OTTO Immobilien, eines der Top 5 Immobilienunternehmen in Wien, benötigt eine effiziente Schlüsselverwaltung, um den Überblick über tausende von Schlüsseln zu behalten. Daher entschied sich OTTO Immobilien, Wowflow für die Schlüsselverwaltung einzuführen. Durch Wowflow konnte OTTO Immobilien die Transparenz und Effizienz bei der Ausgabe, Rücknahme und Ausleihe von Schlüsseln deutlich verbessern.
Vor über 65 Jahren hat OTTO Immobilien als kleine Hausverwaltung angefangen und zählt inzwischen mehr als 90 Mitarbeiter. OTTO Immobilien verwaltet, vermarktet und bewertet in allen Bereichen wie Wohnen, Gewerbe, Investment und Zinshäuser. OTTO Immobilien hat für das Jahr 2017 den Silbernen IMMY, den Qualitätspreis der Wiener Immobilienmakler erhalten und zählt somit zu den Top 5 Immobilienunternehmen Wiens.
In den letzten 3 Jahren hat OTTO Immobilien ein Investmentvolumen von 1,1 Milliarden Euro betreut und ca. 500.000 Quadratmeter Fläche verwaltet. Zudem wurden Immobilien im Wert von mehr als 4,5 Milliarden Euro begutachtet und bewertet.
Immobiliendienstleistung
Warum OTTO Immobilien eine effiziente Schlüsselverwaltung braucht
Als Immobiliendienstleister mit breitem Serviceangebot betreut OTTO Immobilie eine Vielzahl unterschiedlicher Liegenschaften, darunter Wohnhäuser, Mietshäuser, Bürogebäude, Gewerbeimmobilien und viele weitere.
Besonders bei größeren Gebäuden wie Zinshäusern oder komplexen Bürogebäuden mit vielen Räumen, Türen und Schlössern sind auch zahlreiche Schlüssel im Umlauf. Diese müssen sorgfältig dokumentiert und sicher aufbewahrt werden.
Die Verwaltung von mehreren tausend Schlüsseln ist sehr zeit- und ressourcenaufwendig, aber notwendig, um den reibungslosen Betrieb einer Immobilie zu gewährleisten.
Eine effiziente Schlüsselverwaltung ist daher entscheidend, um den Überblick zu behalten, welcher Schlüssel zu welcher Tür gehört, wer aktuell Zugriff darauf hat und ob Schlüssel an externe Dienstleister wie Handwerksbetriebe ausgeliehen wurden.
OTTO Immobilien setzt auf Wowflow für effiziente Schlüsselverwaltung
Um ihre Arbeitsabläufe effizient zu gestalten, suchte OTTO Immobilien nach einem geeigneten System zur Schlüsselverwaltung. Nach Gesprächen mit verschiedenen Anbietern fiel die Wahl auf Wowflow.
In enger Zusammenarbeit erarbeiteten die Experten von Wowflow und OTTO Immobilien ein praxistaugliches Konzept für die Schlüsselverwaltung. Auf dieser Basis entwickelte Wowflow eine maßgeschneiderte Lösung, die durch regelmäßiges Feedback von OTTO Immobilien kontinuierlich optimiert wird. Überzeugt von diesem Konzept entschied sich OTTO Immobilien, die Schlüsselverwaltung mit der Software von Wowflow anstelle kostenintensiver Hardwarelösungen durchzuführen.
Übersichtliche Schlüsselverwaltung: Wowflow hilft OTTO Immobilien dabei, 5000+ Schlüssel in Echtzeit zu überwachen
Während der Implementierung von Wowflow war OTTO Immobilien stark ausgelastet, da sämtliche Schlüsseldaten manuell zusammengetragen werden mussten. Dies stellte sich als äußerst zeitaufwändiger Prozess heraus.
Inzwischen sind über 5.000 Schlüssel in Wowflow erfasst und dokumentiert. “ Auch wenn sie jetzt zu 95 Prozent dokumentiert sind, finden wir immer noch Schlüssel“, erzählte Christoph Schmid, Leiter des Immobilienmanagement bei OTTO Immobilien.
Dieser Aufwand hatte auch seinen Vorteil: Es bot sich die Gelegenheit, einen umfassenderen Überblick über das Schlüsselinventar zu erhalten.
OTTO Immobilien profitiert nun von einer verbesserten Transparenz und einer Steigerung der Effizienz bei Ausgabe, Rücknahme und Verleihen von Schlüsseln und der verbesserten Transparenz, die das neue System bietet.
OTTO Immobilien spart Zeit bei jeder Schlüsselausgabe mit Wowflow
Wowflows Schlüsselmanagement hilft dabei, den Prozess der Schlüsselübergabe deutlich zu vereinfachen und zu beschleunigen. OTTO Immobilien spart 2-3 Minuten pro Schlüsselübergabe bei ca. 1.600 Ausgaben pro Jahr, was 30-40 Übergaben pro Woche entspricht.
Partnerbetriebe von OTTO Immobilien können über Wowflow einfach und effizient Schlüssel reservieren. Dadurch entfallen zeitraubende Wege und Abstimmungen.
So lässt sich der Zeitaufwand für diese Prozesse deutlich reduzieren und die Produktivität erhöhen. „Was für uns aus meiner Sicht wirklich gut ist, ist die einfache Bedienbarkeit bei einer Reservierung“, erzählt Christoph Schmid, Leiter des Immobilienmanagements.
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