The New Normal with Wowflow

Blogpost: The New Normal mit Wowflow

New Normal durch Pandemie: Facility Management Software statt persönlichem Kontakt

Wir starten ins Jahr 2022. Die zwei Jahre, die hinter uns liegen, waren keine Leichten – Pandemie sei Dank. Mittlerweile ist uns aber klar: Das Virus Covid-19 wird die Welt so schnell nicht loslassen. Immer neue Mutationen erschweren die Rückkehr zur “Normalität”. Wir müssen also neue Wege finden mit der veränderten Situation umzugehen. Gerade im Bereich Facility Management ist das nicht so einfach. Die Branche lebt von der Zusammenarbeit verschiedener Stakeholder wie zum Beispiel:

  • Installateur*innen
  • Gebäudereinigungskräfte
  • Hausmeister*innen
  • Facility Manager*innen
  • Mieter*innen
  • etc.

Einige dieser Parteien sind unternehmensintern anzutreffen, andere extern. Kein Wunder also, dass die Arbeit eines FM-Teams mit viel administrativen Aufwand einhergeht.

Die Pandemie und die damit verbundenen Lockdowns haben den persönlich Kontakt zwischen den verschiedenen Stakeholdern schwierig bzw. teilweise unmöglich gemacht. Neue Fragen sind im Facility Management Alltag aufgetaucht:

  • Wie kann ein Facility Management Team koordiniert werden ohne einen persönlichen Austausch?
  • Wie kann eine Übersicht über alle wichtigen Informationen bewahrt werden, wenn niemand vor Ort ist?
  • Wie können Führungskräfte effizienter mit der Zeit der Mitarbeiter*innen umgehen?

Hier kommt Wowflow ins Spiel.

Wo früher noch ein persönlicher Austauschen zwischen Führungskraft und Mitarbeiter*in notwendig war, übernimmt das jetzt die Facility Management Software. Sowohl als Desktop-Anwendung als auch als App für unterwegs, ist Wowflow immer und überall nutzbar.

Funktionen zur Bewältigung des kontaktlosen Arbeitsalltags im Facility Management

Kommunikations-Tool

Dank der Möglichkeit direkt in unserer Facility Management Software miteinander zu kommunizieren, ist der face-to-face Kontakt nicht mehr notwendig. Die einzelnen Tasks können auf verständliche Art und Weise, zum Beispiel mittels Fotos, in der App erstellt werden. Bei Unklarheiten ermöglicht die Kommentar-Funktion den notwendigen Austausch. E-Mails werden automatisch versandt.

Screenshot Wowflow - Meldung via App inklusive Fotos
So sieht eine Meldung im Wowflow-System aus - übersichtlich und nachvollziehbar.

QR-Codes

Mittels Wowflow QR-Codes kann ein Defekt ganz ohne App – und ohne persönlichen Kontakt – gemeldet werden. Die QR-Codes werden gut sichtbar an den passenden Stellen platziert. Nach dem Scannen öffnet sich ein Fenster, in dem der Mangel beschrieben und mit Fotos hinterlegt werden kann. Zudem wird die Dringlichkeit der Meldung festgelegt. Zu guter Letzt hinterlässt die Person ihre E-Mail Adresse (optional), um bei erfolgreicher Behebung des Defekts verständigt zu werden.

Screenshot Wowflow - Meldung via App inklusive Fotos
Eine Meldung in der Wowflow-App.

Schlüssel- und Equipment-Management

Das Prinzip der QR-Codes wurde auch für das Standalone-Feature Schlüssel- und Equipment-Management angewendet. Zwar kommt man in diesem speziellen Fall kaum um die persönliche Ausgabe der Schlüssel bzw. des Equipments herum, allerdings erleichtert Wowflow das weitere Handling und schränkt den direkten Kontakt ein. Mittels weniger Klicks in der App kann die Ausleihdauer verlängert werden. Eine digitale Unterschrift bzw. ein Foto eines Ausweises werden schnell und einfach hochgeladen. Genauso wie bei der Erstellung einer Meldung können auch externe Personen die Equipment QR-Codes nutzen und das Equipment (z.B. Schüssel oder Werkzeug) als gefunden melden.

Wiederkehrende Wartungen

Auch die Funktion Wiederkehrende Wartungen trägt zur Vermeidung von persönlichem Kontakt und zur allgemeinen Zeitersparnis durch Wowflow bei. Dadurch, dass im Vorhinein genau festgelegt werden kann, wer wann was regelmäßig machen muss, können persönliche Abstimmungen eingeschränkt werden

Einer unserer Kunden – ein großes Einkaufszentrum in Wien – hat es geschafft, das Gebäude während des ersten Lockdowns 2020 mit Hilfe von Wowflow mit nur zwei Personen Instand zu halten und das teilweise aus dem Home Office. Die Folge: Weniger Papierkram, aber trotzdem eine bessere Aufzeichnung der Vorgänge. Beide Manager hatten zu jedem Zeitpunkt die volle Übersicht über die Geschehnisse im Gebäude – ohne vor Ort sein zu müssen. Eine Lösung, die wir uns vor ein paar Jahren nicht hätten vorstellen können. Das New Normal der FM-Branche.

 

Screenshot Wowflow - Meldung via App inklusive Fotos
Datenexport - alles auf einen Klick für die Dokumentation.

What’s next…

In hoffentlich nicht allzu ferner Zukunft werden wir Covid-19 so weit in den Griff bekommen, dass wir wieder ohne größere Einschränkungen leben können. Allerdings wird sich die Arbeitsweise von Facility Management Teams bis dahin schon substantiell geändert haben – oder hat sie das schon getan? Wir von Wowflow sind auf jeden Fall bestrebt Lösungen für dieses “New Normal” zu schaffen und anzubieten.

Lesen Sie hier, wie sich die Arbeit unsere Kund*innen durch Woflow schon verändert und erleichtert hat.

Bei Fragen und Anregungen steht Ihnen unser Team jederzeit zur Verfügung.