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Beilage ./1
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für uns höchste
Priorität. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen
Bestimmungen. Nachfolgend informieren wir so transparent wie möglich über die wichtigsten Aspekte
der Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung der Web- und App-Software-Lösung Wowflow (im Folgenden
„Wowflow“ genannt). Diese Datenschutzerklärung gilt nur für die darin beschriebenen
Datenverarbeitungsvorgänge. Daneben können weitergehende Verarbeitungen personenbezogener Daten
erfolgen, über die wir Sie gesondert informieren.
Zwecks leichterer Lesbarkeit werden alle Begriffe in männlicher Form verwendet;
gemeint sind selbstverständlich alle Geschlechter gleichermaßen.
Mit dem Download der App und/oder der Nutzung der Webversion auf app.wowflow.com
erklären Sie sich mit dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich einverstanden.
Für die Datenverarbeitung
Verantwortlicher:
Wowflow GmbH
FN 499060 m
Margaretenstraße 70, 1050 Wien p/A The Base, Top 9
E-Mail-Adresse: hello@wowflow.com
Telefonnummer: +43 660 545 25 26
Datenschutzbeauftragter
Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht bestellt.
Stand | Aktualisierungen dieser Datenschutzerklärung
Wowflow GmbH behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung nach
Bedarf an veränderte Funktionalitäten oder geänderte rechtliche Rahmenbedingungen anzupassen.
Auf allfällige Änderungen werden wir Sie im Rahmen der Nutzung der App hinweisen. Sofern Ihre
Einwilligung erforderlich ist, erfolgen Aktualisierungen nur auf dieser Basis.
Begriffsbestimmungen
Hinsichtlich der in dieser Datenschutzerklärungen verwendeten Begrifflichkeiten
verweisen wir auf Art 4 DSGVO. Die hierin genutzten Begriffe werden im Sinn der genannten Bestimmung
verstanden und verwendet.
Datenerhebung und -verarbeitung
Erstellung eines Benutzerkontos
Wenn Sie als unser Lizenznehmer bzw. als Mitarbeiter unseres Lizenznehmers ein
Benutzerkonto (Admin-Account) für Wowflow erstellen, erheben wir die folgenden personenbezogenen Daten,
um Ihnen nach Maßgabe unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen die App zur Verfügung zu
stellen und diese zu betreiben:
Ferner erheben wir die genannten Profildaten, wenn Sie als User einen einem
Admin-Account zugeordneten User registrieren oder vom Inhaber des Admin-Accounts mit Ihrer Einwilligung als
User registriert werden.
Im erstgenannten Fall stammen die Daten direkt von Ihnen, im letztgenannten Fall
werden uns diese vom Inhaber des Admin-Accounts (das kann Ihr Dienstgeber oder Ihr Vertragspartner sein) zur
Verfügung gestellt.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist die Erfüllung eines Vertrages
(Art 6 Abs 1 lit b DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) an der
Zurverfügungstellung von Wowflow nach Maßgabe unserer Allgemeinen
Geschäftsbedingungen.
Funktion „kostenlos testen“
Unter https://wowflow.com/de/starten/ ; https://app.wowflow.com/signup/?l=de kann ein kostenloser uneingeschränkter Testzugang zu Wowflow für eine bestimmte
Testperiode erstellt werden. Bei der Registrierung werden die in Punkt 5.1. genannten Daten erhoben und
verarbeitet. Bei der Nutzung der App werden je nach Nutzungsumfang die in den Punkten 5.3. bis 5.12.
genannten Daten verarbeitet. Sofern der kostenlose Testzugang nicht in ein kostenpflichtiges Benutzerkonto
überführt wird, werden abweichend von Punkt 8. sämtliche Daten nach Ablauf der Testperiode
gelöscht.
Nutzung der App Wowflow
Wenn Sie unsere App nutzen, speichern unsere Webserver jeden Zugriff in einer
Protokolldatei. Folgende Daten werden erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert (im
Folgenden gemeinsam „Nutzungsdaten“ genannt):
Sämtliche Nutzungsdaten stammen direkt von Ihnen bzw. Ihrem Endgerät.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist die Erfüllung eines Vertrages (Art 6 Abs 1 lit b
DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) an der Zurverfügungstellung von
Wowflow nach Maßgabe unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Fehlermeldung in der App
Ausschließlich im Fall einer Fehlermeldung werden von der App folgende
zusätzliche Daten des Endgerätes des betreffenden Nutzers verarbeitet (im Folgenden gemeinsam
„Fehlerdaten“ genannt):
Sämtliche Fehlerdaten stammen direkt von Ihnen bzw. Ihrem Endgerät.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist die Erfüllung eines Vertrages (Art 6 Abs 1 lit b
DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) an der Zurverfügungstellung einer
funktionsfähigen App.
Funktion Equipment-Verwaltung
Im Rahmen der Equipment-Verwaltung werden folgende Daten verarbeitet:
Sämtliche Daten stammen direkt von Ihnen bzw. Ihrem Endgerät.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist die Erfüllung eines Vertrages (Art 6 Abs 1 lit b
DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) an der Zurverfügungstellung der
Funktion Equipment-Verwaltung.
Funktion Equipment-Ausgabe an externe User
Wowflow bietet seinen Lizenznehmern/Nutzern die Möglichkeit, Equipment durch
Eingabe einer E-Mail-Adresse für externe User zu reservieren oder an diese auszugeben. In diesem Fall
wird der externe User über die vom Lizenznehmer eingegebene E-Mail benachrichtigt. Wird Equipment
für/an Sie als externer User reserviert/ausgegeben, wird Ihre E-Mail-Adresse zunächst für den
Versand der Benachrichtigung verarbeitet. Sie haben die Möglichkeit, sich über einen am Ende der
Benachrichtigung enthaltenen Button „unsubscribe“ von der jeweiligen Equipment-Ausgabe
abzumelden. In diesem Fall erfolgt keine weitere Datenverarbeitung durch Wowflow.
Im Zuge der physischen Übergabe des Equipments mittels Wowflow-App durch einen
Wowflow-Lizenznehmer werden gegebenenfalls folgende Daten verarbeitet:
Wird Ihnen als externer User Equipment ausgegeben, können Sie über einen
Link in der von Wowflow gesendeten E-Mail eine Verlängerung der Rückgabefrist des Equipments
anfordern. In diesem Fall werden mit Ihrer E-Mail-Adresse abweichend von Punkt 5.3. lediglich die folgenden
Daten verarbeitet:
Im Übrigen verweisen wir auf Punkt 10. dieser Datenschutzerklärung.
Sämtliche Daten stammen direkt von Ihnen bzw. Ihrem Endgerät.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist die Erfüllung eines Vertrages (Art 6 Abs 1 lit b
DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) an der Zurverfügungstellung der
Funktion „Equipment-Ausgabe an externe User“.
Funktion Asset-Verwaltung
Im Rahmen der Asset-Verwaltung werden folgende Daten verarbeitet:
Sämtliche Daten stammen direkt von Ihnen bzw. Ihrem Endgerät.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist die Erfüllung eines Vertrages (Art 6 Abs 1 lit b
DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) an der Zurverfügungstellung der
Funktion Asset-Verwaltung.
Funktion QR Scan Log
Die Funktion QR Scan Log ermöglicht die Standortverifikation.
Beim Scannen eines QR-Codes werden für den „QR Scan Log“
zusätzlich folgende Daten verarbeitet:
Sämtliche Daten stammen direkt von Ihnen bzw. Ihrem Endgerät.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist die Erfüllung eines Vertrages (Art 6 Abs 1 lit b
DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) an der Zurverfügungstellung der
Funktion QR Scan Log.
Funktion GPS erforderlich für die
Arbeit
Für die Funktion “GPS erforderlich für die Arbeit” muss das GPS
des Mobiltelefons aktiviert sein und der Standort des Mobiltelefons mit dem beim Arbeitsbereich hinterlegten
Standort übereinstimmen, um Arbeiten starten zu können. Dabei werden folgende Daten verarbeitet,
sofern die Funktion in der App aktiviert ist:
Sämtliche Daten stammen direkt von Ihnen bzw. Ihrem Endgerät.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist die Erfüllung eines Vertrages (Art 6 Abs 1 lit b
DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) an der Zurverfügungstellung der
Funktion „GPS erforderlich für die Arbeit“.
Funktion QR Zeitprotokoll
Mit der Funktion „QR Time Log“ können An- und Abmeldedaten an einen
bestimmten Standort sowie die Anwesenheitszeit vor Ort verarbeitet werden. Diese Daten werden nur
verarbeitet, wenn die entsprechende Funktion in den Einstellungen der App aktiviert ist.
Beim Scannen eines QR-Codes mit der Funktion „QR Time Log“ werden
zusätzlich folgende Daten verarbeitet, sofern die Funktion in der App aktiviert ist:
Die Entscheidung, welche Arten von personenbezogenen Daten im Rahmen der Funktionen
QR Time Scan“ und „GPS erforderlich für die Arbeit“ verwendet werden, obliegt dem
Lizenznehmer. Dementsprechend ist auch der Lizenznehmer für die Wahrung der Betroffenenrechte
verantwortlich. Sollten Dritte, insbesondere Mitarbeiter des Lizenznehmers aufgrund der Datenverarbeitung
Ansprüche gegen Wowflow geltend machen, wird der Lizenznehmer Wowflow in diesem Zusammenhang
vollständig schad- und klaglos halten.
Sämtliche Daten stammen direkt von Ihnen bzw. Ihrem Endgerät.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist die Erfüllung eines Vertrages (Art 6 Abs 1 lit b
DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) an der Zurverfügungstellung der
Funktion „QR Zeitprotokoll“.
Meldung über QR Scan erstellen
Diese Funktion ermöglicht das Erstellen einer Meldung durch Scan eines QR Codes
ohne aktives Benutzerkonto. Ein QR-Code ist dabei immer entweder mit einem Arbeitsbereich, einer Anlage oder
einem Equipment verbunden.
Beim Scannen eines QR-Codes mit der Funktion „Meldung erstellen“ werden
abweichend von Punkt 5.3. lediglich die folgenden Daten verarbeitet:
Sämtliche Daten stammen direkt von Ihnen bzw. Ihrem Endgerät.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist die Erfüllung eines Vertrages (Art 6 Abs 1 lit b
DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) an der Zurverfügungstellung der
Funktion „Meldung über QR Code erstellen/bearbeiten“. Bei Angabe Ihrer E-Mail-Adresse,
Telefonnummer und/oder Ihres Namens beruht die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung auf Ihrer
Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO).
Upload von Daten
Wowflow ermöglicht den Upload/die Speicherung von Dokumenten und Mediendateien
(etwa .pdf, .jpg oä), die personenbezogenen Daten beinhalten können, auf deren Inhalt wir aber
keinen Einfluss haben. Der Uploader bzw. der Inhaber eines Admin-Accounts, dem ein bestimmter Uploader
zugeordnet ist, entscheidet dabei selbst über den Inhalt der Daten, die Gewährung von Zugriffen
auf diese Daten und die Ermöglichung von Verarbeitungen dieser Daten durch andere User.
Diesbezüglich verweisen wir auf Punkt 9. dieser Datenschutzerklärung.
Von der App benötigte Berechtigungen und deren
Verwendung
Die App benötigt folgende Berechtigungen:
Externe Auftragnehmer/externe Beobachter
Wowflow bietet seinen Lizenznehmern/Nutzern die Möglichkeit externe User als
Auftragnehmer oder Beobachter durch Eingabe der E-Mail-Adresse des Users zu Meldungen hinzuzufügen und
entsprechende Rollen zu definieren. In diesem Fall wird der externe User über die vom Lizenznehmer
eingegebene E-Mail-Adresse benachrichtigt. Sollten Sie als externer Auftragnehmer/Beobachter zu Meldungen
hinzugefügt worden sein, wird Ihre E-Mail-Adresse zunächst für den Versand der
Benachrichtigung verarbeitet. Sie haben die Möglichkeit, sich über einen am Ende der
Benachrichtigung enthaltenen Button „unsubscribe“ von der jeweiligen Meldung abzumelden. In
diesem Fall erfolgt keine weitere Datenverarbeitung durch Wowflow.
Werden Sie als externer Auftragnehmer/Beobachter zu Meldungen hinzugefügt,
können Sie direkt auf die betreffende Benachrichtigung antworten oder die öffentliche Ansicht der
Meldung in Wowflow öffnen und die Meldung kommentieren. In beiden Fällen wird Ihre Antwort/Ihr
Kommentar gemeinsam mit Ihrer E-Mail-Adresse in Wowflow gespeichert. Abweichend von Punkt 5.3. werden in
diesen Fällen lediglich die folgenden Daten verarbeitet:
Im Übrigen verweisen wir auf Punkt 10. dieser Datenschutzerklärung.
Sämtliche Daten stammen direkt von Ihnen bzw. Ihrem Endgerät.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist die Erfüllung eines Vertrages (Art 6 Abs 1 lit b
DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) an der Zurverfügungstellung der
Funktion „externer Auftragnehmer/externer Beobachter“.
Speicherdauer
Sämtliche Daten werden für einen Zeitraum von drei Jahren nach Beendigung
des Vertrages gespeichert und anschließend gelöscht. Sofern Sie als User einem Admin-Account
zugeordnet sind, werden die Daten erst drei Jahre nach Beendigung des Vertrages mit dem Lizenznehmer
gelöscht. Das ist erforderlich, weil Wowflow auch der Dokumentation dient und dieser Zweck erst mit
Beendigung unseres Vertrages mit dem Lizenznehmer wegfällt.
Unsere Auftragsverarbeiter
Die im Rahmen der Nutzung der App erhobenen personenbezogenen Daten werden im Auftrag
von Wowflow GmbH von den folgenden Auftragsverarbeitern zu den jeweils genannten Zwecken verarbeitet:
Die genannten Auftragsverarbeiter sind befugt, Subauftragnehmer zur Erbringung der
Leistung einzusetzen.
Wowflow GmbH bleibt in jedem Fall für den Schutz Ihrer Daten verantwortlich. Die
Auftragsverarbeiter arbeiten ausschließlich gemäß unseren Weisungen, was durch strenge
vertragliche Regelungen, durch technische und organisatorische Maßnahmen und durch ergänzende
Kontrollen sichergestellt ist.
Wowflow als Auftragsverarbeiter
Wowflow ist eine kollaborative Software-Lösung. Dementsprechend haben andere
User Zugriff auf Ihre in der App gespeicherten personenbezogenen Daten, da Wowflow andernfalls seine
Funktionen nicht erfüllen kann.
Wowflow GmbH fungiert hinsichtlich der oben genannten Daten einerseits als
Verantwortlicher und andererseits als Auftragsverarbeiter des betreffenden Lizenznehmers. Sofern Sie selbst
Lizenznehmer von Wowflow sind, verarbeiten wir die in Punkt 5. genannten Daten nach Maßgabe der
Bestimmungen des zwischen uns und Ihnen abgeschlossenen Lizenzvertrages und des Auftragsverarbeitervertrages
in Ihrem Auftrag, sodass Sie für die Datenverarbeitung Verantwortlicher iSd DSGVO sind. Als
Verantwortlicher können Sie selbst darüber entscheiden, welche anderen User Zugriff auf Ihre in
Wowflow verarbeiteten personenbezogenen Daten haben.
Sofern Sie als User vom Inhaber eines Admin-Accounts mit Ihrer Einwilligung als User
registriert worden sind (etwa, wenn Sie Dienstnehmer des Lizenznehmers sind und Wowflow beruflich verwenden
oder vom Lizenznehmer als User eines kollaborierenden Geschäftspartners hinzugefügt werden),
fungiert Wowflow GmbH als Auftragsverarbeiter des betreffenden Lizenznehmers und verarbeitet die in Punkt
5. genannten Daten
nach Maßgabe des zwischen uns und dem betreffenden Lizenznehmer abgeschlossenen Lizenzvertrages und
des Auftragsverarbeitervertrages im Auftrag des Lizenznehmers. In diesem Fall ist der Lizenznehmer für
die Datenverarbeitung Verantwortlicher iSd DSGVO. In diesen Fällen kann der betreffende
Lizenznehmer/Verantwortliche selbst entsprechende Zugriffe auf die Daten gewähren, Rollen definieren
und Datenverarbeitungen ermöglichen/durchführen. Wowflow GmbH hat in diesem Fall keinen Einfluss
darauf, welche Zugriffe gewährt, Rollen definiert oder Datenverarbeitungen
ermöglicht/durchgeführt werden. Ausschließlich der Inhaber des betreffenden Admin-Accounts
kann darüber entscheiden, welche anderen User Zugriff auf Ihre in Wowflow verarbeiteten
personenbezogenen Daten haben. In diesen Fällen wenden Sie sich für nähere Informationen
direkt an den Inhaber jenes Admin-Accounts, der Sie als User registriert hat.
Datensicherheit
Wowflow GmbH und ihre Auftragsverarbeiter ergreifen geeignete technische und
organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor versehentlichem Verlust,
Zerstörung, Missbrauch, Beschädigung sowie unbefugten und unrechtmäßigen Zugriff zu
schützen.
Betroffenenrechte
Sofern personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet werden, stehen Ihnen folgende
Rechte gegenüber den für die Datenverarbeitung Verantwortlichen zu:
Auskunftsrecht
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von Wowflow GmbH verarbeiteten
personenbezogenen Daten.
Recht auf Berichtigung
Sie haben weiter das Recht, die Berichtigung sie betreffender unrichtiger
personenbezogener Daten sowie die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu
verlangen.
Recht auf Löschung
Sie sind berechtigt, die Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten
zu verlangen. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten löschen, wenn
Von der Löschung ausgenommen sind Daten, die Wowflow GmbH zur Geltendmachung,
Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt sowie Daten, die Wowflow GmbH
aufgrund zwingender Bestimmungen aufbewahren muss.
Widerrufsrecht
Sie können eine etwaig erteilte Einwilligung in die Erhebung und Speicherung
Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit ganz oder teilweise mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Im
Falle Ihres Widerrufs können gegebenenfalls bestimmte Dienste nicht mehr oder nur noch
eingeschränkt erbracht werden.
Weitere Betroffenenrechte
Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten
sowie ein Recht auf Erhalt der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten,
gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen.
Geltendmachung der Rechte
Erklärungen bzw. Anfragen nach diesem Punkt der Datenschutzerklärung sind
schriftlich an den in Punkt 1. genannten Verantwortlichen zu richten. Zum Schutz Ihrer Sicherheit und Privatsphäre
behalten wir uns vor, Ihre Identität zu prüfen, bevor wir Ihre Anfrage inhaltlich beantworten oder
eine der obenstehenden Maßnahmen vornehmen.
Beschwerderecht
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das
Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche in einer anderen Weise
verletzt worden sind, haben sie das Recht, sich mit einer Beschwerde an die Datenschutzbehörde zu
wenden.
Beschwerden sind zu richten an:
Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42
1030 Wien
Telefon: +43 1 52 152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Stand: April 2025