Diese drei Kennzahlen helfen Ihnen, Ihr Reinigungsunternehmen erfolgreicher zu führen
Nachdem wir uns schon mit den sieben wichtigsten Kennzahlen für den Bereich Facility Management auseinandergesetzt haben, wurde es nun Zeit dasselbe für Gebäudereinigungsunternehmen bzw. Facility Services zu tun. Dieser Artikel zeigt Ihnen fünf wichtige KPIs, die den personellen, den wirtschaftlichen und den rechtlichen Aspekt Ihres Unternehmens betreffen. Wir erklären außerdem welche Probleme mit der Nichtbeachtung der Kennzahlen einhergehen und wie sie das vermeiden können.
1. Rechtliche Kennzahlen: Leistungskennzahlen in der Reinigungsbranche
Beginnen wir mit der Rechts-Thematik: § 17 des Kollektivvetrags für Denkmal-, Fassaden- und Gebäudereiniger regelt die Kennzahlen für Reinigungsdienstleistungen in Abhängigkeit von Reinigungsniveaus, Raumflächen und Raumnutzung. Die Leistungskennzahl bezeichnet dabei die m², die von dem*der Arbeitnehmer*in pro Stunde gereinigt werden dürfen. Wie in der Bezeichnung des Paragraphs schon erwähnt, wird dabei unterschieden welche Art von Raum gereinigt wird (beispielsweise ein Hotelzimmer oder ein Operationssaal) und welche Reinigung dort stattfindet: Vollreinigung, Teilreinigung oder Sichtreinigung. Zusätzlich gibt es noch weitere separat geregelte Reinigungsformen, wie etwa die Generalreinigung oder die Großflächenreinigung.
Beispiel: Leistungswerte der Unterhaltsreinigung (in m2/h):
Warum gibt es Leistungskennzahlen?
In erster Linie dienen diese Kennzahlen zum Schutz der Arbeitnehmer*innen. Sie sollen vor Überarbeitung bewahrt werden. Auf der anderen Seite ziehen aber auch Arbeitgeber*innen – sprich die Reinigungsfirmen selbst – einen Vorteil aus den Leistungskennzahlen. Denn durch sie gibt es einen klaren Anhaltspunkt was die Größe der zu reinigenden Fläche anbelangt. Daraus ergibt sich die erleichterte Angebots- bzw. Preisgestaltung: Die Basis gibt der Gesetzgeber selbst vor. Außerdem lässt sich – zumindest bis zu einem gewissen Punkt – auf diese Weise Lohn- und Sozialdumping, das heißt die Unterschreitung des Entgelts nach Gesetz, Verordnung oder Kollektivvertrag, verhindern. Die Wettbewerbsfähigkeit aller am Markt Beteiligten bleibt bestehen. Und daran sollte man sich übrigens auch wirklich halten, denn: Lohn- und Sozialdumping ist strafbar!
Ein relativ aktuelles Beispiel: Ein österreichisches Unternehmen – ins Leben gerufen während der Corona-Krise, um Österreich mit FFP2 Masken zu versorgen – beutete anscheinend mehrere Mitarbeiter*innen aus. Die Arbeiterkammer macht sich Sorgen das Ähnliches nun auch mit aus der Ukraine geflüchteten Personen passieren könnte. Besonders die Reinigungsbranche ist dafür prädestiniert. Und nicht zu vergessen: Der Geschäftsführer haftet persönlich in solchen Fällen!
2. Wirtschaftliche Kennzahlen für Reinigungsunternehmen: Angemeldete Stunden zu verkauften Stunden & Langfristigkeit der Zusammenarbeit mit Kund*innen
Eine wichtige wirtschaftliche Kennzahl sind die angemeldeten Stunden im Verhältnis zu den verkauften Stunden. Ein kurzes Beispiel: Die Reinigungsfirma “XY” beschäftigt Frau Maier 20 Stunden in der Woche. Aufgrund der Auftragslage kann Frau Maier aber nur 16 Stunden tatsächlich arbeiten. Vier Stunden müssen der Arbeitskraft zwar als Lohn ausgezahlt werden, kommen aber von Kundenseite nicht wieder herein. Dieser Leerlauf bedeutet einen Verlust für das Unternehmen. Sie sollten ihn auf jeden Fall verhindern.
Hier lautet die Devise: Erfolgreich wirtschaften durch effiziente Einsatz- und Personalplanung!
Auch die Langfristigkeit der Zusammenarbeit mit Ihren Kund*innen spielt für den Erfolg Ihres Gebäudereinigungsunternehmens eine tragende Rolle. Beziehungsweise vor allem die Langfristigkeit mit der ein*e Mitarbeiter*in für ein*e Kund*in arbeitet. Warum das so ist? Wenn Ihre Mitarbeiter*innen ein Gebäude oder eine Fläche schon kennen, dann fällt die anfängliche Sichtung weg. Reinigungskräfte müssen sich nicht zuerst zurechtfinden, sondern kennen sich sofort aus. Auch die Urlaubsvertretung wird oftmals von den Mitarbeiter*innen selbst organisiert, weil sie das Objekt kennen und ihren Arbeitsplatz schätzen. Das bedeutet: Gesparte Zeit, gespartes Geld. Und nicht nur das: Langfristige Kund*innen sind im Normalfall zufriedene Kund*innen. Im besten Fall empfehlen sie Ihren Service weiter und werden zu wichtigen Referenzen. Was wiederum zu potentiellen Aufträgen von Neukund*innen, aber auch zu Folgeaufträgen der Bestandskund*innen führt – oft ohne die Notwendigkeit Ausschreibungen durchforsten zu müssen.
Aber aufgepasst: Lassen Sie sich Ihr Fachpersonal nicht von Ihren Auftraggeber*innen abwerben! Das kann bei einer langjährigen Zusammenarbeit schon einmal passieren. Achten Sie deshalb auf den Inhalt Ihrer Verträge.
3. Personelle Kennzahlen für Gebäudereiniger: Mitarbeiter*innen-Ausfälle & Fluktuation
Selbstverständlich gehen die personellen Kennzahlen Hand in Hand mit den wirtschaftlichen. Besonders das Thema Mitarbeiter*innen-Ausfälle ist durch die Corona-Pandemie brandaktuell geworden. Wobei natürlich auch “normale” Krankenstände und urlaubsbedingte Ausfälle in diese Kategorie zählen. Ziel ist es, die Ausfälle so gering wie möglich zu halten bzw. so gut wie möglich auf diesen Fall vorbereitet zu sein. Was nämlich das problematische an Ausfällen ist, ist die Tatsache, dass dann zwei Fachkräfte bezahlt werden müssen: Jene im Krankenstand oder Urlaub und der Ersatz. Zusätzlich muss die Ersatz-Person eventuell erst eingeschult werden, sofern sie nicht so oder so ein Teil des bestehenden Teams ist. Zu Zeiten einer Pandemie und somit unvorhersehbaren – und vor allem zahlreichen – Ausfällen, gewinnt diese Kennzahl einen besonderen Stellenwert. Wenn möglich, sollte sie gering gehalten werden.
Die zweite personelle Kennzahl: Fluktuation. Dazu können wir gleich sagen: Jedes Teammitglied, das neu eingeschult werden muss, kostet Zeit und Geld. Beides wertvolle Güter, besonders im Geschäftsalltag eines Reinigungsunternehmens.
Der Wissensstand, den Sie in Ihrer Firma schon haben, ist wertvoll. Versuchen Sie ihn zu halten!
Eine niedrige Mitarbeiter*innen-Fluktuation bedeutet weniger Einschulungsaufwand. Denn oft gehen mit der Einschulung einer neuen Reinigungsfachkraft Anlaufschwierigkeiten einher. Was eine niedrige Fluktuation meist auch bedeutet? Eine hohe Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen. Und zufriedene Mitarbeiter*innen haben weniger Fehlstunden (das ist wissenschaftlich belegt!) – es besteht also ein direkter Zusammenhang mit der ersten personellen Kennzahl.
Und was führt nun zu einem zufriedenen Team? Viele Dinge. Aber diese Punkte sind die Eckpfeiler der Zufriedenheit Ihrer Fachkräfte:
- Jeder und jede hat genug Zeit für die Arbeit (deshalb die Leistungskennzahlen zu Beginn).
- Eine pünktliche und faire Lohnabrechnung.
- Ausreichend Wertschätzung am Arbeitsplatz.
- Eine offene interne Kommunikation.
- Wenn ein Tool genutzt wird sollte es mehrsprachig sein und so für Inklusion sorgen.
Gerade die Kommunikation am Arbeitsplatz spielt also eine große Rolle. Kann der*die Kund*in das Problem klar und deutlich kommunizieren, kommt es bei der Reinigungskraft auch so an – ohne “Verluste”. Stellen Sie sich das Ganze wie das Spiel “Stille Post” vor. So würde es laufen, wenn es keine Kommunikations-Tools gibt: Der*die Auftraggeberin sagt “Entfernen”, beim Reinigungspersonal kommt aber “Entrümpeln” an. Die Gartenmöbel aus dem Keller werden dann womöglich weggeworfen anstatt dass sie von einem Ort entfernt und an einem anderen gelagert werden.
Kennzahlen in der Gebäudereinigung: Die Zusammenfassung
Die Kennzahlen im Überblick:
- Leistungskennzahlen
- Angemeldete zu verkauften Stunden
- Langfristigkeit der Zusammenarbeit
- Fluktuation
- Mitarbeiter*innen-Ausfälle
Das sind die wichtigsten fünf Kennzahlen für den Erfolg Ihrer Reinigungsfirma bzw. Ihres Facility Service Unternehmens. Die Erreichung und Verbesserung der festgelegten Kennzahlen erfolgt nicht von heute auf morgen. Es handelt sich dabei um einen laufenden – und nie endenden – Prozess. Möglichst viele Abläufe im Unternehmen sollen automatisiert werden. Speziell bei der Kommunikation mit Mitarbeiter*innen, der Koordination und der Dokumentation der Arbeit hilft ein Tool, das für Automatisierung sorgt.
Wowflow ist auf die Bedürfnisse und Abläufe in Reinigungsunternehmen zugeschnitten. Es hilft die Ablauforganisation effizienter zu gestalten und spart so Geld, Zeit UND Nerven. Mittels QR-Codes kann eindeutig und schnell kommuniziert werden. Die Wünsche und Vorlieben von Kund*innen sind jederzeit in der App hinterlegt und auch für die Urlaubsvertretung zugänglich. Unnötige Reklamationen werden vermieden.
Das sind jetzt nur ein paar Beispiele zur Wowflow-Funktionsweise. Wenn Sie mehr dazu erfahren wollen, kontaktieren Sie uns oder sehen Sie sich auf unserem Blog um. Unser nächstes Thema: Wie berechne ich den richtigen Stundensatz in meinem Gebäudereinigungsunternehmen.
