Wie die Digitalisierung des Facility Management die Branche verändert

Digitalisierung Facility Management

Die Digitalisierung hat sich auf fast alle Aspekte unseres Lebens ausgewirkt, und das Facility Management bildet da keine Ausnahme. In der Tat hat die Digitalisierung die Arbeitsweise von Facility Manager*innen stark verändert. Zahlreiche Tools und Software erleichtern ihnen und ihren Teams den Alltag. Doch welche genauen Auswirkungen hat diese Digitalisierung auf das Facility Management? Welche Herausforderungen stellen sich nun den Facility Manager:innen? Nachdem wir uns letzte Woche mit PropTech-Unternehmen beschäftigt haben, deren Kern die Digitalisierung der Immobilienwelt ist, geht es heute in die nächste Runde. In diesem Blogpost werfen wir einen Blick auf einige der wichtigsten Veränderungen, die die Digitalisierung im FM mit sich bringt.

Allgemeine Definition “Digitalisierung”

Digitalisierung ist ein sehr weit gefasster Begriff, der verschiedene Bedeutungen haben kann. Doch was genau versteht man im Allgemeinen darunter? Digitalisierung ist der Prozess, bei dem alle Lebensbereiche durch Digitaltechnologien verändert werden. Dies umfasst im weitesten Sinne die Bereiche Wirtschaft, Gesellschaft, Arbeit und Bildung. Die Digitalisierung ermöglicht es uns, mit der Welt in Verbindung zu treten und neue Wege zu gehen. So auch im Facility Management.  Besonders durch die Corona-Pandemie ist es notwendig geworden, in einer eher eingestaubten Branche ebenfalls auf digitale Lösungen zu setzten.

Notwendigkeit der Digitalisierung des Facility Managements

Wir haben es schon im Zusammenhang mit der Reinigungsbranche angesprochen: Der starke Wettbewerb zwingt Dienstleister*innen dazu, immer weniger Geld für ihre Leistungen zu verlangen. Ähnlich verhält es sich auch für die Facility Management Branche im Allgemeinen: Kund*innen wünschen sich niedrige Preise und besten Service. Dem gegenüber stehen hohen Kosten, die für die Ausbildung von qualifizierten Mitarbeiter*innen entstehen, und stetig wachsende Betriebskosten.

Neben dem allgegenwärtigen Kosten-Thema warten Hürden, die der tägliche operative Betrieb in sich birgt, auf Facility Manager*innen und ihre Teams: Einsatzpläne müssen erstellt, Anlagen und Equipment gemanagt werden. In diesem Zusammenhang ist das Erfassen von Daten und die Frage nach dem Wie, ein Punkt, an dem kein*e technische*r Manager*in vorbeikommt. Bereits seit längerer Zeit wird versucht, Aufgaben – insbesondere repetitiver Natur – zu automatisieren und so Personalkosten zu minimieren. Allerdings fehlt vielen Unternehmen der wichtigste Schritt, nämlich das Verbinden der anfallenden Informationen und die automatisierte Verarbeitung. Stattdessen wird mit veralteten bzw. teilweise analogen Techniken gearbeitet. Die anfallenden Daten betreffen Kund*innen, Rechnungen, Anlagen, Equipment, durchgeführte Arbeiten, anfallende Arbeiten und und und. Wenn diese nicht-automatisiert abgespeichert und bearbeitet werden, kann auch das Kundenerlebnis nur schwer verbessert werden – es fehlen meist die Ressourcen. Die müssen nämlich für die Administration aufgewendet werden.

Wenn die Abläufe in Facility Management Unternehmen allerdings automatisiert und digitalisiert werden, entstehen ganz neue Möglichkeiten: Es kann zum Beispiel in Echtzeit angezeigt werden, dass eine Klimaanlage gewartet werden muss. Die manuelle Kontrolle durch Mitarbeiter*innen entfällt und selbst die Durchführung der nötigen Tätigkeit kann oft digital abgewickelt werden. Anstatt teure Ressourcen für derartige Routinetätigkeiten einzusetzen, kann der Fokus auf einen besseren Kundenservice oder die Neukundenakquise gelegt werden.

Es ist wahr: Heutzutage entscheidet die Fähigkeit, Daten möglichst schnell und umfangreich zu sammeln und ohne Verzögerung zu verarbeiten, über den langfristigen Erfolg eines Facility Management Unternehmens. Dasselbe gilt natürlich für FM Abteilungen in größeren Unternehmen: Sie alle profitieren von der Digitalisierung durch

  • merkliche Kostensenkungen,
  • verringerte Ausfallzeiten,
  • verbesserte Wartungen und
  • höhere Mitarbeiterzufriedenheit.

Vorteile der Digitalisierung des Facility Managements

Eben haben wir schon ein paar Vorteile der Facility Management Digitalisierung angesprochen. Schauen wir uns diese aber noch genauer an.

1) Verstärkte Nutzung von Daten und Analysen:

Einer der größten Vorteile der Digitalisierung des FM sind die riesigen Datenmengen, die dadurch verfügbar werden. Diese Daten können genutzt werden, um die Entscheidungsfindung von Facility Manager*innen zu verbessern, Ressourcen effizienter einzusetzen und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln. Analyseprogramme können dabei helfen, diese Daten in nützliche Informationen umzuwandeln, die den Manager*innen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen. Es gibt aber durchaus auch Immobilien Software, die sich nur auf jene Daten konzentriert, die über Abweichungen informieren. Wowflow beispielsweise beschäftigt sich mit den Daten, die eine aktive Bearbeitung verlangen: beispielsweise der Wartung einer Anlage oder dem Eingang eines neuen Auftrags.

2) Stärkerer Einsatz von Technologie:

Digitale Technologien revolutionieren die Art und Weise, wie Einrichtungen verwaltet werden. Technologien wie Facility Management Software, intelligente Sensoren und Drohnen werden eingesetzt, um Gebäude effizienter und effektiver zu verwalten. Ein Beispiel dafür ist die Funktion wiederkehrende Wartungen unserer Software Wowflow:

Das Feature zahlt vor allem in den Bereich des präventiven Facility Managements ein. Durch das Festlegen regelmäßig auftretender Wartungsarbeiten können Kosten für akute Reparaturen möglichst niedrig gehalten werden. Zudem stellt die Funktion eine enorme Arbeitserleichterung für die Damen und Herren im Projektmanagement dar: Eine Wartung muss nicht im gewünschten Intervall händisch als Meldung in Wowflow eingetragen werden. Der Intervall kann direkt bei der jeweiligen Aufgabe festgelegt werden, wodurch sie von selbst immer wieder bei der zuständigen Person erscheint. Sie wissen auf diese Weise genau,  wannn welche Anlage gewartet wurde und wann sie wieder gewartet werden muss. Sie sehen außerdem sofort, ob es Störungen gibt, die zu häufig auftreten.

Facility Management Software für wiederkehrende Wartungen - Wowflow

3) Verbesserte Kommunikation:

Einer der wichtigsten Aspekte, der durch die Digitalisierung des Facility Management stark verändert wurde, ist die Kommunikation. In Zeiten von E-Mails, Chats und sozialen Medien ist es einfacher denn je, mit Kunden, Lieferanten und anderen Stakeholdern in Kontakt zu bleiben. Facility Manager*innen können nun auch von überall aus arbeiten und müssen sich nicht mehr an einem festen Ort befinden. Dies ermöglicht es ihnen, mehr Zeit außerhalb des Büros zu verbringen und so auch besser mit den Menschen in Kontakt zu bleiben, die ihre Dienste in Anspruch nehmen.

Wowflow beispielweise erleichtert die Kommunikation ungemein – sowohl innerhalb eines Teams als auch mit Kund*innen. E-Mails, Telefonate und WhatsApp-Nachrichten sind kaum mehr notwendig, da alle wichtigen Informationen über die App ausgetauscht werden können. Und auch wenn einmal ein Teammitglied ausfällt, weiß die Vetretung bis ins kleinste Detail was zu tun ist. Warum? Weil es möglich ist bei den einzelnen Meldungen alle wichtigen Informationen zu hinterlegen. Auf diese Weise bedarf es keiner persönlichen Einweisung oder langen Einschulung.

4) Automatisierung:

Neben der Datenanalyse, dem verstärkten Einsatz von Technologien und der verbesserten Kommunikation ist natürlich auch die Automatisierung ein gravierender Vorteil der Digitalisierung des Facility Managements. Wir haben diesen Punkt schon unter dem Absatz “Notwendigkeit” angesprochen, möchten ihn aber hier noch einmal aufgreifen. Denn durch die Automatisierung können Facility Manager*innen nicht nur Zeit, sondern auch Kosten spart. Unser Kunde Think Clean beispielsweise, spart sich wöchentliche ganze 20 Stunden Aufwand dank dem Einsatz unserer Facility Management Software! Zudem wird das Risiko von Fehlern minimiert.

5) Verstärkte Betonung der Nachhaltigkeit:

Angesichts des wachsenden Bewusstseins für die Notwendigkeit, unsere Umwelt zu schützen, steigt der Druck auf Organisationen, nachhaltige Praktiken einzuführen. Besonders die Immobilienbranche – und mit ihr das Facility Management – ist für einen Großteil des weltweiten CO2-Fußabdrucks verantwortlich und verschwendet eine beträchtliche Menge an Energie. Deshalb ist es umso verständlicher, dass viele Unternehmen daran arbeiten,  ethischer und nachhaltiger zu handeln. Ein Teil dieser ESG-Strategien können auch entsprechende Digitalisierungs-Maßnahmen sein. Denn digitale Technologien bieten viele Möglichkeiten, nachhaltiger zu agieren. Durch die digitale Ablage von Daten wird beispielsweise Papier in vielen Bereichen vollkommen überflüssig. Außerdem spart man sich viele unnötige Kilometer im Auto, da unnötige Kontroll- oder Abstimmungstermine durch Facility Management Software wegfallen.

Herausforderungen für Facility Manager*innen

Die Digitalisierung bringt aber nicht nur Vorteile mit sich. FM-Fachleute stehen im heutigen digitalen Zeitalter auch vor mehreren Herausforderungen. Eine davon ist die Notwendigkeit, neue Technologien zu übernehmen, um mit der sich ständig verändernden Landschaft Schritt halten zu können. Facility Management Software sorgen für mehr Effizienz und Transparenz im Gebäudemanagement, das stimmt. Sie können aber auch diejenigen überfordern, die technologisch nicht versiert sind. Um das zu verhindern macht es Sinn, eine besonders einfache, intuitive und mehrsprachige Lösung wie Wowflow einzusetzten. Jeder und jede soll die App nützen können und wollen – ganz ohne Probleme.

Darüber hinaus wird von FM-Fachleuten mit zunehmender Digitalisierung immer häufiger erwartet, dass sie Nachhaltigkeit in ihre Arbeit einbeziehen. Dies kann eine Herausforderung sein, da es oft eine Änderung der traditionellen Denk- und Arbeitsweisen erfordert.

Schließlich müssen sich FM-Teams auch mit dem ständig wachsenden Datenberg auseinandersetzen, der dank der Digitalisierung nun verfügbar ist. Diese Daten können überwältigend und schwer zu durchschauen sein. Allerdings können sie auch – wie oben bereits erwähnt – äußerst wertvoll sein, um Manager*innen zu helfen, bessere Entscheidungen zu treffen. Dabei dürfen wir trotzdem nicht vergessen, dass für viele Facility Management Software geschultes Fachpersonal notwendig ist. Und Fachpersonal kostet Geld. Andererseits gibt es auch Lösungen wie Wowflow, die das tägliche FM digitalisieren und sich speziell auf die intuitive Bedienbarkeit und die Nutzerfreundlichkeit spezialisiert haben.

Zukunftsaussichten

Die Digitalisierung der Facility-Management-Branche ist unaufhaltsam und hat bereits erhebliche Auswirkungen auf die Art und Weise, wie Einrichtungen verwaltet werden. In den kommenden Jahren wird sich diese Tendenz weiter fortsetzen und neue Technologien und Arbeitsabläufe etablieren. Um in diesem sich ständig verändernden Umfeld erfolgreich zu sein, muss das Facility Management den Bedürfnissen der Kunden gerecht werden. Dies bedeutet, dass Facility Manager*innen bereit sein müssen, sich an die ständig wechselnden Anforderungen anzupassen und neue Wege zu finden, um effizienter und nachhaltiger zu arbeiten. Digitalisierung ist hierbei ein wesentlicher Faktor. Durch den Einsatz von Technologien wie Facility Management Software können Organisationen Kosten sparen und gleichzeitig ihre Nachhaltigkeitsziele erreichen. In den kommenden Jahren wird es Facility Manager*innen zunehmend ermöglicht werden, neue Technologien zu nutzen, um die Arbeit effizienter und nachhaltiger zu gestalten. Sie werden in der Lage sein, Daten besser zu verstehen und zu analysieren und so bessere Entscheidungen für ihre Kund*innen zu treffen. Durch die Digitalisierung des Facility Managements wird es möglich sein, die Umweltbelastung weiter zu reduzieren und die Ressourcen effizienter zu nutzen. Damit sind die Aussichten für die Facility-Management-Branche aus unserer Sicht insgesamt sehr positiv.

Digitalisierung im Facility Management bietet viele Vorteile – zum Beispiel mehr Effizienz und Transparenz. Um von diesen Vorteilen zu profitieren, sollten Facility Manager*innen die Digitalisierung nutzen und sich an die ständig wechselnden Anforderungen anpassen. Testen Sie Wowflow kostenlos!