La registrazione delle ore è una questione non del tutto priva di problemi per tutte le imprese di pulizia che impiegano personale. Perché è così? La maggior parte delle persone impiegate nelle pulizie commerciali lavora part-time. In questo caso, quindi, non è solo necessario misurare quanto tempo di lavoro è stato dedicato a un cliente specifico, ma anche quanto ha lavorato l’addetto alle pulizie in generale. Tuttavia, non è così facile: spesso ci sono opinioni diverse riguardo alle ore pianificate e alle ore effettive, ai modelli di orario di lavoro e alle ore di lavoro contrattualizzate, agli straordinari, alle ore extra e ai permessi sostitutivi o semplicemente ai tempi di pausa da rispettare. In queste condizioni, a volte è difficile inoltrare rapidamente il foglio presenze corretto – firmato dal datore di lavoro e dal dipendente – all’ufficio contabilità.
Di tanto in tanto, le registrazioni vengono addirittura perse o non vengono effettuate affatto. Alla fine del mese, nel peggiore dei casi, questo può portare a controversie. In molti casi, questo porta anche all’insoddisfazione dei dipendenti. Problemi che potrebbero essere evitati e che hanno un impatto negativo sulla rotazione del personale in azienda.
È quindi ancora più importante trovare un modo per registrare le ore lavorate in un’impresa di pulizie in modo corretto, comprensibile e semplice. Abbiamo affrontato questo argomento per te in questo articolo.
Tipi di registrazione del tempo nelle pulizie commerciali
Come spesso accade, ci sono diversi modi per raggiungere la tua destinazione. Ti forniamo diverse soluzioni. Decidi tu.
1. Foglio di presenza
Il metodo analogico per registrare le ore di lavoro dei tuoi dipendenti è il foglio di presenza. Vengono compilati dai dipendenti e inviati all’ufficio risorse umane alla fine del mese. I modelli di foglio presenze sono spesso reperibili online, oppure puoi creare la tua versione in Excel o Word. Per legge, un foglio presenze deve contenere le seguenti informazioni:
- Nome e numero di matricola
- Data
- Inizio lavori
- Fine dei lavori
- Tempo di lavoro totale
- Pause.
Ogni dipendente firma il foglio alla fine del mese e la questione dovrebbe essere risolta.
Soprattutto se gestisci un’impresa di pulizie relativamente piccola, i timesheet possono essere la soluzione ideale. Ma tieni anche presente che questo tipo di registrazione del tempo è relativamente soggetta a errori:
- I fogli di presenza devono essere controllati ogni mese dalla direzione della proprietà (e successivamente dall’ufficio risorse umane). Questo controllo non automatizzato è estremamente noioso e, a seconda del numero di dipendenti, richiede molto tempo, ma è assolutamente necessario!
- Poiché i fogli di presenza devono essere compilati individualmente da ogni persona e poi controllati dal responsabile del sito e dall’ufficio risorse umane, c’è un alto livello di sforzo manuale da parte dei datori di lavoro e dei dipendenti.
- Se i tuoi dipendenti dimenticano di consegnare i loro fogli di presenza in tempo, questo crea ulteriore lavoro amministrativo.
- I fogli di presenza devono soddisfare i requisiti di legge per non essere contestati dal legislatore (vedi punti precedenti).
- I fogli di presenza non leggibili possono portare a registrazioni errate.
Come vedi, se decidi di utilizzare i fogli di presenza per registrare le tue ore di lavoro, devi pensarci bene. Ovviamente è una delle opzioni più accessibili e richiede poche conoscenze digitali, sia da parte tua che da parte dei tuoi dipendenti.
2. Sistemi digitali di registrazione del tempo standalone
I sistemi di registrazione digitale del tempo consentono agli utenti di registrare il proprio tempo online. I sistemi di registrazione del tempo basati su desktop sono installati sul computer e di solito richiedono un login con un nome utente e una password. I sistemi di registrazione delle presenze basati sui telefoni cellulari consentono ai tuoi dipendenti di registrare le loro ore di lavoro attraverso i loro telefoni cellulari. Alcuni sistemi richiedono un’applicazione, altri possono essere utilizzati senza scaricare nulla.
Le soluzioni app, in particolare, che sono intuitive da usare, rendono molto più semplice la registrazione delle ore in un’impresa di pulizie. I tuoi dipendenti potranno timbrare il cartellino cliccando su un pulsante non appena avranno raggiunto l’oggetto. Quando lo lasciano di nuovo, si applica lo stesso principio. In questo modo, tutti i dati di registrazione del tempo sono riuniti in un unico posto, ovvero nel software. Alla fine del mese, il team delle risorse umane può accedervi automaticamente e non deve sommare le ore di lavoro manualmente.
Alcune soluzioni software per il settore delle pulizie offrono anche una funzione di tracciamento GPS. Wowflow non fa eccezione. Come manager, puoi specificare che“il GPS è necessario per lavorare“. In questo caso, l’addetto alle pulizie può avviare un’attività (tramite un pulsante) solo se si trova effettivamente sul posto. Questo ti dà una sicurezza in più: i tuoi dipendenti non possono imbrogliare quando registrano le loro ore.
Anche la funzione di wowflow “Periodo di applicazione” rientra in un’area simile. Qui puoi definire il tempo necessario a un membro del team per svolgere un determinato compito. Se questo periodo viene superato, verrai avvisato. Questa funzione non serve solo per il tuo controllo, ma soprattutto per la tutela del dipendente e come materiale di discussione nei confronti dei clienti.
Naturalmente, la registrazione digitale del tempo presenta anche alcuni svantaggi:
- Il tuo team deve trovare una nuova soluzione. Non è sempre facile, soprattutto quando si lavora con persone anziane.
- A seconda del software, potrebbero verificarsi delle difficoltà di funzionamento. Se l’applicazione non è stata progettata pensando all’utente, potrebbe essere necessaria una formazione completa.
I dati registrati devono essere controllati e gli errori devono essere corretti. Solo in questo modo il foglio presenze corretto potrà essere firmato dal rispettivo membro del team. In alcune aziende che utilizzano la registrazione del tempo standalone senza un collegamento con gli ordini, i dipendenti amministrativi devono controllare i tempi registrati per giorni e correggerli se necessario. Solo allora il foglio presenze potrà essere firmato.
3. Registrazione del tempo completamente integrata
Nel caso di una registrazione del tempo completamente integrata, come quella offerta da Wowflow, i tuoi dipendenti ricevono gli orari settimanali e gli incarichi di lavoro in formato digitale. A questo punto non ti resta che confermare l’esecuzione delle attività. Non si tratta quindi solo di un software di registrazione del lavoro, ma anche di uno strumento di informazione e comunicazione, sia per i membri del team che per la direzione. In questo caso, la registrazione del lavoro avviene per così dire “incidentalmente” e automaticamente. È in armonia con il lavoro quotidiano.
Alla fine del mese, la gestione della proprietà:
- Il sistema permette di confrontare in modo semplice e veloce quali lavori sono stati completati secondo i piani e nei tempi previsti.
- determinare quali lavori sono stati associati a spese aggiuntive. In questi casi, il cliente può essere addebitato successivamente o può essere programmato un colloquio con un dipendente.
- determinare in quali giorni il membro del team era in ferie o in malattia.
Se l’amministrazione della proprietà ha accesso a tutte queste informazioni l’ultimo giorno del mese, può creare il timesheet in pochi minuti e inviarlo all’ufficio risorse umane. Il prerequisito è un sistema di ordini e reportistica completamente integrato. Numerose aziende utilizzano già questo tipo di registrazione delle ore di lavoro: è per così dire un sottoprodotto dell’attività quotidiana: veloce, semplice e preciso.
In definitiva, dovrai decidere tu stesso se scegliere l’opzione analogica, digitale o completamente integrata per la registrazione delle ore nella tua impresa di pulizie. Tuttavia, dato che la digitalizzazione sta avanzando inesorabilmente in tutti i settori – e giustamente – raccomandiamo chiaramente una soluzione completamente integrata. Questo non solo ti farà risparmiare tempo, ma anche denaro. Una comunicazione rapida ed efficiente con i dipendenti e i clienti è un MUST al giorno d’oggi per sopravvivere alla dura concorrenza.
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