CMMS statt E-Mails: P17 Immobilienservice setzt Hausverwaltungssoftware als Lösung für Mitarbeiter-Zuwachs ein

“Die Kommunikation mit unseren Facility Managern läuft mit Wowflow ganz anders ab als früher. Endlich erhalte ich Reaktionen auf meine Nachrichten.”

Manuela Rechling,
Assistenz technische Betriebsführung

Unternehmen:
Als Hausverwaltung und Immobilienservice betreut P17 nicht nur Wohnimmobilien, sondern auch Gewerbe- und Handelsimmobilien. In diesem Bereich kann das Unternehmen auf ein österreichweites Netzwerk zurückgreifen, das dem Erfolg der Kunden zugute kommt.

Industrie:
Hausverwaltung und Immobilienservice

Web:
www.p17.at

P17 Immobilienservice x Wowflow | Eine erfolgreiche Zusammenarbeit

Das Problem: Mitarbeiterzuwachs mit erhöhtem Kommunikations- und Koordinationsaufwand

“Unser Team bei den P17 Immobilienservices ist in kurzer Zeit relativ schnell gewachsen. Was bei steigenden Mitarbeiterzahlen oft nicht bedacht wird: Die Struktur der internen Kommunikation sowie das Projektmanagement müssen angepasst werden. Es macht einen großen Unterschied, ob ich mich täglich mit einem Kollegen abstimmen muss oder mit fünf. Während in ersterem Fall ein Telefonat ab und zu nicht stark ins Gewicht fällt, nehmen fünf Gespräche – womöglich mehrmals am Tag – schon sehr viel mehr Zeit in Anspruch.”

“Zwei weitere Kommunikationskanäle, derer wir uns bedient haben, waren die klassische face-to-face Kommunikation und E-Mails. Die persönliche Unterhaltung erfordert jedoch die Anwesenheit beider Parteien und ist somit oftmals schlicht und einfach nicht möglich. Zudem ist sie sehr zeitaufwändig – es fallen Anfahrtszeit und -kosten an. Es gibt keine Dokumentation der Gespräche. Gerade dieser Punkt ist extrem wichtig, wird aber leider oft vergessen.”

“Bei E-Mails ist das Problem ein anderes: Sie wurden oft nicht beantwortet und blieben vollkommen unkommentiert – was auch teilweise verständlich ist. Denn: Unsere Facility Manager sind großteils in den zu verwaltenden Immobilien unterwegs. Sie verrichten ihre Arbeit ja nicht den ganzen Tag am Computer. Da wird ein Mail schon mal übersehen oder die Bearbeitung steht nicht an erster Stelle der Prioritätenliste. Wir in der Verwaltung konnten uns also nie sicher sein, ob die Nachricht den Empfänger erreicht hat. Teilweise hat diese Situation zu unangenehmen Ergebnissen geführt. Beispielsweise wenn kaputte sanitäre Anlagen wegen eines Kommunikationsproblems nicht schnell genug repariert wurden.”

“Unsere Geschäftsführerin Frau Auinger hat sich deshalb nach einer Lösung umgeschaut. Sie ist dabei auf Wowflow gestoßen.”

Die Lösung: Software für die technische Betriebsführung, die den größeren Aufwand bewältigt

Für Frau Auinger war nach der Internetrecherche schnell klar: Die Hausverwaltungssoftware Wowflow ist die beste Lösung für P17, um den Teamzuwachs zu managen. Warum? “Der ausschlaggebende Entscheidungsfaktor war die Tatsache, dass der Gründer Herr Ivanis selbst als technischer Leiter tätig war. Wir wollten uns nicht auf die Lösung eines Start-ups einlassen, dass von Studenten gegründet wurde, die selbst noch keine “Felderfahrung” sammeln konnten. Was wir wollten, war eine unkomplizierte Software für die technische Betriebsführung. Sie sollte uns Zeit sparen und die Arbeit mit unseren Facility Managern erleichtern.”

Kommunikation früher

E-Mails, Telefonate, persönliche Gespräche, wöchentlicher Jour fixe

Kommunikation heute

Wowflow

“Außerdem von Bedeutung: Die Software muss sich in die Gesamtstruktur des Unternehmens einpassen. Wenn sich unsere Mitarbeiter im Facility Management zu sehr verändern und verbiegen müssen, macht eine Implementierung für uns keinen Sinn. Bei Wowflow haben wir schnell erkannt, dass dies nicht der Fall sein wird. Schon beim ersten Einschulungs-Meeting bekamen wir positive Rückmeldungen aus dem Team.”

Das Ergebnis: Keine unbeantworteten E-Mails, erledigte Aufgaben, Zeitersparnis

“Wir haben eindeutig die richtige Entscheidung mit Wowflow getroffen, jetzt haben wir  Kommunikation und die Koordination voll im Griff. Alleine schon durch das Wegfallen des wöchentlichen Jour fixe an dem alle Kollegen teilnehmen mussten, sparen wir uns minimum eine Stunde Zeit bzw. sieben wenn man alle Mitglieder addiert. Dazu kommen aber natürlich noch die Zeiteinsparungen der einzelnen Facility Manager. Diese belaufen sich zusätzlich auf ungefähr ein bis zwei  Stunden in der Woche – das Ergebnis automatisierter Abläufe und einer vereinfachten Kommunikation.”

“Aber nicht nur den Kollegen im Feld bringt die Hausverwaltungssoftware Vorteile. Auch wir im Office profitieren merklich: Keine unbeantworteten Mails mehr, keine langen Telefonate. Wir wissen wo unser Team sich gerade aufhält und welche Meldungen sich in Bearbeitung befinden.”

“Ein weiterer großer Pluspunkt: Die Dokumentation bzw. die Berichte, die wir aus Wowflow ziehen, können wir direkt für die Endabrechnung nutzen. Es ist kein langes Zusammensuchen von Unterlagen und Fotos und kein Zusammenführen dieser mehr notwendig. Durch wenige Klicks gelange ich zu den Regieberichten. Ich habe alle Informationen an einem Ort. Für mich ist Wowflow ein digitales Notizbuch, das ich immer bei mir habe und in dem nichts verloren gehen kann”, so Rechling.

P17 Immobilienservices: Die Lieblings-Funktionen

Derzeit liegt der Fokus auf der Wartung der Filialen. Im nächsten Schritt wird Forstinger Wowflow auch für die Wartung und Instandhaltung der Autowerkstätte und EDV Infrastruktur nutzen und die anderen betrieblichen Systemen einbinden.

1. Digitale To-do Liste – Wenn ich daran denke, was mir ganz persönlich am besten an Wowflow gefällt, dann ist es Folgendes: Ich kann die Hausverwaltungssoftware als “digitale To-do Liste” einsetzten. Solche Listen zeichnen sich ja bekannterweise durch eine ordentliche Struktur – ein Muster- und durch die Möglichkeit erledigte Aufgaben abzuhaken aus. Genau das ist bei dieser Instandhaltungssoftware gegeben. Ein Blick in die Anwendung verrät mir welche offenen Meldungen anstehen, mit welcher Priorität sie zu erledigen sind und wann sie abgeschlossen wurden. Das ist für mich extrem arbeitserleichternd, da ich im Office sitze während unser Team aus Facility Managern aber unterwegs ist. Ich bin mir außerdem sicher: Sollten wir in Zukunft weiteren Mitarbeiter-Zuwachs bekommen, ist auch das kein Problem für Wowflow.
2. Berichte mit Unterschrift – Sehr simpel. Aber sehr wirkungsvoll: Regieberichte können direkt mit Unterschriften versehen werden. Ich kann es nicht genug betonen – Alles an einem Ort zu haben ist so praktisch. Seit es diese Funktion gibt, ist die Hausverwaltungssoftware für mich noch ausgereifter.
3. Kompetenter Kundenservice – Was wir ebenfalls sehr schätzen ist der tolle Support vom Wowflow-Team. Obwohl die Software wirklich einfach zu verstehen und intuitiv zu bedienen ist, habe ich mich ab und zu gerne an den Kundenservice gewandt. Die Antwort kam immer prompt und verlässlich. Mit viel Geduld und Verständnis haben sich die Mitarbeiter des Start-ups um unsere Anliegen gekümmert. Man merkt, dass viel Kompetenz und eine Liebe zum eigenen Produkt vorhanden sind. Das ist immer schön zu sehen und gibt auch uns als Kunden ein gutes Gefühl.

Ihr Team wächst auch gerade und Sie sind auf der Suche nach einer verlässlichen Software für die technische Betriebsführung? Dann tun Sie es den P17 Immobilienservices nach! Unser Team steht für Demo-Calls gerne zur Verfügung: