Egal, ob kleiner Handwerksbetrieb oder großes Einkaufszentrum: Verpasste Termine, langwierige Abwicklung oder verärgerte Kunden – solche Probleme sind häufig ein Zeichen für ein ineffizientes Auftragsmanagement.
Doch wie sollte ein effektives Auftragsmanagementsystem aufgebaut sein? Welche Kernprozesse sind entscheidend?
Dieser Artikel erklärt die Bedeutung eines optimalen Auftragsmanagements und liefert konkrete Tipps für die Optimierung Ihrer Auftragsabwicklung.
Was ist Auftragsmanagement?
Auftragsmanagement oder Order Management ist die strukturierte Koordination und Abwicklung von Arbeitsaufträgen.
Es sorgt durch verschiedene Prozesse für eine termingerechte und ressourcenschonende Abarbeitung aller Schritte von der Auftragserstellung, der Auftragsverwaltung bis hin zur Lieferung des fertigen Produkts oder der erbrachten Dienstleistung.
Warum ist Auftragsmanagement so wichtig?
Kennen Sie das? Sie bekommen mehr und mehr Aufträge für Ihre Produkte oder Dienstleistungen. Und plötzlich fehlt die Übersicht über alle Aktivitäten und Fristen.
Informationen werden vergessen, Deadlines versäumt, und Probleme häufen sich. Genau hier kann ein professionelles Auftragsmanagement unterstützen.
Ein strukturiertes Ordermanagement sorgt dafür, dass alle Jobs pünktlich und reibungslos erledigt werden. Ressourcen werden optimal genutzt und auch große Bestellungen ohne Versäumnisse gemanagt. Mit geordnetem Auftragsablauf behalten Sie stets die Kontrolle. Kunden sind zufrieden, Ihr Betrieb läuft weiter rund.
Arten von Auftragsmanagement
In der Praxis gibt es unterschiedliche Arten von Aufträgen. Je nach Auftragstyp ist ein anderer Ansatz bei der Planung und Abwicklung nötig. Das ideale Order Management für Ihr Unternehmen sollte sich an die jeweiligen Gegebenheiten anpassen.
Grundsätzlich lassen sich Beauftragungen in zwei Kategorien einteilen:
- Interne Beauftragungen: Aufträge innerhalb eines Unternehmens, wie zum Beispiel im Facility Management mit Wartungs-, Kontroll- oder Reparaturarbeiten am eigenen Standort.
Teil des Auftragsmanagements im Facility Management ist unter anderem die jährliche Planung der Wartung mit den entsprechenden Technikern und Ersatzteilen. Um diesen Prozess zu optimieren, können Wartungsplan Vorlagen verwendet werden. Wichtig ist die ordnungsgemäße Dokumentation des Auftrages im Wartungsfall. Hierzu kann ein Wartungsprotokoll verwendet werden.
- Fremdbeauftragungen: Dazu gehören Kundenaufträge. Nehmen wir ein Beispiel: Ein Unternehmen für Gebäudereinigung erhält von verschiedenen Hausbesitzern den Auftrag, Wohnungen zu reinigen.
Das sind klassische Kundenaufträge, die die Reinigungsfirma nun abarbeiten muss. Das Auftragsmanagement koordiniert die Terminabsprachen mit den Kunden, um Konflikte zu vermeiden und Wartezeiten der Fachkräfte zu minimieren. Die Reihenfolge der Wohnungen wird festgelegt, Aufgaben geplant und Personal festgelegt.
- Gebäudemanagement: Ein spannender Teilbereich des Facility Managements
- Technisches Facility Management: Planung, Überwachung und Instandhaltung im FM
Hauptaufgaben des Auftragsmanagements
Ein effizientes Auftragsmanagement beinhaltet Schritte wie die Erfassung und Verfolgung von Aufträgen, die Planung von Ressourcen sowie die Überwachung von Fristen und die Rechnungsstellung.
Dieser Prozess ermöglicht eine optimale Kapazitätsnutzung, kurze Lieferzeiten und gesteigerte Kundenzufriedenheit.
5 Vorteile von Auftragsmanagement-Software
Unabhängig von der Branche kann ein Auftragsmanagementsystem für jedes Unternehmen von Vorteil sein, das regelmäßig Arbeitsaufträge bearbeitet.
Wir haben die fünf wichtigsten Vorteile einer Auftragsmanagement-Software aufgelistet.
1. Effizienzsteigerung durch Automatisierung
Ein Auftragsmanagement-Tool ermöglicht die Automatisierung vieler routinemäßiger Prozesse. Aufträge und Materialdisposition können digital erfasst und Prozesse nach bestimmten Regeln gesteuert werden.
Zeitfressende manuelle Tätigkeiten entfallen und die Einhaltung von Terminen und Budgets lässt sich laufend überwachen. Insgesamt führt die Automatisierung mit der richtigen Software zu mehr Effizienz, Transparenz und Kontrolle im Auftragsmanagement.
Mit der Auftragsmanagement Software von Wowflow erhalten Sie automatische Warnungen, wenn sich ein Auftrag verzögert.
2. Bestandskontrolle
Mit einer Auftragsmanagement-App können Sie jederzeit prüfen, ob notwendige Materialien und Werkzeuge für anstehende Arbeiten vorhanden sind. Die Software warnt automatisch vor möglichen Engpässen und erleichtert die rechtzeitige Nachbestellung.
Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf den aktuellen Bestand und können Material anfordern. Eine genaue Bestandsverwaltung im Auftragsmanagement sorgt für vollständige Transparenz über benötigte Ressourcen. So werden Versorgungsengpässe vermieden und termingerechte Abwicklung gewährleistet.
3. Integration von ERP- und CRM-Systemen
Ein spezielles Auftragsmanagementsystem ergänzt die Funktionalität Ihres ERP-Systems. Es dient als Quelle für Auftragsdaten und ist gleichzeitig flexibel genug, um sich leicht in bestehende Systeme zu integrieren.
Durch die nahtlose Anbindung an bereits vorhandene CRM-Systeme kann in der Auftragsmanagement-Software einfach auf Kundenstammdaten zurückgegriffen werden. So sind alle Kommunikationsverläufe und Dokumente zu Kundenaufträgen zentral gespeichert.
Wowflow kann in Ihre andere Standardsoftware integriert werden wie ERP, CMMS oder CAFM für eine perfekte End-to-End-Lösung. Heute starten!
- BIM Software: Effiziente Planung, Umsetzung und Verwaltung von Bauprojekten
- CAFM: Ganzheitliche Verwaltung von Immobilien und Gebäuden
- CMMS: Software zur Optimierung von Wartungsprozessen
4. Echtzeit-Überwachung und Reporting
Ein digitales Auftragsmanagement ermöglicht Echtzeit-Überwachung und Reporting. Hierdurch haben Sie jederzeit den Überblick über den Status und den Fortschritt aller Aufträge.
Aufträge, Ressourcen und Kosten können in unterschiedlichen Dashboards in Echtzeit überwacht werden. Dies ermöglicht frühzeitiges Erkennen von Abweichungen und schnelles Reagieren. Regelmäßige Berichte geben zu jeder Zeit fundierte Analysen zum Auftragscontrolling und zur Effizienzsteigerung.
5. Erhöhte Kundenzufriedenheit
Durch durchgängige Digitalisierung und Vernetzung der Prozesse kann ein Unternehmen Kunden transparent und aktuell über den Bearbeitungsstatus ihrer Aufträge informieren. Fehler werden durch Automatisierung und Kontrolle vermieden.
Termintreue und reibungslose Abläufe wirken sich positiv auf die Zufriedenheit aus.
Auftragsmanagementprozess in verschiedenen Branchen: 3 Industrien im Vergleich
Je nach Branche kann der Fokus im Auftragsmanagement variieren, da sich die jeweiligen Prozessabläufe auf unterschiedliche Schwerpunkte konzentrieren. Wir stellen die Herausforderungen und Software Lösungen für das Auftragsmanagement in 3 verschiedenen Branchen vor.
Auftragsmanagement im Facility Management
Herausforderungen:
Die Hauptaufgabe des Auftragsmanagements im FM ist die Koordination unterschiedlicher Leistungen wie Gebäudereinigung, Wartung, Instandhaltung und Sicherheit, die für einen besseren Gebäudezustand sorgen.
Arbeitsaufträge werden beispielsweise im Rahmen des Anlagenmanagements berücksichtigt.
Die Zusammenarbeit mit FM-Teams und Dienstleistern kann schwierig zu koordinieren sein. Außerdem müssen Instandhaltungsmaßnahmen und sonstige Aufgaben im Falle einer Inspektion nachvollziehbar sein.
Für mehr Transparenz und Professionalität werden den Kunden Berichte über die verschiedenen im Gebäude durchgeführten Arbeiten zur Verfügung gestellt.
- Vorausschauende Instandhaltung: Der Schlüssel zu weniger Ausfallzeiten und höherer Effizienz.
Wichtige Funktionen:
Wichtig sind hier Echtzeitübersicht aller Aufträge, effektive Planung aller Maßnahmen und Leistungen, digitale Dokumentation des Status sowie effektive Kommunikation mit Kunden und Dienstleistern.
Software Lösungen:
Wowflow ist eine einfache Softwarelösung, die die wichtigsten Herausforderungen des FM abdeckt.
Mit Wowflow können Sie Ihren FM-Teams und Dienstleistern Aufgaben mit Fälligkeitsdatum und spezifischen Informationen mühelos zuweisen. Alle Aufträge können in Echtzeit verfolgt werden. Die Kalenderansicht ist besonders praktisch, um alle Arbeiten und wiederkehrenden Wartungsaufgaben im Voraus zu planen.
Wowflow bietet auch umfangreiche Dokumentationsmöglichkeiten. Sie können professionelle Berichte automatisch erstellen und sofort mit Ihren Kunden teilen. Das PDF enthält alle relevanten Daten und kann digital signiert werden.
Auftragsmanagement in der Transportbranche
Herausforderungen:
Im Auftragsmanagement für die Transportbranche müssen effiziente Routen für die Lieferung und den Transport von Waren geplant werden. Dabei müssen Aspekte wie Fahrzeugdisposition, Termintreue und Tracking berücksichtigt werden.
Wichtige Funktionen:
Zentral sind die Möglichkeiten zur digitalen Tourenplanung, Echtzeitverfolgung von Fahrzeugen sowie die Digitalisierung sämtlicher Begleitdokumente und Lieferscheine.
Software Lösungen:
Die Software Lösung von Routecontrol bietet attraktive Funktionen wie Routenoptimierung, direkte Fahrerkommunikation per App und Fahrzeugverfolgung in Echtzeit.
Auftragsmanagement in der Lagerhaltung
Herausforderungen:
Für das Auftragsmanagement von Lagern sind die exakte Erfassung des Wareneingangs und -ausgangs sowie die lückenlose Dokumentation der Lagerbewegungen und Bestände zentral.
Die korrekte Überwachung von Mindesthaltbarkeitsdaten und ihre Einhaltung müssen durch das Auftragsmanagement gewährleistet werden. Zudem ist es wichtig, dass spezifische Anforderungen an die Lagerung wie separate Bereiche, Kühlung oder weitere Parameter flexibel konfiguriert und überwacht werden können, um die Qualität der Produkte sicherzustellen.
Wichtige Funktionen:
Entscheidend sind die Speicherung aller Kommissionier- und Lagerinformationen, vollständige Rückverfolgbarkeit sowie Schnittstellen zu Handelssystemen für den Warenaustausch.
Software Lösungen: Oracle bietet spezielle Auftragsmanagement-Lösungen für die Logistikbranche.
Fazit
Ein effizientes Auftragsmanagement zeichnet sich durch durchgängige Prozessstruktur, klare Zuständigkeiten und frühzeitige Ressourcenplanung aus. Nur wer sämtliche Schritte von der Auftragserfassung bis zur Abwicklung genau steuert und koordiniert, kann Termintreue sowie reibungslose Betriebsabläufe sicherstellen.
Effektives Auftragsmanagement ist somit der Schlüssel zur Kundenzufriedenheit und optimierter Ressourcennutzung in jeder Branche.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen Auftragsmanagement und Projektmanagement?
Auftragsmanagement koordiniert wiederkehrende, gleichartige Aufträge wie Kundenaufträge oder Wartungsaufträge. Der Fokus liegt auf effizienter, standardisierter Bearbeitung in Echtzeit.
Projektmanagement plant und steuert dagegen komplexere, zeitlich begrenzte Vorhaben. Hier kommen auch budgetäre und zeitliche Vorgaben sowie Risikominimierung ins Spiel.
Während Auftragsmanagement eher Prozesse optimiert, analysiert Projektmanagement die Rahmenbedingungen ganzer Vorhaben.
Zusammengefasst ist Auftragsmanagement auf laufende operative Abläufe fokussiert, Projektmanagement auf die ganzheitliche Abwicklung einzelner Projekte. Beides sind wichtige Managementfunktionen.
Wie können Kunden in den Auftragsmanagementprozess eingebunden werden?
Durch ein Kundenportal lassen sich Kunden fortlaufend über den Status ihrer Aufträge informieren. Auch eine Feedbackfunktion nach Abschluss eines Auftrags trägt zur Transparenz und Zufriedenheit der Kunden bei.
Welche Kennzahlen eignen sich für ein Auftragscontrolling?
Wichtige Kennzahlen sind Auftragseingang, -durchlaufzeiten, Kosten pro Auftrag, Termintreue und Kundenzufriedenheit. So lässt sich die Effizienz fortlaufend messen und verbessern.
