Facility Management: 7 Kennzahlen im Gebäudemanagement, die Kosten senken und Effektivität steigern

Das Festlegen und Analysieren der richtigen Kennzahlen im Gebäudemanagement ist essentiell, um eine Immobilie erfolgreich verwalten und warten zu können. In diesem Blogpost verraten wir Ihnen die sieben wichtigsten KPIs und Metriken, die Ihr Leben erleichtern werden. Grundsätzlich gilt: Ihre ausgewählten Kennzahlen sollten auf Ihr Unternehmen und dessen Bedürfnisse angepasst sein. Sie werden Sie auf Bereiche mit Optimierungsbedarf und nicht effektiv genutzte Ressourcen hinweisen. Eine entsprechende Facility Management Software kann Ihnen die nötigen Zahlen liefern. Nun aber zu den Key Performance Indikatoren:

1. Prozentsatz der reaktiven Wartungen

Ähnlich wie im Gesundheitswesen sind auch im Facility Management die Kosten bei präventiven Maßnahmen deutlich geringer als bei reaktiven. Ihre Mitarbeiter sind immer erst dann vor Ort, wenn das Feuer schon ausgebrochen ist? Das sollte sich schnell ändern. Es hätten bestimmt auch vorher schon entsprechende Vorkehrungen getroffen werden können. Beobachten Sie diese Kennzahl besonders genau – sie ist eine der Wichtigsten im Gebäudemanagement. Der Prozentsatz der reaktiven Wartungen sollte 20 bis 30 % nicht überschreiten.

2. Prozentsatz der vorbeugenden Wartungsarbeiten

Im Gegensatz dazu steht diese Kennzahl des Gebäudemanagements. Sie sollte deutlich höher als die vorher genannte sein, da Sie Kosten einsparen kann. Sorgen Sie dafür, dass im Laufe des Jahres genug routinemäßige Kontrollen und Wartungen durchgeführt werden. Ihr Team sollte immer up-to-date sein, um große und kleine Katastrophen in jedem Fall zu verhindern. Auch ein aufklärendes Gespräch mit Ihren MitarbeiterInnen, um Bewusstsein für diesen Key Perfomance Indikator zu schaffen, kann helfen.

3. Reaktive Reaktionszeit

Passend zu den beiden vorher genannten Facility Management KPIs folgt nun die Nummer Drei. Sollte es doch einmal passieren, dass besagtes Feuer ausbricht, achten Sie auf Folgendes: Wie lange haben Ihre Mitarbeiter gebraucht, um darauf aufmerksam zu werden? Wie lange hat es gedauert bis die Flammen gelöscht und die Unordnung beseitigt wurden? Nimmt dieser Prozess zu viel Zeit in Anspruch, ist es wichtig festzustellen an was das liegt. Hat es ein Kommunikations-Problem gegeben? Oder war einfach nicht klar, wer dafür zuständig ist?

4. Anzahl der Aufträge im Rückstand

Auch dieser Key Performance Indikator muss möglichst niedrig gehalten werden. Gibt es viele Aufgaben, die nicht dringend sind und deshalb immer wieder aufgeschoben werden? Nutzen Sie und Ihre Mitarbeiter Pausen, in denen nicht allzu viel zu tun ist, um genau diese Facility Management-Aufträge auszuführen. Dadurch haben Sie anschließend mehr Zeit für wirklich wichtige Aufgaben oder können zur Stelle sein, wenn etwas dringender ist.

5. Budget-Planung bzw. -Einhaltung

Was wäre ein KPI-Guide ohne eine Kosten-relevante Metrik? Denn: Es ist nicht von der Hand zu weisen, dass ein wichtiger Teil des Facility Managements darin besteht, sicherzustellen das Budget optimal zu verteilen und Ausgaben zu dokumentieren. Überprüfen Sie, ob all Ihre Abteilungen das nötige Geld zur Verfügung haben. Wenn dies nicht der Fall ist oder gar weniger Kosten angefallen sind, ist es Zeit für Optimierungs-Maßnahmen. Ein Facility Manager sollte stets einen guten Überblick über die Finanzen des Gebäudemanagements haben und gegeben falls Adaptionen vornehmen.

6. Anzahl der Beschwerden von Endnutzern

Das Sprichwort „Der Kunde ist König“ kommt nicht von ungefähr. In unserem Fall sind jene Menschen KundInnen, die die Immobilie nutzen. Ob das nun BesucherInnen eines Einkaufszentrums oder IT-Fachangestellte in einem Bürokomplex sind, spielt keine Rolle. Sie alle müssen ihrer Tätigkeit ohne Probleme nachgehen können und dabei optimale Bedingung vorfinden. Sollte eine Toiletten-Anlage nicht funktionieren oder ein vielbenutzter Korridor ohne Licht sein, führt dies zu Beschwerden beim Facility Management. Es gilt diese Reklamationen so gering wie möglich zu halten.

7. Durchschnittliche Zeit bis zur Erfüllung eines Auftrags

Zu guter Letzt ist es sinnvoll die sogenannte Auftragserfüllungszeit zu tracken. Oft kommt hierbei eine Ineffektivität zum Vorschein, die – durch die richtige Facility Management Software – verhindert werden kann. Die Zeit, die dadurch verloren geht, könnte beispielsweise für Aufträge im Rückstand genutzt werden. Zeitmanagement mag in diesem Guide vielleicht der letzte Punkt sein, aber wie sagt man so schön: Last but not least! Unterschätzen Sie diesen Key Performance Indikator nicht.

Jetzt fragen Sie sich, wie sie all diese Kennzahlen und Metriken des Gebäudemanagements analysieren können? Da greifen wir von Wowflow Ihnen unter die Arme. Mit unserer maßgeschneiderten Facility Management Software für die technische Verwaltung haben Sie den richtigen Partner an der Seite. Wowflow digitalisiert all Ihre Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten und – ganz wichtig – dokumentiert sie automatisch. So gestaltet sich die Datenanalyse kinderleicht. In Zukunft wird es für Sie kein Problem mehr sein zu wissen, wo Verbesserungspotential besteht und wie Sie Ihre Abläufe optimieren können.

Wenden Sie sich bei Fragen gerne jederzeit an unser Team!