So funktioniert effiziente technische Organisation | Wowflow & Forstinger beim Handelskolloquium 2021

Gemeinsam mit Manuel Jarc, Head of Facility Management bei Forstinger Österreich, zählte Wowflow-CEO Drazen Ivanis zu den Speakern des Handelskolloquium 2021. Die Veranstaltung ist Österreichs traditionsreichster Retail Kongress. Durchgeführt wurde sie heuer zum 31. Mal vom Handelsverband, dem Sprecher und Partner des österreichischen Handels. Neben dem Bundespräsidenten, dem Arbeitsminister und vielen führenden Persönlichkeiten der Branche, durften Jarc und Ivanis Wowflow vorstellen. Der Kern der Präsentation: Die Umsetzung einer effizienten technischen Organisation. Das Ergebnis für Forstinger: Die 10-fache Effizienzsteigerung in der Bearbeitung der täglichen Wartungs- und Instandhaltungstätigkeiten.

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Bevor wir zu neuen Tools und Geräten greifen, versuchen wir Altbewährtes einzusetzen. Jarc und Ivanis kennen dieses Phänomen nur zu gut. Die jahrelange Arbeit als Facility Manager bzw. technischer Leiter hat gezeigt: Die Implementierung von neuen Programmen stößt zuerst oft auf Ablehnung. Stattdessen werden WhatsApp-Gruppen ins Leben gerufen, um mit den KollegInnen von der Reinigung zu kommunizieren. Private Facebook Gruppen dienen dem Austausch des Facility Management Teams. Genau diese Art der Kommunikation birgt aber vor allem für das Management so manch ein Problem in sich:

„Wenn ich nichts messen kann, kann ich auch nichts managen.“

Drazen Ivanis

Es gibt verschiedene Lösungen zur Vereinfachung der technischen Organisation – Es gab sie auch schon vor Wowflow. ABER: Es handelt sich meist um teure Programme, die viel Zeit in Anspruch nehmen und schwer zu implementieren sind. Auch Jarc hat damit die ein oder andere Erfahrung gemacht: „Diese Tools gehen oftmals nicht auf die Struktur des Unternehmens ein. Ich war im Kernteam der SAP-Implementierung der Bahnhofcity Wien. Die Schulung durch die SAP-MitarbeiterInnen hat ein Jahr in Anspruch genommen. Danach haben wir unsere KollegInnen selbst ausgebildet. Schon so manch großer Konzern ist an der Implementierung großer Software gescheitert.“ Speziell für kleine und mittlere Unternehmen ist der Kostenfaktor außerdem essentiell.

„Oft fühlt es sich an als wolle man mit einem Panzer den Rasen mähen. Das Werkzeug ist zu mächtig für die Aufgabe – es verursacht mehr Schaden als es Nutzen bringt.“

Drazen Ivanis

Und das ist der Punkt. Genau hier setzt Wowflow an. Er verfolgt den Bottom-up Zugang einer effizienten technischen Organisation:

  1. Die intuitive Bedienbarkeit des Instandhaltungs-Tools steht an oberster Stelle.
  2. Kommunikation und Koordination müssen kinderleicht sein (Verfügbarkeit mehrerer Sprachen).
  3. Eine modulare und übersichtliche Struktur ist ein Muss.
  4. Jene Workflows, die automatisiert werden können, müssen automatisiert werden. Das spart Zeit. (und Nerven)
  5. Die Generierung von Berichten, Dokumentationen und validen Daten in Echtzeit ist extrem wichtig.

Auf das Beispiel von Forstinger bezogen bedeutet das

  • 88 Filialen wurden übersichtlich in Arbeitsbereichen angelegt
  • MitarbeiterInnen und externe PartnerInnen haben jeweils Zugang zu den relevanten Bereichen, können dort kommunizieren und Daten ablegen bzw. generieren
  • Aufgaben werden nicht mehr übersehen
  • Ganze Projekte können über Wowflow abgewickelt werden – von der Angebotseinholung bis hin zur Fertigstellung (inkl. Hinterlegung aller wichtigen Dokumente)

Das Forstinger-Team konnte die Produktivität im Facility Management um das 2-fache steigern. Aufgrund der intuitiven Bedienbarkeit hat Jarc die Schulungen sogar selbst durchgeführt. Dieser Prozess nahm für 120 MitarbeiterInnen nur zwei Monate in Anspruch.

„Durch die Implementierung von Wowflow fühlt sich nun auch unser entlegenster Filialleiter in Vorarlberg wieder mehr in das Team integriert.“

Manuel Jarc

Worauf Wowflow hinarbeitet?

  1. Auf eine 30%-ige Kostensenkung durch die Automatisierung von vorausschauende Instandhaltungsmaßnahmen. Denn: Es ist statistisch bewiesen, dass es Geld einspart gewisse Dinge regelmäßig – nämlich bevor sie kaputt gehen – zu kontrollieren.
    So gibt es beispielsweise mehrere Studien des U.S. Department of Energy’s Federal Energy Management Program. Diese besagen, dass eine funktionierende vorausschauende Instandhaltung 30 bis 40% Einsparungen gegenüber der reaktiven Instandhaltung verursacht. 8 bis 12% sind es gegenüber präventiven Maßnahmen.
    Eine Deloitte Analyse zeigt zudem: Nur reaktiv zu handeln bedeutet, dass das Equipment weniger als 50% seiner ursprünglichen Leistung im Verlauf der Lebensdauer erbringen kann (<50% OEE = original equipment effectiveness). Wird allerdings vorausschauend mit den Gerätschaften umgegangen, können sie lange Zeit mehr als 90% leisten (>90% OEE).
  2. FrontmitarbeiterInnen werden noch mehr involviert und motiviert. Sie sind die Triebkraft des Unternehmens und geben wertvolle Einblicke in die Bedürfnisse ihres Arbeitsalltags.
  3. Zu guter Letzt sollen 10 bis 20% der Betriebskosten durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) und durch Analysen optimiert werden. Eine Steigerung des Return on Investment (ROI) von 300 auf 700% wird dadurch möglich.Auch hier beweist eine Studie des U.S. Department of Energy: Die Implementierung eines PDM-Systems (Produktdatenmanagementsystem) bringt einiges an Vorteilen mit sich. Eine Verzehnfachung des ROI, 70 bis 75% weniger Defekte und eine 35 bis 45%-ige Reduktion des Stillstands sind möglich.

Quellen:
Predictive Maintenance Explained (reliableplant.com)
Industry 4.0 and predictive technologies for asset maintenance | Deloitte Insights

Die digitale Welt entwickelt sich schnell. Und wir uns mit ihr. Wowflow legt größten Wert auf die Zusammenarbeit mit KundInnen, um auf ihre Wünsche einzugehen. Der Ausbau der Automatisierung zur Steigerung der Kosteneffizienz hat oberste Priorität.Sie haben genug von der Ineffizienz Ihres Instandhaltungs-, Reinigungs- oder Service-Teams? Wir verstehen Sie. Unser Team ist gerne für Sie da. Es berät Sie wie SIE Wowflow am besten für SICH nutzen können.