Wie gut kennen Sie Ihre Pflichten als Betreiber? Im Facility Management sind die rechtlichen Anforderungen an Betreiber hoch. Viele kennen jedoch ihre genauen Pflichten nicht, was zu hohen Geldstrafen (bis zu 25.000 Euro), Haftstrafen und einem Verbot der Ausübung einer Geschäftstätigkeit führen kann.
In unserem Artikel erläutern wir die verschiedenen Bereiche der Betreiberverantwortung – von der Gebäudesicherheit über Arbeitsschutz bis zum Umweltschutz. Außerdem geben wir Ihnen praktische Tipps, wie man sich als Betreiber rechtlich absichert und zeigen Ihnen, wie Sie rechtssicher Aufgaben an Dritte delegieren können.
Lernen Sie jetzt alles über Ihre Betreiberverantwortung!
Inhaltsübersicht
Was versteht man unter Betreiberverantwortung?
Der Betrieb von Anlagen und Immobilien im Facility Management ist komplex und mit einer Reihe von Pflichten verbunden. Ein Gebäude zusammen mit seinen Anlagen und Geräten kann manche Gefahren bergen.
Der Betreiber dieser Gebäude ist verpflichtet, Menschen, Sachwerte und Umwelt vor diesen Gefahren zu schützen. Alle diese Pflichten gehören zur Betreiberverantwortung.
Die Betreiberverantwortung umfasst alle Aufgaben und Kompetenzen, die erforderlich sind, um Gefahren und Schäden aus dem Gesamtbetrieb einer Immobilie zu vermeiden.
Wenn ein Schaden eintritt, kann dies zu rechtlichen Problemen führen, einschließlich Geldbußen, Schadensersatzforderungen oder sogar strafrechtlicher Verfolgung.
Der Zweck der Betreiberverantwortung ist der rechtliche Schutz der Organisation.
Wer trägt Betreiberverantwortung?
Als Betreiber gelten gemäß den Richtlinien VDI 3810 Blatt 1 alle natürlichen oder juristischen Personen, die Verantwortung für Anlagen oder Einrichtungen tragen und die Möglichkeit haben, Entscheidungen im Hinblick auf die Sicherheit dieser Anlagen zu treffen.
Dabei ist es wichtig zu beachten, dass ein Betreiber nicht unbedingt der Eigentümer der Anlage sein muss. Pächter oder Mieter können auch als Betreiber gelten und Betreiberverantwortung tragen.
Zu den Betreibern gehören beispielsweise:
- Eigentümer
- Vermieter
- Geschäftsführer
- Inhaber
- Führungskräfte
- Mieter
- Arbeitnehmer
- Arbeitgeber
- Dienstleister
Betreiberverantwortung im Facility Management: Warum ist sie so wichtig?
Die Einhaltung der Betreiberpflichten ist nach GEFMA 190 fester Bestandteil des modernen Facility Managements.
Auch wenn die Betreiberpflichten im Facility Management nicht neu sind, sind sie für viele Verantwortliche eine Herausforderung.
Allgemein gilt, dass mangelndes Wissen über die rechtlichen Pflichten ein rechtskonformes Verhalten der Verantwortlichen im Facility Management erschwert.
Dies führt oft zu Rechtsverletzungen im Unternehmen. Beispiele für Rechtsverletzungen sind die Überschreitung von Lärmschutzvorgaben durch laute Produktionsanlagen, fehlende Barrierefreiheit für Menschen mit Behinderung, fehlende Handläufe an Treppen, falsche oder fehlerhafte Beschilderung von Gefahrenbereichen etc.
Mögliche Konflikte im FM können bei der Zuweisung von Ressourcen entstehen. Nehmen wir als Beispiel einen Produzierenden Betrieb, der einen Facility Manager mit der Instandhaltung seines Werks beauftragt.
Da die Firma über unzureichendes Personal und veraltete Software verfügt, kann der Facility Manager seine regelmäßigen Wartungsarbeiten nicht ordnungsgemäß durchführen, was zu Störungen in der Fertigung führt.
In dieser Situation liegt die Verantwortung bei der Geschäftsführung, da sie für die Bereitstellung solcher Ressourcen verantwortlich ist.
Rechtliche Konsequenzen bei mangelnder Betriebssicherheit
Wenn einer dieser Verstöße einen Unfall verursacht, wird das Problem noch größer.
Gemäß dem Arbeitsschutzgesetz sind Arbeitgeber verpflichtet, die Sicherheit und den Gesundheitsschutz ihrer Arbeitnehmer zu gewährleisten. Dies beinhaltet Maßnahmen zur Prävention von arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren und Arbeitsunfällen.
Facility Manager, Abteilungsleiter oder andere Verantwortliche können bei Unfällen mit Personenschäden persönlich und strafrechtlich haftbar gemacht werden. Leider wächst das Bewusstsein oft erst, wenn es schon zu spät ist.
Geldbußen und Haftstrafen
Arbeitgeber, die die Gesundheit oder das Leben ihrer Mitarbeiter aufgrund von Arbeitsschutzverletzungen gefährden, können mit einer Freiheitsstrafe von 3 bis 5 Jahren bestraft werden. Unternehmer, die den Arbeitsschutz vernachlässigen, wie z.B. die Wartung von Arbeitsmitteln und Schulungen der Mitarbeiter, müssen mit Bußgeldern rechnen.
Das Bußgeld beträgt gemäß § 25 Abs. 1 Nr. 2 ArbSchG mindestens 5.000 Euro. Bei wiederholter Missachtung der Anordnungen der Behörden kann eine Geldstrafe von bis zu 25.000 Euro verhängt werden und sogar die Berechtigung abgenommen werden, ein Geschäft zu führen.
Außerdem werden vom Gewerbeaufsichtsamt sowie von Berufsgenossenschaften unangemeldete Inspektionen durchgeführt, um die Einhaltung der Arbeits- und Unfallschutzvorschriften in Unternehmen zu überprüfen. Auch hier können Bußgelder und Freiheitsstrafen verhängt werden.
Daher ist zu verstehen, dass das grundlegende Ziel der Wahrnehmung von Betreiberpflichten stets die Exkulpation der Organisation gegenüber Forderungen von Geschädigten ist. Im Falle einer unerwarteten Kontrolle bleibt das Unternehmen auf der sicheren Seite.
Beispiel für Exkulpation
Die Exkulpation kann anhand des folgenden Beispiels gut erläutert werden:
Ein Grafiker arbeitet als Untermieter in einem Gebäude und nutzt regelmäßig einen Aufzug. Eines Abends öffnet sich die Aufzugstür, obwohl sich die Kabine noch nicht im dritten Stock befindet, und der Grafiker stürzt in den Schacht und verletzt sich schwer. Er verklagt daraufhin den Eigentümer des Gebäudes auf Schadenersatz.
Es stellt sich heraus, dass ein kleines Steinchen in die Verriegelungsvorrichtung gefallen war und diese dadurch nicht richtig funktionierte.
In diesem speziellen Fall hätten sich schwerwiegende rechtliche Konsequenzen wie Geld- oder Haftstrafen ergeben können, wenn das Unternehmen keine sorgfältige Dokumentation geführt hätte.
Dank eines ordnungsgemäßen Wartungsmanagements und einer gründlichen Dokumentation konnte der Eigentümer jedoch nachweisen, dass der Aufzug regelmäßig überprüft wurde und dass Reparaturen durchgeführt wurden. Zudem haben die Verriegelungen in den Jahren vor dem Unfall ordnungsgemäß funktioniert.
Da der Eigentümer keine Überwachungsverschuldung hatte und zum Zeitpunkt des Unfalls keine gesetzliche Verpflichtung bestand, eine zweite Türverriegelung anzubringen, wurde die Klage abgewiesen. (Quelle FMA)
Dieses Beispiel zeigt, dass Betreiber von Gebäuden und Anlagen ihre Pflichten kennen müssen, um Risiken zu vermeiden und sich vor rechtlichen Konsequenzen zu schützen.
Delegation von Pflichten im Bereich Arbeits-, Gesundheitsschutzes und Betriebssicherheit
Auch wenn der Arbeitgeber die Aufgaben im Bereich des Arbeitsschutzes ordnungsgemäß auf seine fachkundigen Mitarbeiter überträgt, trägt er dennoch die Gesamtverantwortung für die Einhaltung des Gesundheitsschutzes am Arbeitsplatz.
Im Extremfall, etwa wenn der Arbeitgeber seine Kontrollpflichten vernachlässigt oder Aufgaben an unqualifizierte Mitarbeiter delegiert hat, kann er sogar strafrechtlich belangt werden.
Es reicht also nicht aus, dass der Arbeitgeber bei der Übertragung der Aufgaben den kompetentesten Mitarbeiter auswählt, sondern er muss sich in bestimmten Zeitabständen durch Stichproben von der Befähigung des Mitarbeiters selbst überzeugen.
Wann ist eine vollständige Pflichtenübertragung möglich?
Aufgaben wie die Wartung der IT-Infrastruktur, Reparaturen an HLK-Anlagen sowie die Gebäudereinigung übersteigen für die meisten Unternehmer den eigenen Leistungsumfang. Aus diesem Grund kooperieren sie häufig mit entsprechenden Dienstleistern.
Im Gebäudemanagement ist es gängige Praxis, dass Geschäftsführer einen Teil ihrer Verantwortung an Facility Manager und Dienstleistungsunternehmen delegieren.
Üblicherweise erfolgt eine solche Aufgabenübertragung durch einen Facility-Management-Vertrag, der den Umfang und die Inhalte der übertragenen Aufgaben regelt.
Generell ist zu beachten, dass eine vollständige Übertragung der Pflichten in der Regel nicht möglich ist und daher ein Teil der Verantwortung immer beim Eigentümer/Betreiber verbleibt, unabhängig vom Bereich oder der Art der übertragenen Aufgabe (Sanitär, Wartung, Sicherheit usw.).
Die folgenden Verantwortungen sind nicht übertragbar:
- Auswahlverantwortung: Der Betreiber muss sorgfältig auswählen, an wen er die Betreiberpflichten delegiert, und sich überzeugen, dass diese Person dafür geeignet ist.
- Organisationsverantwortung: Der Betreiber muss die übertragenen Betreiberpflichten im Facility Management klar definieren und dokumentieren. Die Erledigung dieser Aufgaben muss auch eindeutig dokumentiert werden.
- Anweisungsverantwortung: Der Betreiber muss dafür sorgen, dass der Empfänger alle Kompetenzen und Mittel für die Erledigung der Betreiberpflichten hat. Er muss den Empfänger einweisen und unterweisen. Auch dies erfordert eine umfangreiche Dokumentation.
- Kontrollverantwortung: Der Betreiber muss den Empfänger laufend überwachen und die Erfüllung der Pflichten kontrollieren. Wichtig: Dieser Punkt kann nicht an eine dritte Person delegiert werden.
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Hält sich der Betreiber nicht an die Bedingungen für die Weitergabe seiner Pflicht, könnte ihm das juristisch als Organisationsfehler ausgelegt werden und ihn somit im Schadensfall haftbar machen.
Sie können diese Situation vermeiden, indem Sie das Delegierungsprotokoll ordnungsgemäß anwenden und den gesamten Prozess dokumentieren.
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Erfüllung Ihrer Betreiberpflichten: 3 Tipps für eine optimale Umsetzung
Im täglichen Betrieb wird die Betreiberverantwortung durch eine Vielzahl von Anweisungen, Vorschriften und sonstigen Bestimmungen festgestellt.
Die nachstehende Tabelle von der GEFMA gibt einen Überblick über die zahlreichen Rechtsvorschriften:
Trotz der Komplexität dieses Themas empfehlen wir 3 Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um sicherzustellen, dass Sie Ihrer Betreiberverantwortung nachkommen.
1. Pflegen Sie Ihre Bestandsdokumentation
Die Bestandsdokumentation im Gebäudemanagement sorgt für eine haftungsrechtliche Absicherung des Bauherren und die Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen.
Besonders wichtig ist eine lückenlose Anlagendokumentation, die zum Beispiel für den Brandschutz und andere Sicherheitsthemen als Nachweis gilt.
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2. Achten Sie darauf, welche Regelungen zur Betreiberverantwortung für Gebäude und technische Anlagen wichtig sind
Normen und Standards sind zentral für die Betriebssicherheit sowie für die Planung und Umsetzung einer guten Instandhaltung im Facility Management. Die VDI 3810 ist beispielsweise für Betreiber besonders wichtig. Sie enthält wesentliche Vorgaben zu den technischen Normen und Vorschriften für den sicheren Betrieb von Gebäuden.
Für Gebäude und technische Anlagen sind die folgenden Vorschriften besonders wichtig:
- Arbeitsschutzgesetz (ArbSchutzG)
- Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV)
- Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)
- Technische Normen und Vorschriften (VDI 3810)
Darüber hinaus obliegt es dem Betreiber, sich um die folgenden Anlagen zu kümmern und diese besonders sorgfältig zu überwachen:
- Hydraulische-Installationen
- Heizungsanlagen
- Belüftungsanlagen
- Gebäudeautomatisierung
- Personen- und Lastenaufzüge
3. Stellen Sie sicher, dass Sie die Betreiberverantwortung ordnungsgemäß delegieren
Die Pflichtenübertragung durch Delegation ist ein wesentliches Instrument, um der gesetzlichen Verantwortung nachzukommen.
Eine wirksame Delegation von Aufgaben an eigene Führungskräfte und Mitarbeiter sowie an Dienstleister erfordert jedoch verschiedene Grundregeln.
Um eine Pflichtenübertragung rechtswirksam zu machen, muss sie gemäß § 13 Abs. 2 des Arbeitsschutzgesetzes schriftlich erfolgen. Bei einer neuen Mitarbeiter-Einstellung erfolgt sie beispielsweise in einem Arbeitsvertrag oder in einer Stellenbeschreibung.
- Mitarbeiter Recruiting im Facility Management: Talentakquise für effiziente Facility Management Teams.
Die folgende Tabelle zeigt mögliche schriftliche Pflichtenübertragungen, die mit dem Arbeitsschutzgesetz vereinbar sind:
Wo kann man eine Betreiberverantwortung Checkliste finden?
Leider gibt es aufgrund der Komplexität dieses Themas und weil jeder Betrieb anders ist, keine allgemeingültige Checkliste für die Betreiberverantwortung. Bei einer Turnhalle müssen Sie beispielsweise andere Sicherheitsaspekte bei der Wartung von Anlagen berücksichtigen als bei einem Werk, in dem mit vielen Chemikalien gearbeitet wird.
Jeder Betrieb muss die entsprechenden Vorschriften und Regelungen einhalten, die speziell für seine Branche gelten. Im Falle des Werks wären dies etwa Vorschriften zur Handhabung und Lagerung von Chemikalien. Diese sind im Chemikaliengesetz verankert.
Industrielle Standorte, Betriebsstätten und Produktionsanlagen bergen ein immanentes Risiko: Bei einem Unfall können Menschen, die Umwelt oder materielle Güter beschädigt werden. Dieses Risiko ist in einem Betrieb der chemischen und pharmazeutischen Industrie höher als in anderen Branchen.
In diesem Fall müssen sich diese Unternehmen intensiv mit Fragen des Umweltschutzes befassen, insbesondere mit dem Schutz von Luft, Boden und Wasser.
So liegen auch die Bereiche Naturschutz, Klimaschutz und Kriminalität in der Verantwortung des Betreibers: Wenn zum Beispiel Chemikalien in der Natur freigesetzt werden und Schäden verursachen, haftet der Betreiber.
Zusammenfassung
Die Betreiberverantwortung ist ein zentraler Aspekt bei der Führung eines Unternehmens oder einer Organisation.
Vom Arbeitnehmerschutz bis zur ordnungsgemäßen Pflichtenübertragung umfasst die Betreiberverantwortung nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern auch die Implementierung proaktiver Maßnahmen zur Risikovermeidung.
Wichtige Maßnahmen sind zum Beispiel die Erstellung einer hochwertigen Bestandsdokumentation oder das Bewusstsein für Sicherheit im Facility Management.
Die Erfüllung Ihrer Betreiberpflichten bedeutet einen sicheren und nachhaltigen Betrieb. So wird das Kerngeschäft Ihres Unternehmens nicht durch mögliche Rechtsfolgen bedroht.
Neben den rechtlichen Verpflichtungen bietet eine professionelle Betreiberverantwortung auch viele Vorteile für das Unternehmen selbst.
Ein sicherer und verantwortungsbewusster Betrieb schafft Vertrauen bei Kunden, Partnern und Mitarbeitern.
Dies kann zu einer positiven Reputation führen, die wiederum das Wachstum und den Erfolg des Unternehmens fördert.
FAQ
Wer hat die Betreiberverantwortung?
Offiziell ist ein Betreiber, „wer die tatsächliche oder rechtliche Möglichkeit hat, die notwendigen Entscheidungen im Hinblick auf die Sicherheit der Anlage zu treffen“ (Quelle: Betriebssicherheitsverordnung). Wichtig sind also nicht die Eigentumsverhältnisse. Sie bestimmen vor Ort, was passiert? Dann tragen Sie auch Verantwortung!
Betreiberhaftung: Wann haftet der Betreiber?
Bei Verstößen gegen die Betreiberpflichten drohen dem Betreiber haftungs- und strafrechtliche Konsequenzen.
Im Schadensfall muss der Betreiber beweisen, dass alle notwendigen Maßnahmen ergriffen wurden, um Schadeneintritte zu vermeiden. Hierbei spielt die Dokumentation eine wichtige Rolle.
Ist Betreiber gleich Eigentümer?
Im rechtlichen Sinne muss der Eigentümer nicht immer gleichzeitig der Betreiber sein. Ähnlich wie bei einem Fahrzeug, das von einer anderen Person gefahren wird, kann sich jedoch die Frage nach der Haftung des Eigentümers im Falle eines Schadens stellen.
