Key Management – Immobilien-Profis aus Österreich und Deutschland verraten wie sie dem Schlüssel-Problem gegenübertreten

Das Key Management ist ein Thema, welches an keinem Immobilienverwalter vorbeigeht. Es gibt allerdings viele Zugänge und Lösungswege, die die Profis in der Branche für sich entwickelt und erprobt haben. Um herauszufinden welche das sind, hat das Wowflow-Team eine Online-Podiumsdiskussion veranstaltet. In diesem Blogpost fassen wir die wichtigsten Erkenntnisse rund um die Schlüsselverwaltung für Sie zusammen.

Der Status Quo

Interessanterweise lautete die Antwort auf die Frage „Wie verwalten Sie Ihre Schlüssel?“ immer ähnlich. Herr Zerlauth von Brichard Immobilien beispielsweise berichtet über eine Gesamtzahl von ca. 10.000 Schlüsseln. Diese werden in einem Raum mit 16 Kästen aufbewahrt. Verantwortlich für die Ausgabe und Rücknahme ist eine Person. Excel-Listen dienen zur Vormerkung. Außerdem gibt es Protokolle, die beim Abholen und beim Zurückgeben unterschrieben werden müssen. Ungefähr gleich wird das Problem auch bei Otto Immobilien gehandelt. Herr Schmid erwähnt, dass die menschliche Komponente zwangsweise zu Fehlern führt. Diese ziehen immer wieder lange Telefongespräche nach sich. Die ÖRAG Immobilien Gruppe setzt auf analoge UND digitale Schließsysteme – die Protokolle bleiben.

Die Situation ist schon seit Jahren unverändert – was Bernhard Hofer von Otto Immobilien nicht ganz verstehen kann. Er wünscht sich bestenfalls ein Haus ganz ohne Schlüssel. „Das BEGEH Card-System und den Post-Schlüssel gibt es zwar schon seit vielen Jahren, aber auch diese Lösungen sind nicht zu 100 Prozent optimal“, so Christoph Schmid.

Key Management digital?

Ein Thema, das im Zusammenhang mit der Schlüsselverwaltung immer wieder auftaucht, ist die digitale Lösung. Herr Reiner vom Sicherheitsexperten ESSECCA stellt klar, dass der Trend auf jeden Fall hin zur Digitalisierung geht. Vor allem das Handy ist heutzutage ein wichtiges Medium – wir haben es immerhin fast immer bei uns.

Beispielsweise gibt es die Möglichkeit bestimmten Personen Berechtigungen einzuräumen, die ihnen per Mobiltelefon Zutritt zu Gebäuden verschaffen. Auch Schlüsselschränke können digitalisiert und mit Videokameras vernetzt werden, um höchste Sicherheit zu gewährleisten. Herr Zerlauth weist auf eine mögliche Erleichterung des Dokumentationsaufwands hin. Gäbe es eine automatisierte Lösung, würde das viel Arbeit ersparen. Bernhard Hofer geht sogar so weit eine mobile Zutrittslösung mit E-Banking zu vergleichen – heutzutage ein absoluter Standard, früher jedoch unvorstellbar.

Die PanelistInnen malen sich die Zusammenarbeit von ESSECCA mit Wowflow als perfekte Symbiose aus. Denn: ESSECCA bietet auf der einen Seite das sicherheitstechnische Know-how, Wowflow auf der anderen Seite die digitale Lösung in Form einer benutzerfreundlichen Instandhaltungs-Software. Es könnte praktisch der komplette Ablauf digitalisiert werden: Eine Wartungsaufgabe wird an ein Handwerksunternehmen vergeben, das den Zutritt in der vorgegebenen Zeit erhält. Somit kann der Serviceanbieter mit der Wowflow-App die Arbeit erledigen und dokumentieren. Außerdem kann er durch die Integration von ESSECCA in die Anwendung das Gebäude zum vereinbarten Zeitpunkt betreten. Dies ist ein Gedanke bzw. eine Lösung, die in Zukunft mit Sicherheit aufgegriffen wird.

Die Kostenfrage

Mit der Digitalisierung einhergehend sind Kosten. Wer soll diese tragen? Die Immobilienverwaltung? Der Eigentümer? Herr König bringt es auf den Punkt: Ein sehr innovativer Kunde wird wahrscheinlich mit der Kostenübernahme einverstanden sein. Der Rest wohl eher nicht. Der Betrag würde dementsprechend an der ÖRAG Immobilien Gruppe hängen bleiben – vor allem bei Bestands Umrüstungen ein heikles Thema, merkt Frau Regenspurger an.

Auch bei Brichard Immobilien ist man sich nicht sicher, wie man dem Eigentümer die neuen elektronischen Schließzylinder schmackhaft machen kann. Drazen Ivanis stellt die Frage in den Raum, ob es möglich wäre mit den Handwerkern zu verhandeln. Anfahrtszeiten für die Schlüsselabholung sind erfahrungsgemäß relativ lang – würden sie nicht verrechnet, könnte dieses Geld für ein effizienteres Key Management ausgegeben werden.

Ganzheitliches Konzept

Das Fazit der Podiumsdiskussion: Ein ganzheitliches Konzept muss her. Denn auch wenn das elektronische System ausfällt, müssen sich Türen öffnen lassen. Vor allem wenn man an das Worst-Case-Szenario Feuer denkt. Ein weiterer Punkt, der zu bedenken ist: Wie gehen wir mit Leerstehungen um?

Bei ESSECCA wird der Kunde ernst genommen: In gemeinsamen Workshops werden Lösungen erarbeitet, die auf die speziellen Bedürfnisse angepasst sind. Beispielsweise ist es möglich zusätzlich zu einem digitalen System besonders wichtige Türen mit mechanischen Zylindern zu versehen. Auch gibt es die Option von batteriebetriebenen Anlagen und Chips – beides ist unabhängig von der Stromversorgung.

Eine weitere „neue“ Lösung – besonders für Wohnungsbesichtigungen – ist die der elektronischen Zylinder, die per Handy-Berechtigung Zugang verschaffen. Klar ist aber, dass die Implementierungen (vor allem im großen Rahmen) nicht von heute auf morgen stattfinden kann. Das Ganze braucht Zeit und muss erprobt werden.

Laut Herrn Reiner kostet ein digitales System heutzutage nicht viel mehr als ein Analoges. Allerdings fallen weniger Personalkosten an, da es beispielsweise keine Empfangsdame bei der Schlüsselausgabe geben muss. Ganz ohne Manpower geht es aber nicht: Auch bei der digitalen Lösung muss es MitarbeiterInnen geben, die die Administration – vor allem zu Beginn – übernehmen.

Wir von Wowflow bedanken uns abschließend herzlich für die rege Diskussion. Es ist immer wieder spannend mit KollegInnen aus der Branche zu sprechen und verschiedene Ansätze zu hören. Vielen Dank an alle TeilnehmerInnen und vor allem an unsere PanelistInnen:

• Patrick Zerlauth von Brichard Immobilien
• Bernhard Hofer und Christoph Schmid von Otto Immobilien
• Johannes König und Melanie Regenspurger von der ÖRAG Immobilien Gruppe
• Michael Reiner von ESSECCA GmbH (Vertriebspartner der Salto AG)
• Drazen Ivanis von Wowflow
• Linda Mayr von Planstack

Hier können Sie sich gerne die Aufzeichnung des Panels ansehen: