Sie überlegen sich eine Software für die Gebäudereinigung in Ihrer Reinigungsfirma einzusetzen? Und jetzt sind Sie online auf der Suche und finden zwar alle möglichen Optionen, wissen aber gar nicht, worauf es eigentlich ankommt? Dann haben Sie den richtigen Blogpost gefunden. Denn wir schauen uns in diesem Artikel an, welche Funktionen eine Gebäudereinigungs-Software haben und wie sie gestaltet sein sollte. Und wenn Sie am Ende doch noch Fragen haben, können Sie sich jederzeit bei unserem Team aus Spezialist*innen melden.
Anforderungen, die Sie an jede online Gebäudereinigungs-Software stellen sollten
Abgesehen von den Funktionen, gibt es ein paar Punkte, die jede Software für Reinigungsfirmen erfüllen sollte. Schauen wir sie uns genauer an.
1. Automatisierung & Digitalisierung von Offline-Prozessen im Reinigungsalltag
Klingt logisch, ist es auch. Trotzdem wollen wir diesen Punkt in unsere Liste aufnehmen – gerade, weil es der allerwichtigste Aspekt einer Gebäudereinigungs-Software ist. Sie kennen das Problem: Zettelwirtschaft, WhatsApp-Fotos, die manuell abgelegt werden müssen, Kunden-Berichte, die mühsam zusammengestellt werden müssen und und und. Viele dieser Vorgänge gehen zwar digital vonstatten (allerdings nicht der Protokoll-Stapel auf dem Schreibtisch!), sie sind aber keineswegs automatisiert. Aber genau das wollen wir ja erreichen. Warum? Weil durch die Automatisierung viel weniger Arbeit anfällt. Jede Datenspeicherung, die mit Hilfe einer Software ganz automatisch passiert, spart Zeit – und damit auch Geld.
Gerade weil im Bereich der Reinigung so viele regelmäßig wiederkehrende Aufgaben anfallen (z.B. tägliche Büroreinigung, wöchentliche Stiegenhausreinigung oder 2x jährliche Fensterreinigungen, etc) macht es Sinn, die Administration dieser zu automatisieren. Und in weiterer Folge natürlich auch alle zum*zur Kund*in beziehungsweise zum Auftrag gehörenden Unterlagen digital und an einer Stelle zu verwalten.
2. Anpassungsfähigkeit der Gebäudereiniger Software
Jede Reinigungsfirma hat andere Schwerpunkte und andere Arbeitsweisen. Bei der Wahl der passenden Software spielt es deshalb eine entscheidende Rolle, dass sie sich an Ihr Unternehmen und dessen Struktur anpassen kann. Sie betreuen vorwiegend Kund*innen im Bereich Gesundheit? Oder haben Sie sich auf die professionelle Fensterreinigung spezialisiert? Oder haben sie vielleicht sogar zwei oder drei Schwerpunkte gesetzt? Durchaus legitim.
Bei der Wahl der passenden Software macht es in jedem Fall – und besonders in letzterem – Sinn, sich für eine Lösung zu entscheiden, die auf die Reinigungsbranche im Allgemeinen, aber nicht auf eine spezielle Tätigkeit spezialisiert ist. Das ist besonders deshalb schon wichtig, weil es durchaus sein kann, dass sich Ihr Geschäftsmodell über die Jahre hinweg weiterentwickelt. Sollten Sie dann jahrelang mit einer Gebäudereinigungs-Software gearbeitet haben, die jetzt plötzlich nicht mehr für Ihre Bedürfnisse funktioniert, ist das nicht nur ärgerlich, sondern auch kostspielig. Konzentrieren Sie sich also bei Ihrer Wahl auf ein paar entscheidende Funktionen, die Sie auf jeden Fall immer brauchen werden. Dazu später mehr in diesem Blogpost.
3. Nutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienbarkeit der Gebäudereinigungs-Software
Die Intuitivität Ihrer neuen Software ist nicht zu unterschätzen. Ein Tool, das für jeden und jede – vom Manager bis hin zur Putzkraft – einfach verständlich und deshalb auch sofort anwendbar ist, ist Gold wert. Erstens wird eine intuitive Software dafür sorgen, dass Sie und Ihr Team sofort losstarten können. Sie müssen nicht mehrere Tage, oder vielleicht sogar Wochen, mit der Einschulung und dem allgemeinen Onboarding-Prozess verplempern. Und Sie wissen ja: Zeit ist Geld! Zweitens wird durch die einfache Bedienbarkeit auch die Akzeptanz für die neue Software innerhalb Ihres Teams steigen. Unser Kunde EBE hat das bewiesen: Nach einer nur zwei stündigen Einschulung und 1,5 Monaten aktiver Testphase, haben 95% der Belegschaft von EBE die Software akzeptiert und wenden sie jetzt täglich an.
Wir vergleichen unsere eigene Facility Services Software Wowflow gerne mit WhatsApp – nicht weil wir ein Messenger-Service sind, sondern weil jede*r weiß, wie man WhatsApp bedient. Und bei Wowflow ist es genauso. Keine lange Einschulung, sondern sich einfach nur ein bisschen damit auseinandersetzten und schon nutzen Ihre Mitarbeiter*innen das neue Tool im Alltag. Dabei sind die Daten aber nicht im WhatApps Account Ihrer Mitarbeiter*innen, sondern nachhaltig in der Cloud Ihres Unternehmens abgelegt – auch beim Ausscheiden eine*r Mitarbeiter*in gehören die Daten nämlich Ihnen.
4. Erweiterbarkeit der Software
Es ist wichtig, dass eine Gebäudereinigungs-Software nicht nur fortlaufend um neue Funktionen erweitert wird, sondern vor allem auch um die Systeme erweitert werden kann, die Sie schon nutzen. “Schnittstellen” ist das Zauberwort. Klar ist, dass eine einzige Software nicht alles kann, denn die Eierlegende-Wollmilch-Sau gibt es „leider“ nicht. Allerdings muss es die Möglichkeit geben, die anderen Tools und Apps, die Sie alltäglich nutzen, in die Reinigungs-Software zu integrieren. Beziehungsweise sollten sie zumindest kompatibel sein. Klären Sie das vorab schon mit Ihrem favorisierten Anbieter ab. In manchen Fällen wird es eventuell möglich sein, solche Schnittstellen in Zukunft noch zu integrieren. So können sie sicherstellen, dass sie zukünftig das Beste aus allen Welten zur Verfügung haben.
5. Guter Software-Support
Wenn einmal etwas nicht so funktioniert, wie es das soll, ist der Support bzw. die Hilfe-Seite einer Gebäudereinigungs-Software extrem wichtig. Informieren Sie sich vorab, ob es so etwas bei Ihrem Wunsch-Tool gibt und wie lange Sie durchschnittlich auf eine Antwort warten müssen. Es muss ja nicht unbedingt sein, dass gleich die Software oder eine Funktion ausfällt. Eventuell haben Sie einfach eine konkrete Frage oder einen Verbesserungsvorschlag. Viele FM Software bieten zudem eine FAQ- oder Support-Seite auf ihrer Website an. Dort finden Sie Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen und vielleicht löst sich Ihr Problem dann sofort in Luft auf. Die Support-Seite von Wowflow finden Sie beispielsweise hier.
Diese Funktionen MUSS Ihre Gebäudereinigungs-Software haben
Meldungen und Wartungen (Ticketing-System)
Aus unserer Sicht muss jede gute Software für Reinigungsfirmen über die Möglichkeit verfügen, Meldungen zu erstellen. Diese Funktion muss nicht unbedingt Meldungen heißen, sie könnte auch als “Aufgaben” oder “Tickets” bezeichnet werden. Was dem Ganzen aber zugrunde liegt, ist das sogenannte Ticketing-System (oder auch Issue Tracking System genannt). Es handelt sich dabei um eine Art von Software, die dabei hilft Empfang, Bestätigung, Klassifizierung und Bearbeitung von Kundenanfragen zu handhaben. Mit der Erstellung einer neuen Meldung/Kundenanfrage erstellen Sie ein Ticket, das in weiterer Folge mit allen wichtigen Informationen zum Auftrag angereichert und dann bearbeitet wird.
Meldungen sind einzelne Kundenaufträge, die nur einmalig anfallen. Wartungen hingegen wiederholen sich regelmäßig – etwa der Grünschnitt jeden Frühling oder die WC-Reinigung jeden Morgen. Damit nicht jeden Tag eine neue Meldung erstellt werden muss, sollte eine gute Gebäudereinigungs-Software die Option anbieten, Wartungsaufgaben zu erstellen. Wichtig ist dabei, dass der Intervall der Wartung festgelegt werden kann, wie auch die Möglichkeit diesen anzupassen, wenn notwendig.
Datenkoordination und -ablage
Außerdem extrem wichtig: Die Möglichkeit, die Daten, die täglich in Ihrem Reinigungsunternehmen entstehen, koordinieren und sinnvoll ablegen zu können. Aus Gesprächen mit zahlreichen Kund*innen wissen wir: Gerade in der Reinigungsbranche wird gerne mit WhatsApp als Kommunikations- und Foto-Übermittlungs-Tool gearbeitet. Das Problem dabei? Die Daten – seien es Fotos oder andere Dokumente – müssen von den Backoffice Mitarbeiter*innen händisch sortiert, einem Objekt mühsam zugeordnet und dann richtig abgelegt werden. Anschließend bleiben sie dann teilweise einfach dort auf einem Server liegen oder sie müssen umständlich zusammengesucht und in Protokolle eingefügt werden.
Eine Gebäudereinigungs-Software sollte genau diese Problematik aus dem Weg schaffen. Bestenfalls lassen sich Fotos, PDFs und Word Dokumente (z.B. Bedienungsanleitungen für eine Maschine) direkt bei der jeweiligen Aufgabe (bzw. Meldung bzw. Ticket) hochladen und ablegen. So sind sie sicher verwahrt und ganz eindeutig dem jeweiligen Projekt zuordenbar. Die berühmte Zettelwirtschaft gehört der Vergangenheit an.
Kommunikation
Grundsätzlich ergibt sich die Kommunikations-Funktion schon teilweise aus den beiden vorher genannten Funktionen. Denn sowohl über die Meldungen und das Hochladen von Daten zu den Meldungen, wird im Prinzip ja schon kommuniziert. Wie Paul Wazlawick schon gesagt hat “Man kann nicht nicht kommunizieren.” Allerdings sollte eine Software für Reinigungsfirmen noch mehr hinsichtlich Kommunikation können. Stellen Sie sich folgende Fragen:
- Kann ich zu den jeweiligen Aufgaben Kommentare abgeben?
- Gibt es eine Funktion mit der ich Telefonate und E-Mails mit dem Team so gut es geht vermeiden kann? (z.B. Chat-Funktion)
- Kann mein Team ganz klar kommunizieren, welche Aufgaben erledigt wurden – und wie?
- Können meine Mitarbeiter*innen Bescheid geben, wenn Sie eine Aufgabe nicht erledigen können?
- Kann auch mit Personen außerhalb des eigenen Reinigungsunternehmens kommuniziert werden? (z.B. mit anderen Dienstleister*innen)
- Kann ich meine*n Kund*in ohne zusätzlichen Aufwand über den Status der Erledigung informiert halten?
Einsatzplanung
Können Sie in der von Ihnen gewählten Software für die Reinigungsbranche planen, wann welcher Mitarbeiter wo sein und was er machen soll? Die Einsatzplanung ist ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Arbeit Ihrer administrativen Mitarbeiter*innen. Natürlich gibt es in diesem Bereich verschiedene Tools. Am einfachsten ist es jedoch, wenn möglichst viele Funktionen in einer Software vereint sind. Achten Sie deshalb darauf, dass auch die Einsatzplanung zu den Funktionen der Gebäudereinigungs-Software gehört
Offline-Funktion
Im Bereich Facility Management allgemein – und so natürlich auch in der Gebäudereinigung – kommt es immer wieder zu Situationen in denen Sie und Ihr Team keinen guten Internet-Empfang haben. Umso wichtiger ist es deshalb, dass eine Gebäudereinigungs-Software auch offline, das heißt ohne Internet, funktioniert. Sind Ihre Mitarbeiter*innen zum Beispiel gerade bei einer Entrümpelung im Keller tätig oder bei der Wasserzählerablesung und wollen Fotos von der Situation vor Ort fürs Protokoll in die App hochladen, muss das auch ganz ohne Empfang möglich sein. Diese Problemstellung kam bei unseren Kund*innen schon sehr früh auf, weshalb wir die Offline-Funktion schon seit längerer Zeit in unserer Software anbieten.
Diese Funktionen KANN Ihre Gebäudereinigungs-Software haben
GPS-Tracking-Funktion
Was einige Software für Reinigungsfirmen heutzutage schon anbieten ist die GPS-Tracking-Funktion. Auch Wowflow verfügt über dieses Feature. Was es bringt? Wenn gewünscht, können Mitarbeiter*innen eine Aufgabe nur dann beginnen, wenn sie sich vor Ort befinden. Mittels der GPS-Funktion kann das festgestellt werden. Diese Funktion dient aber nicht nur zur Kontrolle des Teams, sondern vor allem auch als Beweismaterial für den*die Kund*in. Natürlich ist es in diesem Zusammenhang wichtig, dass die Orts-Kontrolle den aktuellen Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung unterliegt. Gerade in diesem Bereich sollte Ihnen Ihr präferierter Software-Anbieter eine eindeutige Auskunft geben können.
Schlüsselmanagement
Sie kennen das bestimmt: Sie betreuuen viel verschiedene Kund*innen und benötigen somit Zutritt zu vielen verschiedenen Gebäuden. Das führt zum berühmten Schlüsselchaos. Ihre Mitarbeiter*innen wenden teilweise zu viel Zeit auf, um einen Schlüssel von A nach B zu transportieren. Ausgabe- und Rücknahme-Dokumente sind unübersichtlich oder fehlen manchmal ganz. Sollte der Schlüssel verloren gehen und Sie nicht wissen, wer ihn zuletzt hatte, bleiben oftmals die Kosten für den Tausch des Schließsystems beim Dienstleister hängen. Auch für dieses Problem gibt es Software-Lösungen. Wowflow beispielsweise bietet eine Key-Management-Funktion an mit der es kinderleicht wird Schlüssel auszugeben und sie wieder zurückzunehmen. Sie wissen immer genau wo welcher Schlüssel liegt und wie lange er noch ausgegeben ist.
So, jetzt haben wir Ihnen einen Guide an die Hand gegeben, mit dem Sie die für Sie beste Software für die Gebäudereinigung auf jeden Fall finden werden.
Übrigens können Sie unsere Gebäudereiniger Software kostenlos testen. Einfach hier klicken und losstarten. Bei Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit zur Verfügung!