Was ist ein CMMS? | Computerized Maintenance Management System

Die Abkürzung CMMS steht für Computerized Maintenance Management System – auch bekannt als Computerized Maintenance Management Information System (CMMIS). Der Begriff bezeichnet eine computergestützte Instandhaltungs- und Wartungssoftware. Sie zentralisiert Wartungsdaten und vereinfacht den Prozess der Instandhaltung von Gebäuden, Maschinen, Fahrzeugen und anderen Assets. Die im Software Package gespeicherten Daten helfen auf der einen Seite Außendienstteams ihren Job effizienter zu verrichten. Auf der anderen Seite kann das Management datenbasierte Entscheidungen treffen. Ein CMMS ist also für den operativen Teil im Gebäude- bzw. Immobilienmanagement zuständig.

In diesem Blogpost erklären wir Ihnen was ein CMMS ist, was es kann, wie es funktioniert und was der grundlegende Unterschied zum CAFM ist.

Ein wesentliches Merkmal eines CMMS ist die Digitalisierung der Instandhaltungs- und Wartungs-Prozesse – also das papierlose Arbeiten. Ein zweites die Automatisierung – sprich das Ausschließen manueller Schritte soweit möglich. An die Stelle von endlosen Tabellenkalkulationen und Papierstapeln tritt eine Software, der Kern ist die Datenbank. In dieser Datenbank werden Informationen über die zu Instand haltenden Gebäude, Geräte und Anlagen organisiert. Eine CMMS Software verspricht Ihnen Folgendes:

1. Durch die optimierte Planung der Wartungsaktivitäten wird die Betriebseffizienz erhöht.
2. Durch effizientes Bestandsmanagement werden Wartungskosten gesenkt.

Ein Computerized Maintenance Management System findet in allen Bereichen Anwendung in denen eine operativ lebensnotwendige Infrastruktur vorhanden ist – so beispielsweise  in der Immobilienbranche, im Baugewerbe, in der Ölförderung, in der Luftfahrt und im Energiesektor. Die ersten Versionen der Instandhaltungssoftware verfügten über ein Arbeitsauftragssystem, welches nur von kartenlesenden IBM-Computern entziffert werden konnte. Ausschließlich große, anlagenintensive Unternehmen konnten sich das leisten. Heute ist das anders – zum Glück. Lizenzen für CMMS Software sind in unterschiedlichen Preiskategorien erhältlich.

Was kann ein CMMS?

Die Funktionen eines CMMS sind breit gefächert. Folgende Möglichkeiten bietet Ihnen ein vollumfängliches System:

• Das Management von Aufträgen (Ticketing) ist eine DER Hauptfunktionen eines CMMS. Sie umfasst das Anlegen eines neuen Auftrags inkl. Auftragsnummer, (bildbasierter) Beschreibung und Vergabe der Priorität der Aufgabe, Auftragstyp und verantwortliches Personal.
• Mithilfe der wiederkehrenden Wartungen können Sie Aufgaben automatisch in einem festgelegten Intervall initiieren. Diese Funktion zahlt in das Konzept der präventiven – d.h. der vorbeugenden – Wartung ein.
• Durch die automatische Berichterstellung erübrigt sich das manuelle Erstellen von Dokumenten, die einen Überblick über die verrichtete Tätigkeit geben. Ein CMMS kann in der Regel in sekundenschnelle für jeden Auftrag einen Bericht generieren – Echtzeit-Überblick garantiert.

• Mit einer CMMS Software können Sie Ihre Aufträge nachverfolgen. Die Wartungshistorie stellt ein Protokoll aller Änderungen im Verlauf einer Tätigkeit dar. Auch die Prüfung eines Auftrags und das Enddatum sind hier ersichtlich.
• Das Ressourcen- und Mitarbeitermanagement sichert den ständigen Überblick über die Verfügbarkeit Ihres Teams und Ihrer Geräte. Sie können Aufträge entsprechend zuweisen.
• Mithilfe der Funktion des Asset-Managements können Sie alle relevanten Asset-Informationen speichern. Dazu zählen beispielsweise der Hersteller, das Modell, die Seriennummer, Wert- und Lebensdauer, Standort und Position und weitere Dokumente der Anlage (Bilder, Anweisungen, Videos).
• Das Material- und Bestandsmanagement vereinfacht das Inventarisieren, Verteilen und Konsolidieren der für Wartung und Instandhaltung benötigten Ausrüstung und Verbrauchsmaterialien. Sie können anfällige Nachbestellungen automatisieren, Lieferanten verwalten und Lagerbestandskosten verfolgen.

Wie funktioniert ein CMMS?

Eine CMMS Software bietet also eine Bandbreite an Funktionen. Sie verbindet alle Aspekte der Instandhaltung und Wartung an einem Ort. Neben der Desktopanwendung zeichnet sich ein Maintenance Management System vor allem durch die Nutzung per Mobiltelefon aus. Außendienstteams können unterwegs auf alle Daten zugreifen und diese bearbeiten. Dadurch ersparen Sie und Ihr Team sich Fahrzeiten und entbehrliche Kommunikation.

Aber wie wird ein neuer Auftrag erstellt? Wir zeigen es Ihnen. Der Betrieb des CMMS kann in 4 Stufen unterteilt werden:

1. Der Arbeitsauftrag wird erstellt – entweder manuell bei reaktiven Aufträgen oder automatisch bei wiederkehrenden Wartungsmaßnahmen.
2. Der*die Instandhaltungsleiter*in weist den Arbeitsauftrag dem Außendienstpersonal oder einem*einer Dienstleister*in mit allen notwendigen Informationen zu.
3. Der Arbeitsauftrag wird ausgeführt. Die ausführende Person stellt alle notwendigen Informationen (z.B. Fotos, Zeitaufwand, Kosten, verwendetes Inventar etc.) in der CMMS-Software bereit.
4. Der*die Instandhaltungsleiter*in prüft den ausgefüllten Arbeitsauftrag und analysiert die verfügbaren Daten (z.B. Wartungskosten, Produktivität etc.), um Verbesserungspotentiale zu identifizieren.

Bei einem qualitativ hochwertigen CMMS sollte dieser Prozess einfach und intuitiv sein. Es geht darum den Arbeitsalltag von Außendienstteams zu erleichtern und jederzeit einen Überblick über alle relevanten Daten zu haben.

Was ist der Unterschied zwischen einem CMMS und einem CAFM?

Die Abkürzung CAFM steht für Computer Aided Facilities Management. Obwohl CMMS und CAFM oft gleichgesetzt werden, ist dies nicht der Fall. Ein CAFM fokussiert sich auf den physischen Arbeitsplatz und alles was sich darin befindet. Die Software übernimmt die Erstellung von Grundrissen und managt die Raumnutzung. Ziel ist es, den zur Verfügung stehenden Platz möglichst effizient zu nutzen – in Bezug auf Gerätschaften und personelle Ressourcen. Das CAFM macht Facility Manager*innen und externen Dienstleister*innen wichtige Informationen bezüglich ihrer Arbeitsbereiche und Aufgaben auf einen Blick zugänglich. Zu diesen Informationen zählen beispielsweise die Auslastung von Büroräumen, Reinigungszyklen und Instandhaltungs- und Wartungsvorgaben. In einem CAFM kann die gesamte Gebäudetechnik bis zu der letzten Schraube abgebildet werden.

Gleich wie beim CMMS werden auch beim CAFM alle Gebäudeinformationen in einer Datenbank gespeichert. Die Daten sind dann über die Bedienoberfläche abrufbar. Das CAFM speichert so viele Daten wie möglich in Bezug auf die Immobilie. Das CMMS speichert hauptsächlich die operativ relevanten Daten. Sie können sich ein Computer Aided Facilities Management Programm wie eine große statische Bibliothek vorstellen, in der alle Informationen über Räume und Anlagen abgelegt sind. Das CMMS hingegen ist eine Historie alle operativen Tätigkeiten zur Erhaltung eines Gebäudes und somit dynamisch.

Unser Blogpost hat Ihnen geholfen besser zu verstehen was eine CMMS Software ist und was sie kann? Das freut uns! Auf unserem Blog finden Sie weitere Artikel zu Themen rund um Instandhaltung und Wartung. Beispielsweise verraten wir Ihnen hier auf welche 7 Kennzahlen es im erfolgreichen Facility Management ankommt.

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