Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen. Nachfolgend informieren wir über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung der App Wowflow.

Mit dem Download der App erklären Sie sich mit dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich einverstanden.

1. Für die Datenverarbeitung Verantwortlicher:

Wowflow GmbH

FN 499060 m

Margaretentsraße 70, 1050 Wien

p/A The Base, Top 9

E-Mail-Adresse: hello@wowflow.com

Telefonnummer: +43 660 545 25 26

2. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht bestellt.

3. Auftragsverarbeiter

Die im Rahmen der Nutzung der App erhobenen personenbezogenen Daten werden im Auftrag von Wowflow GmbH von Digital Ocean Inc. verarbeitet, nämlich gespeichert.

4. Datenerhebung und -verarbeitung
   1. Allgemeines

Wenn Sie unsere App nutzen, speichern unsere Webserver jeden Zugriff in einer Protokolldatei. Folgende Daten werden erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

• Merkmale der App (App Version, App ID),
• Merkmale des Smartphones/iPhones (Marke, Modell, Systemversion, Batterie- und Ladestatus).
• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Erfolgte Registrierung in der App
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Daten
• Übertragene Datenmenge
• Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
• Erkennungsdaten des verwendeten Browser- und Betriebssystems
• Erforderlichen Daten zum Dienst der App (Anlegen und Bearbeiten einer Meldung):
  • Server Meldung ID 
  • Arbeitsbereich, ID und die Beschreibung
  • Eventuell angegebene Adresse
  • Titel
  • Kategorie
  • Beschreibung
  • Bilder
  • Status
  • Priorität
  • Erstellt von (Person)
  • Erstellt am (Datum); um (Uhrzeit)
  • Zuletzt geändert von 
  • Zuletzt geändert am (Datum) ; um (Uhrzeit)
  • Zugewiesen an (Person)
  • Meldung abgeschlossen am; um (Uhrzeit)
  • Meldung abgeschlossen von 
  • Bewertung der Meldung
  • Bewertung abgegeben am; um (Uhrzeit)
  • Notizen und Kommentare in der Meldung

Sämtliche Daten werden für einen Zeitraum von drei Jahren nach Vertragsauflösung gespeichert und anschließend gelöscht. 

Die Daten werden zur bestimmungsgemäßen Nutzung der App und damit zur Vertragserfüllung im Sinne des Art 6 Abs 1 lit b DSGVO verarbeitet.

Im Allgemeinen werden die personenbezogenen Daten, welche Wowflow GmbH zur Verfügung gestellt werden, zur Kommunikation mit dem Kunden genutzt (Beantwortung von Kundenanfragen, Feedback-Abfragen, technischer Service etc.) sowie zu Buchhaltungs- und Verrechnungszwecken verarbeitet.

Nicht personenbezogene Daten werden verwendet, um Dienste zu verbessern, insbesondere um diese auf den Kundenbedarf zuzuschneiden und das Nutzungsverhalten der App zu analysieren.

2. Funktion Equipment-Verwaltung

Im Rahmen der Equipment-Verwaltung werden folgende Daten verarbeitet:

• Ausgabe von (Person) an (Person)
• Ausgabe am (Datum); um (Uhrzeit)
• Reservierung von (Person) für (Datum, Uhrzeit)
• Rückgabe von (Person) an (Person)
• Rückgabe am (Datum); um (Uhrzeit)
• Fälligkeit am (Datum); um (Uhrzeit)

3. Funktion Asset-Verwaltung

Im Rahmen der Asset-Verwaltung werden folgende Daten verarbeitet:

• Erstellung der Anlage durch (Person)
• Änderungen der Anlage Informationen durch (Person)
• Veränderung des Status der Anlage durch (Person)
• Archivieren/Aktivieren der Anlage durch (Person)
• Hinzufügen/Löschen von Medien durch (Person)
• Hinzufügen/Löschen von Dokumenten durch (Person)
• Benachrichtigung/E-Mail über Häufigkeit von Meldungen versendet an (Person)
• Benachrichtigung/E-Mail über offene Meldungen in einem bestimmten Zeitraum versendet an (Person)
• Benachrichtigung/E-Mail über bevorstehenden Ablauf der Gewährleistung versendet an (Person)
• Aufgabe zur Überprüfung der Anlage erstellt für (Person)

4. Funktion QR Scan Log

Die Funktion QR Scan Log ermöglicht die Standortverifikation.

Beim Scannen eines QR-Codes werden für den „QR Scan Log“ zusätzlich folgende Daten verarbeitet:

• Gescannt von (Person)
• Gescannt am (Datum); um (Uhrzeit)
• Standort des Geräts zum Zeitpunkt des Scans. Die im QR-Code hinterlegten Standortdaten des Anbringungsortes ermöglichen durch Scan des Codes einen Rückschluss auf den Standort des scannenden Geräts zum Zeitpunkt des Scan-Vorgangs. Eine exakte Standortbestimmung erfolgt nicht. Nach Abschluss des Scan-Vorgangs werden keine weiteren Standortdaten verarbeitet.

5. Funktion GPS erforderlich für die Arbeit

Für die Funktion “GPS erforderlich für die Arbeit” muss das GPS des Mobiltelefons aktiviert sein und der Standort des Mobiltelefons mit dem beim Arbeitsbereich hinterlegten Standort übereinstimmen, um Arbeiten starten zu können. Dabei werden folgende Daten verarbeitet, sofern die Funktion in der App aktiviert ist:

• Standort bei der Arbeit: Zum Zeitpunkt des Starts der Arbeit wird der Standort des Mobiltelefons abgefragt. Die Standortdaten werden mit einer Genauigkeit von 300 Metern verarbeitet, d.h. es lässt sich damit lediglich feststellen, ob sich das Mobiltelefon innerhalb eines Radius von 300 Metern gemessen vom beim Arbeitsbereich hinterlegten Standort befindet. Eine exaktere Standortbestimmung erfolgt nicht.
• beim Scan des QR-Codes im Zuge dieser Funktion, werden die aktuellen Standortdaten zum Zeitpunkt des Scan-Vorgangs abgefragt und im QR-Scan Log dargestellt. Die Standortdaten werden mit einer Genauigkeit von 300 Metern verarbeitet, d.h. es lässt sich damit lediglich feststellen, ob sich das Mobiltelefon innerhalb eines Radius von 300 Metern gemessen vom beim Arbeitsbereich hinterlegten Standort befindet. Eine exaktere Standortbestimmung erfolgt nicht.

6. Funktion QR Zeitprotokoll

Mit der Funktion QR Time Log können An- und Abmeldedaten an einen bestimmten Standort sowie die Anwesenheitszeit vor Ort verarbeitet werden. Diese Daten werden nur verarbeitet, wenn die entsprechende Funktion in den Einstellungen der App aktiviert ist.

Beim Scannen eines QR-Codes mit der Funktion „QR Time Log“ werden zusätzlich folgende Daten verarbeitet, sofern die Funktion in der App aktiviert ist:

• Anmeldung, gescannt von (Person)
• Anmeldung, gescannt am (Datum); um (Uhrzeit)
• Standort des Geräts im Zeitpunkt des Scans. Die im QR-Code hinterlegten Standortdaten des Anbringungsortes ermöglichen durch Scan des Codes einen Rückschluss auf den Standort des scannenden Geräts zum Zeitpunkt des Scan-Vorgangs.
• Abmeldung, gescannt von (Person)
• Abmeldung, gescannt am (Datum); um (Uhrzeit)
• Standort des Geräts im Zeitpunkt des Scans. Die im QR-Code hinterlegten Standortdaten des Anbringungsortes ermöglichen durch Scan des Codes einen Rückschluss auf den Standort des scannenden Geräts zum Zeitpunkt des Scan-Vorgangs. Eine exakte Standortbestimmung erfolgt nicht. Nach Abschluss des Scan-Vorgangs werden keine weiteren Standortdaten verarbeitet.
• Anwesenheitsdauer: dieses Datum wird aus dem Zeitraum zwischen An- und Abmeldung errechnet, eine gesonderte Standortermittlung während der Anwesenheitsdauer erfolgt nicht.

Die Entscheidung, welche Arten von personenbezogenen Daten im Rahmen der Funktionen QR Time Scan“ und „GPS erforderlich für die Arbeit“ verwendet werden, obliegt dem Lizenznehmer. Dementsprechend ist auch der Lizenznehmer für die Wahrung der Betroffenenrechte verantwortlich. Sollten Dritte, insbesondere Mitarbeiter des Lizenznehmers aufgrund der Datenverarbeitung Ansprüche gegen Wowflow geltend machen, wird der Lizenznehmer Wowflow in diesem Zusammenhang vollständig schad- und klaglos halten

5. Von der App benötigte Berechtigungen und deren Verwendung

Die App benötigt folgende Berechtigungen:

• Zugriff auf Handykamera
• Zugriff auf Handy Galerie
• Notifikationen (Push – Notifications)
• GPS, sofern diese Funktion in den Einstellungen aktiviert ist.

6. Datenübermittlung an Dritte

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt durch Digital Ocean Inc., welche vertraglich befugt ist, Subauftragnehmer zur Erbringung der Leistung einzusetzen.

Wowflow GmbH bleibt in jedem Fall für den Schutz Ihrer Daten verantwortlich. Digital Ocean Inc. arbeitet ausschließlich gemäß unseren Weisungen, was durch strenge vertragliche Regelungen, durch technische und organisatorische Maßnahmen und durch ergänzende Kontrollen sichergestellt ist.

Darüber hinaus erfolgt keine Datenübermittlung an Dritte.

7. Datensicherheit

Wowflow GmbH und ihr Auftragsverarbeiter ergreifen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen um Ihre personenbezogenen Daten vor versehentlichem Verlust, Zerstörung, Missbrauch, Beschädigung sowie unbefugten und unrechtmäßigen Zugriff zu schützen.

8. Betroffenenrechte
   1. Auskunftsrecht

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von Wowflow GmbH verarbeiteten personenbezogenen Daten. 

2. Recht auf Berichtigung

Sie haben weiter das Recht, die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten sowie die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen. 

3. Recht auf Löschung

Sie sind berechtigt, die Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten löschen, wenn 

• die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind;
• eine für die Verarbeitung erforderliche Einwilligung widerrufen wird;
• die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden;
• die Löschung der personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist

Von der Löschung ausgenommen sind Daten, die Wowflow GmbH zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt sowie Daten, die Wowflow GmbH aufgrund zwingender Bestimmungen aufbewahren muss.

4. Widerrufsrecht

Sie können eine etwaig erteilte Einwilligung in die Erhebung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit ganz oder teilweise mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Im Falle Ihres Widerrufs können gegebenenfalls bestimmte Dienste nicht mehr oder nur noch eingeschränkt erbracht werden.

5. Weitere Betroffenenrechte

Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Erhalt der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen.

6. Geltendmachung der Rechte

Erklärungen bzw Anfragen nach diesem Punkt der Datenschutzerklärung sind schriftlich an den in Punkt 1. genannten Verantwortlichen zu richten.

9. Beschwerderecht

Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche in einer anderen Weise verletzt worden sind, haben sie das Recht, sich mit einer Beschwerde an die Datenschutzbehörde zu wenden.

Beschwerden sind zu richten an:

Österreichische Datenschutzbehörde

Barichgasse 40-42

1030 Wien

Telefon: +43 1 52 152-0

E-Mail: dsb@dsb.gv.at

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wowflow GmbH behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung nach Bedarf, insbesondere bei Änderung von datenschutzrechtlichen Anforderungen, anzupassen.

Auf allfällige Änderungen werden wir Sie im Rahmen der Nutzung der App hinweisen.

Stand: April 2022

The protection of personal data is important to us. We process personal data exclusively within the framework of the statutory provisions. In the following, we inform you about the most important aspects of data processing in the context of using the Wowflow app.

By downloading the app, you expressly agree to this privacy policy.

• Data controller

Wowflow GmbH

FN 499060 m

Margaretentsraße 70, 1050 Vienna

p/A The Base, Top 9

E-mail address: hello@18.193.116.228

Phone number: +43 660 545 25 26

• Data Protection Officer

A data protection officer has not been appointed.

• Processor

The personal data collected in the course of using the app will be processed, namely stored, on behalf of Wowflow GmbH by Digital Ocean Inc.

• Data collection and processing

• General

When you use our app, our web servers store every access in a log file. The following data is collected and stored until automated deletion:

• Features of the app (app version, app ID),
• Characteristics of the smartphone/iPhone (brand, model, system version, battery, and charging status).
• IP address of the requesting device
• Successful registration in the app
• Date and time of access
• Name and URL of the retrieved data
• Amount of data transferred
• Message whether the retrieval was successful
• Identification data of the used browser and operating system
• Data required for the service of the app (creating and editing a message):
  • Server message ID 
  • Workspace, ID, and the description
  • Possibly specified address
  • Title
  • Category
  • Description
  • Images
  • Status
  • Priority
  • Created by (person)
  • Created on (date); at (time)
  • Last modified by 
  • Last modified on (date); at (time)
  • Assigned to (person)
  • Message on; to complete (time)
  • Report completed
  • Evaluation of the message
  • Rating given on; at (time)
  • Notes and comments in the message

All data will be stored for a period of three years after the termination of the contract and then deleted. 

The data is processed for the intended use of the app and thus for the fulfillment of the contract within the meaning of Art 6 para 1 lit b DSGVO.

In general, the personal data provided to Wowflow GmbH is used for communication with the customer (answering customer inquiries, feedback requests, technical service, etc.) and processed for accounting and billing purposes.

Non-personal data is used to improve services, in particular to tailor them to customer needs and to analyze app usage patterns.

• Equipment management function

The following data are processed within the framework of equipment management:

• Output from (person) to (person)
• Output on (date); at (time)
• Reservation of (person) for (date, time)
• Return from (person) to (person)
• Return on (date); at (time)
• Due on (date); at (time)

• Asset management function

The following data is processed as part of asset management:

• Creation of the plant by (person)
• Changes to the plant information by (person)
• Change of the status of the installation by (person)
• Archiving/activation of the system by (person)
• Add/delete media by (person)
• Adding/deleting documents by (person)
• Notification/email about frequency of messages sent to (person)
• Notification/email about open messages in a certain period sent to (person)
• Notification/email about upcoming warranty expiration sent to (person)
• Task to check the installation created for (person)

• Function QR Scan Log

The QR Scan Log function enables location verification.

When scanning a QR code, the following additional data is processed for the „QR Scan Log“:

• Scanned by (person)
• Scanned on (date); at (time)
• Location of the device at the time of scanning. The location data of the attachment location stored in the QR code enables a conclusion to be drawn about the location of the scanning device at the time of the scanning process by scanning the code. An exact determination of the location does not take place. No further location data is processed after the scanning process is complete.

• Function GPS required for work

For the „GPS required for work“ function, the GPS of the cell phone must be activated and the location of the cell phone must match the location stored in the workspace in order to start work. The following data is processed if the function is activated in the app:

• Location at work: The location of the cell phone is queried at the time work is started. The location data is processed with an accuracy of 300 meters, i.e. it can only be determined whether the cell phone is within a radius of 300 meters measured from the location stored in the workspace. A more exact location determination is not performed.
• When scanning the QR code in the course of this function, the current location data at the time of the scan process is queried and displayed in the QR scan log. The location data is processed with an accuracy of 300 meters, i.e. it can only be determined whether the cell phone is within a radius of 300 meters measured from the location stored in the workspace. A more exact determination of the location does not take place.

• Function QR Time log

The QR Time Log function can be used to process logon and logoff data to and from a specific location as well as the time of presence on site. This data is only processed if the corresponding function is activated in the app settings.

When scanning a QR code with the „QR Time Log“ function, the following additional data is processed if the function is activated in the app:

• Application scanned by (person)
• Registration, scanned on (date); at (time)
• Location of the device at the time of scanning. The location data of the attachment site stored in the QR code allows the location of the scanning device at the time of scanning to be inferred by scanning the code.
• Sign out scanned by (person)
• Logout scanned on (date); at (time)
• Location of the device at the time of scanning. The location data of the attachment location stored in the QR code enables a conclusion to be drawn about the location of the scanning device at the time of the scanning process by scanning the code. An exact determination of the location does not take place. No further location data is processed after the scanning process is complete.
• Attendance period: this date is calculated from the period between logging in and logging out, a separate location determination during the attendance period does not take place.

The decision as to which types of personal data are used within the scope of the „QR Time Scan“ and „GPS required for work“ functions is the responsibility of the licensee. Accordingly, the Licensee is also responsible for safeguarding the rights of the data subjects. Should third parties, in particular employees of the licensee, assert claims against Wowflow due to the data processing, the licensee will fully indemnify and hold Wowflow harmless in this context

• Permissions required by the app and their use

The app requires the following permissions:

• Cell phone camera access
• Access to cell phone gallery
• Notifications (Push – Notifications)
• GPS, if this function is enabled in the settings.

• Data transmission to third parties

The processing of your personal data is carried out by Digital Ocean Inc. which is contractually authorized to use subcontractors to provide the service.

Wowflow GmbH remains responsible for the protection of your data in any case. Digital Ocean Inc. works exclusively according to our instructions, which is ensured by strict contractual regulations, technical and organizational measures, and supplementary controls.

Beyond that, no data is transferred to third parties.

• Data security

Wowflow GmbH and its processor take appropriate technical and organizational measures to protect your personal data against accidental loss, destruction, misuse, damage, and unauthorized or unlawful access.

• Data subject rights

• Right to information

You have the right to obtain information about the personal data processed by Wowflow GmbH. 

• Right to rectification

You also have the right to request the correction of inaccurate personal data and the completion of incomplete personal data. 

• Right to deletion

You are entitled to request the deletion of personal data concerning you. We will delete your personal data if 

• the personal data are no longer necessary for the purposes for which they were collected or otherwise processed;
• consent required for the processing is revoked;
• the personal data have been processed unlawfully;
• the deletion of the personal data is necessary for the fulfillment of a legal obligation

Excluded from the deletion are data that Wowflow GmbH needs for the assertion, exercise, or defense of legal claims as well as data that Wowflow GmbH has to keep due to mandatory regulations.

• Right of withdrawal

You can revoke any consent you may have given to the collection and storage of your personal data at any time, in whole or in part, with effect for the future. In the event of your revocation, certain services may no longer be provided or may only be provided to a limited extent.

• Further data subject rights

You may further have a right to restrict the processing of your data and a right to receive the personal data you have provided in a structured, commonly used, and machine-readable format.

• Assertion of rights

Explanations or requests according to this point of the privacy policy have to be addressed in writing to the responsible person mentioned in point 1.

• Right of appeal

If you believe that the processing of your data violates data protection law or your data protection rights have been violated in any other way, you have the right to lodge a complaint with the data protection authority.

Complaints should be addressed to:

Österreichische Datenschutzbehörde

Barichgasse 40-42

1030 Vienna

Phone: +43 1 52 152-0

E-mail: dsb@dsb.gv.at

• Changes to this privacy policy

Wowflow GmbH reserves the right to adapt this privacy policy as required, especially in case of changes in data protection requirements.

We will inform you of any changes in the course of using the app.

Status: April 2022