Quanto conosci i tuoi obblighi di operatore? Nella gestione delle strutture, i requisiti legali per gli operatori sono elevati. Tuttavia, molti non conoscono esattamente i loro obblighi, il che può comportare multe elevate (fino a 25.000 euro), pene detentive e il divieto di fare affari.
Nel nostro articolo spieghiamo le varie aree di responsabilità degli operatori, dalla sicurezza degli edifici, alla salute e sicurezza sul lavoro, fino alla tutela dell’ambiente. Ti diamo anche consigli pratici su come tutelarti legalmente come operatore e ti mostriamo come puoi delegare compiti a terzi in modo conforme alla legge.
Scopri subito la tua responsabilità di operatore!
Indice dei contenuti
Qual è la responsabilità dell'operatore?
La gestione di strutture e immobili nel facility management è complessa e comporta una serie di obblighi. Un edificio, insieme ai suoi impianti e alle sue attrezzature, può essere fonte di numerosi pericoli.
Il gestore di questi edifici ha l’obbligo di proteggere le persone, i beni e l’ambiente da questi pericoli. Tutti questi compiti rientrano nella responsabilità dell’operatore.
La responsabilità dell’operatore comprende tutti i compiti e le competenze necessarie per prevenire i pericoli e i danni derivanti dal funzionamento complessivo di una proprietà.
Se si verificano dei danni, possono sorgere problemi legali, tra cui multe, richieste di risarcimento danni o addirittura azioni penali.
Lo scopo della responsabilità dell’operatore è la protezione legale dell’organizzazione.
Chi è responsabile dell'operatore?
Secondo le linee guida VDI 3810 Foglio 1, gli operatori sono tutte le persone fisiche o giuridiche che hanno la responsabilità di sistemi o impianti e hanno la possibilità di prendere decisioni in merito alla sicurezza di tali sistemi.
È importante notare che un operatore non deve necessariamente essere il proprietario del sistema. Anche i locatari o gli affittuari possono essere considerati operatori e hanno la responsabilità dell’operatore.
Gli operatori includono, ad esempio:
- Proprietario
- Proprietario
- Amministratore delegato
- Titolare
- Dirigenti
- Inquilino
- Dipendenti
- Datore di lavoro
- Fornitore di servizi
La responsabilità dell'operatore nella gestione degli impianti: perché è così importante?
Secondo la GEFMA 190, il rispetto degli obblighi dell’operatore è parte integrante della moderna gestione delle strutture.
Anche se gli obblighi degli operatori nella gestione delle strutture non sono nuovi, rappresentano una sfida per molti manager.
In generale, la mancanza di conoscenza degli obblighi legali rende difficile per i responsabili della gestione delle strutture comportarsi in modo conforme alla legge.
Questo spesso porta a violazioni legali all’interno dell’azienda. Esempi di violazioni legali sono il superamento dei requisiti di protezione dal rumore a causa di impianti di produzione rumorosi, la mancanza di accessibilità per le persone con disabilità, l’assenza di corrimano sulle scale, la segnaletica errata o difettosa delle zone di pericolo, ecc.
I possibili conflitti nel FM possono sorgere nell’allocazione delle risorse. Prendiamo l’esempio di un’azienda manifatturiera che incarica un facility manager della manutenzione del suo stabilimento.
Poiché l’azienda non dispone di personale sufficiente e di un software obsoleto, il responsabile della struttura non è in grado di svolgere correttamente i lavori di manutenzione ordinaria, con conseguenti interruzioni della produzione.
In questo caso, la responsabilità è del management, che ha il compito di fornire tali risorse.
Conseguenze legali di una sicurezza operativa inadeguata
Se una di queste infrazioni causa un incidente, il problema diventa ancora più grave.
Secondo l’Occupational Health and Safety Act, i datori di lavoro sono obbligati a garantire la sicurezza e la tutela della salute dei propri dipendenti. Questo include misure per prevenire i rischi per la salute e gli infortuni sul lavoro.
I gestori delle strutture, i capi reparto o altri responsabili possono essere ritenuti personalmente e penalmente responsabili in caso di incidenti con lesioni personali. Purtroppo, spesso la consapevolezza cresce solo quando è già troppo tardi.
Multe e pene detentive
I datori di lavoro che mettono in pericolo la salute o la vita dei propri dipendenti a causa di violazioni in materia di salute e sicurezza possono essere puniti con una pena detentiva da 3 a 5 anni. Gli imprenditori che trascurano la salute e la sicurezza sul lavoro, come la manutenzione delle attrezzature di lavoro e la formazione dei dipendenti, devono aspettarsi delle multe.
Ai sensi del § 25 para. 1 N. 2 ArbSchG almeno 5.000 euro. La ripetuta inosservanza degli ordini delle autorità può comportare una multa fino a 25.000 euro e persino la rimozione dell’autorizzazione a gestire un’attività.
L’ispettorato del lavoro e le associazioni di responsabilità civile dei datori di lavoro effettuano anche ispezioni senza preavviso per verificare il rispetto delle norme di sicurezza e salute sul lavoro nelle aziende. Anche in questo caso possono essere comminate multe e pene detentive.
Si deve quindi comprendere che l’obiettivo fondamentale dell’esercizio degli obblighi dell’operatore è sempre quello di scagionare l’organizzazione dalle richieste di risarcimento delle parti lese. Nel caso di un’ispezione inaspettata, l’azienda è al sicuro.
Esempio di esculpazione
L’esculpazione può essere ben spiegata con il seguente esempio:
Un grafico lavora come subaffittuario in un edificio e utilizza regolarmente l’ascensore. Una sera, la porta dell’ascensore si apre, anche se la cabina non è ancora al terzo piano, e il grafico cade nel vano e si ferisce gravemente. Fa quindi causa al proprietario dell’edificio per danni.
Si è scoperto che una piccola pietra era caduta nel dispositivo di chiusura, causandone il malfunzionamento.
In questo caso particolare, se l’azienda non avesse conservato una documentazione accurata, ci sarebbero potute essere gravi conseguenze legali, come multe o reclusione.
Tuttavia, grazie a una corretta gestione della manutenzione e a un’accurata documentazione, il proprietario è stato in grado di dimostrare che l’ascensore era stato ispezionato regolarmente e che le riparazioni erano state effettuate. Inoltre, gli interblocchi hanno funzionato correttamente negli anni precedenti all’incidente.
Poiché il proprietario non aveva alcuna colpa e non vi era alcun obbligo legale di installare una seconda serratura al momento dell’incidente, la richiesta di risarcimento è stata respinta. (Fonte FMA)
Questo esempio dimostra che i gestori di edifici e impianti devono essere consapevoli dei loro obblighi per evitare rischi e tutelarsi da conseguenze legali.
Delega di compiti nell'ambito della salute e della sicurezza sul lavoro e della sicurezza operativa.
Anche se il datore di lavoro delega correttamente i compiti di salute e sicurezza sul lavoro ai suoi dipendenti esperti, ha comunque la responsabilità generale di garantire il mantenimento della salute e della sicurezza sul posto di lavoro.
In casi estremi, ad esempio se il datore di lavoro ha trascurato i suoi doveri di controllo o ha delegato compiti a dipendenti non qualificati, può essere perseguito penalmente.
Pertanto, non è sufficiente che il datore di lavoro scelga il dipendente più competente al momento dell’assegnazione delle mansioni, ma deve anche verificare personalmente le qualifiche del dipendente a determinati intervalli di tempo mediante controlli a campione.
Quando è possibile un trasferimento completo dei compiti?
Compiti come la manutenzione dell’infrastruttura IT, le riparazioni dei sistemi HVAC e la pulizia degli edifici esulano dalla portata dei servizi offerti dalla maggior parte delle aziende. Per questo motivo, spesso collaborano con fornitori di servizi adeguati.
Nella gestione delle edifici, è prassi comune che gli amministratori deleghino alcune delle loro responsabilità ai gestori delle strutture e ai fornitori di servizi.
Questo tipo di trasferimento di compiti viene solitamente effettuato tramite un contratto di facility management che regola l’ambito e il contenuto dei compiti trasferiti.
In generale, va notato che di solito non è possibile trasferire completamente i compiti e quindi una parte della responsabilità rimane sempre al proprietario/operatore, indipendentemente dall’area o dal tipo di compito trasferito (sanificazione, manutenzione, sicurezza, ecc.).
Le seguenti responsabilità non sono trasferibili:
- Responsabilità della selezione: l’operatore deve selezionare con cura la persona a cui delegare le mansioni di operatore e assicurarsi che questa sia adatta a questo compito.
- Responsabilità organizzativa: l’operatore deve definire e documentare chiaramente i compiti assegnati all’operatore nella gestione della struttura. Anche il completamento di questi compiti deve essere chiaramente documentato.
- Responsabilità dell’istruzione: l’operatore deve assicurarsi che il destinatario abbia tutte le competenze e i mezzi per adempiere agli obblighi dell’operatore. Deve istruire e istruire il destinatario. Anche questo richiede un’ampia documentazione.
- Responsabilità del monitoraggio: l’operatore deve monitorare costantemente il destinatario e verificare l’adempimento degli obblighi. Importante: questo punto non può essere delegato a terzi.
Con Wowflow puoi distribuire i compiti senza fatica. Controlla in tempo reale e ricevi aggiornamenti automatici, anche per gli ordini assegnati a fornitori di servizi esterni. Scoprite di più qui!
Se l’operatore non rispetta le condizioni per trasmettere il suo obbligo, questo potrebbe essere interpretato legalmente come un errore organizzativo e quindi renderlo responsabile in caso di danni.
Puoi evitare questa situazione applicando correttamente il protocollo di delega e documentando l’intero processo.
Wowflow semplifica il processo di verifica. Genera prove di stampa basate su immagini con pochi clic. Crea subito un account gratuito!
Adempiere agli obblighi dell'operatore: 3 consigli per un'implementazione ottimale
Nelle operazioni quotidiane, la responsabilità dell’operatore è determinata da un gran numero di istruzioni, regolamenti e altre disposizioni.
La seguente tabella del GEFMA fornisce una panoramica delle numerose disposizioni di legge:
Nonostante la complessità di questo argomento, ti consigliamo 3 azioni che puoi intraprendere per assicurarti di adempiere alle tue responsabilità di operatore.
1. Mantenere la documentazione dell'inventario
La documentazione dell’inventario nella gestione degli edifici assicura che il proprietario dell’edificio sia protetto dalla responsabilità e sia conforme al quadro giuridico.
È particolarmente importante avere una documentazione completa del sistema, che viene utilizzata come prova per la protezione antincendio e altre questioni di sicurezza, ad esempio.
Wowflow offre diverse funzioni per una corretta documentazione nel facility management, come la creazione di rapporti automatici. Tutte le informazioni sono tracciabili e disponibili in qualsiasi momento in caso di ispezione. Scoprite di più qui!
2. Prestare attenzione a quali regolamenti sulla responsabilità dell'operatore per gli edifici e i sistemi tecnici sono importanti
Le norme e gli standard sono fondamentali per la sicurezza operativa e per la pianificazione e l’implementazione di una buona manutenzione nella gestione delle strutture. Il VDI 3810, ad esempio, è particolarmente importante per gli operatori. Contiene specifiche essenziali sugli standard tecnici e sui regolamenti per il funzionamento sicuro degli edifici.
I seguenti regolamenti sono particolarmente importanti per gli edifici e gli impianti tecnici:
- Legge sulla salute e sicurezza sul lavoro (ArbSchutzG)
- Ordinanza sul posto di lavoro (ArbStättV)
- Ordinanza sulla sicurezza industriale e la salute (BetrSichV)
- Norme e regolamenti tecnici (VDI 3810)
Inoltre, è responsabilità dell’operatore prendersi cura dei seguenti sistemi e monitorarli con particolare attenzione:
- Impianti idraulici
- Sistemi di riscaldamento
- Sistemi di ventilazione
- Automazione degli edifici
- Ascensori per passeggeri e merci
3. Assicurati di delegare correttamente le responsabilità dell'operatore.
La delega di funzioni è uno strumento essenziale per adempiere alle responsabilità legali.
Tuttavia, una delega efficace dei compiti ai tuoi manager e dipendenti e ai fornitori di servizi richiede alcune regole di base.
Affinché il trasferimento delle mansioni sia legalmente efficace, deve essere effettuato per iscritto in conformità al § 13 Para.
2 della legge sulla salute e la sicurezza sul lavoro. Nel caso di assunzione di un nuovo dipendente, ad esempio, viene inserito in un contratto di lavoro o in una descrizione delle mansioni.
- Reclutamento dei dipendenti nel facility management: acquisizione di talenti per team di facility management efficienti.
La seguente tabella mostra i possibili trasferimenti di mansioni per iscritto compatibili con la legge sulla salute e la sicurezza sul lavoro:
Dove posso trovare una lista di controllo della responsabilità dell'operatore?
Purtroppo, a causa della complessità dell’argomento e del fatto che ogni azienda è diversa, non esiste una lista di controllo universale per la responsabilità degli operatori. Ad esempio, per la manutenzione degli impianti in una palestra è necessario considerare aspetti di sicurezza diversi rispetto a quelli di una fabbrica in cui si utilizzano molte sostanze chimiche.
Ogni azienda deve rispettare le norme e i regolamenti che si applicano specificamente al suo settore. Nel caso dell’impianto, si tratterebbe di norme sulla manipolazione e lo stoccaggio di sostanze chimiche, ad esempio. Questi sono sanciti dalla Legge sulle sostanze chimiche.
I siti industriali, le strutture operative e gli impianti di produzione presentano un rischio intrinseco: in caso di incidente, le persone, l’ambiente o i beni materiali possono essere danneggiati. Questo rischio è più elevato in un’azienda dell’industria chimica e farmaceutica rispetto ad altri settori.
In questo caso, queste aziende devono occuparsi intensamente delle questioni di tutela ambientale, in particolare della protezione dell’aria, del suolo e dell’acqua.
Anche la conservazione della natura, la protezione del clima e la criminalità sono responsabilità dell’operatore: se, ad esempio, le sostanze chimiche vengono rilasciate nell’ambiente e causano danni, l’operatore è responsabile.
Sintesi
La responsabilità dell’operatore è un aspetto centrale della gestione di un’azienda o di un’organizzazione.
Dalla protezione dei dipendenti al corretto trasferimento delle mansioni, la responsabilità dell’operatore non comprende solo il rispetto delle norme di legge, ma anche l’attuazione di misure proattive per evitare i rischi.
Tra le misure importanti ci sono, ad esempio, la creazione di una documentazione d’inventario di alta qualità o la sensibilizzazione alla sicurezza nella gestione delle strutture.
L’adempimento dei tuoi obblighi di operatore significa operare in modo sicuro e sostenibile. Questo significa che l’attività principale della tua azienda non viene messa a rischio da possibili conseguenze legali.
Oltre agli obblighi di legge, la responsabilità professionale dell’operatore offre anche molti vantaggi all’azienda stessa.
Operazioni sicure e responsabili creano fiducia tra clienti, partner e dipendenti.
Questo può portare a una reputazione positiva, che a sua volta favorisce la crescita e il successo dell’azienda.
FAQ
Chi ha la responsabilità dell'operatore?
Ufficialmente, un operatore è “chiunque abbia la capacità effettiva o legale di prendere le decisioni necessarie in merito alla sicurezza del sistema” (fonte: Ordinanza tedesca sulla sicurezza e la salute industriale). L’assetto proprietario non è quindi importante. Sei tu a decidere cosa succede in loco? Allora la responsabilità è anche tua!
Responsabilità dell'operatore: quando l'operatore è responsabile?
In caso di violazione degli obblighi dell’operatore, quest’ultimo può essere soggetto a responsabilità e a procedimenti penali.
In caso di danni, l’operatore deve dimostrare di aver adottato tutte le misure necessarie per evitare che i danni si verifichino. La documentazione gioca un ruolo importante in questo caso.
Operatore è la stessa cosa di proprietario?
Dal punto di vista legale, il proprietario non deve sempre essere anche l’operatore. Tuttavia, come nel caso di un veicolo guidato da un’altra persona, può sorgere la questione della responsabilità del proprietario in caso di danni.
