Scopri le strategie chiave per ottimizzare la tua proprietà. Scopri nella nostra guida come tagliare i costi di gestione, ridurre i consumi energetici e aumentare il comfort di residenti e dipendenti.
Il nostro articolo ti mostra cosa c’è dietro la gestione intelligente degli edifici: dall’innovazione tecnologica alla gestione sostenibile delle risorse.
Scopri come gli approcci moderni e le soluzioni digitali possono aiutarti a sfruttare appieno il potenziale della tua proprietà.
Che cos'è la gestione delle strutture?
La gestione delle strutture è una sottoarea del facility management che si riferisce al funzionamento, alla manutenzione e alla riparazione di una proprietà. L’obiettivo è quello di mantenere l’edificio nelle migliori condizioni possibili in modo che possa adempiere al suo scopo.
- La gestione delle strutture non si limita alla tradizionale manutenzione degli edifici. Dalla soddisfazione degli inquilini al successo economico: tutto è collegato.
- A seconda dell’infrastruttura, la gestione degli edifici può diventare rapidamente complessa. Il monitoraggio delle cifre chiave e l’uso di software specializzati ti aiutano a mantenere una visione d’insieme.
- Un’ottimizzazione mirata della gestione degli edifici può far risparmiare risorse, aumentare l’efficienza e facilitare il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Una gestione efficiente degli edifici è la chiave del successo economico.
Compiti e obiettivi della gestione degli edifici
Gli edifici più grandi, come i palazzi di uffici o gli hotel, sono molto complessi al giorno d’oggi. Senza una buona gestione, è difficile gestire i numerosi impianti e sistemi.
La gestione degli edifici consiste nella pianificazione, nell’installazione e nella manutenzione di questi sistemi. Inoltre, vengono svolte attività come il controllo per garantire un utilizzo ottimale degli edifici.
L’obiettivo della gestione degli edifici è quello di garantire che gli edifici e le infrastrutture funzionino, possano essere utilizzati in modo sicuro e gestiti in modo economico. Inoltre, aiuta a mantenere il valore a lungo termine della proprietà.
Gli aspetti finanziari, come i costi operativi, i contratti di manutenzione e i costi amministrativi, nonché gli aspetti ambientali, come lo spreco di energia e le emissioni di carbonio, giocano un ruolo importante.
La gestione dell’edificio comprende:
- Pulizia di edifici e facciate
- Apparecchiature dell’edificio (riscaldamento, ventilazione, ascensori, sensori, generatori, ecc.)
- Impianti elettrici, servizi igienici e costi energetici
- Struttura dell’edificio (porte, tetti, finestre, ecc.)
- Esterno dell’edificio (giardini, terrazze, ingressi, telecamere di sorveglianza, ecc.)
Per chi è utile il facility management?
Nella maggior parte dei casi, una soluzione professionale di gestione degli edifici ha senso non appena un edificio raggiunge una certa dimensione e complessità. Per un condominio di 6 appartamenti, la gestione convenzionale della proprietà è di solito sufficiente. Tuttavia, la distinzione non è sempre chiara.
Mentre una piccola impresa artigiana può essere in grado di gestire autonomamente i propri locali, un’azienda di medie dimensioni con 40 dipendenti potrebbe dover esternalizzare la gestione dell’edificio a causa delle dimensioni della proprietà e affidarsi a un fornitore di servizi professionale.
Abbiamo elencato alcuni esempi che richiedono una gestione completa dell’edificio:
- Edifici per uffici e grattacieli
- Scuole e università
- Ospedali e laboratori
- Hotel
- Piscine
- Edifici per uffici pubblici (municipi, amministrazioni comunali, caserme, ecc.)
- Luoghi del gruppo
- Campi d’aviazione
- Ubicazione del server
- Grandi condomini
- Fabbriche e centrali elettriche
- Grandi strutture per il tempo libero
Le 3 aree principali della gestione degli edifici
La gestione delle strutture si divide in gestione delle strutture tecniche, gestione delle strutture infrastrutturali e gestione delle strutture commerciali. e gestione delle strutture commerciali.
Gestione delle strutture tecniche
La gestione degli impianti tecnici comprende la gestione e la manutenzione degli impianti tecnici di un edificio.
Le moderne attrezzature tecniche rendono il funzionamento degli edifici più efficiente e piacevole. Tuttavia, spesso sono anche inevitabili, come nel caso dell’infrastruttura informatica, che richiede una manutenzione regolare e riparazione necessaria.
Poiché gli edifici devono soddisfare un numero sempre maggiore di requisiti legali e raggiungere un elevato livello di sicurezza operativa, la gestione tecnica degli edifici garantisce il rispetto di tutti i requisiti legali. La gestione tecnica degli edifici dipende in larga misura da fornitori di servizi esterni che si occupano della manutenzione ordinaria.
Panoramica dei sistemi tecnici
- Sistemi per la fornitura di elettricità, calore, raffreddamento, aria fresca o aria compressa.
- Ingegneria sanitaria, approvvigionamento idrico e smaltimento delle acque reflue
- Ascensori, attrezzature per il trasporto
- Attrezzature antincendio e segnaletica per le sostanze infiammabili
- Cavi, connessioni, computer, stampanti, fotocopiatrici, ecc.
Compiti di gestione tecnica dell'edificio
- Audit ambientali e misurazioni relative al consumo di energia, ai rifiuti, agli inquinanti, alle sostanze pericolose o alle emissioni.
- Ristrutturazione e modernizzazione
- Accettazione, messa in funzione, funzionamento, monitoraggio e, se necessario, disattivazione di tutti i sistemi.
- Manutenzione e assistenza
- Analisi e riparazione dei difetti
- Esecuzione di ispezioni e test tecnici
- Documentazione e reportistica per la tracciabilità di tutte le misure
Gestione degli impianti infrastrutturali
Affinché le persone possano lavorare indisturbate in un edificio, devono essere garantiti vari aspetti come la pulizia, la sicurezza e lo smaltimento dei rifiuti. Il la gestione degli impianti infrastrutturali comprende tutti i servizi di supporto che migliorano l’utilizzo delle infrastrutture.
Compiti di gestione degli edifici infrastrutturali
- Pulizia di edifici, sentieri e strade
- Organizza il servizio di sicurezza
- Mantenere gli edifici e le aree esterne e verdi
- Esegui la manutenzione invernale
- Smaltimento di rifiuti e rifiuti pericolosi
- Gestire la flotta di veicoli
- Gestione del parcheggio
- Gestire chiavi o sistemi di accesso
- Posta interna
- Gestire i trasferimenti all’interno dell’azienda
- Catering, gestione della mensa
In alcuni casi, i singoli compiti sono svolti da fornitori di servizi esterni: La pulizia degli edifici è affidata a un’impresa di pulizie o la mensa è gestita da un ristorante.
- Gestione delle chiavi: massima sicurezza e controllo per la gestione degli edifici
Gestione di strutture commerciali
Gli investimenti e i costi sono associati alle attività tecniche e infrastrutturali della gestione degli edifici. Questi devono essere visti a livello commerciale. Questo è il compito del gestione degli edifici commerciali.
Compiti di gestione degli edifici commerciali
- Gestione dei costi operativi
- Gestione dei fornitori di servizi e monitoraggio dei servizi
- Approvvigionamento di edifici, locali, strutture e infrastrutture
- Contabilità
- Gestione delle assicurazioni necessarie: Assicurazione dell’edificio, assicurazione dei vetri, assicurazione di responsabilità civile, assicurazione del contenuto, ecc.
- Pianificazione degli investimenti, del budget e dei finanziamenti
Le 7 figure chiave più importanti nella gestione degli edifici
Definire e analizzare le giuste cifre chiave nella gestione degli edifici è essenziale per gestire e mantenere con successo un immobile. Ti sveliamo le sette figure chiave più importanti.
1. Percentuale di manutenzione reattiva
Come nel settore sanitario, i costi delle misure preventive nel facility management sono significativamente inferiori a quelli delle misure reattive. I tuoi dipendenti sono sempre sul posto solo quando l’incendio è già divampato? La situazione dovrebbe cambiare rapidamente. Nella gestione tecnica degli edifici, la percentuale di manutenzione reattiva non dovrebbe superare il 20-30%.
2. Percentuale di interventi di manutenzione preventiva
3. Numero di ordini in arretrato
Una certa quantità di manutenzione arretrata è inevitabile. Tuttavia, se c’è un notevole arretrato di manutenzione, è solo questione di tempo prima di trovarsi di fronte a un numero crescente di guasti, guasti alle apparecchiature e tempi di inattività più lunghi.
4. Pianificazione e conformità del bilancio
Nella gestione delle strutture commerciali, il budget viene distribuito in modo ottimale affinché tutti i reparti dispongano dei fondi necessari. Se non è così o se i costi sono ancora più bassi, è il momento di adottare misure di ottimizzazione.
Uno dei compiti di un facility manager è quello di avere una buona visione d’insieme delle finanze e di apportare le modifiche necessarie.
5. Misurazione dell'energia
I costi per la fornitura di energia sono misurati nella gestione dell’edificio.
Vengono registrati dati energetici dettagliati, come le unità per produzione e l’energia generata e acquistata in loco al mese.
In questo modo, i gestori delle strutture possono monitorare il grado di raggiungimento degli obiettivi di sostenibilità. Se i risultati sono positivi, si può proseguire con lo stesso piano. Tuttavia, se le bollette sono eccessive, è consigliabile fissare un obiettivo sostenibile.
6. Numero di reclami da parte degli utenti finali
Tutti i dipendenti e i visitatori devono poter svolgere il proprio lavoro senza problemi e trovare condizioni ottimali. Se i servizi igienici non funzionano o un corridoio è privo di luce, si verificano reclami alla direzione dell’infrastruttura. L’obiettivo è quello di ridurre al minimo questi reclami.
7. Tempo medio di evasione di un ordine
La gestione degli edifici spesso rivela inefficienze che possono essere evitate con il giusto software di facility management. Questo tempo può essere un buon indicatore dell’efficienza dei processi di lavoro e dei servizi esterni nel facility management commerciale.
La soluzione di Wowflow è specificamente pensata per le esigenze dei team di gestione delle strutture. Gestisci in modo efficiente le attività e i processi di facility management con Wowflow. Prenota una demo qui!
9 migliori pratiche per la gestione degli edifici
In pratica, esistono metodi comprovati per padroneggiare tutti i tipi di gestione degli edifici. Abbiamo riassunto per te le 9 misure più importanti.
1. Migliorare la gestione delle risorse e degli ordini
Se sai qual è il prossimo ordine di lavoro importante o dove è stato segnalato il guasto, puoi risparmiare tempo ed energia.
Diversi strumenti possono aiutarti in questo senso, come ad esempio Software BIM, CAFM o CMMS, che offrono funzioni per la gestione degli ordini di lavoro o delle strutture.
L’app intuitiva di Wowflow aiuta i team di facility management a gestire gli ordini di lavoro e gli asset con meno fatica e tempo. Per saperne di più qui!
- Gestione degli ordini: Amministrazione ottimizzata delle attività e dei processi nella gestione delle strutture
- CMMS: Soluzione software per la gestione degli impianti e degli ordini
2. Considerare l'intero ciclo di vita del sistema
Per garantire la disponibilità e l’affidabilità di tutti i sistemi, è importante considerare tutte le fasi del ciclo di vita del sistema.
Il ciclo di vita dei sistemi è un fattore importante per la produttività, perché più a lungo un sistema può essere utilizzato in modo efficace, maggiore sarà la sua redditività.
3. Acquistare dispositivi compatibili
Un’altra best practice nella gestione degli edifici è quella di acquistare dispositivi che siano compatibili con quelli esistenti, in modo da facilitarne il funzionamento e la manutenzione.
Questo non solo riduce il numero di pezzi di ricambio da tenere sempre in magazzino, ma ti permette anche di ottimizzare la formazione dei tecnici.
Lo stesso principio può essere applicato alle soluzioni software e alla loro integrazione ottimale nel flusso di lavoro quotidiano.
4. Investire in prodotti in rete
L’installazione di dispositivi IoT è sicuramente una delle pratiche più promettenti nella gestione degli edifici.
La manutenzione preventiva è strettamente legata al monitoraggio delle condizioni e all’IoT. La tecnologia intelligente permette di ridurre gli sprechi di energia e di rendere gli edifici più sostenibili. Spiana la strada a edifici intelligenti.
5. Delegare le responsabilità e stabilire accordi sui livelli di servizio.
Per evitare conflitti, è necessario definire le responsabilità interne ed esterne. È importante stabilire dei canali di comunicazione e definire un accordo sul livello di servizio con indicatori di performance specifici.
Wowflow vi aiuta a collaborare facilmente con grandi team e fornitori di servizi esterni. Per saperne di più, ecco il link.
6. Mantenere la documentazione dell'inventario
Registra l’inventario e lo stato attuale per la gestione dell’edificio. La documentazione relativa alla costruzione è necessaria per eseguire lavori di manutenzione, attività operative o simulazioni avanzate.
7. Registra gli obiettivi di gestione dell'edificio
Chiarisci quali obiettivi sono importanti per la tua azienda nel contesto della gestione degli edifici e dovrebbero essere perseguiti insieme agli obiettivi economici.
Ad esempio, il seguente obiettivo potrebbe rientrare nella gestione degli edifici:
Il numero di incidenti sul lavoro deve essere ridotto del 25% entro i prossimi 12 mesi grazie all’introduzione di un programma di formazione sulla sicurezza per tutti i dipendenti.
8. Offrire ai tuoi dipendenti una formazione
La formazione dei tecnici e dei dipendenti sulle attrezzature e sui sistemi di sicurezza è fondamentale. Molti gestori investono in attrezzature che il personale non è in grado di utilizzare correttamente, con un impatto negativo sulla gestione e sulla redditività dell’edificio.
9. Introdurre un sistema di gestione degli edifici
La gestione delle strutture è un lavoro impegnativo. Un sistema di gestione degli edifici è quindi essenziale.
Un sistema di gestione degli edifici è un sistema che gestisce e monitora tutti i sistemi dell’edificio, tra cui l’impianto elettrico, il sistema HVAC, la produzione di energia rinnovabile e i contatori di elettricità e gas.
Questo sistema viene utilizzato per automatizzare e ottimizzare la manutenzione, il consumo energetico, la sicurezza e la gestione del sistema.
Ti permette di gestire tutti i contratti, di monitorare l’efficienza del personale e l’efficacia della gestione, e quindi di mantenere l’edificio nelle migliori condizioni possibili per molti anni a venire.
Quali sono i vantaggi del software di gestione degli edifici?
Sebbene il costo medio di un software di gestione degli edifici sia ancora elevato, spesso l’investimento si ripaga dopo soli 5 anni. Abbiamo elencato i 5 principali vantaggi del software di gestione degli edifici:
1. Conformità all'UE
Secondo la Direttiva sul rendimento energetico degli edifici, i sistemi di gestione degli edifici sono obbligatori per legge negli edifici commerciali con una potenza nominale superiore a 290 kW.
Si tratta di uno dei progetti più importanti dell’UE per ridurre gli effetti del cambiamento climatico e del riscaldamento globale.
Gli edifici sono responsabili del 40% del consumo energetico e del 36% delle emissioni di CO2 nell’UE, il che li rende i maggiori consumatori di energia.
2. Risparmio energetico e protezione ambientale
Un edificio senza software di gestione degli edifici consuma il 10-30% di energia in più rispetto a un edificio analogo dotato di un sistema di gestione degli edifici, noto anche come edificio intelligente.
Il software di gestione degli edifici riduce il consumo energetico e i costi controllando i sistemi HVAC, l’illuminazione e molto altro ancora. automatizzato. Questo riduce l’impatto ambientale della tua azienda.
3. Manutenzione preventiva
Il software di gestione degli edifici porta a una maggiore efficienza tecnica. Centralizzando tutte le informazioni, i sistemi possono essere gestiti e monitorati meglio, riducendo la manutenzione reattiva. La manutenzione preventiva riduce i costi di manutenzione del 18-25% e prolunga la durata dei sistemi di circa il 20%.
Il software di gestione degli edifici consente una manutenzione moderna e la pianificazione di misure preventive.
4. Miglioramento del comfort e della sicurezza
Un sistema di gestione degli edifici permette di controllare meglio la temperatura ambiente e altri indicatori di qualità dell’aria in tempo reale. In edifici molto complessi, come ospedali o raffinerie, un sistema di gestione degli edifici favorisce condizioni di lavoro ottimali e offre maggiore sicurezza.
Grazie ai controlli degli accessi e agli allarmi, i gestori degli edifici possono ridurre i rischi e reagire rapidamente in caso di emergenza.
5. Gestione della struttura
Il software di gestione delle strutture mostra ai gestori dove e come stanno perdendo tempo. Analizza i tuoi dati tramite dashboard centralizzati e prendi decisioni informate per migliorare l’efficienza. Automatizza i tuoi report e le tue attività amministrative.
I team di gestione delle strutture stanno già risparmiando il 50% del loro carico di lavoro amministrativo con Wowflow. Con la nostra applicazione facile da usare, creare e condividere report professionali in PDF è un gioco da ragazzi.
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Tipi di software di gestione degli edifici
In quanto sottoarea della gestione degli impianti, il software di gestione degli edifici può essere integrato come sottosistema in molte tecnologie di gestione degli impianti.
Esistono diversi tipi di software per la gestione delle strutture e degli edifici, ognuno dei quali è progettato per attività o processi specifici.
Abbiamo elencato i 6 più importanti:
1. Sistema computerizzato di gestione della manutenzione (CMMS)
A CMMS è un software di gestione delle strutture sviluppato per la gestione e la pianificazione delle attività di manutenzione, la gestione delle scorte e il monitoraggio degli ordini di lavoro.
Con un CMMS, centralizzi i dati sulla manutenzione di dispositivi fisici, macchine, infrastrutture e altre attrezzature tecniche.
2. Sistema di automazione dell'edificio (BAS)
Un sistema di automazione degli edifici è un sistema software e hardware di gestione degli edifici che monitora gli impianti meccanici, elettrici e idraulici degli edifici.
Di solito comprende contatori di energia, sensori IoT per la misurazione delle condizioni ambientali, allarmi antincendio, rilevatori di monossido di carbonio e molto altro ancora. I sensori trasmettono questi dati a un cruscotto centrale per l’analisi e il controllo.
3. Sistema di gestione dell'energia (EMS)
Un sistema di gestione dell’energia gestisce e ottimizza il consumo energetico di un edificio monitorando i consumi, identificando gli sprechi e automatizzando le misure di risparmio energetico.
Ad esempio, il software può spegnere le luci, le unità HVAC e i sistemi di riscaldamento quando non c’è nessuno in una stanza o in un edificio per risparmiare energia.
È possibile integrare un sistema di gestione dell’energia con il software CAFM come modulo.
La soluzione innovativa di Wowflow può essere facilmente integrata nei vostri sistemi esistenti: Niente più installazioni ingombranti e personalizzazioni complicate.^
4. Sistemi per il controllo degli accessi
I controlli di accesso sono utilizzati per aumentare la sicurezza. Ma consentono anche processi aziendali efficienti e una gestione fluida degli edifici.
Un sistema di controllo degli accessi è un sistema di sicurezza elettronico che funziona con un elemento di identificazione – ad esempio una tessera di accesso – che autorizza le persone ad accedere a determinate aree.
Il sistema di controllo degli accessi registra chi ha ottenuto l’accesso e quando. Il sistema può quindi fornire dati preziosi. Sei tu a controllare come vengono utilizzati i tuoi edifici e le tue location e quanto sono sfruttati.
5. Pianificazione delle risorse aziendali
L’Enterprise Resource Planning (ERP) comprende tutti i processi fondamentali necessari per gestire un’azienda: Finanza, risorse umane, produzione, logistica, servizi, acquisti e altri.
I sistemi ERP collegano tra loro un gran numero di processi aziendali e consentono il flusso di dati tra di essi.
L’automazione semplifica numerosi processi, come gli ordini di acquisto. Allo stesso tempo, vengono raccolte e archiviate nel tempo grandi quantità di dati, tra cui quelli relativi ai prodotti e al magazzino, nonché quelli relativi al personale e alle risorse umane.
6. Software di gestione immobiliare
Il software di gestione immobiliare facilita il lavoro dei gestori. Migliora la comunicazione con gli inquilini e i proprietari e consente di accedere ai documenti da qualsiasi luogo.
Il software svolge attività essenziali come la fatturazione di vari tipi, in particolare la fatturazione dei costi di servizio e di riscaldamento. Inoltre, consente di distribuire equamente le spese di servizio tra gli inquilini sulla base di una chiave di ripartizione fissa.
Ciò significa che i gestori di immobili possono essere certi che tutte le liquidazioni siano corrette e conformi alla legge.
Lo sviluppo degli edifici intelligenti
Man mano che la gestione degli edifici diventa sempre più moderna ed efficiente, stiamo assistendo all’introduzione degli edifici intelligenti.
Gli edifici intelligenti sono edifici con una gestione automatizzata degli edifici. Molti dispositivi come il riscaldamento, la ventilazione, l’aria condizionata, l’illuminazione e la sicurezza sono controllati a distanza.
Puoi impostare programmi e allarmi, personalizzare le impostazioni e monitorare le prestazioni da un’unica interfaccia.
Queste opzioni di controllo non solo migliorano l’efficienza della gestione dell’edificio, ma offrono anche ai residenti maggiore comfort e comodità.
I dispositivi abilitati all’IoT possono, ad esempio, trasferire dati a software di gestione degli edifici come CAFM, CMMS o ERP, ad esempio, semplificando la pianificazione della manutenzione reattiva e il monitoraggio delle condizioni.
6 Esempi di sistemi di gestione degli edifici intelligenti:
- HVACGrazie ai sensori IoT, le impostazioni HVAC possono essere regolate automaticamente per risparmiare energia e massimizzare il comfort.
- IlluminazioneUn sistema di automazione controlla l’illuminazione dell’edificio in base all’occupazione e alle ore di sole giornaliere.
- Purificazione dell’ariaIl sistema controlla la ventilazione in base alle misurazioni, il che è più efficiente del controllo umano.
- Sicurezza ad alta tecnologiaIl controllo degli accessi limita l’accesso a determinate aree dell’edificio utilizzando lettori di impronte digitali o carte d’identità. Tecnologia di sorveglianza e altre soluzioni audiovisive.
- Sensori di movimentoIndicano quali stanze sono occupate o meno (ad esempio per sapere quante persone hanno utilizzato i servizi igienici e quando devono essere puliti).
- Segnaletica digitale: soluzioni all’avanguardia sostituiscono la segnaletica tradizionale e la comunicazione interna.
Sintesi
La gestione delle strutture comprende tre aree centrali: gestione delle strutture tecniche, gestione delle strutture commerciali e gestione delle strutture infrastrutturali. Una buona gestione degli edifici può ridurre i costi operativi e aumentare la produttività.
Ogni area può essere ottimizzata con diversi metodi o strumenti in modo da averla sempre sotto controllo.
La gestione tecnica degli edifici comprende attività come la manutenzione, l’assistenza e la pulizia. I moderni sistemi CAFM e CMMS facilitano la gestione degli asset e degli ordini.
La gestione degli edifici commerciali si concentra su argomenti come la pianificazione dei costi o il budget, che possono essere coperti da un sistema ERP.
Quando si tratta di gestire un edificio infrastrutturato, il benessere delle persone che vi abitano ha la priorità. Un sistema di controllo degli accessi può garantire che tutti siano al sicuro e possano svolgere le loro attività indisturbati.
Oltre a questi consigli, ti consigliamo anche di tenere d’occhio la tendenza verso gli edifici intelligenti. Rappresentano il futuro della gestione sostenibile degli edifici attraverso l’automazione e la digitalizzazione.
Domande frequenti
La gestione dello spazio comprende la gestione dello spazio disponibile di un’organizzazione. Fornisce una panoramica precisa delle aree disponibili e supporta la pianificazione strategica del territorio.
La gestione dello spazio è alla base di aree come la gestione dell’occupazione, la pianificazione dei trasferimenti e la prenotazione delle camere.
La norma DIN 32736 definisce i termini e descrive i servizi di gestione degli edifici. Ad esempio, la gestione tecnica dell’edificio (TGM) in conformità alla norma DIN 32736 comprende tutti i servizi che servono a mantenere la funzione tecnica e la disponibilità di un edificio.
La gestione di un hotel è un esempio di gestione di un edificio. I compiti comprendono la creazione e la gestione di un sistema di prenotazione delle camere, la pulizia dei locali, l’assunzione di personale per il servizio in camera, ecc.
