Sei sopraffatto dai processi di gestione della tua struttura a causa di WhatsApp, Excel, email e scartoffie? Sei alla ricerca del giusto CAFM e vuoi una panoramica del mercato per semplificare il tuo lavoro?
Decine di fornitori di software, centinaia di funzioni e nessuna trasparenza sui prezzi: la scelta del software CAFM giusto è noiosa e l’implementazione spesso richiede molto tempo.
Ma non deve essere complicato. In questa panoramica sui software CAFM 2026 offriamo:
- un approccio semplice per classificare i software CAFM
- un’analisi di 6 soluzioni comuni sul mercato
- raccomandazioni sui prodotti per le tue esigenze
Panoramica sui software CAFM: 3 ostacoli
Prima o poi i facility manager sono costretti a digitalizzare i processi manuali per mantenere una visione d’insieme. A questo scopo viene utilizzato un software CAFM.
Per scegliere la soluzione CAFM più adatta alle tue esigenze aziendali, ci sono diverse considerazioni da fare. Puoi risparmiare costi, nervi e tempo.
1. Scegliere il software giusto è come cercare un ago in un pagliaio
Il mercato italiano offre più di 30 diverse soluzioni CAFM, ma confrontarle è un’impresa. Ottenere informazioni dettagliate richiede spesso settimane di appuntamenti conoscitivi.
2. Troppa complessità, poca chiarezza: il labirinto dei software CAFM
Il facility management spazia dalla gestione degli asset all’amministrazione dei contratti: un ecosistema complesso che i software tradizionali frammentano in decine di moduli e centinaia di funzioni diverse. Il problema? Ogni fornitore usa la propria terminologia, costringendoti a ore di consulenza tecnica solo per capire se lo strumento fa davvero al caso tuo.
3. Prezzi confusi: l'impossibilità di fare un confronto reale
Adottare un software CAFM è un investimento importante: i costi possono partire da 30.000 € – 50.000 € e superare facilmente i 200.000 € – 300.000 € in base alla complessità. Il vero problema, però, è che il prezzo finale resta spesso un’incognita fino alla firma del contratto.
Le ragioni di questa mancanza di trasparenza sono diverse:
Costi nascosti oltre la licenza: Spesso si aggiungono tariffe basate sulla metratura, costi di integrazione, formazione e setup aziendale.
Personalizzazioni costose: Molti strumenti richiedono sviluppi su misura per adattarsi ai tuoi processi, gonfiando il preventivo iniziale.
Manutenzione tecnica: Non è raro che correzioni di bug, test e versioni preliminari (alfa e beta) vengano fatturati come servizi extra
Anche con le licenze ‘una tantum’, la manutenzione e gli aggiornamenti restano a tuo carico. Questi costi extra appaiono regolarmente in fattura, specialmente per gestire il passaggio da versioni desktop datate a sistemi più recenti.
Tuttavia, scegliere un software CAFM non deve trasformarsi in un incubo. Nella nostra guida comparativa abbiamo analizzato le soluzioni più diffuse per ogni ambito operativo.
Il nostro metodo per semplificare il confronto tra i software CAFM
Per offrirti una panoramica che sia davvero utile alla tua scelta, abbiamo analizzato il settore seguendo questi criteri:
1. Sei soluzioni leader divise in tre categorie chiave
Abbiamo selezionato i 6 software più diffusi e li abbiamo suddivisi in base alle loro caratteristiche principali. Questi fornitori sono leader di mercato e offrono un valore specifico per diverse esigenze aziendali:
- Categoria 1: Soluzioni intuitive per PMI
- Categoria 2: Software Enterprise per grandi organizzazioni
- Categoria 3: Sistemi ibridi e On-premise per medie e grandi imprese
2. Analisi delle funzionalità: gli 8 pilastri del Facility Management
Per facilitare il confronto tra i diversi software, abbiamo raggruppato le centinaia di funzioni disponibili in 8 moduli principali:
- Modulo 1: Gestione degli spazi e delle aree
- Modulo 2: Gestione degli interventi e ordini di lavoro
- Modulo 3: Manutenzione programmata
- Modulo 4: Gestione planimetrie e disegni tecnici
- Modulo 5: Gestione dei dispositivi e delle chiavi
- Modulo 6: Gestione energetica e ambientale
- Modulo 7: Gestione dei contratti e del budget
- Modulo 8: Locazione e gestione immobiliare
In fondo alla pagina troverai una tabella comparativa completa con tutti i moduli, pensata per offrirti una visione d’insieme immedita.
3. Analisi dei costi
Per formulare questa stima, abbiamo analizzato i costi medi d’ingresso sul mercato (trovi (maggiori dettagli qui)
La nostra analisi evidenzia che i software CAFM possono essere raggruppati in tre fasce di prezzo principali:
- Fascia entry-level: € 5.000 – € 30.000
- Fascia media: € 30.000 – € 60.000
- Fascia Enterprise: € 60.000 – € 100.000 e oltre
4. Valutazione qualitativa delle soluzioni
In questa panoramica analizziamo nel dettaglio i vantaggi e gli svantaggi di ogni software. Ti offriamo consigli mirati e approfondimenti sui prodotti, indicando quali aziende possono trarre il massimo beneficio da ogni specifica soluzione.
Nota bene:
Il nostro obiettivo è fornirti un confronto obiettivo e un solido punto di partenza professionale per le tue decisioni. Tuttavia, trattandosi di un’analisi di sintesi, è importante considerare alcune limitazioni.
Nella prossima sezione presentiamo i risultati della nostra analisi.
Wowflow: l'ideale per le PMI
- Semplice e intuitivo con un'implementazione rapida
- Buon rapporto qualità-prezzo
- Formazione semplice per gli utenti delle app mobili
- Ottimo per la collaborazione con soggetti esterni
- Mancano i moduli delle funzioni principali
- Poche opzioni di personalizzazione e integrazione per Grandi aziende
- Nessuna certificazione CAFM
- Nessun supporto per i piani di costruzione
Gestione degli spazi e delle aree
Manutenzione e gestione degli ordini
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Pianificatore della manutenzione
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Gestione delle attività
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Gestione dei dispositivi e delle chiavi
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Gestione energetica e ambientale
Locazione e gestione immobiliare
Gestione dei contratti e del budget
(versione gratuita disponibile)
Wowflow è una delle soluzioni più innovative nel panorama CAFM. Fondata nel 2018 da professionisti del Facility Management, l’azienda nasce per offrire un’alternativa agile e intuitiva ai sistemi complessi, pensata appositamente per i team operativi più snelli.
A differenza dei software CAFM tradizionali, Wowflow non punta sul numero infinito di moduli, ma sulla semplificazione dei processi quotidiani. Dalla documentazione fotografica alla gestione degli ordini di lavoro, tutto è progettato per permetterti di concentrarti su ciò che conta davvero: l’operatività.
Wowflow facilita inoltre uno scambio fluido tra Facility Manager e fornitori esterni. Tutti i collaboratori possono accedere ai dati e aggiornare i processi da un’unica piattaforma centralizzata.
Un esempio concreto? I tuoi fornitori possono visualizzare e gestire i propri ordini di lavoro e la relativa documentazione in tempo reale direttamente su Wowflow, senza che tu debba acquistare licenze separate per loro.
Vuoi testare l’efficacia di Wowflow?
Crea un account gratuito e prova subito tutte le funzionalità.
Wowflow vanta inoltre ottime recensioni sulle piattaforme mobile, con una valutazione di 4,6/5,0 sia su App Store che su Google Play Store.
Tuttavia, per mantenere la sua natura snella e intuitiva, Wowflow presenta alcune limitazioni rispetto ai sistemi più complessi:
- Al momento non sono inclusi moduli per lo Space Management o la gestione delle planimetrie.
- Il software non dispone di certificazioni CAFM standard.
A chi si rivolge Wowflow?
Wowflow è la soluzione ideale per i team di Facility Management e le PMI che vogliono eliminare il caos della documentazione e migliorare la collaborazione interna. È pensato per chi cerca uno strumento concreto ed efficace, evitando l’investimento eccessivo e la complessità tecnica dei software CAFM tradizionali.
PlanRadar: software intuitivo focalizzato sulle planimetrie, ideale per PMI
- Semplice e intuitivo con un'implementazione rapida
- Buon rapporto qualità-prezzo
- Possibilità di test prima dell'acquisto
- Ottimo per lavorare con i piani
- Mancano i moduli delle funzioni principali
- Nessuna certificazione CAFM
- Funziona solo con i piani di costruzione, è stato sviluppato principalmente per le imprese edili.
Gestione degli spazi e delle aree
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Manutenzione e gestione degli ordini
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Pianificatore della manutenzione
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Gestione delle attività
Gestione dei dispositivi e delle chiavi
Gestione energetica e ambientale
Locazione e gestione immobiliare
Gestione dei contratti e del budget
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Fondata nel 2013, PlanRadar si è consolidata come una soluzione intuitiva per i team di Facility Management che operano partendo dai disegni tecnici.
Nata originariamente per il coordinamento nei cantieri edili, l’azienda ha progressivamente esteso il suo raggio d’azione alla gestione delle anomalie e alla collaborazione tra i diversi stakeholder di progetto. Oggi, PlanRadar punta con decisione al settore del Facility Management, offrendo strumenti come la manutenzione programmata e la documentazione fotografica, con la possibilità di integrazione con i sistemi BIM.
Le sue applicazioni mobili godono di una solida reputazione, con valutazioni di 4.6/5.0 sull’App Store e 4.0/5.0 su Google Play.
Quali sono i limiti di PlanRadar?
Nonostante la sua efficacia, PlanRadar presenta alcune caratteristiche che potrebbero non adattarsi a ogni tipo di gestione:
Dipendenza dalle planimetrie: Il software è progettato attorno ai disegni tecnici. Senza il caricamento di una planimetria, il coordinamento dei flussi di lavoro perde gran parte della sua efficacia.
Focus costruttivo: Rimane uno strumento orientato principalmente alle imprese edili; pertanto, mancano moduli specialistici e certificazioni CAFM specifiche per le grandi organizzazioni.
A chi si rivolge PlanRadar: team di facility management di piccole e medie dimensioni che basano il coordinamento quotidiano sulle planimetrie, ma che non necessitano (o non dispongono delle risorse) per gestire la complessità di un CAFM.
Planon: realtà consolidata a livello europeo, per grandi organizzazioni
- Uno degli strumenti CAFM più potenti sul mercato
- Molte interfacce con strumenti come SAP, Oracle, MS Suite, AutoCAD o Revit.
- Forte presenza sul mercato dell'UE
- Costi relativamente elevati
- Processo di implementazione complesso
- Le prestazioni possono dipendere da una buona struttura di dati
Gestione degli spazi e delle aree
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Manutenzione e gestione degli ordini
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Pianificatore della manutenzione
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Gestione delle attività
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Gestione dei dispositivi e delle chiavi
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Gestione energetica e ambientale
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Locazione e gestione immobiliare
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Gestione dei contratti e del budget
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Planon è uno dei pilastri storici nel panorama internazionale del Facility Management, con un focus specifico sulle grandi aziende e multinazionali.
Fondata nel 1992, Planon vanta oggi oltre 2.800 clienti in 40 paesi e una presenza capillare con uffici nei Paesi Bassi, Regno Unito, Germania e Stati Uniti.
È considerato uno degli strumenti CAFM più completi e performanti sul mercato, capace di coprire virtualmente ogni esigenza legata alla gestione degli edifici. La sua forza risiede nelle ampie possibilità di integrazione con ecosistemi aziendali complessi come SAP, Oracle, Microsoft Suite e Siemens. Questa versatilità, unita alla presenza internazionale, rende Planon la scelta strategica per le aziende che devono gestire patrimoni immobiliari distribuiti in diversi paesi.
Tuttavia, la potenza di Planon comporta costi elevati e una struttura software decisamente complessa. Per garantire prestazioni ottimali, il sistema richiede una gestione dei dati impeccabile e una fase di configurazione iniziale molto onerosa, come spesso segnalato dagli utenti nelle recensioni online.
Un ulteriore punto critico riguarda l’esperienza mobile: le applicazioni di Planon presentano valutazioni inferiori alla media, con un punteggio di 3.0/5.0 su Google Play e una scarsa presenza di feedback sull’App Store.
A chi si rivolge Planon: grandi aziende e multinazionali che gestiscono patrimoni immobiliari e processi di Facility Management estremamente complessi su scala internazionale.
Archibus: il colosso americano del CAFM per le grandi aziende
- Uno degli strumenti CAFM più potenti sul mercato
- Forte connessione a strumenti complementari come iOffice, SpaceIQ o Hippo CMMS
- Costi relativamente elevati
- Processo di implementazione complesso
- Principalmente rappresentato sul mercato statunitense
Gestione degli spazi e delle aree
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Manutenzione e gestione degli ordini
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Pianificatore della manutenzione
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Gestione delle attività
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Gestione dei dispositivi e delle chiavi
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Gestione energetica e ambientale
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Locazione e gestione immobiliare
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Gestione dei contratti e del budget
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Archibus è un vero veterano del settore, una soluzione globale pensata per chi deve gestire patrimoni immobiliari su scala monumentale.
Fondata nel 1982, Archibus è uno dei player più longevi sul mercato. Con oltre 8 milioni di utenti nel mondo, l’azienda detiene la leadership assoluta in Nord America, consolidandosi come il punto di riferimento per il Facility Management di stampo Enterprise.
È probabilmente lo strumento CAFM più potente per quanto riguarda l’integrazione tra gestione operativa e asset management finanziario. Grazie all’appartenenza all’ecosistema Eptura (che include software come iOffice, SpaceIQ e Hippo CMMS), Archibus offre l’accesso a un network di strumenti specializzati e complementari per ogni esigenza aziendale (ad es. per la gestione degli asset).
Come Planon, Archibus si posiziona in una fascia di prezzo e complessità molto elevata. Sebbene sia un pilastro tecnologico, la sua presenza è meno capillare nel mercato europeo rispetto a quello statunitense, il che può influire sul supporto locale.
Un punto critico risiede nella modernità dell’interfaccia mobile: le recensioni degli utenti sono decisamente basse, con un punteggio di 2.7/5.0 su Google Play e una scarsa visibilità sull’App Store, segno di un’esperienza d’uso che fatica a tenere il passo con le soluzioni più agili e moderne.
A chi si rivolge Archibus: grandi gruppi e multinazionali che gestiscono infrastrutture critiche e patrimoni immobiliari complessi, con una forte necessità di controllo finanziario e una preferenza per standard consolidati sul mercato americano.
waveware (Loy & Hutz) - La massima personalizzazione per il Facility Management
- Uno dei principali fornitori locali nella regione DACH
- Ampia gamma di moduli e funzioni
- Elevata personalizzazione del software
- Interfaccia utente relativamente moderna
- Costi medio-alti
- Processo di implementazione complesso
- L'introduzione di nuove funzioni può avere la precedenza sul miglioramento della stabilità delle funzioni esistenti.
Gestione degli spazi e delle aree
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Manutenzione e gestione degli ordini
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Pianificatore della manutenzione
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Gestione delle attività
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Gestione dei dispositivi e delle chiavi
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Gestione energetica e ambientale
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Locazione e gestione immobiliare
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Gestione dei contratti e del budget
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Un pilastro del mercato di lingua tedesca, waveware è la soluzione ideale per chi cerca un software costruito su misura, quasi come un abito sartoriale.
Fondata nel 1987, waveware è una realtà leader in Germania, con oltre 1.000 clienti attivi. Nonostante la sua lunga storia, la versione attuale del software (lanciata nel 2012) è moderna e tecnologicamente all’avanguardia rispetto alla media dei CAFM tradizionali.
La caratteristica distintiva di waveware è il suo livello di personalizzazione quasi illimitato. Seguendo l’esempio di giganti come SAP, l’azienda ha sviluppato un proprio linguaggio di programmazione interno. Questo permette di creare funzioni e moduli “tailor-made” che si adattano perfettamente ai processi specifici di ogni cliente.
Le sfide della flessibilità: Tutta questa potenza, però, rappresenta un’arma a doppio taglio. Personalizzazioni così spinte comportano inevitabilmente tempi di integrazione molto lunghi e costi che possono lievitare rapidamente.
Inoltre, emergono due punti critici dalle analisi degli utenti:
Stabilità vs Innovazione: La strategia aziendale sembra privilegiare il rilascio costante di nuove funzioni, a volte a discapito della stabilità delle funzioni già esistenti.
Esperienza Mobile: Al momento non sono disponibili valutazioni pubbliche per l’applicazione mobile negli store, un fattore di incertezza per chi ha bisogno di uno strumento affidabile per i tecnici sul campo.
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A chi si rivolge waveware (Loy & Hutz) : team di Facility Management di medie e grandi dimensioni con esigenze operative estremamente complesse e specifiche, che necessitano di una soluzione unica e hanno il budget e il tempo necessari per un’implementazione strutturata.
Facility24: La soluzione CAFM per una gestione immobiliare trasparente
- Ampia gamma di moduli e funzioni
- Tempi di implementazione relativamente brevi
- Presentazione dei prodotti e prezzi trasparenti
- Numerose recensioni positive online
- Costi medio-alti e tempi di formazione piuttosto lunghi
- Applicazione mobile non disponibile
Gestione degli spazi e delle aree
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Manutenzione e gestione degli ordini
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Pianificatore della manutenzione
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Gestione delle attività
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Gestione dei dispositivi e delle chiavi
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Gestione energetica e ambientale
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Locazione e gestione immobiliare
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Gestione dei contratti e del budget
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Un fornitore storico nel mercato tedesco, Facility24 punta tutto sulla chiarezza dell’offerta e sul controllo rigoroso dei processi per le grandi organizzazioni.
Attiva dal 1993, Facility24 è una realtà consolidata in Germania, specializzata nel supporto ai grandi team di Facility Management. Tra i player del settore, si distingue per avere una delle strutture d’offerta più lineari e comprensibili, promettendo tempi di implementazione decisamente più rapidi rispetto alla media dei suoi diretti concorrenti.
I punti di forza dichiarati dall’azienda sono la trasparenza sui costi e la chiarezza nelle prestazioni dei vari moduli, elementi confermati dalle buone recensioni dei clienti
Nonostante la solidità del sistema, Facility24 presenta alcuni ostacoli all’ingresso:
Investimento e formazione: L’adozione del software richiede budget elevati e un impegno considerevole in termini di tempo per la formazione dei manager.
Il “nodo” mobile: Il limite più critico per un team moderno riguarda l’accessibilità. Attualmente, l’applicazione mobile non sembra essere realmente attiva o indipendente, costringendo gli utenti a fare affidamento quasi esclusivamente sulla versione desktop. Un limite importante per chi gestisce interventi tecnici dinamici e fuori ufficio.
A chi si rivolge Facility24: grandi team di gestione che mettono al primo posto il controllo analitico dei costi e una struttura modulare chiara, ma che non considerano l’operatività mobile avanzata come un requisito indispensabile.
In sintesi: qual è il software ideale per le tue esigenze?
Nel mondo del Facility Management non esiste una soluzione universalmente ‘giusta’ o ‘sbagliata’: la scelta migliore dipende esclusivamente dai processi e dagli obiettivi specifici della tua azienda.
Ecco una guida rapida per orientarti tra le opzioni analizzate:
Per le PMI che cercano un’alternativa intuitiva e rapida ai CAFM tradizionali: Wowflow può essere la soluzione ideale.
Per chi lavora basandosi sulle planimetrie: PlanRadar offre l’approccio grafico più indicato.
Per grandi aziende con patrimoni complessi: consigliamo soluzioni strutturate in base all’area geografica:
Planon: eccellente per la gestione di siti ampi su scala europea.
Archibus: il punto di riferimento per il mercato statunitense.
Per esigenze di personalizzazione elevata (team medi/grandi):
Loy & Hutz (waveware): per chi necessita di funzioni create su misura.
Facility24: per chi mette al primo posto la trasparenza e il controllo dei costi
La nostra analisi: un impegno di trasparenza
Il nostro obiettivo è offrirti un confronto professionale e oggettivo per supportare la tua decisione. Tuttavia, crediamo sia giusto condividere i criteri e i confini della nostra analisi:
1. La nostra identità
Wowflow nasce dall’esperienza diretta: siamo stati noi stessi ex-Facility Manager prima di diventare sviluppatori. Questo background ci porta a dare priorità assoluta alla semplicità d’uso e a un rapporto costi-benefici reale per chi sta sul campo.
2. I criteri di selezione
Abbiamo analizzato i fornitori con la maggiore diffusione sul mercato e quelli più richiesti dai nostri clienti. Esistono altre soluzioni valide non incluse in questa sintesi, come IBM Tririga, SAP, eTask o VertiGIS, che rimangono opzioni eccellenti per contesti specifici.
3. La complessità dei prezzi
Data la scarsa trasparenza che caratterizza spesso questo mercato, abbiamo stimato i costi medi d’ingresso necessari per rendere il software operativo. Queste stime includono licenze annuali, implementazione, setup dei dati, formazione e integrazioni (basandoci sui dati pubblici del report ‘CAFM Software 2025’). Nota: i costi dal secondo anno in poi (manutenzione, aggiornamenti o moduli extra) possono variare.
Hai informazioni aggiornate sui prezzi di uno dei fornitori citati? Aiutaci a rendere questa guida ancora più precisa scrivendoci a: marketing@wowflow.com
Nella sezione che segue, esploreremo nel dettaglio le singole aree di responsabilità e le funzioni specifiche di ogni modulo, per aiutarti a capire come queste tecnologie si adattano al tuo lavoro quotidiano.
Panoramica dei moduli: funzioni e focus operativo
In questa sezione potrai conoscere meglio le varie funzioni e le aree di responsabilità dei singoli moduli.
- Piante 2D/3D
- Pianificazione territoriale
- Gestione generale dello spazio
- Gestione del posto di lavoro
- Connessione CAD
- Gestione delle prenotazioni
- Pianificazione dell'occupazione
- Gestione del trasferimento
- Software BIM Integrazione
- Manutenzione reattiva
- Ispezione e coordinamento degli ordini di lavoro
- Documentazione fotografica
- Biglietteria
- Gestione del progetto
- Gestione dei rifiuti
- Gestione dei messaggi di errore
- Liste di controllo
- Lavoro ricorrente
- Pianificazione del calendario, ecc.
- Gestione delle pulizie
- Servizio invernale
- Gestione degli spazi verdi
- Manutenzione delle strutture dell'edificio
- TGA/Gestione tecnica dell'impianto
- Gestione dinamica degli asset, come attrezzature e chiavi
- Gestione dei dispositivi
- Gestione delle chiavi
- Gestione dell'inventario
- Inventario
- Tracciamento e gestione degli aspetti energetici e di sostenibilità dell'edificio
- Gestione dell'energia
- Gestione ambientale
- Controllo dell'energia
- Contabilità generale
- Bilancio
- Monitoraggio globale dei costi dell'edificio e dei contratti con i fornitori di servizi
- Gestione del budget
- Gestione dei contratti
- Gestione del budget
- Monitoraggio dei costi
- Gestione dei contratti e SLA
- Contabilità dei costi operativi
- Gestione dei contratti di noleggio
- Recupero crediti
- Gestione dei contratti di locazione
- Gestione delle locazioni
