“Quando ho assunto il coordinamento della gestione delle strutture per il comune di Lana nel 2020, ero alla ricerca di uno strumento di gestione delle strutture. La maggior parte delle soluzioni era troppo complessa e avrebbe richiesto troppo tempo per essere implementata. Wowflow mi ha convinto subito perché è un software semplice che funziona molto bene in collaborazione con persone esterne.“
Thomas Ausserer, Manutenzione delle aziende agricole Comune di Lana
Comune di Lana
L’azienda
Lana è un comune italiano di circa 12.500 abitanti. Si trova in Alto Adige, a sud della città di Merano. Il team di facility management guidato da Thomas Ausserer utilizza quotidianamente il software di facility management Wowflow dal 2023.
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La mancanza di chiarezza e l’inefficienza creano la necessità di uno strumento di gestione delle strutture intuitivo
Nel 2020, poco prima del primo blocco di Covid, Thomas Ausserer arriva nella città di Lana. Assume il coordinamento del team di gestione della struttura. Tuttavia, si rende subito conto che il modo di lavorare precedente, fatto di e-mail, telefonate e innumerevoli fogli Excel, sta raggiungendo i suoi limiti e che l’efficienza non può essere migliorata in modo significativo. Ad esempio, l’inventario delle strutture doveva essere eseguito manualmente. Questo comportava un notevole dispendio di tempo.
L’approccio di Thomas Ausserer? Si mette alla ricerca di un software di gestione delle strutture che sia semplice e intuitivo. Deve inoltre fornire una visione d’insieme e rendere più efficiente il lavoro quotidiano. Il sig. Ausserer inizia con l’esaminare gli strumenti di FM di grandi dimensioni, dove diventa subito chiaro che l’implementazione è troppo complessa: L’implementazione è troppo complessa. Ci vorrebbe troppo tempo per implementare e utilizzare un software così grande. Un altro approccio consiste nell’utilizzare diversi programmi di Office 365. Tuttavia, questi non offrono il grado di standardizzazione e automazione necessario per la collaborazione con più professionisti.
Raccomandazioni per una soluzione ottimale
A questo punto, un altro cliente di Wowflow – Consorzio ARO Alto Adige – in gioco. La rete HUB di Bolzano mette in contatto i commercianti locali con i clienti e raccomanda Wowflow al comune di Lana. Thomas Ausserer è subito colpito dall’esperienza positiva che ARO ha avuto con il nostro strumento FM. Decide di verificare di persona quanto sia facile e veloce da implementare e quanto sia intuitivo da usare.
“È vero, Wowflow è facile da usare come WhatsApp. Siamo riusciti a utilizzare il software in modo sorprendentemente rapido: Ho creato la struttura di base dei nostri sistemi e spazi di lavoro nel software in una settimana. Siamo stati in grado di iniziare subito all’inizio del 2023. L’elaborazione delle notifiche è ben studiata ed è stato molto facile integrarla nel nostro lavoro quotidiano. “
Thomas Ausserer, Manutenzione delle aziende agricole Comune di Lana
L’unica preoccupazione riguarda l’importazione dei dati: il sig. Ausserer vorrebbe che fosse possibile caricare semplicemente i dati dell’impianto su Wowflow tramite l’importazione di Excel. Inoltre, al momento non è possibile mappare tutti i dettagli degli asset. Stiamo lavorando a una soluzione. Nel frattempo, siamo riusciti a fornire al comune di Lana una soluzione provvisoria. Tuttavia, prendiamo a cuore tutti i feedback e stiamo lavorando a una soluzione ancora più rapida.
Accettazione al 100% e miglioramento della qualità quando si lavora con i partner
Un punto a favore molto speciale per Wowflow: anche le altre istituzioni pubbliche del comune di Lana hanno accettato subito il nostro software di gestione delle strutture. Fin dall’inizio, il signor Ausserer ha utilizzato lo strumento in collaborazione con la polizia locale, il che ha funzionato perfettamente. Tutte le fasi di lavoro possono ora essere documentate automaticamente e firmate direttamente.
“Come Comune, ad esempio, collaboriamo con la polizia locale. Gli agenti ci inviavano vari rapporti via e-mail. Noi del dipartimento di manutenzione degli edifici dovevamo poi inoltrare i compiti agli artigiani in modo non automatizzato. Questo richiede molto tempo quando si lavora quotidianamente con molti partner diversi. Da quando abbiamo iniziato a lavorare con Wowflow, tutto avviene in un unico luogo. La polizia, le scuole e gli asili hanno ottenuto l’accesso e ci inviano i rapporti direttamente tramite il software. È molto più facile!“
Thomas Ausserer, Manutenzione delle aziende agricole Comune di Lana
Il comune di Lana lavora in modo efficiente con Wowflow
Wowflow ha aumentato notevolmente l’efficienza del nostro lavoro quotidiano. Il nostro strumento elimina la necessità di frequenti telefonate o di una fitta corrispondenza via e-mail. Thomas Ausserer può concentrarsi completamente sul suo lavoro amministrativo, mentre il suo team di circa 20 artigiani può concentrarsi sui propri compiti. Non ci sono più interruzioni e distrazioni inutili.
Un altro aspetto estremamente importante è che le attività non vanno più perse! Prima di Wowflow, i singoli lavori potevano essere dimenticati anche per due anni: ora questo appartiene al passato. Il software FM garantisce la trasparenza e la necessaria visione d’insieme. Secondo il signor Ausserer, la qualità del lavoro ha tratto grande beneficio da Wowflow.
“A causa del nostro precedente modo di lavorare, abbiamo raggiunto i nostri limiti di ottimizzazione. Un foglio Excel può essere migliorato solo in misura limitata. Per me è quindi fondamentale l’evidente aumento della qualità grazie a Wowflow. Il flusso di lavoro è trasparente. I compiti non possono più scomparire o essere dimenticati. “
Thomas Ausserer, Manutenzione delle aziende agricole Comune di Lana
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