Hammerl Immobilien: 40-fache Beschleunigung der administrativen Dokumentation durch Wowflow CMMS

“Vor Wowflow wussten wir nicht welcher Facility Management Mitarbeiter welche Aufgabe schon erledigt hat. Mit Wowflow ist das anders – alles ist genauestens dokumentiert und durch Zahlen belegt.”

Robert Hammerl jr.
Geschäftsführer Hammerl Immobilien

Unternehmen:
Seit mehr als 50 Jahren ist das Unternehmen in der Gebäudeverwaltung tätig. Der Schwerpunkt liegt auf Zinshäusern und Häusern im Wohnungseigentum. Die Vision: Hammerl Immobilien ist die Schnittstelle zwischen der Immobilie und den Menschen, die darin leben.

Industrie:
Immobilienmanagement

Web:
www.hammerl.at

Die Hammerl Immobilien x Wowflow Success Story

Das Problem

Eine in der Immobilienverwaltung allgemein bekannte Problematik: „Zettelwirtschaft“ statt klarer Dokumentation. Damit meist einhergehend ist ein kompliziertes Ablagesystem. Trotz zahlreicher Dokumente weiß niemand welche Aufgaben schon erledigt wurden. Rechnungen, Angebot etc. müssen manuell dem entsprechenden Projekt zugeordnet werden. Allerdings kommt es da schon mal zu Verwechslungen. Dieser Prozess nimmt Unmengen an Zeit in Anspruch und belastet Mitarbeiter. Robert Hammerl jr. kennt den Sachverhalt: Gestresste Mitarbeiter, zeitliche Ineffizienz und fehlendes Verbesserungspotential. Deshalb hat er sich für die Implementierung von Wowflow CMMS entschieden und im Endeffekt auch für die Investition in das Unternehmen. Er hat erkannt, dass er auch in Zukunft von der Anwendung der Software profitieren kann und wird.

Die Lösung

„Seit wir mit Wowflow arbeiten haben sich unsere Arbeitsabläufe stark automatisiert. Das CMMS verbindet unsere Immobilienverwaltung mit dem Facility Management-Team. Kommunikation und Dokumentation sind in einem Tool vereint. Wir können alle Unterlagen abspeichern – und zwar so, dass sie später auch wieder gefunden werden. Die Aufgaben sind übersichtlich und nachvollziehbar gegliedert. Durch das Ticketing-System werden sie innerhalb von Sekunden erstellt. Die Zeiteinsparung ist immens. Jedes Teammitglied weiß außerdem wo noch Arbeit geleistet werden muss und was bereits erledigt wurde.“

Das Ergebnis

Um das erreichte Ergebnis zu verbildlichen wollen wir eine kurze Rechnung anstellen: Hammerl Immobilien hat in einem Zeitraum von 18 Monaten um die 3500 Meldungen (Aufgaben) erstellt. Das sind 200 Meldungen pro Monat was einer Dauer von 200 Stunden entspricht. Denn: Im Durchschnitt muss für die ordnungsgemäße Abwicklung und Dokumentation einer Meldung ein administrativen Aufwand von einer Stunde eingeplant werden. Mit Wowflow dauert dies aber nur rund fünf Minuten. Zusätzliche Zeitersparnisse durch weniger Chaos und optimierte Kommunikation führen zu einer Einsparung von einer Stunde pro Tag pro Teammitglied was durchschnittlich 5 Stunden pro Woche entspricht.

Ein interessantes Beispiel ist auch die Schlüsselverwaltung bei Hammerl Immobilien. “Die Schlüsselausgabe nimmt ohne Wowflow um die 20 Minuten in Anspruch. Mit Wowflow: 30 Sekunden. Unser Portfolio umfasst ungefähr 170 Liegenschaften mit denen ca. 4000 Schlüssel einhergehen. Die Verwaltung dieser Zahl ist eigentlich ein Vollzeitjob – Unsere Front Desk Mitarbeiter sind dadurch extrem belastet. Wowflow ermöglicht es uns die Kollegen zu ENTlasten. Sie sind entspannter und können unsere Kunden dadurch noch besser betreuen. Die Servicequalität steigt.”

Hammerl Immobilien: Die Lieblings-Funktionen

1. Upload von Fotos und Dokumenten – „Es ist unglaublich arbeitserleichternd Aufgaben mit Bildern und PDFs anreichern zu können. Nicht umsonst heißt es: Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte. Hat ein Facility Manager zu Beginn beispielsweise noch keine genaue Vorstellung von einer Immobilie, helfen Fotos einen Überblick zu verschaffen. Oftmals ersparen sich unsere Mitarbeiter dadurch Zeit. Lästige Telefonate erübrigen sich.“
2. Nachvollziehbarer Zeitaufwand – „Leider wussten wir früher nicht immer wie viel Zeit für bestimmte Aufgaben benötigt wurde. Da fällt erstens die Planung eines Projekts schwer und zweitens konnten wir die Effizienz unseres Facility Management Teams nur schlecht einschätzen. Mit Wowflow sind wir genau im Bilde. Wir wissen wo Verbesserungspotential besteht und wo wir bereits Höchstleistungen erbringen. Fakt ist: Wowflow ermöglicht eine 40-fache Beschleunigung der Arbeitsabläufe im Bereich Schlüsselverwaltung.“
3. Dokumentation der Aufgaben – „Aufgaben werden in Wowflow von Anfang bis Ende dokumentiert. Dadurch weiß ich woran meine Kollegen gerade arbeiten. Und ganz wichtig: Ich weiß WER woran arbeitet. Ich kann Sub-Aufgaben hinzufügen, wenn nötig und weiß, wann sie erledigt wurden. Ich erspare mir auf diese Weise so manch ein Missverständnis, unnötigen Ärger und auch hier wieder: Zeit. Bezogen auf das Beispiel aus der Schlüsselverwaltung bedeutet das konkret: QR-Code des Schlüssels scannen, Übergabe vermerken, Rückgabetermin festlegen und Unterschrift einholen. Das alles passiert in einem Programm und dokumentiert den gesamten Prozess.“

Sie wollen sich genauso viel Zeit einsparen wie Hammerl Immobilien? Und außerdem: Das Problem mit der berühmten „Zettelwirtschaft“ kennen Sie auch? Wir verstehen Sie. Deshalb haben wir das Facility Management-Tool Wowflow CMMS entwickelt. Unser Kundenservice-Team zeigt Ihnen live wie die Desktop- und Mobil-Anwendung funktioniert. Offene Fragen werden geklärt.