Che si tratti di una piccola attività commerciale o di un grande centro commerciale: scadenze non rispettate, elaborazione prolungata o clienti infastiditi: questi problemi sono spesso segno di una gestione inefficiente degli ordini.
Ma come deve essere strutturato un sistema di gestione degli ordini efficace? Quali processi fondamentali sono decisivi?
Questo articolo spiega l’importanza di una gestione ottimale degli ordini e fornisce consigli specifici per ottimizzare l’elaborazione degli ordini.
Che cos'è la gestione degli ordini?
La gestione degli ordini è il coordinamento e l’elaborazione strutturata degli ordini di lavoro.
Utilizza vari processi per garantire che tutte le fasi, dalla creazione e gestione dell’ordine fino alla consegna del prodotto o servizio finito, siano completate in tempo e con il minimo impiego di risorse.
Perché la gestione degli ordini è così importante?
Lo sai? Ricevi sempre più ordini per i tuoi prodotti o servizi. E improvvisamente non c’è una visione d’insieme di tutte le attività e le scadenze.
Le informazioni vengono dimenticate, le scadenze non vengono rispettate e i problemi si accumulano. È proprio in questo caso che la gestione professionale degli ordini può fornire un supporto.
Una gestione strutturata degli ordini assicura che tutti i lavori vengano portati a termine senza intoppi e nei tempi previsti. Le risorse vengono utilizzate in modo ottimale e anche gli ordini di grandi dimensioni vengono gestiti senza ritardi. Con un processo d’ordine organizzato, hai sempre il controllo della situazione. I clienti sono soddisfatti, la tua attività continua a funzionare senza problemi.
Tipi di gestione degli ordini
In pratica, esistono diversi tipi di ordini. A seconda del tipo di ordine, è necessario un approccio diverso alla pianificazione e all’elaborazione. Il sistema di gestione degli ordini ideale per la tua azienda deve essere adattato alle rispettive circostanze.
In linea di massima, le commissioni possono essere suddivise in due categorie:
- Commissioni interne: Contratti all’interno di un’azienda, come il facility management con lavori di manutenzione, ispezione o riparazione presso la sede dell’azienda stessa.
Parte della gestione degli ordini nel facility management è, tra l’altro, la pianificazione annuale della manutenzione con i relativi tecnici e pezzi di ricambio. I modelli di piano di manutenzione possono essere utilizzati per ottimizzare questo processo. È importante documentare correttamente l’ordine di manutenzione. A questo scopo si può utilizzare un registro di manutenzione.
- Ordini esterni: Include gli ordini dei clienti. Facciamo un esempio: un’azienda che si occupa di impresa di pulizie viene incaricata da diversi proprietari di casa di pulire gli appartamenti.
Questi sono i classici ordini dei clienti che l’impresa di pulizie deve elaborare. La gestione degli ordini coordina gli appuntamenti con i clienti per evitare conflitti e ridurre al minimo i tempi di attesa per gli specialisti. Viene stabilito l’ordine degli appartamenti, vengono pianificati i compiti e assegnato il personale.
- Gestione degli edifici: Un’entusiasmante sottoarea della gestione delle strutture
- Facility management tecnico: Pianificazione, monitoraggio e manutenzione nella FM
Principali compiti della gestione degli ordini
Una gestione efficiente degli ordini comprende fasi come la registrazione e il monitoraggio degli ordini, la pianificazione delle risorse, il monitoraggio delle scadenze e la fatturazione.
Questo processo consente un utilizzo ottimale della capacità, tempi di consegna brevi e una maggiore soddisfazione dei clienti.
5 vantaggi del software di gestione degli ordini
Indipendentemente dal settore, un sistema di gestione degli ordini può essere utile per qualsiasi azienda che elabora regolarmente ordini di lavoro.
Abbiamo elencato i cinque vantaggi più importanti del software di gestione degli ordini.
1. Aumento dell'efficienza grazie all'automazione
Uno strumento di gestione degli ordini consente di automatizzare molti processi di routine. Gli ordini e la pianificazione dei materiali possono essere registrati digitalmente e i processi possono essere controllati in base a regole specifiche.
Si eliminano le attività manuali che richiedono tempo e si può monitorare costantemente il rispetto delle scadenze e dei budget. In generale, l’automazione con il software giusto porta a una maggiore efficienza, trasparenza e controllo nella gestione degli ordini.
Con il software di gestione degli ordini di Wowflow, ricevi avvisi automatici se un ordine è in ritardo.
2. Controllo dell'inventario
Con un’app per la gestione dei lavori, puoi controllare in qualsiasi momento se i materiali e gli strumenti necessari sono disponibili per i prossimi lavori. Il software segnala automaticamente i potenziali colli di bottiglia e facilita il riordino in tempo utile.
Tutti i dipendenti hanno accesso allo stock attuale e possono richiedere il materiale. La gestione precisa dell’inventario nella gestione degli ordini garantisce una trasparenza totale sulle risorse necessarie. In questo modo si evitano i colli di bottiglia e si garantisce un’elaborazione tempestiva.
3. Integrazione dei sistemi ERP e CRM
Un sistema di gestione degli ordini speciali integra le funzionalità del tuo sistema ERP. Serve come fonte di dati sugli ordini ed è abbastanza flessibile da poter essere facilmente integrato nei sistemi esistenti.
Grazie alla perfetta connessione con i sistemi CRM esistenti, i dati anagrafici dei clienti sono facilmente accessibili nel software di gestione degli ordini. Ciò significa che tutti i processi di comunicazione e i documenti relativi agli ordini dei clienti sono archiviati a livello centrale.
Wowflow può essere integrato con altri software standard come ERP, CMMS o CAFM per una perfetta soluzione end-to-end. Inizia oggi stesso!
- Software BIM: Pianificazione, realizzazione e gestione efficiente dei progetti edilizi
- CAFM: Gestione olistica di proprietà ed edifici
- CMMS: Software per l’ottimizzazione dei processi di manutenzione
4. Monitoraggio e reportistica in tempo reale
La gestione digitale degli ordini consente il monitoraggio e il reporting in tempo reale. In questo modo puoi avere sempre una panoramica dello stato e dell’avanzamento di tutti gli ordini.
Gli ordini, le risorse e i costi possono essere monitorati in tempo reale in diversi cruscotti. In questo modo è possibile riconoscere tempestivamente le deviazioni e reagire rapidamente. Rapporti regolari forniscono analisi fondate per controllare gli ordini e aumentare l’efficienza in ogni momento.
5. Aumento della soddisfazione dei clienti
Grazie alla digitalizzazione end-to-end e al collegamento in rete dei processi, un’azienda può fornire ai clienti informazioni trasparenti e aggiornate sullo stato di lavorazione dei loro ordini. Gli errori vengono evitati grazie all’automazione e al controllo.
Il rispetto delle scadenze e la fluidità dei processi hanno un effetto positivo sulla soddisfazione.
Processo di gestione degli ordini in diversi settori: 3 industrie a confronto
A seconda del settore, il focus della gestione degli ordini può variare, in quanto i rispettivi processi si concentrano su aree chiave diverse. Presentiamo le sfide e le soluzioni software per la gestione degli ordini in 3 diversi settori.
Gestione degli ordini nella gestione delle strutture
Le sfide:
Il compito principale della gestione degli ordini nella FM è il coordinamento di diversi servizi come la pulizia dell’edificio, la manutenzione, il rimessaggio e la sicurezza, che garantiscono una migliore condizione dell’edificio.
Gli ordini di lavoro vengono creati, ad esempio, come parte della gestione degli asset
sono presi in considerazione.
La cooperazione con i team FM e i fornitori di servizi può essere difficile da coordinare. Inoltre, le misure di manutenzione e le altre attività devono essere tracciabili in caso di ispezione.
Per una maggiore trasparenza e professionalità, ai clienti vengono fornite le relazioni sui vari lavori svolti nell’edificio.
- Manutenzione predittiva: la chiave per ridurre i tempi di fermo e aumentare l’efficienza.
Funzioni importanti:
L’importante è avere una panoramica in tempo reale di tutti gli ordini, una pianificazione efficace di tutte le misure e i servizi, una documentazione digitale dello stato e una comunicazione efficace con i clienti e i fornitori di servizi.
Soluzioni software:
Wowflow è una soluzione software semplice che copre le sfide più importanti del FM.
Con Wowflow puoi assegnare facilmente compiti con date di scadenza e informazioni specifiche ai tuoi team FM e ai fornitori di servizi. Tutti gli ordini possono essere monitorati in tempo reale. La vista calendario è particolarmente utile per pianificare in anticipo tutti i lavori e le attività di manutenzione ricorrenti.
Wowflow offre anche ampie opzioni di documentazione. Puoi creare automaticamente dei report professionali e condividerli immediatamente con i tuoi clienti. Il PDF contiene tutti i dati rilevanti e può essere firmato digitalmente.
Gestione degli ordini nel settore dei trasporti
Sfide:
Nella gestione degli ordini per l’industria dei trasporti, è necessario pianificare percorsi efficienti per la consegna e il trasporto delle merci. È necessario prendere in considerazione aspetti come la programmazione dei veicoli, il rispetto delle date di consegna e la tracciabilità.
Funzioni importanti:
Al centro di tutto questo ci sono le opzioni per la pianificazione digitale del percorso, la tracciabilità in tempo reale dei veicoli e la digitalizzazione di tutti i documenti di accompagnamento e delle bolle di consegna.
Soluzioni software:
La soluzione software di Routecontrol offre funzioni interessanti come l’ottimizzazione del percorso, la comunicazione diretta con il conducente tramite app e la localizzazione del veicolo in tempo reale.
Gestione degli ordini in magazzino
Sfide:
La registrazione precisa delle merci in entrata e in uscita e la documentazione completa dei movimenti di magazzino e degli inventari sono fondamentali per la gestione degli ordini di magazzino.
Il corretto monitoraggio delle date di scadenza e il loro rispetto devono essere garantiti dalla gestione degli ordini. È anche importante che i requisiti specifici di stoccaggio, come aree separate, raffreddamento o altri parametri, possano essere configurati e monitorati in modo flessibile per garantire la qualità dei prodotti.
Funzioni importanti:
L’archiviazione di tutte le informazioni di prelievo e di magazzino, la completa tracciabilità e le interfacce con i sistemi di vendita al dettaglio per lo scambio di merci sono fondamentali.
Soluzioni software: Oracle offre soluzioni di gestione degli ordini specializzate per il settore della logistica.
Conclusione
Una gestione efficiente degli ordini è caratterizzata da una struttura coerente dei processi, da responsabilità chiare e da una pianificazione tempestiva delle risorse. Solo chi controlla e coordina con precisione tutte le fasi, dall’inserimento dell’ordine all’elaborazione, può garantire il rispetto delle scadenze e processi operativi fluidi.
Una gestione efficace degli ordini è quindi la chiave per la soddisfazione dei clienti e per l’ottimizzazione dell’utilizzo delle risorse in qualsiasi settore.
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FAQ
Qual è la differenza tra la gestione degli ordini e la gestione dei progetti?
La gestione degli ordini coordina gli ordini ricorrenti e simili, come gli ordini dei clienti o gli ordini di manutenzione. L’attenzione è rivolta a un’elaborazione efficiente e standardizzata in tempo reale.
La gestione dei progetti, invece, pianifica e controlla progetti più complessi e limitati nel tempo. In questo caso entrano in gioco anche i vincoli di budget e di tempo e la minimizzazione dei rischi.
Mentre la gestione degli ordini tende a ottimizzare i processi, la gestione dei progetti analizza le condizioni quadro di interi progetti.
In sintesi, la gestione degli ordini si concentra sui processi operativi in corso, mentre la gestione dei progetti si concentra sulla gestione olistica dei singoli progetti. Entrambe sono importanti funzioni di gestione.
Come si possono integrare i clienti nel processo di gestione degli ordini?
Un portale per i clienti li tiene costantemente informati sullo stato dei loro ordini. Anche la funzione di feedback dopo il completamento di un ordine contribuisce alla trasparenza e alla soddisfazione del cliente.
Quali figure chiave sono adatte al controllo degli ordini?
Importanti dati chiave sono gli ordini in entrata, i tempi di evasione degli ordini, i costi per ordine, il rispetto delle date di consegna e la soddisfazione dei clienti. In questo modo l’efficienza può essere misurata e migliorata costantemente.
