Die Zeiterfassung ist ein nicht ganz unproblematisches Thema in jeder Reinigungsfirma, die Mitarbeiter*innen beschäftigt. Warum das so ist? Ein Großteil der in der Gebäudereinigung angestellten Personen arbeitet Teilzeit. In dem Fall ist es also nicht nur notwendig zu messen, wie viel Arbeitszeit für einen bestimmten Kunden aufgewendet wurde, sondern auch wie viel die Reinigungsfachkraft generell gearbeitet hat. Das ist allerdings gar nicht so einfach: Oft gibt es unterschiedliche Ansichten bezüglich geplanter Stunden und tatsächlicher Stunden, bezüglich Arbeitszeitmodellen und beauftragten Arbeitszeiten, bezüglich Überstunden, Mehrstunden und Zeitausgleich oder einfach bezüglich der einzuhaltenden Pausenzeiten. Unter diesen Voraussetzungen ist es teilweise schwierig, den richtigen Stundenzettel rasch – und von Arbeitgeber*in und -nehmer*in unterzeichnet – an die Buchhaltung weiterzuleiten.
Ab und zu gehen Aufzeichnungen sogar verloren oder es wurden gar keine gemacht. Am Ende des Monats führt das im schlimmsten Fall zu Streitigkeiten. In vielen Fällen auch zu unzufriedenen Mitarbeiter*innen. Probleme, die zu vermeiden wären und die Fluktuation im Unternehmen negativ beeinflussen.
Umso wichtiger ist es also, einen Weg zu finden, die geleisteten Arbeitszeiten in einer Reinigungsfirma korrekt, nachvollziehbar und einfach aufzuzeichnen. Mit dieser Thematik haben wir uns für Sie in diesem Artikel auseinandergesetzt.
Arten der Zeiterfassung in der Gebäudereinigung
Wie so oft führen mehrere Wege ans Ziel. Wir geben Ihnen verschiedene Lösungsansätze an die Hand. Sie entscheiden.
1. Stundenzettel
Die analoge Methode, um die Arbeitsstunden Ihrer Angestellten aufzuzeichnen, sind Stundenzettel. Sie werden von den Mitarbeiter*innen ausgefüllt und am Ende des Monats an die Personalabteilung übermittelt. Vorlagen für Stundenzettel finden sich zur Häufe im Internet – oder Sie erstellen Ihre eigene Version in Excel oder Word. Ein Stundenzettel muss per Gesetz folgende Informationen enthalten:
- Name und Personalnummer
- Datum
- Arbeitsbeginn
- Arbeitsende
- Gesamtarbeitszeit
- Pausen
Jede*r Mitarbeiter*in unterschreibt den Zettel am Ende des Monats und die Sache sollte erledigt sein.
Gerade wenn Sie ein relativ kleines Reinigungsunternehmen führen, können Stundenzettel Ihre optimale Lösung sein. ABER bedenken Sie auch, dass diese Art der Zeiterfassung relativ fehleranfällig ist:
- Stundenzettel müssen jeden Monat von der Objektleitung (und in weiterer Folge von der Personalabteilung) kontrolliert werden. Diese nicht-automatisierte Kontrolle ist extrem mühsam und je nach Mitarbeiterzahl langwierig – sie ist aber unbedingt notwendig!
- Da Stundenzettel von jeder Person einzeln ausgefüllt und dann von dem*der Objektleiter*in sowie der Personalabteilung kontrolliert werden müssen, entsteht ein hoher manueller Aufwand auf Seiten der Arbeitgeber*innen UND -nehmer*innen.
- Wenn Ihre Mitarbeiter*innen darauf vergessen den Stundenzettel termingerecht abzugeben, entsteht ein zusätzlicher administrativer Aufwand.
- Stundenzettel müssen gesetzliche Vorgaben erfüllen, um nicht vom Gesetzgeber beanstandet zu werden. (siehe Bulletpoints oben)
- Nicht leserliche Stundenzettel können zu falschen Aufzeichnungen führen.
Sie sehen also: Wenn Sie sich für die Stundenaufzeichnung per Stundenzettel entscheiden, sollten Sie sich das gut überlegen. Selbstverständlich ist es eine der am leichtesten zugänglichen Optionen und erfordert wenige Digital-Kenntnisse – sowohl Ihrerseits als auch von Ihren Angestellten.
2. Digitale Standalone-Zeiterfassungssysteme
Digitale Zeiterfassungssysteme ermöglichen es Benutzer*innen, ihre Zeit online zu erfassen. Desktopbasierte Zeiterfassungssysteme werden am Computer installiert und erfordern in der Regel eine Anmeldung mit Benutzernamen und Passwort. Mobiltelefonbasierte Zeiterfassungssysteme ermöglichen es Ihren Mitarbeiter*innen, ihre Zeit über ihr Mobiltelefon zu erfassen. Einige Systeme erfordern eine App, andere können ohne speziellen Download genutzt werden.
Besonders App-Lösungen, die intuitiv zu bedienen sind, erleichtern die Zeiterfassung in einem Gebäudereinigungsunternehmen ungemein. Ihre Angestellten können per Klick auf einen Button einstempeln, sobald sie das Objekt erreicht haben. Wenn sie es wieder verlassen, wird dasselbe Prinzip angewendet. Auf diese Weise sind alle Zeiterfassungs-Daten an einem Ort gebündelt – nämlich in der Software. Am Ende des Monats kann das Personalteam automatisch darauf zugreifen und muss die Arbeitsstunden nicht manuell addieren.
Einige Software Lösungen für die Reinigungsbranche bieten auch eine GPS-Tracking-Funktion an. So auch Wowflow. Sie als Manager*in können festlegen, dass “GPS erforderlich für die Arbeit” ist. In dem Fall kann die Reinigungsfachkraft eine Tätigkeit (per Button) nur dann starten, wenn sie auch wirklich vor Ort ist. Das gibt Ihnen zusätzlich eine gewisse Sicherheit: Ihre Mitarbeiter*innen können bei der Stundenaufzeichnung schlecht mogeln.
In einen ähnlichen Themenbereich fällt außerdem das Wowflow-Feature Einsatzzeitraum. Hier können Sie nämlich festlegen, wie lange ein Teammitglied für eine bestimmte Tätigkeit benötigen sollte. Wird dieser Zeitraum überschritten, werden Sie benachrichtigt. Diese Funktion dient nicht nur Ihnen zur Kontrolle, sondern vor allem auch zum Schutz des*der Arbeitnehmer*in und als Argumentationsmaterial gegenüber Kund*innen.
Selbstverständlich bringt aber auch die digitale Zeiterfassung ein paar Nachteile mit sich:
- Ihr Team muss sich auf eine neue Lösung einlassen. Gerade wenn Sie mit älteren Menschen zusammenarbeiten, ist das nicht immer ganz leicht.
- Je nach Software können Bedienungsschwierigkeiten auftreten. Sollte die App nicht nutzerfokussiert konzipiert sein, bedarf es eventuell einer umfassenden Einschulung.
Die erfassten Daten müssen kontrolliert und Fehler korrigiert werden. Nur so kann der richtige Stundenzettel vom jeweiligen Teammitglied unterschrieben werden. In manchen Unternehmen, die Standalone-Zeiterfassungen ohne Verbindung zu den Aufträgen einsetzen, müssen Admin-Mitarbeiter*innen tagelang die eingestempelten Zeiten kontrollieren und ggf. korrigieren. Erst dann kann der Stundenzettel unterschrieben werden.
3. Voll-integrierte Zeitaufzeichnung
Im Falle der voll-integrierten Zeitaufzeichnung – wie Wowflow sie anbietet – bekommen Ihre Mitarbeiter*innen Wochenpläne und Arbeitsaufträge digital übermittelt. Sie bestätigen die Erbringung der Tätigkeiten dann nur noch. Es handelt sich daher nicht nur um eine Arbeitsaufzeichnungssoftware, sondern gleichzeitig um ein Informations- und Kommunikationstool – sowohl für die Teammitglieder als auch das Management. In diesem Fall passiert die Arbeitsaufzeichnung sozusagen “nebenbei” und automatisch. Sie ist mit der täglichen Arbeit im Einklang. Am Ende des Monats kann die Objektleitung:
- einfach und schnell vergleichen, welche Arbeiten nach Plan und in der vorgesehenen Zeit erledigt wurden.
- feststellen, welche Arbeiten mit einem zusätzlichen Aufwand verbunden waren. In diesen Fällen steht eventuell eine Nachverrechnungan den*die Kund*in oder ein Gespräch mit einer Mitarbeiter*in auf dem Plan.
- feststellen, an welchen Tagen das Teammitglied auf Urlaub oder im Krankenstand war.
Wenn die Objektleitung am Monatsletzten Zugriff auf all diese Informationen hat, kann sie binnen weniger Minuten den Stundenzettel erstellen und der Personalabteilung übermitteln. Voraussetzung dafür ist ein voll-integriertes Auftrags- und Meldungswesen. Zahlreiche Unternehmen nutzen diese Art der Stundenaufzeichnung bereits – sie ist sozusagen ein Nebenprodukt des Tagesgeschäfts: schnell, umkompliziert und genau.
Im Endeffekt müssen Sie selbst entscheiden, ob Sie die analoge, die digitale oder die voll-integrierte Option der Stundenaufzeichnung in Ihrer Reinigungsfirma wählen. Da die Digitalisierung in sämtlichen Branchen aber unaufhaltsam voranschreitet – und das zurecht – empfehlen wir ganz klar eine voll-integrierte Lösung. Sie werden sich dadurch nicht nur Zeit, sondern in weiterer Folge auch Geld sparen. Die rasche und effiziente Kommunikation mit Mitarbeiter*innen und Kund*innen ist nämlich heutzutage ein MUSS, um gegen den harten Wettbewerb bestehen zu können.
Sollten Sie weitere Fragen haben: Sie wissen, wo Sie sich melden können.
