- und Schlüsselmanagement
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Energiemanagement und Umweltmanagement
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Vermietung und Property-Management
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Vertrags- und Budgetmanagement
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Planon gehört zu den etablierten Größen in der internationalen CAFM-Anbieterlandschaft. Der Fokus des Unternehmens liegt dabei vor allem auf großen Facility-Management-Teams.
Gegründet 1992, hat Planon derzeit über 2.800 Kunden in 40 Ländern, mit Niederlassungen in den Niederlanden, Großbritannien, Deutschland und den Vereinigten Staaten.
Planon ist eines der leistungsstärksten CAFM-Tools auf dem Markt, das so gut wie alle Use Cases des Facility Managements abdeckt. Die Software bietet zudem umfangreiche Schnittstellen zu Tools wie SAP, Oracle, MS Suite, Siemens und anderen.
Diese Vielseitigkeit und internationale Präsenz machen Planon attraktiv für Unternehmen, die über Immobilien in verschiedenen Ländern verfügen.
Der Nachteil von Planon liegt in den hohen Kosten und der entsprechenden Komplexität der Software. Planon benötigt möglicherweise eine solide Datenstruktur für optimale Leistung, was anfangs einen erhöhten Einrichtungsaufwand bedeuten kann, wie Kunden in Online-Bewertungen erwähnen.
Zusätzlich hat Planon relativ niedrige Bewertungen für seine mobilen Anwendungen (keine Bewertung im App Store und eine durchschnittliche Bewertungen aller Apps 3,0 / 5,0 im Play Store).
Zielgruppe: große Teams oder Unternehmen mit hochkomplexem Facility Management und Immobilien in mehrere Länder.
Archibus - leistungsstarke CAFM-Software aus den USA für große Unternehmen
- Eines der leistungsstärksten CAFM-Tools auf dem Markt
- Starke Verbindung zu ergänzenden Tools wie iOffice, SpaceIQ oder Hippo CMMS
- Relativ hohe Kosten
- Aufwendiger Implementierungsprozess
- Hauptsächlich auf dem US-Markt vertreten
Raum- und Flächenmanagement
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Instandhaltungs- und Auftragsmanagement
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Wartungsplaner
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Anlagenmanagement
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Geräte- und Schlüsselmanagement
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Energiemanagement und Umweltmanagement
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Vermietung und Property-Management
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Vertrags- und Budgetmanagement
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Archibus gehört ebenfalls zu den führenden Anbietern von CAFM-Software und richtet sich vorwiegend an große Facility-Management-Teams oder Großunternehmen.
Die Firma wurde 1982 gegründet und ist einer der ältesten Akteure auf dem Markt, mit über 1.000 Kunden und 8.000.000 Benutzern weltweit, mit dem größten Anteil in den USA.
Archibus ist wahrscheinlich das leistungsstärkste CAFM-Tool, das auch die finanziellen Aspekte der Facility-Management-Arbeit abdeckt. Außerdem ist die Muttergesellschaft von Archibus (Eptura) auch Eigentümerin von Softwarelösungen wie iOffice, SpaceIQ oder Hippo CMMS, was den Zugriff auf ergänzende spezialisierte Tools (z. B. für das Asset Management) erleichtert.
Ähnlich wie Planon richtet sich Archibus aufgrund hoher Kosten und Komplexität primär an große Unternehmen. Archibus ist vorwiegend in Nordamerika präsent und weniger auf dem deutschsprachigen Markt vertreten.
Zusätzlich hat Archibus relativ niedrige Bewertungen für seine mobilen Anwendungen (keine Bewertung im App Store und 2,7 / 5,0 im Play Store).
Zielgruppe: Große Teams oder Unternehmen, die hochkomplexes Gebäudemanagement betreiben, vor allem in den USA.
waveware (Loy & Hutz) - anpassungsfähige CAFM-Software für mittlere und große Teams
- Einer der führenden lokalen Anbieter im DACH-Raum
- Breite Palette an Modulen und Funktionen
- Hohe Anpassungsfähigkeit der Software
- Relativ moderne Benutzeroberfläche
- Mittelhohe Kosten
- Aufwendiger Implementierungsprozess
- Möglicherweise steht die Einführung neuer Funktionen über der Stabilitätsverbesserung bestehender Funktionen
Raum- und Flächenmanagement
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Instandhaltungs- und Auftragsmanagement
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Wartungsplaner
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Anlagenmanagement
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Geräte- und Schlüsselmanagement
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Energiemanagement und Umweltmanagement
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Vermietung und Property-Management
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Vertrags- und Budgetmanagement
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waveware (Loy & Hutz) ist eine führende CAFM Software auf dem deutschsprachigen Markt, die sich vorwiegend an mittlere und große Facility Management Teams richtet.
Gegründet 1987, hat die Plattform derzeit über 1.000 Kunden, die überwiegend in Deutschland ansässig sind.
Waveware (Loy & Hutz) bietet eine breite Palette an Modulen und Funktionen an.
Die Plattform zeichnet sich durch hohe Anpassungsmöglichkeiten aus. Ähnlich wie SAP hat die Firma sogar ihre eigene Programmiersprache entwickelt, um kundenspezifische Entwicklungen zu unterstützen. Das Programm wurde 2012 auf den Markt gebracht und ist damit im Vergleich zu durchschnittlicher CAFM-Software eine moderne Lösung.
Allerdings könnte waveware (Loy & Hutz) je nach Anpassungsaufwand eine lange Integrationszeit und hohe Kosten erfordern.
Zudem liegt derzeit keine Bewertung für die mobile App von Waveware vor.
Es scheint zudem, dass das Management der Einführung neuer Funktionen Vorrang vor der Verbesserung der Stabilität bestehender Funktionen einräumt.
Zielgruppe: mittlere und große Facility-Management-Teams, die eher komplexe Facility-Management-Anforderungen haben und eine maßgeschneiderte Lösung benötigen.
Facility24 - Die CAFM-Software für transparente Gebäudemanagement-Prozesse in mittleren und großen Teams
- Breite Palette an Modulen und Funktionen
- Relativ kurze Umsetzungszeit
- Transparent bei Produktvorstellung und Preisgestaltung
- Zahlreiche positive Online-Bewertungen
- Mittelhohe Kosten und ziemlich lange Trainingszeiten
- Mobile App nicht verfügbar
Raum- und Flächenmanagement
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Instandhaltungs- und Auftragsmanagement
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Wartungsplaner
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Anlagenmanagement
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Geräte- und Schlüsselmanagement
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Energiemanagement und Umweltmanagement
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Vermietung und Property-Management
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Vertrags- und Budgetmanagement
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Facility24 ist ein CAFM Software Anbieter in Deutschland für große Facility-Management-Teams.
Gegründet 1993, hat die Firma wohl eines der übersichtlichsten Angebote auf dem Markt. Sie bietet ein breites Funktionsspektrum und gibt an, kürzere Implementierungszeiten als Wettbewerber zu ermöglichen. Produktleistungen und Preise werden klar kommuniziert, und die Kundenrezensionen sind gut.
Allerdings erfordert Facility24 auch ein höheres Budget und viel Zeit für Manager Schulungen. Außerdem scheint die Facility24-App nicht aktiv zu sein, da auf die Desktop Version als alleinige Anwendung verwiesen wird.
Zielgruppe: Große Facility-Management-Teams, die Wert auf Kostenkontrolle legen.
Zusammenfassung: Wählen Sie die richtige Lösung für Ihre Anforderungen
Bei der Auswahl einer CAFM Software gibt es keine „richtige“ oder „falsche“ Lösung. Die Orientierung erfolgt anhand Ihrer individuellen Bedürfnisse und den Anforderungen Ihres Unternehmens.
Für kleinere und mittlere Teams, die eine einfache Alternative zu CAFM suchen, kann Wowflow die ideale Lösung sein. Wenn Sie mit Bauplänen arbeiten, bietet sich Planradar als geeignete Lösung an.
Bei großen Unternehmen mit komplexem Facility Management empfehlen wir differenzierte Ansätze basierend auf Standorten und spezifischen Anforderungen:
- Bei einer breiten, europaweiten Standortverwaltung kann Planon eine geeignete Software sein.
- Archibus ist hingegen optimal für den US-amerikanischen Markt geeignet.
Für mittlere und große Teams gibt es ebenfalls maßgeschneiderte Lösungen:
- Loy & Hutz ermöglicht eine individuelle Anpassung an spezifische Bedürfnisse.
- Facility24 sorgt für eine bessere Kostenkontrolle und -transparenz.
Einschränkungen unserer Marktübersicht
Wir bemühen uns um maximale Objektivität bei der Bewertung, um Ihnen eine professionelle Entscheidungsgrundlage zu bieten. Jedoch ist unsere Marktübersicht nicht vollständig objektiv und kommt an ihre Grenzen. Das sind die Gründe:
1. Unser Hintergrund
Wir entwickeln Wowflow mithilfe unserer Erfahrung im Facility Management. Als ehemalige Facility Manager und jetzige Softwareentwickler legen wir besonderen Wert auf Einfachheit und Kosten-Nutzen-Verhältnis.
2. Ausgewählte Software Anbieter
Wir haben zwar versucht, so quantitativ und objektiv wie möglich vorzugehen (z. B. Auswahl der Softwareanbieter mit den meisten Anwendern in der DACH-Region).
Jedoch basiert unsere endgültige Entscheidung auf unseren persönlichen Erfahrungen und Gesprächen mit unseren Kunden.
Nicht genannt, aber empfehlenswert sind weitere Anbieter, wie IBM Tririga, SAP, eTask und VertiGIS.
3. Jährliche Preisspannen
Aufgrund der mangelnden Preistransparenz im Markt analysieren wir die durchschnittlichen Einstiegskosten, die erforderlich sind, um die Software in vollem Umfang nutzen zu können.
Diese Kosten umfassen unter anderem jährliche Lizenzgebühren, Implementierungskosten, Datenaufbereitungskosten, Kosten für Schulungen sowie Integrations- und kundenspezifische Entwicklungen. Wir verwenden öffentlich verfügbare Daten, die in der „Marktübersicht CAFM Software 2023“ aufgeführt sind.
Nicht enthalten sind beispielsweise Lizenzgebühren nach dem ersten Jahr, weitere Wartungskosten, zusätzliche Anpassungs- oder Schulungskosten.
Sollten Sie über geprüfte Preisinformationen für einen der genannten Anbieter verfügen, teilen Sie uns diese gerne unter marketing@wowflow.com mit.
Der nächste Abschnitt gibt einen detaillierten Einblick in die Modulübersicht und ihre Funktionen.
Modulübersicht: Funktionen und Schwerpunkte aller Module
In diesem Abschnitt erfahren Sie mehr über die verschiedenen Funktionen und Aufgabenbereiche der einzelnen Module.
- 2D/3D-Grundrisse
- Raumplanung
- Allgemeines Flächenmanagement
- Arbeitsplatzmanagement
- CAD-Anbindung
- Reservierungsmanagement
- Belegungsplanung
- Umzugsmanagement
- BIM Software integration
- Reaktive Wartung
- Inspektion und Koordination von Arbeitsaufträgen
- Fotodokumentation
- Ticketing
- Projektmanagement
- Abfallmanagement
- Störmeldemanagement
- Checklisten
- Wiederkehrende Arbeiten
- Kalenderplanung usw.
- Reinigungsmanagement
- Winterdienst
- Grünflächenmanagement
- Instandhaltung der Anlagen im Gebäude
- TGA/Technisches Anlagenmanagement
- Dynamisches Anlagenmanagement wie Ausrüstung und Schlüssel
- Gerätemanagement
- Schlüsselmanagement
- Inventarverwaltung
- Inventarisierung
- Verfolgung und Management von Energie- und Nachhaltigkeitsaspekten des Gebäudes
- Energiemanagement
- Umweltmanagement
- Energiecontrolling
- Allgemeine Buchhaltung
- Budgetierung
- Globale Kostenverfolgung für das Gebäude und Verträge mit Dienstleistern
- Budgetverwaltung
- Vertragsmanagement
- Budgetmanagement
- Kostenverfolgung
- Vertragsmanagement & SLA
- Betriebskostenabrechnung
- Verwaltung der Mietverträge
- Inkasso
- Mietvertragsmanagement
- Vermietungsmanagement
