So sehen optimale Dokumentation und Reaktionszeiten im Bereich Servicedienstleistungen aus

Facility Management Software Wowflow - Podiumsdiskussion

INTERESSENKONFLIKT? Nein, danke! Auftraggeber*innen und -nehmer*innen ziehen an einem Strang

Auftraggeber*innen im Bereich Servicedienstleistungen erwarten sich schnellstmögliche Reaktionszeiten und eine umfassende Dokumentation? Auftragnehmer*innen hingegen möchten sich bei der Planung der anstehenden Aufträge so viel Zeit wie möglich lassen? Dokumentiert wird nur was unbedingt notwendig ist? Diese Behauptungen haben wir vor unserer Paneldiskussion aufgestellt – ABER: Stimmen sie? Genau das konnten wir während unserer Podiumsdiskussion mit erfahrenen Branchenexperten herausfinden. Das Ergebnis der einstündigen Unterhaltung: Kommunikation ist DAS Erfolgskriterium für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Die Branchenprofis sind sich außerdem einig: Wowflow unterstützt und erleichtert den Kommunikationsprozess maßgeblich.

Im folgenden Blogpost fassen wir die wichtigsten Erkenntnisse für Sie zusammen. Außerdem stellen wir Ihnen gerne die Videoaufzeichnung der Diskussion zur Verfügung.

Auftraggeber*innen vs. Auftragnehmer*innen?

„Ich sehe ehrlich gesagt keine echte Diskrepanz zwischen den Interessen der Auftraggeber*innen und -nehmer*innen. Es geht immer um ein gewisses Miteinander.“

Martin Fischer
Geschäftsführer Ludwig Hallas Immobilienverwaltung GesmbH

Bei der Frage “Gibt es tatsächlich einen Interessenkonflikt zwischen derjenigen Person, die einen Service beansprucht und derjenigen, die ihn ausführt?” scheiden sich keine Geister. Sowohl Herr Fischer aus dem Bereich Hausverwaltung als auch Herr Nikolic, der als Geschäftsführer eines Reinigungsunternehmens die Auftragnehmer*innenseite verkörpert, sind sich da einig. Im Mittelpunkt der Zusammenarbeit stehen die Interessen beider Parteien. Um eine längerfristige Kooperation zu gewährleisten ist aber besonders die Vereinigung ebendieser wichtig. Dazu Nikolic: “Bei mir steht das Vertrauen an oberster Stelle. Ich möchte meinen Kund*innen die bestmögliche Lösung bieten und bin auch gerne flexibel.” Das schlägt sich in der Vertragsgestaltung nieder. Üblich sind Jahresverträge, die monatlich kündbar sind.

Natürlich muss andererseits aber auch der Preis stimmen. Gerade in der Reinigungsbranche ein viel behandeltes Thema: Durch das große Angebot unterbieten sich die Unternehmen auf dem hart umkämpften Markt. Im Endeffekt muss der*die Kund*in entscheiden, ob Qualität vor Quantität stehen soll oder umgekehrt.

Ein*e Dienstleister*in oder mehrere?

Gerade in der Hausverwaltung sind die Immobilien und ihre Besitzer*innen sehr individuell. Aus diesem Grund ist es für ein Unternehmen wie die Ludwig Hallas Immobilienverwaltung schwierig sich auf eine*n Servicedienstleister*in festzulegen. “Wir wollen unseren Hauseigentümer*innen natürlich nichts aufzwingen. Deshalb sind auch die Unternehmen im Bereich Facility Services mit denen wir arbeiten breit gefächert. Beispielsweise beauftragen wir im Moment zwischen 30 und 40 Reinigungsunternehmen. Je nach Bedürfnissen und Wünschen unserer Kund*innen suchen wir passende Partner*innen”, so Fischer. Er sieht diesen Ansatz außerdem unabhängig von der Quantität der zu verwaltenden Gebäude.

Im Falle von Manuel Jarc, technischem Leiter von Forstinger Österreich, ist das etwas anders. “Wir haben gewerkespezifisch Firmen bei der Hand, die möglichst alle 88 Filialen im Land abdecken. Es ist für mich einfacher nur eine*n Ansprechpartner*in zu haben als mehrere – der Aufwand ist geringer. Wir bräuchten mehr Manpower, um uns mit mehreren Unternehmen abzustimmen.” Ist das in manchen Fällen nicht möglich (z.B. Elektrotechnik und Installation) zieht Jarc aber natürlich auch regionale Dienstleister*innen hinzu. Nikolic weist in diesem Zusammenhang auch darauf hin, dass es als Wiener Unternehmen nicht einfach ist, Kund*innen in ganz Österreich zu betreuen. Alleine die Anfahrtszeiten stehen für Auftragnehmer*innen in keinem vernünftigen Verhältnis zum Verdienst für die Leistung. Als Alternative müssten neue Niederlassungen eröffnet oder mit Subunternehmen gearbeitet werden. Doch wer muss für die Qualität dieses Subunternehmens garantieren? Der*die Auftraggeber*in. Und das kann verfänglich werden.

Fazit: Kommunikation ist das A und O

Sowohl die Panelisten von der Auftraggeber*innenseite als auch jene, die die Aufträge annehmen, sind sich einig: Die Kommunikation steht an oberster Stelle, wenn es um Reaktionszeiten und Dokumentation von Servicedienstleistungen geht. Sie ist ein maßgeblicher Faktor für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Wowflow spielt dabei keine unwichtige Rolle. Unsere Instandhaltungssoftware vereinfacht den Austausch sowohl zwischen Arbeitskolleg*innen als auch zwischen Auftraggeber*in und -nehmer*in.

„Wowflow erleichtert die Kommunikation für beide Seiten sehr.“

Manuel Jarc
Forstinger Österreich GbmH

„Wowflow ist die Zukunft. Ich habe mich in dieses Projekt verliebt.“

Mica Nikolic
Geschäftsführer Sun Shine Nikolic Gebäudereinigung

Auf die Frage von Andreas Daoud, Geschäftsführer Elumine Elektrotechnik, was sich eine Hausverwaltung von einer Servicedienstleistung wünscht, antwortet Fischer: “Ich möchte informiert werden, sobald der Auftrag abgeschlossen wurde. Das ist ganz wichtig.” Gerade bei kleineren Firmen ist der direkte Kontakt zum*zur Ansprechparter*in meist gegeben, weshalb sowohl Fischer als auch Jarc diese als Partner*innen bevorzugen. Daoud sieht das ganz genau so: Er und sein 9-köpfiges Team sind immer erreichbar. In 1-1,5 Stunden sind sie vor Ort, um anfallende Störungen aus dem Weg zu räumen – Und wenn der*die passende Mitarbeiter*in auf Urlaub ist, dann rückt der Chef eben selbst aus.

„Ich möchte, dass sich meine Kund*innen freuen, wenn sie meine Nummer auf dem Display sehen. Das Gesprächsklima muss passen.“

Andreas Daoud
Geschäftsführer Elumine Elektrotechnik

Auch – oder gerade wenn – es um die Betreuung von Großliegenschaften geht, zählt die Kommunikation. Ivanis, der mehrere Jahre lang das Donauzentrum in Wien als technischer Leiter betreut hat, legt Wert darauf, dass der*die Dienstleister*in das Gebäude kennt. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Reaktionszeiten sich nicht verzögern. Dasselbe gilt für Wohnimmobilien: Wird dem*der Hausmeister*in eine Dienstwohnung im Gebäude zur Verfügung gestellt, kann bei akuten Problemen besonders schnell reagiert werden. Fischer empfiehlt diese Herangehensweise, um auch die Zufriedenheit der Eigentümer*innen sicherzustellen.

Abschließend wollen wir uns bei allen Speakern und Teilnehmer*innen der Podiumsdiskussion bedanken. Wir schätzen diesen Austausch unter Branchen-Profis sehr und versprechen: Dies war nicht der Letzte!

Oben können Sie sich gerne die Aufzeichnung des Panels ansehen.