Scopri la forza invisibile che sta alla base di una strategia di facility management di successo: la documentazione dell’inventario. Una documentazione dettagliata è la chiave per aumentare l’efficienza, ridurre al minimo gli errori e ottimizzare i processi operativi.
Scopri nel nostro articolo come la documentazione as-built colma il divario tra i progetti di costruzione pianificati e la realtà. Qui imparerai come la documentazione dell’inventario costituisca la base per prendere decisioni fondate nella gestione delle strutture.
Cos'è la documentazione as-built?
La documentazione as-built, nota anche come “documentazione costruita”, si riferisce a tutti i documenti che descrivono esattamente come è stato costruito un edificio.
Fornisce una storia complessiva della costruzione attuale, comprese tutte le modifiche apportate durante il processo di costruzione. La documentazione As-built copre l’intero ciclo di vita di un immobile, ovvero sia la fase di costruzione che quella di utilizzo.
Perché ti serve la documentazione as-built?
Un edificio, così come viene costruito, non corrisponde mai perfettamente al modello di progetto originale. I disegni As-built sono documenti che consentono un facile confronto tra il progetto e le specifiche finali.
I disegni definitivi includono tutte le modifiche apportate durante il progetto di costruzione. La documentazione as-built serve come riferimento per le future attività di manutenzione, riparazione facility management.
- Gestione degli edifici: una parte importante del facility management
Qual è il ruolo della documentazione as-built nella gestione delle strutture?
Nella gestione degli impianti, i dati sono necessari per l’intero ciclo di vita dell’edificio, dalla progettazione iniziale allo stato attuale, per eseguire lavori di manutenzione, attività operative e talvolta anche simulazioni avanzate.
La conformità è un aspetto centrale del lavoro di un facility manager e la corretta documentazione fa parte del catalogo dei doveri.
La documentazione dell’inventario garantisce:
- Copertura della responsabilità civile per il proprietario dell’edificio
- Conformità alle condizioni quadro legali
- Preparazione di un modello informativo per le misure e il calcolo dei costi
La documentazione completa del sistema è particolarmente importante. I componenti di questa documentazione sono
- Contratti
- Piantine
- Piani di costruzione
- Disegni costruttivi
- Eventuali modifiche
Questi sono considerati una prova, ad esempio per la protezione antincendio, e sono soggetti a rigidi obblighi di ispezione. Soprattutto durante la fase di costruzione, le norme legali sono particolarmente restrittive e vengono monitorate dalle autorità.
Chi è responsabile della documentazione as-built?
La responsabilità dell’operatore nella facility management è giuridicamente definita. È presente nel diritto comunitario sotto forma di direttive e regolamenti, in leggi come la legge sui prodotti chimici, in ordinanze o in regolamenti amministrativi.
Di norma, il proprietario o l’operatore è responsabile della documentazione as-built. Tuttavia, alcune responsabilità possono essere delegate a terzi, dipendenti o società esterne.
Di solito, l’architetto o il designer che ha originariamente progettato il progetto crea anche le planimetrie as-built. Ha familiarità con le specifiche originali ed è quindi nella posizione migliore per presentare le modifiche registrate.
Secondo quanto riportato da Cornell University Facilities Services le persone responsabili dei disegni dell’inventario variano a seconda che il lavoro sia interno o esterno:
- Nel caso di ordini di pianificazione interni, questi possono essere creati da qualsiasi membro del team di pianificazione.
- Nel caso di ordini di progettazione esterni, i disegni vengono creati dall’appaltatore con l’aiuto di subappaltatori per presentarli all’architetto e includerli nei disegni esecutivi.
Se il proprietario o l’operatore delega la preparazione della documentazione as-built, gli obblighi di monitoraggio e controllo applicabili rimangono in vigore.
In qualità di proprietario o operatore, devi quindi avere sempre le prove pertinenti, anche se hai rinunciato alla responsabilità.
Uno strumento importante per raccogliere tutti i feedback dei tuoi fornitori di servizi in un unico posto è il software di gestione degli ordini come Wowflow.
Stai cercando uno strumento per la collaborazione nel facility management? Prenota una demo qui!
Perché una buona documentazione as-built è così importante per la gestione delle strutture? 4 Vantaggi
I vantaggi di una buona documentazione as-built nella gestione delle strutture sono molti e noi ne indicheremo i quattro più importanti:
1. Miglioramento dell’onboarding: quando i fornitori vengono aggiunti a un progetto, fornire una documentazione as-built professionale aiuta il team ad accedere rapidamente alle informazioni giuste in modo da poter lavorare più velocemente.
2. Supporto al team di gestione della struttura: con un registro completo delle modifiche, i team di gestione della struttura possono risolvere i problemi più rapidamente. I proprietari riducono i costi grazie a un funzionamento efficiente.
3. Processo di approvazione semplificato: le autorità spesso richiedono numerosi piani costruttivi per concedere la licenza edilizia.
4. Migliore processo di ristrutturazione: con una documentazione completa sull’edificio, i proprietari possono vedere esattamente cosa è stato costruito. La documentazione relativa allo stato di fatto serve come base per le misure di ristrutturazione e rinnovamento. I potenziali problemi di sicurezza vengono identificati immediatamente.
Come puoi migliorare la documentazione dell'inventario?
Nella gestione delle strutture, la mancanza di informazioni è un motivo comune per cui i progetti vengono ritardati o cancellati.
Presta attenzione alla documentazione dell’inventario professionale:
- il formato corretto della documentazione (ad esempio, il formato cartaceo non è sempre adatto)
- Prove fotografiche o disegni
- Ampia raccolta di dati
- Informazioni sugli aggiornamenti successivi
- Organizzazione chiara dei dati
Per semplificare la documentazione dell’inventario e per evitare errori, ti consigliamo di documentare l’inventario in formato digitale.
I vantaggi della documentazione digitale as-built
La digitalizzazione della documentazione as-built offre numerosi vantaggi. Ad esempio, rende più semplice la registrazione delle informazioni nel lavoro quotidiano, perché i responsabili possono documentare direttamente con schizzi fotografici e planimetrie utilizzando uno smartphone o un tablet.
Impostare con successo la documentazione as-built prima dell'inizio della costruzione utilizzando una soluzione cloud.
Spesso il motivo per cui i team non riescono a creare una documentazione dettagliata e accurata dell’as-built è che non è stato creato un sistema adeguato.
Tu e il tuo team dovreste evitare di creare l’intero piano di costruzione alla fine dei lavori. Al contrario, è necessario un luogo in cui i dati possano essere raccolti, archiviati, elaborati e distribuiti durante tutto il processo prima dell’inizio della costruzione.
L’archiviazione di piani e cronologie di progetto nel cloud è essenziale per migliorare l’inventario e aumentare la produttività.
Con un facile accesso digitale alle planimetrie in cantiere, puoi assicurarti che tutte le modifiche vengano acquisite e registrate. Ciò significa che i team possono aggiungere la documentazione necessaria in loco dai loro telefoni cellulari e tablet.
I team documentano tutto immediatamente e non devono aspettare di tornare in ufficio per cercare di ricordare tutti i dettagli importanti o copiarli dagli appunti sul campo.
Con l’accesso al cloud fin dall’inizio di un progetto, fotografare, registrare e caricare tutti i dati in cantiere è un gioco da ragazzi e porta a una documentazione precisa e conforme alla legge.
Wowflow ti offre un software basato sul cloud in modo che i tuoi dipendenti possano caricare le foto senza fatica e creare report automaticamente.
Lavorate in modo più efficiente con il software di gestione degli asset di Wowflow.
Dalla documentazione statica a quella agile as-built
Le ristrutturazioni e le modifiche sono in continuo aumento. Anche piccoli aggiustamenti hanno un impatto sulle condizioni future di un edificio.
Pertanto, i piani di costruzione di un progetto non devono rimanere statici. Per questo sono necessari i piani di costruzione:
- A disposizione di tutti coloro che ne hanno bisogno, dal futuro team di costruzione al personale operativo e di manutenzione.
- Accessibile da qualsiasi luogo. Devono essere archiviati nel cloud per consentire alle parti interessate di aggiornare e fornire documenti futuri.
Reporting automatizzato
La documentazione professionale dell’inventario comporta un certo impegno. La registrazione di una documentazione completa dell’inventario richiede un alto livello di risorse umane e di tempo.
La reportistica automatizzata può ridurre questo sforzo ed evitare che piani di inventario disorganizzati si riflettano negativamente sulla tua azienda.
Questo può essere ottenuto con il software giusto.
Desideri una reportistica automatizzata per la gestione delle tue risorse? Crea un account gratuito qui!
Software per la documentazione dell'inventario: queste 4 tecnologie da prendere in considerazione
Per creare disegni as-built migliori, è utile utilizzare una tecnologia che fornisca un alto livello di dati di progetto fin dall’inizio.
Pertanto, presta attenzione a:
- Software BIM (Building Information Modelling): Con il software BIM è possibile utilizzare e aggiornare informazioni di alta qualità.
- Scansione laser: è un tipo di misurazione laser utilizzata per mappare un’area con elevata precisione. Con la scansione laser, il patrimonio edilizio può essere integrato rapidamente nel metodo BIM.
- Dati di costruzione connessi (CCD): Il CCD comprende l’integrazione di varie tecnologie come l’Internet delle cose (IoT), il cloud computing, i dispositivi mobili e il Building Information Modelling (BIM).
- CAFM: come sistema di gestione CAFM offre una soluzione interessante per i dati grafici e alfanumerici. I documenti vengono ricercati in base a proprietà liberamente definite.
- Panoramica del software CAFM i nostri migliori consigli
- CMMS: una tecnologia ben nota per l’efficienza del facility management
Domande frequenti
Cosa deve includere la documentazione as-built durante la fase di costruzione?
Durante la fase di costruzione, le questioni tecniche come la protezione antincendio, la sicurezza e le installazioni tecniche sono prioritarie. La documentazione di costruzione è strettamente legata ai requisiti legali.
Cosa deve includere la documentazione di costruzione durante la fase di utilizzo?
Nella fase di utilizzo, l’attenzione si concentra sull’efficienza economica dell’edificio. L’obiettivo è far funzionare l’edificio nel modo più efficiente ed economico possibile, prolungarne la vita utile ed evitare costose riparazioni.
