Ti sei mai chiesto come fa un team di manutenzione efficiente a far fronte a una lista infinita di compiti? Il segreto sta nel loro processo di gestione degli ordini di lavoro.
Ma come si fa a creare un ordine di lavoro comprensibile? Quali formulazioni e informazioni deve contenere un ordine di lavoro?
Se riesci a rispondere a queste domande, puoi cambiare il modo in cui il tuo team lavora e ottenere un’operazione di manutenzione più produttiva e di successo.
- Gli ordini di lavoro giocano un ruolo decisivo nella manutenzione in quanto forniscono istruzioni chiare e dettagliate e garantiscono una comunicazione formale e coerente per ridurre gli errori e mantenere la responsabilità.
- Una gestione efficace degli ordini di lavoro implica l’assegnazione di ruoli e responsabilità chiari, la definizione di priorità dei compiti in base all’urgenza e l’utilizzo di un software.
- Un ordine di lavoro facilita le migliori pratiche, come la manutenzione preventiva e correttiva, nel facility management.
- CMMS il software migliora la gestione degli ordini di lavoro grazie al monitoraggio centralizzato delle attività, agli aggiornamenti in tempo reale, alla reportistica avanzata e all’automazione, con conseguente aumento della produttività e del processo decisionale.
Che cos'è un ordine di lavoro?
Nel frenetico mondo della gestione degli ordini di lavoro comprensibili sono gli eroi non celebrati.
Questi documenti indispensabili contengono istruzioni e informazioni dettagliate per le attività di manutenzione e garantiscono un’esecuzione efficiente e una documentazione adeguata.
Creano una struttura formale nella gestione degli ordini che garantisce una comunicazione chiara di tutti i dettagli importanti e riduce quindi il potenziale di fraintendimento e di errore. Per questo motivo, raccomandiamo vivamente l’uso di modelli di ordine di lavoro.
La conformità alle migliori pratiche per gli ordini di lavoro va oltre le semplici formalità. Si tratta di un componente fondamentale che ne garantisce il corretto utilizzo e completamento e impedisce l’esecuzione di attività non autorizzate o non documentate.
Questa diligenza procedurale migliora la coerenza, la precisione e la responsabilità del lavoro di manutenzione e offre vantaggi significativi all’intero team di manutenzione.
Gestione degli ordini di lavoro
Il processo degli ordini di lavoro è come una macchina ben oliata che inizia con l’accettazione di un ordine di lavoro da parte del responsabile della struttura, ad esempio, e l’inoltro della richiesta a un tecnico per l’esecuzione.
Sebbene esistano anche metodi manuali per la gestione degli ordini di lavoro, il software di gestione degli ordini di lavoro è un esempio di metodo automatizzato che snellisce il processo e migliora l’efficienza.
Definire ruoli e responsabilità è di estrema importanza. Aiuta a evitare duplicazioni o lavori non autorizzati e a prevenire i malintesi. Si tratta di una parte importante del processo di gestione degli ordini che favorisce flussi di lavoro fluidi e la realizzazione efficace delle attività.
Metodi efficaci per la gestione degli ordini di lavoro implicano l’implementazione di modelli adeguati per l’elaborazione di un gran numero di richieste. È molto importante anche l’uso di liste di controllo per ridurre al minimo il potenziale impatto dell’errore umano sulla qualità della manutenzione e sull’accuratezza dei dati.
Questo fa parte del tuo ordine di lavoro
Un ordine di lavoro completo comprende:
- Descrizione dell’attività
- Indicazione della persona che avvia il lavoro
- Tempi di completamento
- Indicazione della persona responsabile dello svolgimento dell’attività
- Prerequisiti necessari per la conclusione dell’ordine
Si tratta di una tabella di marcia che guida il tecnico o il responsabile della struttura attraverso il processo e fornisce una chiara panoramica delle attività da completare.
Descrizione del lavoro e dettagli
Ogni ordine di lavoro inizia con una descrizione dell’attività. Costituisce il nucleo dell’ordine di lavoro e garantisce una comprensione trasparente del lavoro da svolgere. Una descrizione dettagliata dell’attività contiene elementi quali
- Nome dell’attività
- Descrizione dell’attività
- Personale responsabile
- Data di scadenza
- Priorità
- Materiali e risorse
- Stima dei costi
- Note e commenti.
Le istruzioni nella descrizione del compito svolgono un ruolo importante in quanto forniscono istruzioni dettagliate per lo svolgimento di un’attività o di un compito specifico. L’identificazione del compito è un aspetto essenziale di questo processo.
Assegnazione di responsabilità
L’assegnazione delle responsabilità nella gestione degli ordini di lavoro è fondamentale per organizzare i compiti, monitorare i progressi, gestire le risorse e promuovere processi fluidi.
La definizione di ruoli e responsabilità chiari dà a ogni membro del team un senso di appartenenza e coinvolgimento nel progetto, contribuendo a un flusso di lavoro più efficiente e di successo.
Tempistica e urgenza
Per creare una pianificazione efficace negli ordini di lavoro, devi:
- Documenta ogni ordine
- Usa un software automatizzato
- Stabilisci le priorità
- Delinea l’ambito del progetto
- Assegna le date di scadenza
- Specifica la quantità di lavoro e di materiali richiesti,
- Istruzioni di sicurezza e osservare la responsabilità dell’operatore
Questo processo garantisce chiarezza e rende più facile per i gestori delle strutture e i team di manutenzione completare le attività di manutenzione in tempo.
Hai mai pensato a un ordine di lavoro digitale? Con il nostro software puoi definire le responsabilità, gestire le fasi di lavoro e creare documentazione, tra le altre cose.
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Ordine di lavoro: i diversi tipi
Così come esistono diversi tipi di attività di manutenzione e assistenza, esistono anche diversi tipi di ordini di lavoro necessari per la corrispondente attività di manutenzione.
A titolo di esempio, ti mostriamo le istruzioni di lavoro basate sulla manutenzione predittiva, sulla manutenzione correttiva e sulle operazioni di emergenza.
Gli ordini di manutenzione preventiva si concentrano su attività di routine volte a ridurre al minimo i guasti alle apparecchiature e a prolungare la vita utile dei sistemi.
Gli ordini di manutenzione correttiva, invece, riguardano i problemi riscontrati durante le attività di manutenzione e di solito comportano riparazioni o sostituzioni pianificate.
Gli ordini di emergenza vengono generati a causa di guasti imprevisti e richiedono un intervento immediato per evitare costosi fermi macchina.
Ordine di lavoro per la manutenzione preventiva
Gli ordini di manutenzione preventiva hanno come obiettivo principale l’esecuzione di attività di routine per evitare guasti e prolungare la vita utile dei sistemi. L’ordine di lavoro per la manutenzione preventiva deve includere quanto segue:
- Requisiti delle risorse
- Istruzioni
- Liste di controllo
- Note per ogni attività
È importante tenere conto di tutti questi dettagli per garantire un’implementazione efficiente ed efficace delle istruzioni di lavoro.
Ordine di lavoro per la manutenzione correttiva
Lo scopo degli ordini di lavoro di manutenzione correttiva è quello di correggere i guasti individuati durante le ispezioni di routine o la manutenzione predittiva, evitando che diventino problemi gravi.
Vengono emessi per correggere i problemi scoperti durante gli interventi di manutenzione e di solito includono riparazioni o sostituzioni pianificate. Gestendo correttamente un ordine di lavoro di manutenzione correttiva, le aziende possono garantire un processo regolare ed efficiente.
Ordine di lavoro per misure di emergenza
Le operazioni di emergenza si riferiscono alle misure immediate che vengono adottate per correggere malfunzionamenti imprevisti dei sistemi. Garantiscono la gestione tempestiva di problemi di sicurezza urgenti e la prevenzione di danni significativi grazie a un’azione rapida e a una soluzione veloce.
Vari modelli di ordine di lavoro per i tipi di ordine di lavoro specifici
Sono disponibili diversi modelli di ordini di lavoro che si adattano ai requisiti specifici di diversi tipi di ordini di lavoro. Questi modelli sono stati progettati per soddisfare i requisiti specifici di ogni tipo di ordine di lavoro e garantire una documentazione accurata ed efficiente.
Abbiamo elencato i diversi modelli di ordine di lavoro compilati qui.
Il ciclo di vita di un ordine di lavoro in azione
Per capire meglio come funzionano gli ordini di lavoro, è utile analizzare il ciclo di vita di un ordine di lavoro. Questo ciclo di vita comprende la creazione e l’approvazione, l’implementazione e la documentazione, nonché l’analisi per il miglioramento continuo.
La creazione e l’approvazione di un ordine di lavoro comprende
- l’identificazione dei compiti
- la presentazione di richieste di lavoro
- la ricezione delle autorizzazioni per gli ordini di lavoro
- Garantire l’accesso alle informazioni necessarie
- l’automazione di alcuni aspetti del processo per aumentare l’efficienza
Dopo l’approvazione, viene assegnato un ordine di lavoro per l’esecuzione, che comprende la definizione delle priorità, l’assegnazione al tecnico responsabile, il completamento del compito e la documentazione dei risultati.
Creazione e autorizzazione
La creazione e l’approvazione di un ordine di lavoro sono le prime fasi cruciali del processo di gestione degli ordini di lavoro. Questo include l’identificazione delle attività di manutenzione, la presentazione di richieste di lavoro e l’ottenimento di autorizzazioni per gli ordini di lavoro.
Garantire l’accesso alle informazioni necessarie e automatizzare alcuni aspetti del processo può aumentare l’efficienza.
Esecuzione e documentazione
Non appena un ordine di lavoro viene approvato, entra nella fase di esecuzione. Questo include il completamento dei compiti assegnati come parte dell’ordine di lavoro.
Registrare i risultati dell’esecuzione è fondamentale per poterli consultare in seguito e per analizzare l’efficienza del lavoro svolto.
Analisi per il miglioramento continuo
Una volta completato l’ordine di lavoro, è il momento di analizzarlo. Questa fase comprende:
- Una revisione approfondita dell’ordine di lavoro per valutare l’efficienza del lavoro svolto.
- Identificazione delle carenze o delle opportunità di miglioramento.
- Supporto nello sviluppo di strategie per migliorare le future procedure di manutenzione.
Grazie alla funzione di calendario, alla documentazione degli errori e alla pianificazione dell’impiego del personale, puoi pianificare e analizzare in modo efficiente gli ordini di lavoro per la gestione delle strutture.
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Creare un ordine di lavoro: 3 consigli provati e testati
La creazione di incarichi di lavoro efficaci va oltre la semplice elencazione dei compiti. Comprende una serie di best practice che ottimizzano l’intero processo di gestione degli ordini di lavoro.
1. Chiarire gli obiettivi e le procedure
Quando si definiscono gli obiettivi negli incarichi di lavoro, è fondamentale considerare elementi chiave come i risultati specifici attesi, i progressi misurabili e i criteri di successo, oltre all’assegnabilità dei compiti. Procedure chiare in un processo di ordini di lavoro hanno un impatto sull’esecuzione, garantendo un completamento efficiente e accurato dei compiti ed evitando duplicazioni, lavori non autorizzati e comunicazioni errate.
Inoltre, impongono un’esecuzione uniforme, che porta a risultati coerenti e standardizzati.
2. Definizione delle priorità del lavoro
Dare priorità al lavoro in base alle condizioni degli asset è di grande importanza, in quanto garantisce che gli asset più critici ricevano l’attenzione e la manutenzione necessarie. Questo aiuta a prevenire i guasti dei dispositivi, a ridurre i tempi di inattività e a ottimizzare le prestazioni dei sistemi.
3. Utilizzare l’automazione per una maggiore efficienza
L’uso dell’automazione per aumentare l’efficienza semplifica i processi degli ordini di lavoro, riduce il lavoro manuale e aumenta la produttività complessiva. I processi relativi agli ordini di lavoro che si prestano all’automazione sono
- Gestione centralizzata dei dati relativi
- Generazione automatica di ordini di lavoro
- Razionalizzazione operativa
- Aumento della produttività
- Migliorare il servizio clienti
Gestione degli ordini di lavoro con CMMS
Il software CMMS ha rivoluzionato i metodi di gestione degli ordini di lavoro. Un sistema computerizzato di gestione della manutenzione fornisce una serie di strumenti che semplificano la gestione degli ordini di lavoro, aumentano la produttività e migliorano l’efficienza operativa.
I CMMS facilitano la centralizzazione della gestione delle attività, fornendo strumenti che aiutano a gestire il processo degli ordini di lavoro in modo più efficiente e consentono alle aziende di monitorare gli arretrati, i lavori in sospeso e la conformità.
Questa centralizzazione porta a una maggiore produttività, in quanto gli ordini di lavoro possono essere creati, assegnati e registrati rapidamente in un sistema uniforme.
- Vantaggi del CAFM per la gestione delle strutture
Gestione centralizzata delle attività
L’implementazione di un sistema centralizzato di gestione degli ordini di lavoro all’interno del CMMS offre i seguenti vantaggi:
- Tracciamento efficiente degli ordini di lavoro e gestione delle attività
- Monitoraggio degli ordini di lavoro da parte del team di gestione durante l’avanzamento del flusso di lavoro.
- Miglioramento dell’accessibilità grazie al software mobile
- Aggiornamenti in tempo reale tramite notifiche push.
Aggiornamenti e accesso in tempo reale
Gli aggiornamenti e l’accesso in tempo reale consentono ai tecnici della manutenzione di rimanere informati e di accedere alle informazioni sugli ordini di lavoro mentre sono in viaggio. Questo è possibile grazie all’utilizzo di tecnologie mobili e cloud che permettono al personale di manutenzione di creare, monitorare, eseguire e valutare le attività istantaneamente da qualsiasi luogo.
Rapporti e analisi migliorati
Il miglioramento della reportistica e delle analisi con il CMMS si sta rivelando vantaggioso, in quanto i dati diventano più visibili grazie agli ordini di lavoro digitali e alla possibilità di automatizzare la reportistica. Questo permette alle aziende di analizzare efficacemente le prestazioni della manutenzione e di prendere decisioni informate sui propri asset e sull’allocazione delle risorse.
Rispetto ai CMMS, la soluzione di Wowflow è specificamente pensata per le esigenze dei team di facility management. ⚡ Inizia subito! ⚡
Il software intuitivo di Wowflow per gli ordini di lavoro nella gestione degli impianti
Il software per gli ordini di lavoro svolge un ruolo centrale nella gestione delle strutture, in quanto consente agli utenti di creare richieste di lavoro, monitorare gli ordini di lavoro, controllarne il completamento ed effettuare riparazioni tempestive.
Il nostro software per la gestione degli ordini di lavoro è dotato di un’ampia gamma di funzioni che migliorano notevolmente la gestione delle attività di manutenzione.
Queste funzioni includono:
- Strumenti per la selezione dei contraenti
- Funzioni di pianificazione automatizzate
- Possibilità di monitoraggio del lavoro
- Documentazione del completamento
- Un’interfaccia facile da usare e un’accessibilità mobile.
Prova il nostro software di gestione degli ordini e semplifica i processi di gestione della tua struttura.
Sintesi
In questo articolo abbiamo esplorato il mondo degli ordini di lavoro e abbiamo esaminato il loro ruolo nella manutenzione, la struttura di un ordine di lavoro e i diversi tipi di ordini di lavoro. Abbiamo anche analizzato le singole fasi di un ordine di lavoro e gli strumenti che razionalizzano la gestione degli ordini di lavoro.
In sintesi, una gestione efficace degli ordini di lavoro è una combinazione di processi strutturati, comunicazione chiara e strumenti adeguati.
Seguendo le migliori pratiche, chiarendo obiettivi e procedure, dando priorità al lavoro e utilizzando l’automazione, le aziende possono migliorare significativamente le loro operazioni di manutenzione. Questo porta a una maggiore produttività, a minori tempi di inattività e, in definitiva, a un’azienda più efficiente e di successo.
Domande frequenti
Che ruolo hanno gli ordini di lavoro nella manutenzione?
Il ruolo degli ordini di lavoro nella manutenzione è quello di fornire istruzioni e informazioni dettagliate per le attività, in modo da garantire un completamento efficiente e una documentazione adeguata.
Sono fondamentali quando si tratta di avviare il compito, stabilire le scadenze e dare istruzioni specifiche necessarie per una documentazione accurata.
Qual è la differenza tra un ordine di acquisto e un ordine di lavoro?
La differenza principale tra un ordine di acquisto e un ordine di lavoro è che gli ordini di lavoro si concentrano sulle attività e sulla manodopera, mentre gli ordini di acquisto elencano i materiali e i prodotti necessari per soddisfare un ordine di lavoro.
Ciò significa che un ordine di lavoro può includere un ordine di acquisto per procurarsi le parti e gli articoli necessari per completare le attività.
Quali sono i 4 tipi di ordini di lavoro?
I quattro tipi principali di ordini di lavoro sono gli ordini di lavoro generali, gli ordini di lavoro di manutenzione preventiva, gli ordini di lavoro di ispezione e gli ordini di lavoro di emergenza.
Questi tipi di ordini hanno scopi diversi e vengono utilizzati in base a esigenze specifiche.
Cosa si deve includere in un ordine di lavoro?
Un ordine di lavoro deve includere il titolo e la descrizione dell’attività, il nome del cliente/azienda, il nome del dipendente assegnato e i suoi dati di contatto, i tempi di completamento, la priorità e gli strumenti o le risorse necessarie per completare l’attività.
Questi componenti sono fondamentali per la chiarezza e l’efficienza della gestione delle attività.
Qual è la differenza tra un ordine di lavoro e una fattura?
La differenza principale tra un ordine di lavoro e una fattura è che un ordine di lavoro assegna un servizio da completare, mentre una fattura contiene un elenco dettagliato dei servizi completati e dei relativi costi.
L’ordine di lavoro dà quindi inizio al servizio e la fattura documenta il lavoro completato e i costi associati.
