“Als ich 2020 die Koordinierung des Facility Managements der Gemeinde Lana übernommen habe, habe ich nach einem Facility Management Tool gesucht. Die meisten Lösungen waren zu komplex und die Implementierung hätte zu lange gedauert. Wowflow hat mich sofort überzeugt, weil es eine einfache Software ist, die in der Zusammenarbeit mit externen Personen bestens funktioniert.”
Thomas Ausserer, Bauerhaltung Gemeinde Lana
Gemeinde Lana
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Lana ist eine italienische Marktgemeinde mit rund 12.500 Einwohner:innen. Sie befindet sich in Südtirol, südlich der Stadt Meran. Seit 2023 benutzt das Facility Management Team unter Thomas Ausserer die Facility Management Software Wowflow tagtäglich.
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Unübersichtlichkeit und Ineffizienz wecken den Bedarf nach einem intuitiven Facility Management Tool
Im Jahr 2020 – kurz vor dem ersten Covid-Lockdown – stößt Thomas Ausserer zur Marktgemeinde Lana. Er übernimmt die Koordinierung des Facility Management Teams. Allerdings wird ihm schnell klar, dass die bisherige Arbeitsweise mit E-Mails, Telefonaten und unzähligen Excel Sheets an ihre Grenzen stößt bzw. die Effizienz nicht wesentlich verbessert werden kann. Die Bestandsaufnahme von Anlagen musste beispielsweise manuell gemacht werden. Das kostet viel Zeit.
Thomas Ausserers Herangehensweise? Er macht sich auf die Suche nach einer Facility Management Software, die einfach und intuitiv aufgebaut ist. Zusätzlich soll sie einen Überblick verschaffen und den Arbeitsalltag effizienter gestalten. Herr Ausserer setzt sich zuerst einmal mit großen FM Tools auseinander, bei denen schnell klar wird: Die Implementierung ist zu aufwendig. Es würde zu lange dauern, bis eine solch große Software implementiert und überhaupt eingesetzt werden könnte. Ein weiterer Ansatz ist die Verwendung diverser Office 365 Programme. Die bieten allerdings nicht den gewünschten Grad an Standardisierung und Automatisierung, der für die Zusammenarbeit mit mehreren Handwerker:innen notwendig ist.
Durch Empfehlung zur optimalen Lösung
An diesem Punkt kommt ein anderer Wowflow-Kunde – ARO Konsortium Südtirol – ins Spiel. Der Netzwerk HUB aus Bozen bringt lokale Handwerker:innen mit Kund:innen zusammen – und empfiehlt Wowflow an die Gemeinde Lana. Thomas Ausserer ist sofort überzeugt von den positiven Erfahrungen, die ARO mit unserem FM Tool gemacht hat. Er beschließt, sich von der schnellen und einfachen Implementierung und der intuitiven Handhabung selbst zu überzeugen.
„Es stimmt, Wowflow ist in der Handhabung so einfach wie WhatsApp. Wir konnten die Software überraschend schnell verwenden: Innerhalb einer Woche habe ich die Grundstruktur unserer Anlagen und Arbeitsbereiche in der Software angelegt. Dann konnten wir mit Anfang des Jahres 2023 eigentlich sofort losstarten. Die Bearbeitung von Meldungen ist gut durchdacht und hat sich ganz einfach in den Arbeitsalltag integrieren lassen.„
Thomas Ausserer, Bauerhaltung Gemeinde Lana
Die einzigen Bedenken liegen beim Daten-Import: Herr Ausserer würde sich wünschen, dass es möglich ist, Anlagendaten einfach per Excel-Import auf Wowflow hochzuladen. Außerdem können im Moment nicht alle Anlagen-Details abgebildet werden. Wir arbeiten hier an einer Lösung. In der Zwischenzeit konnten wir der Gemeinde Lana eine Übergangslösung zur Verfügung stellen. Wir nehmen uns jedes Feedback aber selbstverständlich zu Herzen und arbeiten an einer noch schnelleren Lösung.
100-prozentige Akzeptanz und Qualitätssteigerung bei der Arbeit mit Partner:innen
Ein ganz besonderer Pluspunkt für Wowflow: Auch die anderen öffentlichen Einrichtungen der Gemeinde Lana akzeptieren unsere Facility Management Software auf Anhieb. Gleich zu Beginn setzt Herr Ausserer das Tool in der Zusammenarbeit mit der Ortspolizei ein, was optimal funktioniert hat. Alle Arbeitsschritte können jetzt automatisch dokumentiert und direkt unterschrieben werden.
„Wir als Gemeinde arbeiten beispielsweise mit der Ortspolizei zusammen. Früher haben die Beamten uns verschiedenen Meldungen per E-Mail geschickt. Wir in der Bauerhaltung mussten die Aufgaben dann nicht-automatisiert an die Handwerker weiterleiten. Das ist aufwendig, wenn man tagtäglich mit vielen verschiedenen Partnern zusammenarbeitet. Seit wir mit Wowflow arbeiten, passiert alles an einem Ort. Die Polizei, Schulen und Kindergärten haben einen Zugang bekommen und schicken uns die Meldungen direkt über die Software. Das ist so viel einfacher!„
Thomas Ausserer, Bauerhaltung Gemeinde Lana
Mit Wowflow arbeitet die Gemeinde Lana effizient
Die Effizienz im Arbeitsalltag hat sich durch Wowflow deutlich gesteigert. Unser Tool macht häufige Telefonate oder einen regen E-Mail-Verkehr überflüssig. Thomas Ausserer kann sich voll und ganz auf seine administrative Arbeit konzentrieren, während sich sein Team aus ca. 20 Handwerker:innen wiederum auf seine Aufgaben fokussiert. Es gibt keine unnötigen Unterbrechungen und Ablenkungen mehr.
Außerdem extrem wichtig: Aufgaben gehen nicht mehr verloren! Vor Wowflow konnten einzelne Aufträge bis zu zwei Jahre lang vergessen werden – das ist jetzt vorbei. Die FM Software sorgt für Transparenz und den notwendigen Überblick. Die Qualität der Arbeit hat laut Herr Ausserer extrem von Wowflow profitiert.
„Durch unsere vorherige Arbeitsweise sind wir an unsere Optimierungs-Grenzen gestoßen. Ein Excel-Sheet lässt sich nur bedingt verbessern. Was für mich deshalb wesentlich ist, ist die eindeutige Qualitäts-Steigerung durch Wowflow. Der Arbeitsablauf ist transparent. Aufgaben können nicht mehr verschwinden oder vergessen werden.„
Thomas Ausserer, Bauerhaltung Gemeinde Lana
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