Ab sofort ist das Standalone-Feature „Equipment“ ein Teil unserer Instandhaltungssoftware
Ursprünglich nur als Keymangement-Funktion geplant, haben wir uns entschlossen das neue Feature für Equipment im weiteren Sinne zu konzipieren. Somit können beispielsweise auch Werkzeuge oder EDV-Geräte gemanagt werden. Die folgenden drei wichtigen Fragen können Sie mit der neuen Funktion jederzeit beantworten:
- Wo befindet sich mein Equipment gerade?
- Wer hat es?
- Wie lange bleibt es bei der Person?
In weiterer Folge können Sie dann:
- Ihr Equipment zurückfordern und
- Auswertungen und Reports generieren.
Sie werden nie wieder nach einem Schlüssel oder Werkzeug suchen müssen, weil all diese Informationen jederzeit für Sie abrufbar sind.
Gegliedert ist das Feature in Type und Gruppen. Die Type legt die Art des Equipments fest (z.B. Schlüssel, EDV-Gerät etc.). Hier ist der standardisierte Ablageort ersichtlich sowie der Arbeitsbereich, dem das Equipment zugeordnet ist und die Standard Rückgabefrist. Eine Gruppe bildet im Keymanagement einen Schlüsselbund, bei EDV-Geräten einen Arbeitsplatz und bei Werkzeugen eine funktionelle oder örtliche Gruppe . Außerdem bietet der Filter die Möglichkeit in beiden Bereichen auf einen Blick zu erkennen, welche Schlüssel gerade ausgegeben sind und welche im Schrank hängen.
QR-Codes für effizientes Keymanagement
Da die Wowflow-QR-Codes von unseren Kund*innen sehr geschätzt werden, haben wir dieses Feature auch im Keymanagement eingesetzt. In diesem Fall wurden die Codes in Schlüsselanhängerform (in verschiedenen Formaten) angelegt. Sie können ausgedruckt und an den jeweiligen Schlüssel gehängt werden.
Beim Scannen des Codes gibt es die Möglichkeiten den Schlüssel zu nehmen, auszugeben oder sich die Details zum Schlüssel anzusehen. Auf die gleiche Art und Weise kann der Schlüssel auch wieder zurückgegeben werden. Das Keymanagement nimmt so zwei (an Interne) bis höchstens 30 Sekunden (an Externe) in Anspruch anstatt der üblichen zehn bis 15 Minuten (lesen Sie dazu unseren Keymanagement Blogpost). Excel-Tabellen werden überflüssig. Keine Schlüsselausgabe kann unter den Tisch gekehrt werden.
Erleichterte Schlüsselausgabe an Externe
Auch die Vergabe der Schlüssel an externe Personen erleichtert sich extrem und geht 50 mal so schnell vonstatten. Nachdem die E-Mail-Adresse des Empfängers hinterlegt wurde, kann das Rückgabedatum festgelegt werden. Eine digitale Unterschrift sowie das Foto eines Ausweises können direkt verlangt werden. Zu jeder Schlüsselübergabe wird ein Protokoll generiert, dass per E-Mail automatisch versandt wird. Sollte der Schlüssel nicht rechtzeitig zurückgegeben werden, bekommt die jeweilige Person ein Erinnerungs-Mail. Dieses enthält einen Link, mit dem der*die Manger*in um Verlängerung gebeten werden kann. Kein Schlüssel kann mehr verloren gehen. Sie wissen immer bei wem er sich gerade befindet.
Das Feature steht unseren Kund*innen ab sofort zur Verfügung. Setzen Sie es entweder als Zusatzfunktion zu Ihrer regulären Wowflow-Lizenz ein oder nutzen Sie es als Standalone-Feature. Bei Fragen steht Ihnen unser Team jederzeit gerne zur Verfügung:
