EBE Elektrotechnik: Benutzerfreundliche Facility Management Software stößt auf Akzeptanz bei 95% der MitarbeiterInnen

Mit um die 50 MitarbeiterInnen ist die EBE Elektrotechnik GmbH ein mittelgroßes Unternehmen, das unter anderem Services und Dienstleistungen in den Bereichen Elektro- und Nachrichtentechnik anbietet. Ein weiterer Schwerpunkt: Blitzschutz und Brandschutz.  50 Personen zu koordinieren und mit ihnen zu kommunizieren bringt einen großen (Zeit-)Aufwand mit sich. Daher sinnvoll: Die Implementierung einer Software, die vor allem die Dokumentation der Gebäudebegehungen automatisiert und die Kommunikation mit Prüfern und Technikern erleichtert. Ebenfalls von großer Bedeutung ist, dass das Team sich mit der Anwendung wohlfühlt und sie ohne Probleme nutzen kann.

Unternehmen:
Das Wiener Unternehmen EBE Elektrotechnik GmbH besteht seit über 40 Jahren. Über die Dekaden hinweg hat es sich entwickelt, um immer wieder auf die Bedürfnisse der KundInnen eingehen zu können. Mittlerweile liegt der Schwerpunkt auf Dienstleistungen im Bereich Elektro- und Nachrichtentechnik. Hinzu kommt das Geschäftsfeld “Objektsicherheit” seit 2014.

Industrie:
Elektrotechnik

Web:
www.ebe.at

Die EBE Elektrotechnik x Wowflow Success Story

Fakt ist: Das Team bei EBE Elektrotechnik umfasst um die 50 MitarbeiterInnen. Dass nicht alle von ihnen in gleicher Weise technikaffin sein können ist klar und normal. Das Funktionieren eines computerunterstützten Projektmanagement Tools hängt aber vor allem von der Akzeptanz des Teams ab. Wenn die MitarbeiterInnen die App unterwegs nicht nutzen können, macht die Implementierung wenig Sinn. Alle müssen am selben Strang ziehen und vom Nutzen der Anwendung überzeugt sein. Die Voraussetzung dafür: Ein überaus intuitiv nutzbares Tool, dass problemlos an das bestehende ERP angebunden werden kann.

Die Lösung: Eine benutzerfreundliche Facility Management Software

Und genau in diesem Punkt trifft Wowflow ins Schwarze: Die Benutzerfreundlichkeit ist voll und ganz gegeben. Für Wowflow war es von Anfang an wichtig, dass die CMMS Software intuitiv zu bedienen ist. Warum? Einerseits weil die demografischen Merkmale der Zielgruppe darauf hinweisen, dass dies essentiell ist. Andererseits weil es in keinem Fall Sinn und Zweck sein kann, mehrere Monate nur für Einschulungen aufzuwenden, bevor man eine Software wirklich nutzen kann. Zu viele Ressourcen gehen verloren.

Das Ergebnis: Akzeptanz bei 95% der Belegschaft

Im Fall der EBE Elektrotechnik GmbH hat folgende Vorgehensweise zum Erfolg geführt:

2 Stunden

Einschulung

1,5 Monate

aktive Testphase

95% Akzeptanz

der Belegschaft

1. Schritt: Es erfolgte eine kurze Einschulung (ca. zwei Stunden) des Managements durch das Wowflow-Team. Die Chefitäten wurden mit der Software vertraut gemacht. Anfallende Fragen konnten gleich vorweg geklärt werden. Palanek schätzt diese persönliche Betreuung: “Es ist immer von Vorteil eine direkte Ansprechperson zu haben, wenn es um die Einführung neuer Software geht. Das Support-Team hat für eine rasche Umsetzung und hervorragende Kundenbetreuung gesorgt.”
2. Schritt: Im nächsten Schritt zeichneten Palanek und sein Führungsteam eine zwölfminütige  Video-Anleitung zur korrekten Nutzen der Wowflow App auf. Diese bildet die grundlegenden Funktionen der CMMS Anwendung ab und erklärt den internen Arbeitsablauf. Das Video wurde über das Intranet zur Verfügung gestellt und ist somit jederzeit eine Lernquelle für das Team.
3. Schritt: Als letzter Punkt auf der To-Do-Liste wurde das Video dann den MitarbeiterInnen gezeigt. Alle zu diesem Zeitpunkt aufkommenden Fragen wurden sofort beantwortet. Eine separate Einschulung war aufgrund der einfachen Bedienbarkeit nicht notwendig. In weiterer Folge steht das Wowflow-Team fortlaufend für Optimierungsvorschläge und Unklarheiten zur Verfügung.

Die große Überraschung – sowohl für die Projektleiter von EBE als auch für Wowflow selbst: Bereits nach weniger als einer Woche war die Implementierung der Facility Management Software abgeschlossen. Nach 1,5 Monaten aktiver Tests haben dann 95 Prozent der MitarbeiterInnen das Programm ohne Probleme in den Arbeitsalltag integriert und sind vom Nutzen überzeugt. Nur fünf Prozent sehen Verbesserungspotential.

Die 2017 von Capgemini Consulting durchgeführte Change Management Studie beweist: Diese Vorgehensweise führt zum Erfolg. Die Studie zeigt, dass der Mensch bei der Implementierung einer Software im Mittelpunkt stehen muss – nicht die Technologie selbst. Das Schaffen einer “Zutrauenskultur” ist das zentrale, zielführende Element: Der Belegschaft muss suggeriert werden, dass Fragen wichtig und in Ordnung sind, dass Eigeninitiative erwünscht ist und dass ihre Wünsche und Bedürfnisse bedeutsam sind.

Quelle: Capgemini Consulting, Culture First! Von den Vorreitern des digitalen Wandels lernen – Change Management Studie 2017

EBE Elektrotechnik GmbH: Die Lieblings-Funktionen von Alexander Palanek 

1. Berichterstellung – “Die Erstellung eines übersichtlichen Berichts nach Abschluss einer Aufgabe nimmt im Normalfall mehrere Stunden in Anspruch. Früher mussten wir zuerst alle Fotos mailen oder gar per USB-Stick überspielen. Anschließend musste eine Ablagestruktur geschaffen und laufend angepasst werden. Wowflow erstellt den Bericht innerhalb weniger Sekunden und ermöglicht trotzdem die fortlaufende Bearbeitung. Zudem müssen unsere MitarbeiterInnen nicht mehr extra ins Office kommen, um die Berichte zu verfassen – sie machen das einfach unterwegs. Alleine diese Funktion spart pro MitarbeiterIn und pro Tag bis zu 30 Minuten.”
2. Prioritäten-Zuordnung – “Täglich fallen Aufgaben an, die so schnell wie möglich erledigt werden sollten und jene, die nicht so dringend sind. Durch die benutzerfreundliche CMMS Software Wowflow können wir die Wichtigkeit einer Meldung für jede/n MitarbeiterIn ersichtlich machen. Dies führt natürlich zu einer Produktivitätssteigerung, da keine Telefonate geführt oder E-Mails verschickt werden müssen.”
3. Foto-Bearbeitung – “Die bildliche Darstellung einer Meldung erleichtert unseren Arbeitsalltag enorm. Sie ist die perfekte Ergänzung zu unserem ERP-System. Was ich besonders schätze ist die Funktion Bilder bearbeiten zu können. Damit kann ich direkt auf ein konkretes Problem hinweisen und es beschreiben. Unsere täglichen Aufgaben beinhalten sehr viele visuelle Informationen, die so optimal aufbereitet werden können. Diese Funktion wird von unserem Team bei sämtlichen Aufgaben angewendet. Vor Wowflow war das nicht so einfach möglich.”
4. Verlässlichkeit – “ Wir haben 2019 zu den ersten Nutzern von Wowflow gehört. Nicht vermeidbar: Damals gab es immer wieder kleine Probleme oder Störungen, die wir sofort kommuniziert haben. Wir hatten immer eine direkte Ansprechperson an die wir uns rund um die Uhr wenden konnten und noch immer können. Was ich unglaublich schätze: Die Geschwindigkeit mit der unsere Optimierungsvorschläge umgesetzt werden. Störungen werden innerhalb weniger Wochen behoben. Gewünschte Features werden programmiert. Mittlerweile ist Wowflow wirklich die optimale Facility Management Software für uns.”

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