Müssen Sie ein Begehungsprotokoll erstellen und suchen Sie nach weiterführenden Informationen sowie einer praktischen Vorlage, die Sie als Grundlage für Ihre Betriebsbegehung nutzen können?
Dann lassen Sie uns Ihnen helfen!
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In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was es mit einem Begehungsprotokoll auf sich hat und geben Ihnen praktische Tipps an die Hand, damit Sie Ihre Begehung stressfrei und effektiv erledigen können. Zusätzlich erfahren Sie, welche Vorteile eine cloudbasierte Softwarelösung für Sie bereithält.
Was ist ein Begehungsprotokoll?
Ein Begehungsprotokoll ist ein detailliertes und systematisches Protokoll, das die Ergebnisse einer Begehung des Betriebsgeländes und der Arbeitsstätten festhält. Es dient der Dokumentation des Ist-Zustands im Hinblick auf Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz und bildet die Grundlage für die Ableitung von Maßnahmen zur Gefahrenprävention am Arbeitsplatz.
- Die genauen rechtlichen Anforderungen an die Dokumentation variieren je nach Unternehmensgröße, Branche und Land.
- Die Erstellung von Begehungsprotokollen erfordert eine sorgfältige Planung, um ein effektives und effizientes Vorgehen zu gewährleisten.
- Softwarelösungen, die speziell für die Dokumentation entwickelt wurden, bieten wesentliche Vorteile gegenüber herkömmlichen Methoden.
Begehungsprotokolle können weit über die Protokollierung von Gefahren hinausgehen. Begehungsprotokolle stellen in vielen Branchen ein wichtiges Instrument zur Dokumentation von Sachverhalten dar.
Zum Beispiel:
- Bauwesen: Sie werden bei der Bauüberwachung, der Abnahme von Bauleistungen oder der Brandschutzdokumentation verwendet.
- Immobilienwirtschaft: Sie werden beim Ein- und Auszug aus Mietobjekten, der Erstellung von Mängelprotokollen oder Brandschutzbegehungen verwendet.
- Facility-Management: Begehungsprotokolle dienen als wichtiges Instrument, um den Zustand von Gebäuden, Anlagen und Einrichtungen zu erfassen, Mängel zu dokumentieren und Maßnahmen zur Instandhaltung und Wartung abzuleiten.
Was sind Betriebsbegehungen?
Betriebsbegehungen sind betriebsinterne Maßnahmen, bei denen die Arbeitsplätze und die Arbeitsumgebung auf potenzielle Gefahrenquellen hin untersucht werden.
Während der Begehung wird das Begehungsprotokoll erstellt. Als zeitsparende Maßnahme haben sich Begehungsprotokoll Vorlagen und Checklisten bewährt. Der anschließende Begehungsbericht und das Begehungsprotokoll dienen als Nachweis für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben.
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Welche gesetzlichen Vorgaben gibt es?
In Österreich und Deutschland verpflichten verschiedene Gesetze wie beispielsweise das Arbeitsinspektionsgesetz (AIG), das Arbeitsschutzgesetz (ASchG) und das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) Unternehmen dazu, Betriebsbegehungen regelmäßig durchzuführen.
Die genauen gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentation variieren je nach Unternehmensgröße und Branche. Wie häufig Begehungen stattfinden müssen, dazu äußert sich der Gesetzgeber nicht genau. Generell gilt, dass Arbeitgeber, die eine Vielzahl von Mitarbeitern beschäftigen und Betriebe, die mit gefährlichen Stoffen und schweren Maschinen arbeiten müssen, regelmäßiger die Arbeitssicherheit protokollieren als andere Betriebe.
Wer an der Betriebsbegehung verpflichtend teilnehmen muss, ist ebenfalls vom Unternehmen und der Branche abhängig. In der Regel nehmen folgende Personen an der Begehung teil:
- Facility Manager
- Fachkräfte für Arbeitssicherheit
- Sicherheitsbeauftragte
- Betriebsarzt
- Brandschutzbeauftragte
- Vertreter der Unternehmensleitung
- Vertreter des Betriebsrats
Im Sinne der Betreiberverantwortung trägt der Arbeitgeber in der Regel die Gesamtverantwortung und sollte die für ihn relevanten gesetzlichen Anforderungen genau kennen, um sich rechtlich abzusichern.
7 organisatorische Tipps für die Vorbereitung der Betriebsbegehung
Eine gründliche Vorbereitung ist entscheidend für eine effiziente Betriebsbegehung und minimiert potenzielle Hürden bei der Erstellung des Begehungsprotokolls. Im Folgenden finden Sie 7 nützliche Tipps, die Ihnen die Vorbereitung erleichtern.
- Rechtzeitige Terminvereinbarung: Einladungen sollten mindestens 14 Tage im Voraus verschickt werden, um sicherzustellen, dass alle relevanten Personen rechtzeitig informiert sind und Sie genügend Zeit für Vorbereitungen haben. Ein großzügiges Zeitfenster bietet auch genügend Puffer für unvorhergesehene Änderungen und Terminverschiebungen.
- Zeitmanagement: Planen Sie die Begehung zeitlich angemessen, um die Konzentration aller Beteiligten zu erhalten und einen produktiven Ablauf zu gewährleisten.
- Unfallanalyse: Analysieren Sie vergangene Arbeitsunfälle und Beinaheunfälle und legen Sie bei Ihrer Begutachtung einen besonderen Fokus auf den damaligen Ort des Geschehens.
- Standardisiertes Vorgehen: Etablieren Sie einen einheitlichen Standard für die Durchführung und Protokollierung von Betriebsbegehungen. Dies gewährleistet die Vergleichbarkeit früherer Protokolle und erleichtert die Auswertung der Ergebnisse.
- Checklisten und Vorlagen: Nutzen Sie Checklisten und Vorlagen, um den Ablauf der Begehung zu strukturieren. Halten Sie relevante Daten zu Maschinen und Anlagen bereit, um während der Begehung unnötige Recherchen zu vermeiden.
- Mitarbeitereinbindung: Binden Sie Ihre Mitarbeiter aktiv in die Betriebsbegehung ein. Ihre Erfahrung und Expertise aus dem Arbeitsalltag liefern wertvolle Einblicke und ermöglichen eine schnellere Identifizierung potenzieller Gefahrenquellen.
- Digitale Hilfsmittel: Nutzen Sie während Ihrer Begehung ein Smartphone oder Tablet in Verbindung mit einer speziellen Softwarelösung, die darauf ausgerichtet ist, die Dokumentation zu vereinfachen. Dies spart Zeit und Nerven.
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Digitale Tools – Wie sie Zeit bei der Erstellung von Begehungsprotokollen sparen
In der Vorbereitungsphase einer Betriebsbegehung wird üblicherweise eine Checkliste mithilfe von Programmen wie Excel, Word oder anderen erstellt oder eine Vorlage für ein Begehungsprotokoll verwendet.
Diese wird ausgedruckt und zusammen mit einem Klemmbrett und einem Kugelschreiber zur Begehung mitgenommen. Während der Begehung werden die Punkte der Checkliste systematisch abgearbeitet und gegebenenfalls mit handschriftlichen Notizen versehen.
Nach der Begehung und der Nachbesprechung wird anschließend ein Bericht erstellt.
Dafür wird entweder die Papiercheckliste eingescannt oder die Informationen werden manuell in Word oder Excel übertragen, um anschließend einen PDF-Bericht zu generieren. Dieser Prozess ist zeitintensiv und verursacht hohe Kosten.
Mit modernen digitalen Tools lässt sich dieser Prozess deutlich effizienter gestalten. Sie erstellen am Computer eine Checkliste mit allen für Sie relevanten Punkten, die bei der Betriebsbegehung abgearbeitet werden sollen.
Mit einem Smartphone oder Tablet ausgestattet, arbeiten Sie dann die Punkte der Checkliste ab und können Notizen und Anmerkungen direkt auf dem Gerät erstellen. Abschließend generieren Sie mit wenigen Klicks automatisch aus den vorher gesammelten Informationen einen ansprechenden PDF-Bericht. Diese Funktion bieten die meisten modernen digitalen Tools heutzutage.
Warum cloudbasierte Lösungen besondere Vorteile bieten
Wenn Sie auf die cloudbasierte Lösung von Wowflow setzten, haben Sie zusätzliche Vorteile wie einen geringeren Aufwand bei Installationen, da Sie nur einen Browser benötigen.
Dies bedeutet, dass Sie sich nicht mit komplexen Software-Installationen herumschlagen müssen, sondern sofort mit der Arbeit beginnen können.
Ihre Daten und Protokolle werden sicher in der Cloud gespeichert, was nicht nur die Archivierung erheblich erleichtert, sondern auch eine zusätzliche Sicherheitsebene bietet.
5 Vorteile digitaler Tools für die Erstellung von Begehungsprotokollen
Digitale Tools wie Wowflow bieten zahlreiche Vorteile für Betriebsbegehungen und die Erstellung von Protokollen. Mit Wowflow optimieren Sie den gesamten Prozess von der Vorbereitung bis zur Fertigstellung des Berichts.
1. Auftragsverwaltung
Planen Sie Betriebsbegehungen im Voraus mit nur wenigen Klicks und weisen Sie Aufgaben Ihren Mitarbeitern sowie gegebenenfalls externen Dienstleistern zu, damit keine Arbeit übersehen wird.
2. Kalenderübersicht
Erhalten Sie einen klaren Überblick über bevorstehende Inspektionen mit unserer Kalenderansicht, wahlweise auf wöchentlicher, monatlicher oder jährlicher Basis, und behalten Sie den Status der den Mitarbeitern zugewiesenen Aufgaben im Blick.
Fotografieren Sie komplexe Sachverhalte und Umgebungen, die oft schwer schriftlich darzustellen sind. Mit der mobilen App von Wowflow können Sie während der Begehung einfach Fotos aufnehmen und direkt notwendige Markierungen vornehmen.
4. Mobile Checklisten
Erstellen Sie mühelos schrittweise Checklisten für Ihre Begehungsprotokolle in einer für Sie passenden Reihenfolge. Auf diese Weise können Sie strukturiert vorgehen und sicherstellen, dass nichts übersehen wird.
5. PDF Bericht Export
Sparen Sie viel Zeit durch die Erstellung professionell aussehender PDF-Berichte mit nur wenigen Klicks, sogar in der mobilen App – mit all Ihren Notizen, Kommentaren und Fotos.
Fazit
Die Erstellung eines Begehungsprotokolls erfordert umfassende Überlegungen und eine genaue Beachtung von Details. Durch den Einsatz digitaler Lösungen können Sie viel Zeit sparen und sicherstellen, dass die erforderliche Betriebsbegehung mit Protokoll effizient und reibungslos verläuft.
Digitale Softwarelösungen wie Wowflow bieten Ihnen zahlreiche Vorteile während der Betriebsbegehung. Wowflow vereinfacht die Vorbereitung und Erstellung des Protokolls und die anschließende Berichterstellung.
Begehungsprotokolle effizient mit Wowflow erstellen Starten Sie noch heute kostenlos!
FAQ
Was ist ein Begehungsbericht?
Nach der Betriebsbegehung wird ein Begehungsbericht erstellt, der die Ergebnisse der Inspektion aus dem Begehungsprotokoll zusammenfasst. Dabei werden Mängel detailliert aufgelistet und die darauf basierenden Maßnahmen dokumentiert.
Was ist der Unterschied zwischen einer Arbeitsplatzinspektion und einer Betriebsbegehung?
Die Begriffe Arbeitsplatzinspektion und Betriebsbegehung sind synonym und werden oft synonym verwendet. Unabhängig von der Bezeichnung ist der Zweck sowohl bei der Arbeitsplatzinspektion als auch der Betriebsbegehung derselbe: Die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten zu schützen.
Was versteht man unter dem STOP Prinzip
- Substitution
- Technische Schutzmaßnahmen
- Organisatorische Schutzmaßnahmen
- Personenbezogene Schutzmaßnahmen
