Wie Sie die Digitalisierung nutzen, um die Mitarbeiterbindung im FM zu erhöhen

Mitarbeiterbindung FM

Wir lassen den Höhepunkt der Pandemie immer weiter hinter uns. Dadurch ist die Facility Management Branche in Deutschland durchschnittlich wieder um drei Prozent gewachsen. Einige große Player – laut Immobilienzeitung – sogar um 4,5 Prozent. Allerdings entsprechen diese Zahlen nicht der Ausschöpfung des vollen Marktpotentials. Woran das liegt? Am Fachkräftemangel, der auch das FM nicht verschont. Der Branchenanalyst Lünendonk & Hossenfelder hat schon 2020 eine Studie zu diesem Thema durchgeführt. Die Gründe für den Fachkräftemangel laut Studie?

  1. Eine zu geringe Bezahlung.
  2. Das Ansehen des Berufs.
  3. Die Arbeitszeiten und Aufgaben.

Diese Problematik ist in der Branche nicht unbekannt. Allerdings scheint es schwierig ihr gegenzusteuern. Aus diesem Grund wollen wir uns anschauen, wie die Digitalisierung der Mitarbeiterbindung im Facility Management auf die Sprünge helfen kann. Denn das Halten wertvoller Mitarbeiter*innen ist mindestens so wichtig, wie die Akquisition neuer Fachkräfte.

Warum ist Facility Management überhaupt so wichtig?

Facility Management ist ja bekanntlich die Verwaltung einer Einrichtung, um ihre Produktivität und Effizienz zu maximieren. Aus diesem einen Satz geht die Wichtigkeit des FM schon hervor. Denn Produktivität und Effizienz sind – wie in vielen anderen Bereichen auch – für das Überleben eines Betriebs unerlässlich.

Das Facility Management umfasst dabei zahlreiche Bereiche wie:

  • den allgemeinen Gebäudebetrieb,
  • Wartung und Instandhaltung,
  • Landschafts- und Grundstückspflege,
  • Reinigung,
  • Schädlingsbekämpfung,
  • Müllentsorgung,
  • Inspektion und Prüfung von Anlagen und Equipment,
  • Finanzanalysen,
  • Beschaffung von Rohstoffen und
  • Beschaffung von Dienstleistungen.

Facility Management bedeutet auch, Prozess in der Organisation so zu planen, dass sie alle geltenden Gesetze, Vorschriften und Standards einhalten.

Außerdem ein wichtiger Teil des Berufs eines*einer Facility Manager*in: die Personalplanung. Womit wir wieder beim Thema Fachkräfte wären.

Kleiner Tipp: Wie Sie die Stunden Ihrer Mitarbeiter*innen am besten erfassen, erfahren Sie in diesem Blogpost.

Was macht gutes FM Personal aus?

Diese Frage stellt sich uns unweigerlich, wenn wir uns damit auseinandersetzen, wie wir effiziente Mitarbeiterbindung im FM betreiben können. Wie sieht der oder die optimale Facility Manager*in aus?

Facility Manager*innen organisieren den täglichen Betrieb einer Einrichtung so, dass geeignetes Personal und benötigte Ausrüstung verfügbar sind. Natürlich muss das alles den geltenden Vorschriften entsprechen und sicher sein. Ein*eine Facility Manager*in sollte jederzeit wissen, was im Objekt vor sich geht. Und dementsprechend in der Lage sein, schnelle Entscheidungen über Reparaturen im laufenden Betrieb zu treffen. Dies erfordert ausreichend aktuelle Informationen Betrieb und die zu verwaltenden Einrichtungen. Außerdem wichtig: Verständnis dafür, wie jede Abteilung im Betrieb arbeitet. Nur so können die Bewegungen effektiv koordiniert werden. Und damit kommen wir schon zu den Schlüsselqualifikationen bzw. den Soft Skills, nach denen Sie in potentiellen Mitarbeiter*innen Ausschau halten sollten.

  • Koordination: Neben der Koordination der täglichen Arbeitsaufgaben, gehören dazu: das Aufschlüsseln und Priorisieren von Problemen, das Identifizieren von Krisenherden und potenziellen Krisen sowie das Wissen, worauf die Aufmerksamkeit gerichtet werden muss. 
  • Kommunikation: Offene Kommunikationswege mit Kolleg*innen sind wichtig. Einerseits, um den Überblick über die Arbeit zu behalten. Andererseits, um Unzufriedenheiten oder Missstände im Team früh genug zu erkennen.
  • Die Fähigkeit, sich selbst zu managen: Besonders im FM ist es wichtig, die Fähigkeit zu besitzen, die eigene Zeit und Aufgaben zu priorisieren. Ihre Mitarbeiter*innen werden oft alleine im Feld unterwegs sein und sich nicht auf Andere verlassen können. Die jeweilige Herangehensweise sollte an die Situation angepasst werden. So kann die Person effizient mit der Arbeitszeit umgehen und unter Druck ruhig bleiben.
  • Professionalität: Ein*e professionelle*r FM-Manger*in ist stets engagiert, fleißig und legt Wert auf qualitativ hochwertige Arbeit. Er oder sie konzentriert sich auf das bestmögliche Ergebnisse – und pflegt dabei einen freundlichen Umgang mit Kund*innen.
  • Aufmerksam: Halten Sie Ausschau nach einer Person, die Probleme rechtzeitig erkennt. Das bezieht sich auch auf die eigene Verhaltensmuster und Denkprozesses.
  • Verlässlich: Verlässlichkeit ist das A und O in den meisten Berufen. Deshalb aber nicht weniger im Facility Management. Als Vorgesetzte*r sollten sie wissen, dass Ihr*e Mitarbeiter*in hält was er*sie verspricht.
  • Hands-on Mentalität: Das FM beinhaltet nicht nur Organisiation und Planung am Schreibtisch. Auch viel körperliche Arbeit geht mit dem Job einher. Deshalb ist es wichtig, Leute im Team zu haben, die anpacken können. Und die das auch tun, ohne gebeten zu werden.

Die Zukunft des Facility Managements

Mittlerweile ist es keine große Überraschung mehr: Die Zeichen stehen auf Digitalisierung. Prognosen besagen ganz klar, dass das komplett digitalisierte Facility Management bald die vorherrschende Form des FM sein wird. Als Software Anbieter einer Facility Management- und Services-Lösung können wir diese Aussage nur unterstützen. Potenzielle Kund*innen merken, dass es an der Zeit ist auf digitale – und vor allem automatisierte – Prozesse umzusteigen. Aktuelle Wowflow Kund*innen sind doppelt so produktiv, dank digitalisierter Abläufe.

Die Digitalisierung hilft, Prozesse im Facility Management effizienter und effektiver zu gestalten. Dadurch sind Sie in der Lage, Daten in Echtzeit zu verfolgen und sofortige Entscheidungen zu treffen. Die Zukunft des Facility Managements ist ganz klar digitalisiert. Der Einsatz von digitalisierten Systemen wie Sensoren, intelligenten Kameras und Videoanalysen wird voraussichtlich in den kommenden Jahren allgegenwärtig sein – neben Facility Management Software, versteht sich. 

Auch das Internet der Dinge wird Einzug in die FM Branche halten. Hier geht es um die Vernetzung all unserer Geräte. Früher haben wir einen PDA oder einen Taschenrechner benutzt, um Notizen zu machen oder Summen zu berechnen. Anschließend konnten wir aus den vorliegenden Daten unsere Schlüsse ziehen. Heutzutage funktioniert das anders. Mit maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz können uns digitalen Tools bald fix-fertige Analysen präsentieren. Besonders die Kommunikation spielt sich im Jahr 2022 schon in den meisten Betrieben vorwiegend digitalisiert ab. Wowflow schafft beispielsweise lästige Telefonate oder persönliche Meetings großteils ab.

Mitarbeiterbindung im FM durch Digitalisierung

Die Digitalisierung hat tiefgreifende Auswirkungen auf die Art und Weise, wie Menschen (zusammen)arbeiten, kommunizieren und interagieren. Eine der wichtigsten Folgen der Digitalisierung auf die Mitarbeiterleistung ist die erhöhte Mitarbeiterbindung. Einige von Cisco durchgeführte Studien ergaben, dass Mitarbeiter*innen an digitalen Arbeitsplätzen mit größerer Wahrscheinlichkeit länger in ihrem Unternehmen bleiben als im traditionellen Arbeitsumfeld. Und zwar aufgrund besserer Kommunikation und höherer Flexibilität.

Die Digitalisierung ermöglicht selbstgesteuerte Arbeitstage, flexible Zeitpläne und Remote-Arbeit, wenn notwendig. Das heißt, Bürotätigkeiten können ab und zu auch von Zuhause aus erledigt werden. Da viele FM-Tätigkeiten aber sowieso im Feld verrichtet werden, kann dank der Digitalisierung besser vorausgeplant werden. Außerdem verhilft sie zu mehr Übersicht.

Welche Vorteile bietet die Arbeit in einem digitalen Arbeitsumfeld?

  • Wie gesagt: Die Kommunikation ist einfacher und effizienter geworden, weil Menschen nicht nur über E-Mails oder Video-Chat gut erreichbar sind. Auch Facility Management Software mit integrierter Kommunikation tragen zur effizienten Kommunikation maßgeblich bei. Alle wichtigen Daten sind online für alle Stakeholder verfügbar. Sie müssen nicht zuerst von A nach B geschickt werden, damit alle Parteien auf dem gleichen Stand sind.
  • Pendelzeiten werden reduziert. Das macht die Mitarbeiter produktiver und zufriedener und bietet ihnen auch die Möglichkeit, ihre Tätigkeiten selber effizienter zu planen. Sie sind schneller mit der Arbeit fertig, wenn unnötige Fahrten – beispielsweise für die Schlüsselabholungen – vermieden werden.
  • Durch transparentere und zeitnahe Informationen werden Fehler vermieden. Vorgesetze können ihre Wünsche klar kommunizieren. Ihre Mitarbeiter*innen die Erledigung ebenso retour melden. Auch hier gilt: Tue Gutes und Rede darüber – oder dokumentiere es. Durch die zeitnahe Information an den*die Kund*in lassen sich Zusatzaufträge außerdem leichter generieren. Unsere Kund*innen konnten ihren Umsatz zum Beispiel um bis zu 20 Prozent steigern.
  • Meetings können kürzer gehalten und intelligenter geplant werden. Denn teilweise sind Online-Calls Zeitverschwendung – besonders, wenn es kein klares Ziel oder fixe Punkt gibt, die es zu besprechen gilt. P17 Immobilien konnte wöchentliche Meetings mit ihren Facility Manager*innen sogar ganz abschaffen – dank Wowflow.
  • Eine schnelle und faire Abrechnung kann garantiert werden. Denn ein transparentes Zeiterfassungssystem ist extrem wichtig – nicht nur um dem*der Arbeitgeber*in am Ende des Monats die Arbeit zu erleichtern. Nein, es geht auch darum, dass die Angestellten sich sicher sind, dass sie fair behandelt werden. Nichts vergrault wertvolle Mitarbeiter*innen schneller als eine falsche und langwierige Arbeitszeitabrechnung.

Berufsbild: Moderne*r Facility Manager*in

Die Aufgabe des modernen Facility Managers beschränkt sich nicht nur auf das Management von Gebäuden, sondern auch auf die Steuerung von Menschen und Prozessen. Er oder sie muss in der Lage sein, effektiv mit den Kolleg*innen und Kund*innen zu kommunizieren – vor allem über digitale Tools. Da die Arbeit mit Facility Management Software in Zukunft keine Option, sondern ein Muss sein wird, sollte jede*r im FM damit vertraut sein.

Ein weiterer wichtiger Apsekt des Facility Manager-Berufsbilds heutzutage, ist die Nachhaltigkeit. Stellen Sie vor jedes Handeln die Frage: “Wie wirkt sich diese Entscheidungen auf die Umwelt und die Gesellschaft aus?” Der voranschreitende Klimawandel bedeutet notwendige Veränderung für jeden und jede Einzelne*n von uns. Von dem*der modernen Facility Manager*in wird erwartet, dass er*sie sich dessen bewusst ist und dementsprechend handelt. Der richtige Umgang mit Energie, Wasser, Abfall und anderen Ressourcen ist eine Selbstverständlichkeit. Wowflow Kundi*nnen haben aktiv nachgewiesen, dass durch den Einsatz unserer Facility Management Software Fahrstrecken, das Papieraufkommen und damit die CO2 Emissionen effektiv reduziert werden konnten. So tragen wir ein Stück zur ESG -Konformität bei.

Prognosen für die Zukunft des Facility Manager-Berufs

Mit ziemlicher Sicherheit wird der Bau- und Gebäudesektor in Zukunft weiter wachsen. Das bedeutet, dass mehr Gebäude und Anlagen zu verwalten sind. Dieses Wachstum wird mehr Fachleute erfordern, die sich um die Objekte kümmern und sie in Betrieb halten. Fachpersonal ist also gefragter denn je. Die Mitarbeiterbindung im FM nimmt weiter an Wichtigkeit zu.

Andererseits gibt es Prognosen darüber, wie sich die Automatisierung/Digitalisierung in Zukunft auf die Facility Management-Branche auswirken könnte. Während mancherorts behauptet wird, dass dadurch Arbeitsplätze verloren gehen, glauben Andere, dass sie die Arbeit von FM-Teams erleichtern wird. Stichworte: Effizienzerhöhung und Fehlerreduktion.

Die neuesten Daten des US Bureau of Labor Statistics zeigen, dass die Nachfrage nach dem Facility Manager*innen-Beruf in den nächsten Jahren steigen wird (wir gehen davon aus, dass dasselbe für den europäischen Markt gilt): 22 Prozent Gesamtwachstum werden landesweit bis 2024 prognostiziert. Der Großteil wird auf Gesundheitseinrichtungen entfallen, von denen erwartet wird, dass sie mehr und ältere Menschen mit komplexeren Bedürfnissen behandeln werden.

Wenn Sie Ihr Facility Management Unternehmen ins digitale Zeitalter führen und damit Ihre Mitarbeiter*innen an sich binden wollen, melden Sie sich bei uns!