Wie der ARS Bauträger Wowflow erfolgreich als Software für das Baumanagement einsetzt

Facility Management Software Wowflow - Erfahrung eines Kunden
Unternehmen:
Die ARS Bauträger GesmbH ist auf die Vermietung, die Planung und das Projektmanagement beim Bau von Gewerbeimmobilien spezialisiert. Das Unternehmen ist besonders in den Gebieten Wien und Niederösterreich tätig.

Industrie:
Bau

Web:
www.ars-real.at

ARS Bauträger x Wowflow | Immobilien, Baumanagement & Urlaubsplanung – alles in einer Software

Das Problem: Täglicher Ärger über unerledigte Aufgaben

“Wie viele andere Unternehmen in der Branche haben wir lange den Messenger-Dienst WhatsApp als Kommunikationstool verwendet. Das große Manko dabei: Aufgaben, die unangenehm sind bzw. nicht so gerne erledigt werden, gingen unter. Mit WhatsApp ist es auch nicht möglich anfallende Tätigkeiten zu kategorisieren oder zu priorisieren”, so Siegfried Singer, Geschäftsführer der ARS Bauträger GesmbH. Irgendwann hatte Singer dann genug. Es musste eine Lösung her. “Unser erster Gedanke war selbst eine passende Software für das Baumanagement zu programmieren. Ich war bereits mit Programmierer*innen im Gespräch.” Allerdings nimmt so ein Prozess viel Zeit und Geld in Anspruch. Die Nützlichkeit der fertigen App kann vorab nicht festgestellt werden – man weiß nicht worauf man sich einlässt.

“Ich habe mich täglich über unerledigte Aufgaben geärgert. So hätte es nicht weitergehen können – wir waren kurz davor selbst eine App zu entwickeln.”

Siegfried Singer
Geschäftsführer ARS Bauträger

Die Lösung: Software mit der Aufgaben leicht gemanagt werden können

Dann ist Singer auf Wowflow gestoßen. Nach ein paar Gesprächen mit seinem Bruder Stefan Singer und der IT-Abteilung war klar, dass die Software zum Einsatz kommt. Mittlerweile nutzt ARS Wowflow umfassend: für das Baumanagement, Baustellenbegehungen, die Urlaubsplanung der Mitarbeiter*innen und alltägliche Aufgaben.

“Wowflow hat unsere Erwartungen bezüglich der Funktionen übertroffen.”

Siegfried Singer
Geschäftsführer ARS Bauträger

“Mit Wowflow habe ich den Überblick, der mir vorher gefehlt hat. Bei ARS wurde zwar früher schon mit einem anderen Tool gearbeitet – das war aber eindeutig unterlegen. Es wurde im Endeffekt nie genutzt. Schlussendlich ist die Entscheidung zugunsten von Wowflow gefallen, weil die Handhabung unschlagbar einfach ist. Es ist super, dass wir nun alle Aufgaben mit Fotos hinterlegen und beschreiben können.” Die Nutzung der App geht soweit, dass die Mitarbeiter*innen von ARS ihre Urlaubsanträge auf Wowflow stellen. Dafür wurde eine Meldung unter der Bezeichnung Urlaubsanträge erstellt. Auf einen Blick ist ersichtlich, wer wann frei haben möchte und wem die freien Tage gestattet wurden.

Auch für das Baustellen-Management wird Wowflow genutzt. Dafür hat Singers Team einen Arbeitsbereich names Baustellen angelegt. Dieser wird in Sub-Arbeitsbereiche – die jeweils eine Baustelle repräsentieren – aufgeteilt. So fällt es besonders leicht die Übersicht zu behalten. Per Link werden einzelne Aufgaben an die entsprechenden Dienstleister*innen versendet – mit allen Informationen, die notwendig sind: Eine enorme Erleichterung des Arbeitsalltags für Singer und sein Team.

Das Ergebnis: Nachvollziehbarkeit und Dokumentation

“Ich schätze besonders, dass durch Wowflow alle Vorgänge auf der Baustelle nachvollziehbar geworden sind. In der App ist alles bestens dokumentiert – sowohl durch Fotos als auch durch PDF-Berichte, die automatisch erstellt werden. Durch wenige Klicks gelange ich zu allen benötigten Informationen – und kann diese immer und überall aufrufen.”

Insgesamt hält ARS derzeit 25.000 m² vermietbare Fläche, die auch vom Unternehmen verwaltet, serviciert und betreut wird. Einmalige oder wiederkehrende Aufgaben können mit Wowflow ganz einfach erfasst, delegiert und abgenommen werde. Dazu ein Beispiel: ARS ist der Bauträger von mehreren Einfamilienhäusern und Wohnsiedlungen. Vor der Übergabe an den*die Käufer*in findet die finale Baustellenabnahme mit allen von ARS beauftragten Unternehmen statt. Im Durchschnitt treten pro Begehung 40 bis 60 Mängel auf, die per Wowflow noch während der Besichtigung dokumentiert und weiterdelegiert werden können. Sprich: Die gesamte administrative Arbeit wird direkt während der Begehung erledigt.

Vor der Nutzung von Wowflow wurden die Fotos mit dem Handy aufgenommen, entsprechend gespeichert bzw. abgelegt und die Aufgaben wurden weitergeleitet. Wenn wir annehmen, dass für diesen Prozess pro Aufgabe drei bis fünf Minuten gebraucht wurden, kommen wir pro Begehung auf 2,5 bis 4 Stunden. Besteht eine Wohnsiedlung aus bis zu 30 Einheiten, sind das im Durchschnitt 100 Stunden reine administrative Arbeitszeit, um Mängel zu dokumentieren und zu delegieren.

Singer findet außerdem die Zeiterfassungs-Funktion sehr praktisch. Vor der Implementierung von Wowflow war es für ihn schwierig festzustellen, wofür seine Mitarbeiter*innen wie lange gebraucht haben. Mittlerweile lässt sich das gut einschätzen und er kann auch bevorstehende Aufträge mit Partner*innen besser planen.

“Unsere Arbeitsqualität hat sich durch Wowflow noch einmal verbessert. Mit Wowflow können wir unseren Standard kontinuierlich steigern und haben alle Tätigkeiten – beispielsweise für die Betriebskostenabrechnung – lückenlos dokumentiert.”

Siegfried Singer
Geschäftsführer ARS Bauträger

Damit bestätigt Singer, dass es für sein Unternehmen und sein Team durch Wowflow möglich geworden ist, die Arbeitsqualität weiter zu steigern. Durch die Priorisierung der Aufgaben ist auf einen Blick klar, was als nächstes erledigt werden muss. Keine wichtigen Tätigkeiten gehen mehr im Alltagsgeschäft unter. Das führt natürlich zu zufriedenen Kund*innen und präsentiert den ARS Bauträger als verlässlichen Partner.

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