Was ist der Unterschied zwischen CMMS, CAFM, ERP und EAM?

Wowflow Blogartikel: Unterschied zwischen CMMS, CAFM, ERP und EAM

Als Anbieter einer Software für Facility Management kommen wir an Computerized Maintenance Management Software – kurz CMMS – nicht vorbei und erklären Tag für Tag was es mit dem Begriff auf sich hat und wofür er steht. Unseren Blogpost zu diesem Thema finden Sie hier. Zwei weitere Fragen, die immer wieder auftauchen: Was ist der Unterschied zwischen einem CMMS und einem CAFM? Und kann ein CMMS mit einem ERP-System gleichgestellt werden? Um Licht ins Dunkel zu bringen, haben wir diesen Blogpost für Sie verfasst.

Inhalt dieses Blogbeitrags:

  • CMMS vs. CAFM
  • CMMS vs. ERP
  • CMMS vs. EAM
  • Zum Schluss: Welches ist das richtige System für mich?

Was ist der Unterschied zwischen einem CMMS und einem CAFM?

Beginnen wir mit der wohl am häufigsten vorkommenden Verwechslung: CMMS mit CAFM. CAFM bezeichnet eine Computer Aided Facilities Management Software. Diese beschäftigt sich mit dem physischen Arbeitsplatz und allem was sich darin befindet. Neben der Erstellung von Grundrissen managt sie auch die Raumnutzung. Sowohl personelle Ressourcen als auch die Anlagen sollen in Bezug auf den zur Verfügung stehenden Raum optimal platziert werden.

Ein CAFM stellt Informationen für Facility Manager*innen und externe Dienstleister*innen zur Verfügung, die vor allem den Arbeitsbereich betreffen. Zu diesen Informationen zählen:

  • die Auslastung von Büroräumen
  • Reinigungszyklen
  • Instandhaltungs- und Wartungsvorgaben
  • die Abbildung der gesamte Gebäudetechnik bis zur letzten Schraube

Eines haben das CMMS und das CAFM gemeinsam: Sie bestehen beide aus einer Datenbank und einer Benutzeroberfläche. Die Datenbank dient der Speicherung aller essentiellen Informationen, welche dann über die Benutzeroberfläche abgerufen werden können. Der Unterschied: Ganz vereinfacht ausgedrückt ist das CAFM statisch und das CMMS dynamisch. Im Computer Aided Facilities Management Programm sind alle Informationen über die Immobilie abgelegt – über Räume und Anlagen, die sich darin befinden. Bildlich dargestellt ist es zu vergleichen mit einer großen Bibliothek in der sich Daten anstatt Bücher befinden. Die Datenbank der computergestützten Instandhaltungsmanagement-Software (CMMS) hingegen enthält hauptsächlich Informationen zu den operativen Tätigkeiten, die die Erhaltung des Gebäudes unterstützen. Es ist immer in Bewegung.

Worin unterscheiden sich ein CMMS und ein ERP-System?

Nun zum Unterschied zwischen einem CMMS und einem ERP-System. ERP bedeutet Enterprise Resource Planning. Wie der Name schon anklingen lässt, ist ein ERP-System eine Anwendung, die die Ressourcenplanung eines Unternehmens unterstützt. Der Begriff Ressourcen schließt in diesem Fall Personal, Kapital, Betriebsmittel, Material und Informationstechnik ein. Außerdem soll das System den Informationsfluss im Unternehmen effizienter gestalten und die tagtäglichen Prozesse digitalisieren – ganz ähnlich wie bei einem CMMS.

Allerdings werden Computerized Maintenance Management Systeme nur im Bereich Instandhaltung und Wartung eingesetzt und sind in ihrer Funktionsweise auch auf diesen Sektor spezialisiert. Ein ERP-System hingegen kann in verschiedensten Branchen zum Einsatz kommen. Außerdem agiert es funktionsübergreifend und unterstützt somit sämtliche im Unternehmen ablaufende Geschäftsprozesse. Es vernetzt die einzelnen Abteilungen miteinander. Ein paar typische Funktionsbereiche sind Folgende:

  • Finanz- und Rechnungswesen
  • Personalwesen
  • Marketing und Vertrieb
  • Dokumentenmanagement
  • Warenwirtschaft
  • Bedarfsermittlung

Das ERP-System ist somit sehr umfangreich. Es setzt sich meist aus Anwendungsmodulen bzw. Teilbereichen zusammen. Diese können je nach Bedarf und Unternehmen miteinander kombiniert werden – müssen sie allerdings nicht. Kommt ein CMMS zum Einsatz kann es zwar in manchen Fällen durch Zusatzmodule um bestimmte Funktionen erweitert werden (z.B. Schlüssel-/Equipment-Management bei Wowflow CMMS), grundsätzlich gilt aber: Es wird nicht in Teilsysteme aufgesplittet.

Ähnlich wie beim Vergleich CMMS/CAFM gibt es auch hier wieder eine Gemeinsamkeit:  Beiden Systemen liegt eine Datenbank zu Grunde. Im Falle des ERP-Systems werden alle oben genannten Funktionsbereiche durch diese Datenbank miteinander verbunden, abgestimmt und sind bestenfalls im Einklang. Selbst eine Planung über mehrere Unternehmensebenen (Geschäftsführung, Administrationsebene, Zentralebene) ist möglich. Das kann auch das CMMS: Wartungs- und Instandhaltungsprozesse lassen sich mithilfe dieses Systems ebenfalls auf verschiedenen Ebenen und an mehreren Standorten verwalten – bis zu einem gewissen Umfang.

Wie unterscheiden sich ein CMMS und ein EAM-System?

EAM steht für Enterprise Asset Management. Es handelt sich um eine Kombination aus Services, Systemen und Software zur Verwaltung und Steuerung betrieblicher Ausrüstung und Assets. Zum EAM zählen: die Asset-Wartung, das Arbeitsmanagement (Koordination von Aufgaben), Einsatzplanung und Terminierung, das Supply-Chain-Management und Initiativen für Umwelt-, Gesundheits- und Arbeitsschutz. Zur Hilfe werden EAM-Systeme eingesetzt. Sie haben die Aufgabe den gesamten Lebenszyklus der im Unternehmen befindlichen Assets zu optimieren – in Bezug auf Qualität, Auslastung, Produktivität und Betriebskosten.

Das computergestützte Instandhaltungsmanagement-System kann im breiten Anwendungsspektrum des EAM-Systems ein kleiner Teil sein. Und darin liegt auch der grundlegende Unterschied: Die Enterprise Asset Management Software bietet eine umfangreiche Funktionspalette, während sich das CMMS nur auf die Zentralisierung von Informationen zur Vereinfachung und Automatisierung von Wartungs-Managementprozessen konzentriert. Enthält das EAM-System die Anbindung an das CMMS, übernimmt dieses die Zentralisierung der Assetinformationen. Der Anschluss der einen Software an die andere sollte aber nicht ohne Strategie vorgenommen werden. Einer der wichtigsten Punkte, der in dieser Strategie enthalten sein sollte: das Datenmanagement. Wie und wo werden Daten gespeichert? Wie sind sie abrufbar? – Das sind essentielle Fragen.

Während sich das EAM-System also mit dem gesamten Lifecycle eines Assets befasst und versucht jeden einzelnen “Lebensabschnitt” zu optimieren, fokussiert sich das CMMS nur auf die Wartung und Instandhaltung von Gebäuden bzw. Objekten und Gebäudeteilen (Anlagen). Das Asset wird erst nach dem Kauf ins Instandhaltungsmanagement-System aufgenommen. Die EAM-Software beschäftigt sich unter Umständen schon mit der Installation und dem Design-Prozess – beispielsweise mit der Installation einer Klimaanlage oder mit dem Design dieser.  In kleineren Unternehmen reicht aber in der Regel der alleinige Einsatz eines CMMS, da es gegenüber dem EAM-System deutlich günstiger ist.

Welches ist das richtige System für mich?

  • Brauchen Sie eine Software für die Wartung und Instandhaltung eines Gebäudes?
  • Wollen Sie Ihren physischen Arbeitsplatz besser nutzen?
  • Wünschen Sie sich ein Ressourcenplanungssystem?
    Oder wollen Sie den Lebenszyklus ihrer Anlagen optimieren?

Funktionsübersicht der verschiedenen Systeme

Vergleich CMMS, CAFM, ERP, EAM - von Wowflow Facility Management Software

Die Wahl des richtigen Systems ist keine Einfache. Vielleicht hilft Ihnen die obenstehende Tabelle schon ein bisschen weiter. Sollten Sie trotzdem Fragen haben, stehen Ihnen unser Team sehr gerne zum Austausch zur Verfügung.

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