Sei stanco di affrontare i problemi quotidiani legati alla manutenzione dei tuoi locali commerciali? Dai danni causati dall’acqua ai guasti elettrici, la facility management può rappresentare una sfida importante.
Ma se ci fosse un modo per semplificare questi processi in modo da potersi concentrare nuovamente sulla crescita della propria attività? Sì, con il giusto approccio puoi trasformare i tuoi edifici e le tue strutture da fonte di stress e costi in un vantaggio competitivo.
In questo articolo scoprirai tutti gli aspetti del facility management, come i diversi dipartimenti, come organizzare il facility management in modo efficiente e tutte le tendenze e gli sviluppi importanti da non perdere.
Che cos'è la facility management?
Il facility management comporta il coordinamento di persone, macchine e processi per garantire il corretto funzionamento degli edifici.
Cosa significa facility management?
In pratica, il facility management significa mantenere gli edifici e le loro attrezzature in buone condizioni e utilizzarli in modo efficiente. Indipendentemente dal settore, il facility management garantisce che:
- l’attività rimane in ordine
- i dipendenti sono al sicuro
- la produttività è aumentata
- l’ambiente di lavoro rimane accogliente e invitante per i dipendenti e i clienti
Per chi è utile il facility management?
In pratica, qualsiasi organizzazione che possiede o affitta una struttura o un’infrastruttura fisica può beneficiare dei servizi di facility management. Il facility management è particolarmente importante per gli uffici, gli ospedali, le scuole, le fabbriche e gli aeroporti, ad esempio.
Si tratta di organizzazioni pubbliche e private, da piccole aziende a grandi società e agenzie governative.
I più importanti dipartimenti di facility management
Nel Facility Management ci sono diversi dipartimenti che contribuiscono in modo significativo all’organizzazione e alla manutenzione efficiente di edifici e strutture.
È importante che i dipartimenti di facility management si completino a vicenda in modo ideale per garantire un supporto olistico alle proprietà e alle strutture.
Il loro lavoro congiunto assicura che sia i sistemi tecnici che i servizi infrastrutturali funzionino in modo ottimale, garantendo così il benessere e la soddisfazione di tutti i dipendenti e dei clienti.
I classici dipartimenti di facility management possono essere suddivisi nelle seguenti categorie:
- Manutenzione: La manutenzione si riferisce a misure regolari come pulizia, ispezioni e piccole riparazioni. Il facility management comprende lo sviluppo di piani di manutenzione e il monitoraggio delle riparazioni e delle attività di manutenzione preventiva.
- Rimessaggio: il termine rimessaggio si riferisce a riparazioni più estese, come la sostituzione di componenti o sistemi. Il facility management si occupa anche della gestione della manutenzione.
- Gestione della sicurezza e dei danni: la gestione della struttura comprende l’implementazione di misure di sicurezza come telecamere, sistemi di controllo degli accessi e piani di emergenza. In questo modo i dipendenti, i visitatori e i clienti sono al sicuro e protetti.
- Perché la una moderna gestione degli ordini è importante per la tua azienda?
- Gestione degli stakeholder e promozione delle relazioni commerciali: Il facility management mette in contatto diversi stakeholder. Questo include la gestione delle aspettative, la risoluzione delle controversie e la stesura di rapporti regolari sulle riparazioni e la manutenzione dell’edificio. I facility manager gestiscono i contratti, negoziano i prezzi e si assicurano che i fornitori rispettino gli accordi sui livelli di servizio.
- Gestione dello spazio: una gestione efficiente dello spazio può darti un enorme vantaggio competitivo. Il facility management assicura che lo spazio all’interno della struttura sia utilizzato in modo efficiente ed efficace. Questo può includere la pianificazione dell’ufficio, la disposizione dei mobili e delle attrezzature e le soluzioni di archiviazione.
- Gestione dell’energia e dell’ambiente: la sostenibilità è un tema importante in tutto il mondo. Un moderno facility management significa quindi anche tenere conto del consumo energetico e dell’impatto ambientale di edifici e strutture. Questo può includere l’implementazione di pratiche efficienti dal punto di vista energetico, la riduzione dei rifiuti e la gestione dell’uso delle risorse naturali.
- Budgeting e gestione finanziaria: il facility management comprende lo sviluppo e la gestione del budget, il monitoraggio delle spese e il controllo dei costi.
Qual è la differenza tra facility management e building management?
In tedesco, i termini facility management e gestione degli edifici sono spesso usati in modo intercambiabile, il che genera confusione e fraintendimenti. Sebbene entrambi i termini si riferiscano alla gestione, alla manutenzione e al rimessaggio di edifici e strutture, la gestione degli edifici è solo una parte del facility management.
La gestione dell’edificio viene utilizzata solo durante la fase operativa di una proprietà. Di solito è suddiviso nelle seguenti aree:
- Gestione delle strutture tecniche
- Gestione degli impianti infrastrutturali
- Gestione di strutture commerciali
- Gestione dello spazio
- Come aumentare la funzionalità dei vostri sistemi con il facility management tecnico
La gestione dell’edificio garantisce l’integrità dell’edificio stesso e delle sue installazioni dirette. La gestione degli edifici comprende, ad esempio, la manutenzione degli ascensori, dei sistemi sanitari, HVAC ed elettrici.
Il facility management, invece, comprende una gamma più ampia di attività e responsabilità. Questi riguardano la produttività e gli obiettivi dell’azienda e la qualità della vita nell’edificio.
In genere, il termine facility management comprende la gestione delle chiavi e la pulizia degli edifici, nonché la definizione del budget, la gestione del posto di lavoro, la pianificazione dell’occupazione e la gestione dei progetti.
Quali sono i compiti di un facility manager?
Il facility manager ha un’ampia gamma di compiti e la sua influenza può essere riconosciuta a livello strategico e operativo. Un facility manager ha un ruolo poliedrico che richiede un alto grado di responsabilità e capacità di coordinamento.
È un:
- Consulente
- Networker
- Talento organizzativo
- Leader
- Esperto di sicurezza
- Consulente tecnico
- Esperto amministrativo
Anche se le mansioni variano da azienda ad azienda, il facility manager è generalmente responsabile della manutenzione e della cura degli edifici di un’organizzazione.
Il responsabile della struttura si assicura che questi siano conformi ai requisiti di legge e agli standard di salute e sicurezza. L’attenzione principale è rivolta alla sostenibilità, alla gestione delle risorse e dell’energia.
Organizzare in modo efficiente il facility management
Esistono diversi metodi per ottimizzare il facility management che possono portare ulteriori benefici:
- Il facility management integrato aumenta l’efficienza e promuove la cooperazione tra i diversi fornitori di servizi e le parti interessate.
- Il facility management strategico allinea le attività di facility management agli obiettivi strategici generali di un’organizzazione.
- Un’attrezzatura migliore sul posto di lavoro rende i dipendenti più produttivi.
- Il software di facility management consente di risparmiare sui costi, sul tempo e sulla manodopera.
Lavorare in modo più efficiente con la gestione integrata del facility management
Utilizzereste più sistemi per portare a termine un singolo compito? No, e non dovrebbe essere diverso per il vostro facility management.
L’approccio di facility management integrato consolida tutte le attività di facility management sotto un team comune. Un team integrato nell’azienda che svolge il lavoro insieme. A differenza della gestione di più fornitori di servizi, avete un partner dedicato.
Il software di facility management di Wowflow centralizza la gestione delle attività e dei team in un unico strumento.
Wowflow supporta la collaborazione tra aziende e consente di creare un team funzionale e armonizzato, anche se composto da diversi fornitori di servizi.
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Avvicinare gli obiettivi aziendali con il facility management strategico
Con il facility management strategico, un’azienda adotta un approccio meno reattivo alla gestione del proprio luogo di lavoro, concentrandosi invece su piani e iniziative a lungo termine. Si tratta sicuramente di un’opzione interessante per ottimizzare il facility management.
Purtroppo, il facility management viene solitamente sottovalutato a livello aziendale. L’attenzione è solitamente rivolta a tutti gli altri aspetti dell’azienda: pianificazione finanziaria, marketing, sviluppo di prodotti e servizi, reclutamento dei dipendenti, ecc.
- La fidelizzazione dei dipendenti nel facility management Come aumentare il successo della tua azienda
Tuttavia, secondo l’IFMA, i servizi immobiliari e di facility rappresentano tra il 10% e il 18% della spesa totale.
Anche se un’azienda non è proprietaria dei suoi edifici, di solito possiede alcune attrezzature e scorte necessarie per la sua attività principale. Questo rappresenta un’ampia percentuale delle attività presenti nel bilancio e comporta costi elevati sotto forma di ammortamento.
Allora perché non rendere anche il luogo di lavoro una risorsa?
Questo si ottiene con una gestione strategica delle strutture. La gestione strategica delle strutture collega un obiettivo aziendale con l’utilizzo e la pianificazione del luogo di lavoro.
Attrezzature di alta qualità per dipendenti produttivi
Attrezzature di qualità, come software di facile utilizzo o dispositivi desktop di alta qualità, possono avere un impatto positivo sull’esperienza lavorativa dei dipendenti. Una buona attrezzatura sul posto di lavoro contribuisce ad aumentare l’impegno dei dipendenti.
Le interruzioni dovute a errori informatici o a una scelta sbagliata del software possono portare a una mancanza di motivazione e produttività. Il software deve essere integrato organicamente nel lavoro quotidiano dei dipendenti e adattato in modo specifico alle loro esigenze.
Anche la scelta del software adatto è un investimento fondamentale. Cerca di visualizzare tutti i programmi utilizzati dalla tua azienda. La maggior parte delle aziende non solo investe in un software scadente, ma spesso non lo usa nemmeno.
Secondo i dati raccolti per il lancio di G2Track, il software inutilizzato costa alle organizzazioni 40 miliardi di dollari all’anno di spese eccessive.
Scoprite i numerosi vantaggi di Wowflow rispetto ai software CAFM tradizionali.
Vantaggi del software di facility management
Oggi più che mai, i team di facility management devono memorizzare dati accurati e disponibili, scegliere pratiche sostenibili per i loro edifici e dare priorità all’efficacia e all’efficienza degli edifici.
I software di facility management rendono il loro lavoro più fluido e meno soggetto a errori. Questo significa, a sua volta, che i clienti dedicano meno tempo a compiti inutili e possono concentrarsi sulla loro attività principale. Il software di facility management consente anche una migliore gestione dei dati, che porta a un migliore processo decisionale e a una riduzione dei costi operativi.
I moduli di assistenza e manutenzione forniscono agli utenti funzioni per l’integrazione di piani di manutenzione dettagliati per dispositivi, macchine e sistemi, ad esempio. Il software ti ricorda automaticamente e tempestivamente le ispezioni e la manutenzione programmata.
Numerosi moduli e soluzioni software per il facility management
Esistono diversi tipi di software per il facility management: CAFM, CMMS, ERP, EAM e IWMS. Ogni sistema ha scopi e funzioni diverse, che però possono sovrapporsi. Tutti questi elementi sono ormai standard nel facility management.
Il software di facility management offre solitamente diversi moduli, come ad esempio:
- Gestione della manutenzione
- Gestione delle chiavi
- Gestione della manutenzione
- Gestione degli ordini (ticketing)
- Gestione delle attività
- Pianificazione dell’impiego del personale
- Funzioni per la documentazione tecnica
- Opzioni di reporting
- Funzioni di comunicazione
L’implementazione della giusta soluzione software per il facility management offre solitamente diversi moduli, come ad esempio può cambiare radicalmente le cose per i team e le aziende.
Wowflow risponde perfettamente alle esigenze del facility management.
Centinaia di aziende di facility management utilizzano le soluzioni software intuitive e chiare di Wowflow:
In che modo il facility management supporta le aziende?
I 7 maggiori vantaggi
Come risultato diretto di buone pratiche di facility management, si possono evidenziare molti vantaggi per un’azienda; abbiamo riassunto i 7 vantaggi più importanti per la tua azienda.
- Miglioramento dell’efficienza e della produttività
- Maggiore conformità
- Risparmi sui costi e maggiori entrate
- Migliore esperienza del cliente
- Maggiore soddisfazione dei dipendenti
- Standard di sicurezza più elevati
- Rispetto dei criteri di sostenibilità
Tendenze e sviluppi nel facility management
A causa del rapido ritmo del progresso tecnologico, il settore del facility management è in continua evoluzione e anche quest’anno saranno protagoniste diverse nuove tendenze.
Queste tendenze riflettono l’evoluzione del ruolo del facility manager, quindi vale la pena tenerle d’occhio e incorporarle gradualmente nella strategia di gestione della struttura.
Ma come puoi prendere decisioni informate e investire nella tecnologia giusta?
Diamo un’occhiata più da vicino alle tendenze più importanti:
Facility management: da reattiva a proattiva
I software e le tecnologie per il facility management consentono di passare dalla reattività alla proattività. Riducendo gli incidenti imprevisti, i guasti ai sistemi e i rischi per la sicurezza, è possibile concentrarsi sul core business e sullo sviluppo della strategia senza interruzioni. Grazie agli strumenti di monitoraggio e all’analisi dei dati, la gestione della manutenzione preventiva sta diventando il fulcro della gestione degli impianti.
Reporting ESG e sostenibilità
Oggi le aziende sono obbligate a soddisfare i requisiti ESG e a presentare rapporti di sostenibilità. Per dimostrare il proprio impegno in questo senso, un’azienda può utilizzare un software di reporting ESG, ad esempio. Questo strumento è indispensabile per creare report completi sulle pratiche e sulle prestazioni sostenibili.
"Mobile first" e operazioni di costruzione senza carta
La gestione degli edifici “mobile first” sta diventando lo standard, con un’app centralizzata, un approccio senza carta e una comunicazione più semplice con gli inquilini. Wowflow offre uno strumento di collaborazione intuitivo e mobile con la creazione di ordini di lavoro basati su immagini e segnalazioni di problemi tramite codici QR.
La soluzione di Wowflow è specificamente pensata per le esigenze dei team di facility management. Gestisci in modo efficiente le attività e i processi di facility management con Wowflow.
Rimessaggio 4.0 - verso un futuro intelligente
La Facility Maintenance 4.0 è un concetto che prevede l’integrazione di tecnologie avanzate come l’Internet of Things, l’intelligenza artificiale, il machine learning e l’analisi dei big data per ottimizzare la gestione e la manutenzione delle strutture.
Questo approccio consente ai gestori di strutture di raccogliere e analizzare grandi quantità di dati in tempo reale per prendere decisioni basate sui dati e identificare potenziali problemi prima che si verifichino.
Un ulteriore passo avanti per aumentare l’affidabilità e l’efficienza dei sistemi dell’edificio, ridurre i costi di manutenzione e migliorare le prestazioni complessive dell’edificio.
- La chiave per controllare le tue risorse: La registrazione mobile del tempo nella facility management
FAQ: Facility management
Cosa si intende per "hard" e "soft" facility management?
I servizi di hard facility management riguardano direttamente l’edificio. Sono indissolubilmente legati all’edificio e sono generalmente considerati una spesa in conto capitale. I servizi di soft facility management migliorano principalmente il benessere delle persone nelle strutture e permettono loro di sfruttare al meglio il tempo trascorso nelle strutture.
Qual è la differenza tra un facility manager e un custode?
Il custode è solitamente responsabile della manutenzione e della pulizia quotidiana di edifici e strutture, mentre il facility manager ha una responsabilità più ampia e si occupa della pianificazione strategica e della gestione di edifici e strutture.
Cosa ti serve per diventare facility manager?
La professione di facility manager richiede una formazione tecnica, ad esempio in ingegneria dei servizi per l’edilizia, o un background in amministrazione aziendale, gestione delle costruzioni, gestione immobiliare o gestione energetica. In Germania è possibile studiare facility management presso le università di scienze applicate o le università tecniche.
