Top D&D Gebäudereinigung hat mit Wowflow eine Software für die lückenlose Dokumentation und Ressourcenplanung gefunden

Unternehmen:
Das Wiener Reinigungsunternehmen Top D&D ist ein Familienbetrieb – geführt von den Brüdern Daniel und Dalibor Topic seit 2008. Das Leistungsspektrum umfasst folgende Punkte: Gebäudereinigung, Grundreinigung, Sonderreinigung, Fensterreinigung, Teppichreinigung, Schneeräumung, Garagenreinigung, Graffitientfernung und Räumungen.

Industrie:
Gebäudereinigung, Hausbetreuung

Web:
www.topdd.at

Top D&D x Wowflow | Wie unsere Software auch im Bereich Gebäudereinigung überzeugt

2-Monats-Ergebnisse:

396

angelegte Arbeitsbereiche

1400+

erstellte Meldungen

1200+

abgeschlossene Meldungen

Das Problem: Komplizierte und zeitaufwendige Dokumentation, wenig professionelle Berichterstattung und die Koordination von 42 MitarbeiterInnen

Das Gebäudereinigungsunternehmen Top D&D arbeitete viele Jahre lang mit dem Messenger-Service WhatsApp. Die App wird sowohl für die Kommunikation mit den 42 MitarbeiterInnen als auch für die Koordination dieser verwendet. Den täglichen administrative Aufwand kann man sich wie folgt vorstellen:

Sobald ein/e KundIn von Top D&D – zumeist Hausverwaltungen – einen Auftrag gemeldet hat, wurde dieser per WhatsApp an den/die passende/n MitarbeiterIn verschickt. Die Fachkraft fuhr zum Einsatzort und machte Fotos vor und nach getaner Arbeit. Das Bildmaterial wurde – wieder via WhatsApp – an die Assistentin der Geschäftsführung, Frau Vislavski, ins Büro geschickt. Dort hat sie es in ein Mail eingefügt, die getane Tätigkeit vor Ort beschrieben und die Nachricht an den/die KundIn gesendet. Ein Ordner-Ablagesystem gab es nicht.

Die Problemstellung, die sich aus dieser Arbeitsweise ergibt ist Folgende:

1. Eine professionelle Ressourcenplanung ist nicht möglich. Da WhatsApp für die simple Kommunikation konzipiert ist, eignet es sich nicht als Projektmanagement-Tool. Das heißt, es kann weder der Einsatz von MitarbeiterInnen geplant werden, noch bietet die App Ablagemöglichkeiten für Fotos und Berichte. Das Ergebnis: Jede/r MitarbeiterIn muss einzeln über den Arbeitsort informiert werden, Aufträge werden eventuell übersehen bzw. ist nicht auf den ersten Blick klar, ob sie schon erledigt wurden. Es gibt keine zentrale, geordnete Ablage von Dokumenten.

2. Was schon zum zweiten Punkt führt: fehlende bzw. schwer zu findende Berichte im Falle einer Reklamation seitens des/der KundIn. Gerade wenn es um Versicherungsfälle geht, ist es wichtig die notwendigen Dokumente und Fotos zur Hand zu haben.

Geschäftsführer Dalibor Topic meint dazu: “Was mit WhatsApp und Co. nicht möglich ist: Die automatische Generierung von professionellen Arbeitsberichten. Und das ist in unserer Branche nun einmal sehr wichtig. Wenn es zu einer Beschwerde oder einer Nachfrage seitens der Immobilienverwaltung oder des/der EigentümerIn kam, dann ging die Suche los – und das dauerte teilweise relativ lange. In so einem Fall müssen nämlich sowohl Mails als auch auch der Chatverlauf in WhatsApp durchforstet werden. Wenn das Ereignis schon in entfernterer Zukunft lag, mussten wir manchmal sogar zuerst herausfinden welche Person vor Ort gearbeitet hat.”

3. Es bleibt wenig bis gar keine Zeit für Dinge wie Neukundenaquise oder Cross- und Up-Selling. Frau Vislavski ist nämlich vorwiegend mit der MitarbeiterInnen- und KundInnen-Kommunikation, dem Verfassen von Arbeitsberichten und der Koordination der Aufträge beschäftigt. Bei einem Team von 42 Personen nimmt das einiges an Zeit in Anspruch.

Die Lösung: Image-Aufschwung durch automatisch generierte und professionell aussehende Berichte, einfache Ressourcenplanung und Beweissicherung

“Nach der ersten Vorstellung von Wowflow, einer Software, die wir auch optimal in der Gebäudereinigung verwenden können, war der Entschluss gefasst: Das möchten wir ausprobieren”, so Topic. Gesagt, getan.

“Was mir als tolle Lösung erschien, ist die automatische Generierung von Berichten und die lückenlose Dokumentation der Arbeitsabläufe in der App. Wo früher ein einfaches Mail an den/die KundIn geschickt wurde, ist jetzt ein professionelles PDF-Dokument. Es enthält alle Daten, die für uns und den/die AuftraggeberIn wichtig sind – vom Ort der Meldung über Fotos bis hin zum Verlauf des Arbeitsprozesses. Wir haben tatsächlich in relativ kurzer Zeit schon ein paar positive Rückmeldungen zu den neuen Berichten bekommen – das ist gut für unser Image.” “Wenn eine/r unserer KundInnen eine Frage hat oder der Meinung ist, dass eine Aufgabe nicht erledigt wurde, können wir ihm/ihr jetzt klare Antworten bzw. Beweise liefern. Unser/e MitarbeiterIn scannt den QR-Code vor Ort ab, startet die Aufgabe und beendet sie. Durch die punktuelle Bestätigung mit der Wowflow GPS-Funktion ist zu 100% nachvollziehbar, dass sich der/die ServicemitarbeiterIn vor Ort befunden hat. Die Fotos dokumentieren die tatsächliche Erledigung der Arbeit. Das Beste daran: All diese Daten befinden sich an einem Ort und sind mit wenigen Klicks aufrufbar.”

Das Ergebnis: Weniger Aufwand, professionelle Berichte und ein zuverlässiges Koordinations-Tool

“Unsere Assistentin Frau Vislavski ist sehr schnell mit der neuen Software zurechtgekommen. Es bedurfte keiner langen Einarbeitungsphase. Mittlerweile kann sie täglich professionell aufbereitete Berichte an unsere KundInnen senden – und das mit weitaus weniger Klicks als vorher. Ein weiterer großer Pluspunkt ist die Tatsache, dass alle Unterlagen an einem Ort gespeichert und geordnet sind.” Ordnung ist ja bekanntlich das halbe Leben. Sie sorgt für schnellere Prozesse und eine effiziente Arbeitsweise – auch in der Gebäudereinigungsbranche.

Innerhalb von nur zwei Monaten hat Top D&D auf Wowflow über 1.400 Arbeitsaufträge angelegt und über 1.200 davon bereits abgeschlossen. Bei genauer Betrachtung zeigt sich, dass vor allem in der Kategorie “Entrümpelung” immer wieder zusätzliche Arbeiten übernommen werden konnten. Warum? Der/die MitarbeiterIn vor Ort macht ein Foto, stellt es auf Wowflow – mit der Frage, ob auch dieser Bereich entrümpelt werden soll – und bekommt prompt die Antwort. Innerhalb von wenigen Minuten kann eine weiterverrechenbare Leistung erbracht werden.

Top D&D: Die größten Vorteile:

1. Automatische und professionelle Berichte – “Ganz klar eine große Arbeitserleichterung und Steigerung unserer Professionalität gegenüber dem/der KundIn: die automatische Generierung eines umfangreichen Berichts. Ich muss sagen, dass das einer der größten Vorteile unserer Arbeit mit der Software Wowflow ist – neben der bereits erwähnten Beweissicherung. Was vorher schlicht und einfach nicht leicht möglich war bzw. Unmengen an Zeit in Anspruch genommen hätte, passiert jetzt mit wenigen Klicks. Sowohl dem/der KundIn als auch uns liegt ein Schriftstück vor, das die getane Arbeit dokumentiert und auf das später gegebenenfalls zurückgegriffen werden kann.”
2. Filter-Funktion – Frau Vislavski schätzt besonders die Filter-Funktion in der Wowflow Desktop-Anwendung sowie der App: “Bei 396 angelegten Arbeitsbereichen und mittlerweile schon über 1.400 erstellten Meldungen ist es für mich besonders wichtig, filtern zu können. Wowflow bietet mir da ein breites Spektrum an Möglichkeiten an, um effizienter und schneller arbeiten zu können. Ich kann beispielsweise nur eine bestimmte Kategorie durchsuchen: Unsere MitarbeiterInnen führen viele Entrümpelungen durch, weshalb ich oft ganz gezielt in dieser Rubrik unterwegs bin. Auch der Prioritäten- und der Status-Filter kommen ständig zum Einsatz.”
3. Ressourcenplanung – Mittlerweile können wir in Wowflow blitzschnell überprüfen woran unsere MitarbeiterInnen gerade arbeiten und wer für neue Aufgaben verfügbar ist. Das Team kann besser auf die Arbeitsbereiche aufgeteilt und für Tätigkeiten eingeteilt werden.

Fällt Ihnen die Ressourcenplanung auch manchmal schwer? Oder wünschen Sie sich professionelle Berichte in wenigen Klicks? Kein Problem. Während einem Gespräch mit unserem Kunden-Support Team erklären wir Ihnen wie Wowflow für SIE und Ihr Facility Service Unternehmen funktioniert.